6.3 Адресация элементов

В GroupWise существует несколько способов адресации элементов:

6.3.1 Использование дополнения имен

Настройка дополнения имен

По умолчанию функция дополнения имен использует имена из папки "Частые контакты" и адресной книги GroupWise. Систему GroupWise можно настроить так, чтобы при выполнении функции дополнения имен использовались дополнительные книги.

  1. В списке папок главного окна щелкните правой кнопкой мыши адресную книгу, которую необходимо настроить, затем щелкните пункт Свойства.

  2. На вкладке Общие установите флажок Включить эту книгу при указании имени, чтобы включить эту адресную книгу.

  3. Нажмите кнопку ОК.

  4. (Необязательно) Повторите действия 1–3 для каждой дополнительной адресной книги, которую необходимо настроить.

Адресация элемента при помощи дополнения имен

При вводе первых букв имени (фамилии и т.д.) или адреса электронной почты в поле Кому, Копия или СК элемента система дополнения имен предлагает список подходящих вариантов. При этом используются адресные книги, для которых была включена функция дополнения имен. Результаты поиска сортируются по релевантности: сначала отображаются наиболее часто используемые контакты.

После того, как система дополнения имен нашла необходимое имя, ввод можно прекратить. Если системе дополнения имен не удается найти имя, продолжайте ввод.Система дополнения имен осуществляет поиск заново после ввода каждого нового символа. Если функция дополнения имен находит имя или адрес, который не полностью совпадает с искомым, используйте клавиши со стрелками вверх и вниз для просмотра ближайших имен в адресной книге.

Если параметр "Экспресс-информация" включен, как описано в разделе Раздел 6.5.12, Отображение экспресс-информации, информация о контакте будет отображаться при наведении курсора мыши на имя или адрес электронной почты в списке результатов, что поможет быстрее определить необходимый контакт. Если у нужного контакта несколько адресов электронной почты, выбрать нужный можно с помощью клавиш со стрелками вверх и вниз.

Дополнение имен с дубликатами

При использовании функции дополнения имен возможна ситуация, когда имена двух контактов идентичны. Если функция завершения имени находит двух пользователей с одинаковым именем, но разными адресам электронной почты, в списке результатов будут отображены оба электронных адреса, что поможет выбрать нужный контакт. Наводя курсор мыши на элемент, можно получить дополнительную информацию для выбора правильного имени. По завершении выбора имя добавляется в список "Частые контакты" и при следующей отправке электронного письма этому пользователю выводится первым в списке результатов.

6.3.2 Использование инструмента выбора адреса

Если при создании нового элемента щелкнуть Адрес на панели инструментов бланков элементов, откроется диалоговое окно "Выбор адреса". «Выбор адреса» представляет собой упрощенный бланк адресной книги и предоставляет параметры, необходимые для выбора имени или создания группы.

Общие сведения об инструменте выбора адреса

Диалоговое окно "Выбор адреса" отображается и при выполнении других операций в системе GroupWise, например, при выборе членов группы, элементов поиска и т.д. Это окно может незначительно изменяться при отображении только параметров в соответствии с контекстом.

В диалоговом окне "Селектор адресов" в определенный момент времени можно просмотреть только одну адресную книгу. Чтобы выбрать другую адресную книгу для просмотра, выберите ее в раскрывающемся списке Искать в.

Дважды щелкните элементы, которые необходимо поместить в поля Кому, Копия или Скрытая копия элемента. Раскрывающийся список значок "Отфильтровать" позволяет ограничить список контактов, групп или ресурсов. Поиск в списке можно выполнять по полному имени, имени или фамилии с помощью раскрывающегося списка Совпадение. Если рядом с записью стоит значок плюса (+), это означает наличие нескольких адресов электронной почты.

В списке элементов адресации можно добавлять и удалять столбцы, а также изменять порядок столбцов. Изменить порядок сортировки в списке можно с помощью столбцов. Размер диалогового окна "Выбор адреса" можно изменять путем перетаскивания угла окна. Подробную информацию о контактном лице можно просмотреть, щелкнув контактное лицо, а затем Подробности.

Контакты можно добавить в правую панель, а затем создать группу, щелкнув Сохранить группу. Если щелкнуть стрелку вниз на кнопке Сохранить группу, можно выбрать адресную книгу, в которой необходимо сохранить группу. В противном случае группа будет сохранена в адресной книге, отображаемой в диалоговом окне "Выбор адреса".

С помощью кнопки Новая запись можно создавать новые контакты. Эта кнопка неактивна при отображении адресной книги GroupWise или другой адресной книги, если у вас нет прав редактирования (например, общая адресная книга или адресная книга LDAP). Для создания нового контактного лица щелкните Новая запись введите информацию о контактном лице на различных вкладках, затем щелкните ОК. Дополнительные сведения см. в разделе Раздел 6.4.2, Управление контактами.

Для создания маршрутного листа в создаваемом элементе щелкните Маршрутный лист. Дополнительные сведения см. в разделе Создание элемента с маршрутом.

Добавление адреса в элемент с помощью инструмента выбора адреса

Для адресации создаваемых элементов используйте выбор адреса. Дополнительные сведения о выборе адреса см. в разделе Раздел 6.3.2, Использование инструмента выбора адреса.

  1. На панели инструментов создаваемого элемента щелкните кнопку Адрес.

  2. Выберите адресную книгу из раскрывающегося списка Искать в.

  3. Дважды щелкните имена пользователей, которые будут основными (поле "Кому") получателями вашего сообщения.

  4. Чтобы выбрать получателей копии, щелкнитеКопия и дважды щелкните имена соответствующих пользователей.

  5. Чтобы выбрать получателей скрытой копии, щелкните СК и дважды щелкните имена соответствующих пользователей.

  6. Щелкните раскрывающийся список Значок фильтра для отображения в списке только контактных лиц, групп или ресурсов.

  7. Щелкните раскрывающийся список Совпадение, выберите способ поиска получателя (по имени, по фамилии или по полному имени), введите имя получателя.

  8. Нажмите кнопку ОК.

Если имя человека известно, начните вводить его в поле Кому в бланке элемента. В средстве выбора адреса функция "Дополнение имени" выполняет поиск в текущей выбранной адресной книге. Когда Система Дополнения Имени находит пользователя, которому вы хотите отправить сообщение, ввод имени можно прекратить. Если функция дополнения имен находит имя, похожее, но не полностью совпадающее с тем, которое вы ищете, используйте клавиши со стрелками вверх и вниз для просмотра ближайших имен в адресной книге. Если функция "Дополнение имени" не нашла нужного человека, в средстве выбора адреса выберите другую адресную книгу.

6.3.3 Использование адресной книги "Частые контакты"

Адресная книга "Частые контакты" используется для доступа к наиболее часто используемым или к самым последним использовавшимся элементам. При использовании адреса в сообщении элемент копируется в адресную книгу "Частые контакты", если установлены соответствующие параметры. Можно посмотреть дату и время последнего использования элемента, а также число, определяющее, сколько раз вы его использовали.

После того, как элемент помещается в книгу "Частые контакты", он остается там до тех пор, пока не будет удален. Элемент также сохраняется в исходной адресной книге.

Используя свойства книги "Частые контакты", можно определить, какие адреса из полученных или отправленных сообщений можно зафиксировать (если это необходимо) и сколько времени адреса останутся в адресной книге, прежде чем будут удалены.

  1. Щелкните Адрес в создаваемом элементе.

  2. Выберите Частые контакты из раскрывающегося списка Искать в.

  3. Дважды щелкните необходимое имя и выберите ОК.

Адресная книга Частые Контакты может быть закрыта, но она не может быть удалена.

6.3.4 Отправка почты из папки "Контактные лица"

  1. Щелкните папку "Контакты".

  2. Если папка "Контакты" просматривается в режиме адресных карточек, щелкните адрес электронной почты, на который хотите отправить сообщение.

    или

    Если адрес электронной почты не сразу отображается в папке контактов, выполните следующие действия:

    1. Дважды щелкните контактное лицо.

    2. На странице "Резюме" щелкните адрес электронной почты для отправки сообщения.

      Можно также дважды щелкнуть адрес электронной почты на странице "Контакт" или нажать кнопку Отправить почту на любой странице.

  3. Введите тему сообщения в открытом сообщении.

  4. Щелкните Отправить на панели инструментов.

6.3.5 Отправка почты из адресной книги

Для отправки элементов из адресной книги используйте кнопку "Почтовое сообщение". Если адресная книга открыта из главного окна, она не будет связана с бланком элемента. С помощью кнопки "Почтовое сообщение" можно открыть бланк элемента из адресной книги.

  1. В основном окне щелкните Значок панели инструментов адресной книги на панели управления.

  2. Щелкните адресную книгу.

  3. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните пользователей, которым нужно отправить почту.

  4. Щелкните Файл > Почтовое сообщение.

6.3.6 Отправка почты по всем адресам адресной книги

  1. В основном окне щелкните Значок панели инструментов адресной книги на панели управления.

  2. Щелкните адресную книгу.

  3. Удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните первого и последнего пользователя в адресной книге.

  4. Щелкните группу выбранных пользователей правой кнопкой мыши.

  5. Выберите пункт Действие > Отправить почту.