6.16 Arbeta med filer i en mappost

Du kan, förutom att arbeta med filer i Vibe enligt beskrivningen i följande avsnitt, även använda Micro Focus Vibe Add-In och Micro Focus Vibe Desktop om du vill arbeta med Vibe-filer direkt från Microsoft Office eller om du vill synkronisera Vibe-filer med skrivbordet. Du kan skapa filer, redigera filer och mycket annat. Mer information hittar du i Snabbstart för Micro Focus Vibe Add-In och Snabbstart för Micro Focus Vibe Desktop.

6.16.1 Skapa en filpost

Du kan skapa filposter i angivna filmappar med Micro Focus Vibe. Att skapa en filpost skiljer sig från att bifoga en fil till någon annan typ av mappost. Alla filposter i Vibe-filmapparna innehåller en primär fil. Andra filer kan associeras till filposten som bilagor, men det finns bara en primär fil.

Du kan skapa filposter på många sätt:

6.16.2 Bifoga filer till en mappost

Vibe innehåller olika alternativ för att lägga till bilagor till en post.

Dra och släppa filer

Du kan lägga till en fil till en post genom att dra den från en annan plats och släppa den på posten.

  1. Gå till och öppna posten där du vill bifoga filen.

  2. Klicka på fliken Bilagor.

  3. Klicka på Dra och släpp filer.

    Dialogrutan Dra och släpp filer visas.

  4. Dra filen som du vill överföra och släpp den på mappikonen i dialogrutan Dra och släpp filer.

    En start- och slutmapp visas i Vibe och indikerar att de filer som du släppt överförs som bilagor.

Du kan också kopiera och klistra in filer på mappikonen.

Överföra en enskild fil

  1. Gå till och öppna posten där du vill bifoga filen.

  2. Klicka på fliken Bilagor.

  3. Klicka på Överför en enstaka fil.

    Dialogrutan Överför en enstaka fil visas.

  4. Klicka på Välj fil och leta sedan reda på och markera den fil som du vill bifoga.

  5. Klicka på OK.

6.16.3 Visa filer i skrivskyddat läge

Det är lätt att visa filer som är associerade med poster i Vibe. Filer kan associeras med poster på två olika sätt:

  • Filer kan bifogas till en post.

  • Filer kan vara primära filer för poster.

    Primära filer finns bara i filmapparnas poster.

Följande avsnitt innehåller information om hur du visar filer i en textredigerare eller i HTML-format:

Visa en fil i en textredigerare

När du visar en fil i en textredigerare öppnas den som skrivskyddad.

  1. Gå till och öppna posten som innehåller filen som du vill visa.

  2. (Valfritt) Om filen som du vill visa är en bilaga klickar du på fliken Bilagor.

    Det är bara filmappar som kan innehålla filer som inte är bilagor.

  3. Klicka på Filåtgärder > Visa den här filen bredvid filen som du vill visa.

    eller

    Klicka på filens namn.

Visa filen i HTML-format

Om du snabbt vill visa en fil kan du visa den i HTML-format.

En del filtyper går inte att visa i HTML-format, t.ex. PNG, JPG, GIF och PDF.

  1. Gå till och öppna posten som innehåller filen som du vill visa.

  2. (Valfritt) Om filen som du vill visa är en bilaga klickar du på fliken Bilagor.

    Det är bara filmappar som kan innehålla filer som inte är bilagor.

  3. Klicka på Filåtgärder > Visa den här filen som HTML bredvid filen som du vill visa.

6.16.4 Redigera filer som öppnas med en webbläsare

Om du använder Vibe via en webbläsare och du har LibreOffice eller Microsoft Office installerat kan du redigera filer genom att klicka på Filåtgärder > Redigera den här filen.

Följande krav gäller:

  • Den senaste versionen av LibreOffice eller Microsoft Office 2013 eller senare måste vara installerat på arbetsstationen.

  • Om du har Microsoft Office kan du öppna filen via en funktionalitet som kallas MS URI. Det fungerar på både Mac och Windows, men bara med Microsoft Office.

  • Om du har LibreOffice och om din administratör aktiverat stöd för den alternativa funktionen Vibe URI, kan du hämta och installera ett arbetsstationsspecifikt program från Vibe-serverns sida för hämtning av program som gör att du kan öppna, redigera och spara filer i Vibe.

    De specifika funktioner som är tillgängliga i Vibe för denna typ av redigering styrs av Vibe-administratörerna. Kontakta dem om du har frågor.

6.16.5 Redigera Vibe-filer direkt i Microsoft Office

Om du använder Microsoft Office på Windows kan du hämta och installera Vibe-tillägget för MS Office som ger ett bekvämare sätt att redigera än att öppna filer via en webbläsare.

Med Vibe-tillägget för MS Office kan du öppna och redigera filer direkt i MS Office-program.

Mer information om att redigera filer när Vibe Add-in är installerat finns i Snabbstart för Micro Focus Vibe Add-In.

6.16.6 Redigera filer som synkroniseras på din dator

Om du hämtar och installerar Vibe Desktop och om Vibe-administratören tillåter funktionaliteten kan du synkronisera filer till datorn och redigera och visa dem som du gör med andra lokala filer. Alla ändringar synkroniseras med Vibe-servern.

Mer information finns i Snabbstart för Micro Focus Vibe Desktop för Windows och i Snabbstart för Micro Focus Vibe Desktop för Mac.

6.16.7 Hämtar filer

Du kan hämta filer som är associerade med en post. Du kan hämta en separat fil eller alla filer som är associerade med posten. Filer hämtas i en ZIP-fil.

Hämta separata filer

  1. Gå till och öppna posten som innehåller filen som du vill hämta.

  2. Klicka på Filåtgärder > Hämta den här filen i en ZIP-fil.

Hämta alla filer

  1. Gå till och öppna posten som innehåller filerna som du vill hämta.

  2. Klicka på Filåtgärder > Hämta alla filer bredvid någon av filerna i posten.

    eller

    Klicka på fliken Bilagor och sedan på Hämta alla filer.

Hämta filer från en filmapp

  1. Gå till den filmapp du vill hämta filerna från.

  2. Markera de filer du vill hämta och klicka sedan på Mer > Hämta som ZIP-fil.

    eller

    Klicka på ikonen Konfigurera bredvid mappens namn och klicka sedan på Hämta alla filer som en ZIP-fil.

6.16.8 Hämta WebDAV-webbadressen för en fil

Om du känner till WebDAV-webbadressen för en fil kan du öppna filen direkt från ett redigeringsprogram som Microsoft Office eller direkt från kommandoraden.

Så här hämtar du WebDAV-webbadressen för en fil:

  1. Gå till och öppna posten som innehåller filen för vilken du vill hämta WebDAV-webbadressen.

  2. (Valfritt) Om filen vars WebDAV-webbadress du vill hämta är en bilaga klickar du på fliken Bilagor.

    Det är bara filmappar som kan innehålla filer som inte är bilagor.

  3. Klicka på Filåtgärder > WebDAV-webbadress bredvid filen.

    WebDAV-webbadressen visas så att du kan kopiera den.

När du har hämtat WebDAV-adressen för filen kan du öppna filen i ett redigeringsprogram, t.ex. Microsoft Office, genom att ange adressen. Gå till dokumentationen för det redigeringsprogram du använder om du vill veta mer.

6.16.9 Lägga till en kommentar om en fil eller filversion

Du kan lägga till en kommentar för en viss fil eller version av en fil. Kommentarerna om filen visas direkt ovanför filnamnet på flikarna Bilagor och Filversioner. Med hjälp av kommentaren kan det bli lättare för användarna att ta reda på vad filen innehåller utan att behöva öppna den. Det är också ett praktiskt sätt att skilja en version från en annan.

  1. Gå till och öppna posten som innehåller den bifogade filen eller filversionen för vilken du vill lägga till en kommentar.

  2. (Valfritt) Om du vill lägga till en kommentar för en fil som är en bilaga klickar du på fliken Bilagor.

    Det är bara filmappar som kan innehålla filer som inte är bilagor.

  3. Klicka på Filåtgärder > Redigera filkommentar bredvid filen för vilken du vill lägga till en kommentar.

    Sidan Lägg till filkommentar visas.

  4. Ange kommentaren som du vill lägga till och klicka sedan på OK.

6.16.10 Ange filstatus

Om du har fler versioner av en fil kan det vara praktiskt att ange en status för varje version för att hålla ordning på vilken som är den officiella versionen, vilka som bara är utkast, och så vidare. Filer kan ha statusen Officiell, Utkast eller Föråldrad.

  1. Gå till och öppna posten som innehåller den bifogade filen eller filversionen för vilken du vill ange filstatus.

  2. Klicka på fliken Filversioner.

  3. Klicka på aktuell status i kolumnen Status bredvid filen vars status du vill ange och klicka sedan på den status som du vill ange för filen.

6.16.11 Använda versionskontroll med filer

När du ändrar en fil i Vibe sparas den äldre versionen av filen så att den ska vara lätt att referera till. Samma sak gäller för filer som lagras i filmapparna i Vibe samt för alla filer som sparats som bilagor på en mappost.

Skapa en ny version av en fil

När du redigerar och sparar en fil skapas en ny version av filen av Vibe och den gamla versionen sparas. Mer information om hur du redigerar en fil finns i Redigera filer som öppnas med en webbläsare.

Du kan också använda dra och släpp-funktionen för att skapa en ny version av en bifogad fil eller en ny version av en filpost i en filmapp, enligt beskrivningarna i följande avsnitt:

Dra och släppa en fil för att uppdatera en filpostsbilaga

Filen som du drar och släpper måste ha samma namn som den befintliga postbilagan för vilken du vill skapa en ny version för att du ska kunna skapa en ny version av en befintlig postbilaga.

  1. Gå till och öppna posten som innehåller filbilagan för vilken du vill skapa en ny version.

  2. Klicka på fliken Bilagor och sedan på Dra och släpp filer.

  3. Dra en fil från en plats, t.ex. skrivbordet, och släpp den på mappikonen i dra och släpp-fönstret.

    Dokumentet läggs till som en ny version av den befintliga postbilagan. Äldre versioner visas på fliken Filversioner på posten.

Dra och släppa en fil för att uppdatera den primära filen för en filpost

För att du ska kunna skapa en ny version av en fil som finns i filmappen, måste filen som du drar och släpper ha samma namn som den befintliga filen för vilken du vill skapa en ny version.

  1. Gå till mappen där du vill importera den nya versionen av filen.

    En fil med samma namn måste redan finnas i mappen som en filpost.

  2. Dra en fil från en plats, till exempel skrivbordet, och släpp den i mappfönstret.

  3. När dialogrutan Filkonflikter visas klickar du på Versionsfiler.

    Dokumentet läggs till som en ny version av den befintliga filposten. Äldre versioner visas på fliken Filversioner på posten.

Öka högre versionsnummer för en fil

Som standard spåras versioner med lägre versionsnummer av Vibe när du skapar nya versioner av en fil. Programmet använder t.ex. 1.0, 1.1, 1.2, och så vidare. Du kan öka det högre versionsnumret för den nyaste versionen av en fil. Version 1.2 kan t.ex. bli version 2.0.

Om mappen har konfigurerats för automatisk borttagning av gamla filversioner, på det sätt som beskrivs i avsnittet om automatisk borttagning av gamla filversioner som överstiger det maximalt tillåtna antalet av filen i kapitlet om mapphantering i Avancerad användarhandbok för Micro Focus Vibe 4.0.6, går det att förhindra att en version tas bort genom att göra den till en högre version.

Så här ökar du det högre versionsnumret för en fil:

  1. Gå till och öppna posten som innehåller filen för vilken du vill öka det högre versionsnumret.

  2. (Valfritt) Om filen vars högre versionsnummer du vill öka är en bilaga klickar du på fliken Bilagor.

    Det är bara filmappar som kan innehålla filer som inte är bilagor.

  3. Klicka på Filåtgärder > Öka högre versionsnummer bredvid filen för vilken du vill öka det högre versionsnumret.

    Sidan Öka högre versionsnummer visas.

  4. Klicka på OK.

Få tillgång till en tidigare sparad version av en fil

  1. Gå till och öppna posten som innehåller filen vars tidigare version du vill öppna.

  2. Klicka på fliken Filversioner.

    Alla tidigare sparade versioner av olika filer som är associerade med posten visas i listan i omvänd kronologisk ordning. Listan innehåller information som datum, filstorlek och vem som har ändrat filen.

Ange att en tidigare filversion ska vara den aktuella versionen

Du kan ange att en tidigare version av en fil ska vara den aktuella versionen. Den nuvarande versionen är huvudfil i filposten. Ytterligare versioner placeras under huvudversionen på fliken Filversioner.

  1. Gå till och öppna posten som innehåller filversionen som du vill höja till att bli aktuell version.

  2. Klicka på fliken Posthistorik.

  3. Klicka på Höj till aktuell bredvid den filversion som du vill höja till att bli aktuell version och klicka sedan på OK.

Du kan låta hela posten återgå till en tidigare version (t.ex. även titel och beskrivning av posten), enligt beskrivningen i Låta en post återgå till en tidigare version.

Ta bort befintliga versioner av en fil

VIKTIGT:Filer och filversioner som tas bort från Vibe-webbplatsen kan inte återskapas.

  1. Gå till och öppna posten som innehåller filen vars tidigare version du vill öppna.

  2. Klicka på fliken Filversioner.

    Alla tidigare sparade versioner av olika filer som är associerade med posten visas i listan i omvänd kronologisk ordning. Listan innehåller information som datum, filstorlek och vem som har ändrat filen.

  3. Om du vill ta bort flera versioner samtidigt markerar du de filversioner som du vill ta bort och klickar sedan på Ta bort markerade versioner.

    eller

    Om du vill ta bort en enskild version klickar du på Filåtgärder bredvid den version som du vill ta bort och klickar sedan på Ta bort den här versionen.

  4. Klicka på OK för att bekräfta borttagningen.

Ange ett maximalt antal tillåtna versioner

Om du är ägare till en mapp eller arbetsyta kan du ange ett maximalt antal versioner som ska tillåtas för varje fil. Mer information finns i avsnittet om att begränsa antalet filversioner för mappar och arbetsytor genom att konfigurera automatisk borttagning i Avancerad användarhandbok för Micro Focus Vibe 4.0.6.