26.2 Schemalägga bokningar

Om du inte är ledig för möten kan du schemalägga en personlig bokning för de tidpunkterna. När andra användare vill göra en bokning som berör dig och söker efter lediga tider, ser de att du är upptagen, men kan ändå schemalägga när du är upptagen.

Personliga bokningar läggs till i kalendern under det datum som du anger. De placeras inte i din eller någon annans postlåda. Alla personliga bokningar sparas i din huvudkalender i GroupWise. Om du vill flytta dem till en personlig kalender drar du och släpper dem i den personliga kalendern när du har skapat dem.

När du skapar en bokning för två eller flera personer finns det ett antal alternativ att överväga. Exempel:

Så här schemalägger du en bokning för två eller flera personer:

Använd Sökning efter lediga tider för att hitta en tid när alla personer och resurser som du vill schemalägga för ett möte är tillgängliga.

Om du behöver resa för att delta i en bokning eller ett möte som har schemalagts i din kalender, oavsett om bara du eller flera personer berörs, kan du aktivera restidsfunktionen när du skapar eller redigerar bokningen. Den här funktionen gör det möjligt att schemalägga restid både före och efter ett möte, som sedan visas på vardera sida av bokningen i din kalender.

Trots att den här funktionen bara visas på din egen kalender kommer tiden du tillägnar den i din kalender som standard att visas som Upptagen för andra personer som också berörs av mötet. Du kan dock ändra restiden så att den visas som Ledig eller Preliminär om så önskas.

Gör följande för att inkludera restid i samband med ett möte eller en bokning som du schemalägger, eller för ett möte som redan finns i din kalender (oavsett om det schemalagts av dig eller någon annan):

När du skapar en GroupWise-bokning kan du välja att göra bokningen till en heldagsaktivitet genom att välja Heldagsaktivitet, som du hittar bredvid fältet för tidsinmatning.

Du kan ange hur du vill att bokningen ska visas genom att klicka på tillgänglighetsknappen, som du hittar under markeringsrutan Heldagsaktivitet. Bokningar kan visas som Upptagen, Ledig, Frånvarande eller Preliminär. Till skillnad från vanliga bokningar har bokningar för heldagsaktiviteter statusen Ledig som standard. Det beror på att heldagsaktiviteter vanligtvis bara är informativa meddelanden för mottagarna. Du kan till exempel skicka en heldagsaktivitet för att meddela dina kollegor att du inte kommer att vara på kontoret. I så fall visas inte de kollegor som får händelsen som upptagna på dagen för aktiviteten.

När du schemalägger bokningar och andra försändelser kan du behöva ange en tid. I de flesta fall kan du välja att ange tiden genom att skriva den direkt i tidsfältet eller genom att ange den i fältet för tidsinmatning. Öppna fönstret Tid genom att klicka på .

Använd den gröna pilen för att välja en starttid och den röda pilen för att välja en sluttid. De valda tiderna visas till höger på skärmen. Du kan använda intervall så korta som 15 minuter.

Om rätt tidslängd redan visas kan du flytta den genom att dra det markerade området uppåt eller nedåt.

Det finns också ett alternativ för tidszon som du kan använda om du vill ange en särskild tidszon för aktiviteten. Mer information om tidszoner finns i Ange en tidszon för en bokning.

Funktionsändringar i 18.3.1 och senare

När du väljer en tidszon medan du skapar en bokning, justeras bokningen för att schemaläggas vid den tid du ställer in i den valda tidszonen. Om du till exempel schemalägger en bokning kl. 16.30 Eastern Daylight-tid i USA och du befinner dig i Pacific Daylight-tidszonen, dyker det upp i din kalender kl. 13.30 PDT.

Dessutom visas nu tidszonen i bokningsrubriken bredvid starttiden enligt nedan:

Funktion innan 18.3.1

Med funktionen Tidszon kan du schemalägga ett möte för mottagare i olika tidszoner som ska mötas på samma plats.

I normala fall justerar GroupWise automatiskt mötestider efter mottagarnas tidszoner. Ett möte som till exempel är schemalagt av en användare i Malmö till 10:00, visas som 9:00 för en mottagare i Dublin och som 12:00 för en användare i Tallinn, eftersom användarna befinner sig i olika tidszoner. Alla användare som är schemalagda för ett konferenssamtal ringer då upp samtidigt även om de har olika lokal tid eftersom tiden har justerats i GroupWise.

Använd funktionen Tidszon om du inte vill anpassa dig efter mottagarnas lokala tidszoner. Om du till exempel befinner dig i Stockholm och har användare från USA med på mötet, bör du använda funktionen Tidszon om användarna flyger till Stockholm för mötet. Funktionen Tidszon gör att bokningarna i deras kalendrar och brevlådor visar korrekt Stockholmstid.

När användarna som du har schemalagt med funktionen Tidszon erhåller bokningen, visas en kommentar om tiden efter ärendet i användarnas brevlådor. Om t ex mötets ärende är ”Marknadsföringskonferens” och tidszonen är Stockholm, ser användarna ett ärende och en kommentar av följande typ: Marknadsföringskonferens (Stockholm). I användarnas kalendrar visas platsen med en kommentar om tidszonen och inte om ärendet.

Du kan bara avboka en bokning om du själv har schemalagt den eller om du har nödvändig behörighet till schemaläggarens brevlåda.

Ett meddelande om avbokat möte skickas till alla användare som bokningen skickades till och bokningen tas bort från användarnas kalendrar. Användare som har fått bokningen delegerad till sig får inget meddelande om avbokat möte, men bokningen tas bort från deras kalendrar.

Du kan bara avboka en återkommande bokning om du själv har schemalagt den eller om du har nödvändig behörighet till schemaläggarens brevlåda.

Ett meddelande om avbokat möte skickas till alla användare som bokningen skickades till och bokningen tas bort från användarnas kalendrar. Användare som har fått bokningen delegerad till sig får inget meddelande om avbokat möte, men bokningen tas bort från deras kalendrar.

När en bokning ändras visas ändringarna bara i mottagarnas bokningar. Inget meddelande visas i användarnas brevlådor. Den ändrade bokningen visas i fetstil och en avisering läggs till i bokningen, där det anges vilka delar av bokningen som har ändrats. Användare ombeds inte att acceptera bokningen igen.

Information om hur du ändrar en bokning och andra e-postförsändelser finns i Redigera skickade bokningar, uppgifter och anteckningar.

Vill du ändra en bokning till en ny tid samma dag öppnar du din kalender och drar bokningen till den nya tiden.

Precis som med andra typer av e-postförsändelser kan du kopiera en befintlig bokning för att skapa en ny bokning. Mer information finns i Kopiera skickad e-post.