6.16 Trabalhando com arquivos em uma entrada de pasta

Além de trabalhar com arquivos no Vibe conforme descrito nas seções a seguir, você também pode usar o Micro Focus Vibe Add-in e o Micro Focus Vibe Desktop para trabalhar com arquivos do Vibe diretamente do Microsoft Office ou sincronizar os arquivos do Vibe com seu desktop. É possível criar e editar arquivos, e muito mais. Para obter mais informações, consulte a Micro Focus Vibe Add-In Quick Start (Inicialização Rápida do Micro Focus Vibe Add-In) e a Micro Focus Vibe Desktop Quick Start (Inicialização Rápida do Micro Focus Vibe Desktop).

6.16.1 Criando uma entrada de arquivo

O Micro Focus Vibe permite criar entradas de arquivo em pastas de Arquivos designadas. A criação de uma entrada de arquivo é diferente de anexar um arquivo a outro tipo de entrada de pasta. As entradas de arquivo nas pastas Arquivos do Vibe incluem um arquivo principal. É possível associar outros arquivos à entrada de arquivo como anexos, mas existe apenas um arquivo principal.

É possível criar entradas de arquivo de várias maneiras:

6.16.2 Anexando arquivos a uma entrada de pasta

O Vibe dispõe de diversas alternativas para adicionar anexos a uma entrada.

Arrastando e soltando arquivos

É possível anexar um arquivo a uma entrada arrastando-o de outro local e soltando-o na entrada.

  1. Navegue até a entrada à qual deseja anexar o arquivo e abra-a.

  2. Clique na guia Anexos.

  3. Clique em Arrastar e Soltar Arquivos.

    A caixa de diálogo Arrastar e Soltar Arquivos é exibida.

  4. Arraste o arquivo que deseja fazer upload e solte-o no ícone de pasta na caixa de diálogo Arrastar e Soltar Arquivos.

    O Vibe exibe uma pasta abrindo e fechando para indicar que os arquivos que você soltou estão sendo carregados como anexos.

Você também pode copiar e colar arquivos no ícone da pasta.

Fazendo upload de um único arquivo

  1. Navegue até a entrada à qual deseja anexar o arquivo e abra-a.

  2. Clique na guia Anexos.

  3. Clique em Fazer Upload de um Único Arquivo.

    A caixa de diálogo Fazer Upload de um Único Arquivo é exibida.

  4. Clique em Escolher um Arquivo, depois procure e selecione o arquivo que deseja anexar.

  5. Clique em OK.

6.16.3 Vendo arquivos no modo apenas leitura

O Vibe permite ver facilmente arquivos associados a entradas. É possível associar os arquivos às entradas de uma destas duas maneiras:

  • Os arquivos podem ser anexados a uma entrada.

  • Os arquivos podem ser um arquivo principal para a entrada.

    Os arquivos principais podem existir apenas nas entradas das pastas Arquivos.

As seções a seguir descrevem como ver os arquivos em um editor de texto ou em formato HTML:

Vendo um arquivo em um editor de texto

Quando você vê um arquivo no editor de texto, ele é aberto no modo apenas leitura.

  1. Navegue até a entrada que contém o arquivo que deseja ver e abra-a.

  2. (Condicional) Se o arquivo que deseja ver for um anexo, clique na guia Anexos.

    Apenas as pastas Arquivos podem incluir arquivos que não sejam anexos.

  3. Ao lado do arquivo que deseja ver, clique em Ações de Arquivo > Ver este Arquivo.

    ou

    Clique no nome do arquivo.

Vendo o arquivo em formato HTML

Se quiser ver um arquivo rapidamente, é possível vê-lo no formato HTML.

Alguns tipos de arquivo não podem ser vistos em formato HTML, como PNG, JPG, GIF e PDF.

  1. Navegue até a entrada que contém o arquivo que deseja ver e abra-a.

  2. (Condicional) Se o arquivo que deseja ver for um anexo, clique na guia Anexos.

    Apenas as pastas Arquivos podem incluir arquivos que não sejam anexos.

  3. Ao lado do arquivo que deseja ver, clique em Ações de Arquivo > Ver este Arquivo como HTML.

6.16.4 Editando arquivos Acessado por meio de um browser da web

Se você acessar o Vibe usando um browser da web e tiver o LibreOffice ou o Microsoft Office instalado, poderá editar os arquivos clicando em Ações do arquivo > Editar este arquivo.

Os seguintes requisitos se aplicam:

  • Você deve ter a versão mais recente do LibreOffice ou Microsoft Office 2013 ou posterior instalada em sua estação de trabalho.

  • Se você tiver o Microsoft Office instalado, poderá abrir o arquivo usando uma funcionalidade chamada MS URI. Isso funciona em estações de trabalho tanto Mac quanto Windows, mas apenas com o Microsoft Office.

  • Se você tiver o LibreOffice instalado, e se o administrador tiver habilitado o suporte para uma funcionalidade alternativa chamada Vibe URI, você poderá fazer download e instalar um aplicativo específico da estação de trabalho por meio da página Downloads de aplicativos do seu servidor do Vibe, que permitirá abrir, editar e gravar arquivos no Vibe.

    A disponibilidade e a funcionalidade específica da Edição no Local do Vibe são controladas pelos administradores do Vibe, portanto, contate-os se você tiver mais dúvidas.

6.16.5 Editando arquivos do Vibe diretamente no Microsoft Office

Se você usa o Microsoft Office no Windows, faça download e instale o Vibe Add-in para MS Office para obter uma experiência de edição melhor do que acessar arquivos por meio de um browser da Web.

O Vibe Add-in para MS Office permite abrir e editar arquivos diretamente em seus aplicativos do MS Office.

Para obter mais informações sobre como editar arquivos com o Vibe Add-in instalado, consulte a Micro Focus Vibe Add-In Quick Start (Inicialização Rápida do Micro Focus Vibe Add-In).

6.16.6 Editando arquivos sincronizados em seu desktop

Se você fizer o download e instalar o Vibe Desktop e se o administrador do Vibe permitir a funcionalidade, você poderá sincronizar os arquivos para sua área de trabalho e editá-los e vê-los, à medida que fizer outros arquivos locais. As mudanças feitas são sincronizadas com o servidor do Vibe.

Para obter mais informações, consulte a Micro Focus Vibe Desktop for Windows Quick Start (Inicialização Rápida do Micro Focus Vibe Desktop para Windows) e a Micro Focus Vibe Desktop for Mac Quick Start (Inicialização Rápida do Micro Focus Vibe Desktop para Mac).

6.16.7 Fazendo download de arquivos

É possível fazer download de arquivos associados a uma entrada. É possível fazer download de um único arquivo ou de todos os arquivos associados à entrada. O download dos arquivos é feito em um arquivo .zip.

Fazendo download de um único arquivo

  1. Navegue até a entrada que contém o arquivo que deseja fazer download e abra-a.

  2. Ao lado do arquivo, clique em Ações de Arquivo > Fazer Download deste Arquivo em um Zip.

Fazendo download de todos os arquivos

  1. Navegue até a entrada que contém o arquivo que deseja fazer download e abra-a.

  2. Ao lado de qualquer arquivo na entrada, clique em Ações de Arquivo > Fazer Download de Todos os Arquivos.

    ou

    Clique na guia Anexos e clique em Fazer Download de Todos os Arquivos.

Fazendo download de arquivos de uma pasta arquivo

  1. Navegue até a pasta Arquivo em que deseja fazer o download dos arquivos.

  2. Selecione os arquivos que deseja fazer o download, depois clique em Mais > Fazer download como Zip.

    ou

    Clique no ícone Configurar ao lado do título da pasta e clique em Fazer Download de Todos os Arquivos como Zip.

6.16.8 Obtendo o URL do WebDAV de um arquivo

Quando você sabe o URL do WebDAV de um arquivo, pode abrir o arquivo diretamente do aplicativo de edição, como o Microsoft Office, ou por linha de comando.

Para obter o URL do WebDAV de um arquivo:

  1. Navegue até a entrada que inclui o arquivo para o qual deseja obter o URL do WebDAV e abra-a.

  2. (Condicional) Se o arquivo para o qual deseja obter o URL do WebDAV for um anexo, clique na guia Anexos.

    Apenas as pastas Arquivos podem incluir arquivos que não sejam anexos.

  3. Ao lado do arquivo, clique em Ações de Arquivo > URL do WebDAV.

    O URL do WebDAV é exibido para você copiar.

Após obter o URL do WebDAV do arquivo, você poderá especificar o URL em um editor de documentos, como o Microsoft Office, para abrir o arquivo. Consulte a documentação referente ao editor de documentos específico para obter instruções sobre como realizar essa tarefa.

6.16.9 Adicionando uma nota sobre um arquivo ou uma versão de arquivo

Convém adicionar uma nota sobre determinado arquivo ou versão de arquivo. As notas do arquivo são exibidas logo abaixo do nome do arquivo nas guias Anexos e Versões de Arquivo. Elas podem facilitar aos usuários saber exatamente o que há no arquivo sem abri-lo. Elas também podem ser uma maneira fácil de diferenciar uma versão de arquivo de outra.

  1. Navegue até a entrada que inclui o arquivo ou a versão de arquivo anexada à qual deseja adicionar uma nota e abra-a.

  2. (Condicional) Se o arquivo ao qual deseja adicionar uma nota for um anexo, clique na guia Anexos.

    Apenas as pastas Arquivos podem incluir arquivos que não sejam anexos.

  3. Ao lado do arquivo ao qual deseja adicionar uma nota, clique em Ações de Arquivo > Editar Nota do Arquivo.

    A página Editar Nota do Arquivo é exibida.

  4. Especifique a nota que deseja adicionar e clique em OK.

6.16.10 Definindo o status do arquivo

Se você tem várias versões de um arquivo, convém definir um status para cada versão para ajudar a monitorar qual é a versão oficial, quais versões são apenas rascunhos, etc. Os arquivos podem ter os status Oficial, Rascunho ou Obsoleto.

  1. Navegue até a entrada que inclui o arquivo ou a versão de arquivo anexada para a qual deseja definir o status do arquivo e abra-a.

  2. Clique na guia Versões de Arquivo.

  3. Na coluna Status ao lado do arquivo para o qual deseja definir o status, clique no status atual e, depois, clique no status que deseja definir para o arquivo.

6.16.11 Usando controle de versão com arquivos

Quando você modifica um arquivo no Vibe, o Vibe grava a versão anterior do arquivo e o disponibiliza para fácil referência. Isso inclui arquivos que são armazenados nas pastas Arquivos do Vibe ou qualquer arquivo gravado como anexo em uma entrada de pasta.

Criando uma nova versão de um arquivo

Quando você edita e grava um arquivo, o Vibe cria uma nova versão do arquivo e grava a versão antiga. Para obter informações sobre como editar um arquivo, consulte Editando arquivos Acessado por meio de um browser da web.

É possível usar a funcionalidade Arrastar e Soltar para criar uma nova versão de arquivo anexado ou uma nova versão de uma entrada de arquivo em uma pasta Arquivos, conforme descrito nas seções a seguir:

Arrastando e soltando um arquivo para atualizar um anexo de entrada de arquivo

Para criar uma nova versão de um anexo de entrada existente, o arquivo que você arrastar e soltar deve ter o mesmo nome do anexo de entrada existente para o qual deseja criar uma nova versão.

  1. Navegue até a entrada que inclui o anexo de arquivo para o qual deseja criar uma nova versão e abra-a.

  2. Clique na guia Anexos e clique em Arrastar e Soltar Arquivos.

  3. Arraste um arquivo de um local, como a sua área de trabalho, e solte-o no ícone de pasta na janela arrastar e soltar.

    O documento é adicionado como uma nova versão do anexo de entrada existente. Versões mais antigas são exibidas na guia Versões de Arquivo da entrada.

Arrastando e soltando um arquivo para atualizar o arquivo principal de uma entrada de arquivo

Para criar uma nova versão de um arquivo existente na pasta Arquivos, o arquivo que você arrastar e soltar deve ter o mesmo nome do arquivo existente para o qual deseja criar uma nova versão.

  1. Navegue até a pasta na qual você deseja importar a nova versão do arquivo.

    Um arquivo com o mesmo nome já deve existir na pasta como entrada de arquivo.

  2. Arraste um arquivo de um local, como a sua área de trabalho, e solte-o na área da pasta.

  3. Quando a caixa de diálogo Conflitos de Arquivo for exibida, clique em Arquivos da Versão.

    O documento é adicionado como uma nova versão da entrada de arquivo existente. Versões mais antigas são exibidas na guia Versões de Arquivo da entrada.

Incrementando o número da versão principal de um arquivo

Por padrão, quando você cria novas versões de um arquivo, o Vibe monitora as versões com números de versão secundária. Por exemplo, 1.0, 1.1, 1.2, etc. É possível incrementar o número da versão principal da versão mais recente de um arquivo. Por exemplo, a versão 1.2 torna-se a versão 2.0.

Se a pasta estiver configurada para apagar automaticamente versões antigas de arquivos, conforme descrito em Automatically Deleting Minor File Versions That Exceed the Allowed Maximum (Apagando automaticamente versões de arquivo secundárias que excedem o máximo permitido) em Managing Folders (Gerenciando pastas) no Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guia do Usuário Avançado do Micro Focus Vibe 4.0.5), incrementar uma versão secundária de um arquivo para ser uma versão principal evitará que a versão seja apagada.

Para incrementar o número da versão principal de um arquivo:

  1. Navegue até a entrada que inclui o arquivo para o qual deseja incrementar o número da versão principal e abra-a.

  2. (Condicional) Se o arquivo para o qual deseja incrementar o número da versão principal for um anexo, clique na guia Anexos.

    Apenas as pastas Arquivos podem incluir arquivos que não sejam anexos.

  3. Ao lado do arquivo para o qual deseja incrementar a versão principal, clique em Ações de Arquivo > Incrementar Número da Versão Principal.

    A página Incrementar Número da Versão Principal é exibida.

  4. Clique em OK.

Acessando uma versão já gravada de um arquivo

  1. Navegue até a entrada que inclui o arquivo para o qual deseja acessar a versão anterior e abra-a.

  2. Clique na guia Versões de Arquivo.

    Todas as versões já gravadas de cada arquivo associado à entrada são listadas em ordem cronológica inversa. O Vibe exibe informações como data, tamanho do arquivo e a pessoa que modificou o arquivo.

Promovendo uma versão anterior do arquivo para a versão atual

É possível promover uma versão anterior de um arquivo para a versão atual. A versão atual é o arquivo principal na entrada do arquivo. Versões adicionais estão localizadas abaixo da versão principal na guia Versões de Arquivo.

  1. Navegue até a entrada na qual reside a versão do arquivo que deseja promover para a versão atual e abra-a.

  2. Clique na guia Histórico da Entrada.

  3. Ao lado da versão do arquivo que deseja promover para a versão atual, clique em Promover a Atual, depois clique em OK.

É possível reverter toda a entrada para a versão anterior (como o título e a descrição da entrada), conforme descrito na Revertendo uma entrada para uma versão anterior.

Apagando versões existentes do arquivo

IMPORTANTE:Arquivos e versões de arquivo apagados do site do Vibe não podem ser recuperados.

  1. Navegue até a entrada que inclui o arquivo para o qual deseja acessar a versão anterior e abra-a.

  2. Clique na guia Versões de Arquivo.

    Todas as versões já gravadas de cada arquivo associado à entrada são listadas em ordem cronológica inversa. O Vibe exibe informações como data, tamanho do arquivo e a pessoa que modificou o arquivo.

  3. Para apagar várias versões ao mesmo tempo, selecione as versões do arquivo que deseja apagar e clique em Apagar Versões Selecionadas.

    ou

    Para apagar uma única versão, clique em Ações de Arquivo ao lado da versão que deseja apagar e clique em Apagar esta Versão.

  4. Clique em OK para confirmar a exclusão.

Definindo um número máximo de versões permitidas

Se você for o proprietário de uma pasta ou área de trabalho, poderá definir o número máximo de versões permitidas para cada arquivo. Para obter mais informações, consulte Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion (Limitando versões de arquivos para pastas e áreas de trabalho configurando o apagamento automático) no Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guia do Usuário Avançado do Micro Focus Vibe 4.0.5).