4.4 Filr-Aktionen

Die folgenden Abschnitte enthalten Informationen über die verschiedenen Filr-Aktionen:

4.4.1 Tabelle mit Übersicht der Filr-Aktionen

Aktion

Ordner

Dateien

Kommentieren

 

✓

Dateilink abrufen

 

✓

Filr-Informationen abrufen

✓

✓

Offline verfügbar machen

✓

✓

Nur online verfügbar machen

✓

✓

Freigeben

*✓

✓

Jetzt synchronisieren

**✓

**✓

Lokale Änderungen rückgängig machen

***✓

***✓

* Ordner innerhalb eines Netzwerkordners können nicht freigegeben werden.

** Nur Offlinedateien und -ordner können synchronisiert werden.

*** Lokale Änderungen können nur rückgängig gemacht werden, wenn die an den Offlinedateien vorgenommenen Änderungen noch nicht mit dem Server synchronisiert wurden.

4.4.2 Offline verfügbar machen

Filr lädt die ausgewählte Datei bzw. den ausgewählten Ordner samt Inhalt auf den lokalen Datenträger herunter.

Offline verfügbare Dateien und Ordner werden regelmäßig mit Filr synchronisiert, damit Sie auf dem lokalen Datenträger auf sie zugreifen können, auch wenn Sie nicht bei Filr angemeldet sind.

So machen Sie eine Datei oder einen Ordner offline verfügbar:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner.

  2. Klicken Sie auf Offline verfügbar machen.

4.4.3 Nur online verfügbar machen

Filr entfernt die Kopie der Datei bzw. des Ordners vom lokalen Datenträger. Online wird die Datei bzw. der Ordner jedoch beibehalten.

HINWEIS:Sie können einzelne Dateien und Ordner online verfügbar machen. Eine in einem Offlineordner enthaltene Datei kann jedoch nicht direkt online verfügbar gemacht werden. Um eine solche Datei online verfügbar zu machen, müssen Sie den Ordner online verfügbar machen.

So machen Sie eine Datei oder einen Ordner nur online verfügbar:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner.

  2. Klicken Sie auf Nur online verfügbar machen.

4.4.4 Im Cache gespeicherte Dateien entfernen

Wenn über eine Anwendung oder durch Doppelklicken auf eine Onlinedatei zugegriffen wird, die noch nicht offline verfügbar ist, wird eine Kopie der Datei lokal im Cache gespeichert. Sie können festlegen, wie lang lokal im Cache gespeicherte Dateien nach dem letzten Zugriff beibehalten werden. Weitere Informationen finden Sie unter Im Cache gespeicherte Dateien entfernen.

4.4.5 Jetzt synchronisieren

Synchronisiert die ausgewählten Dateien und Ordner, die offline zum Filr-Server verfügbar sind.

  • Um eine bestimmte Offlinedatei oder einen bestimmten Offlineordner zu synchronisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei bzw. den Ordner und klicken Sie dann auf Jetzt synchronisieren.

  • Um alle Offlinedateien und -ordner zu synchronisieren, klicken Sie auf das Filr-Symbol in der Mac-Menüleiste und klicken Sie dann auf Jetzt synchronisieren.

4.4.6 Lokale Änderungen rückgängig machen

So setzen Sie Änderungen an Dateien oder Ordnern zurück, die nicht mit dem Filr-Server synchronisiert werden können:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner.

  2. Klicken Sie auf Lokale Änderungen rückgängig machen.

4.4.7 Anzeigen von Filr-Dateien über Ihren Computer

  1. Klicken Sie auf das Filr-Symbol in der Menüleiste und dann auf Filr-Ordner öffnen.

Sie können direkt aus Ihrem Dateisystem auf den Filr-Ordner zugreifen. Der Filr-Ordner befindet sich im Verzeichnis /Benutzer/Benutzername/Filr/home/filr/Filr.

Der Filr-Ordner ist auch in den Bibliotheken enthalten.

Informationen über das Ändern des Standardspeicherorts finden Sie unter Speicher.

Informationen zur Dateisynchronisierung zwischen einer Arbeitsstation und Filr finden Sie unter Grundlegendes zur Synchronisierung.

4.4.8 Offlinedateien und -ordner manuell synchronisieren

Sie können Dateien und Ordner manuell zwischen Filr und Ihrem Computer synchronisieren, wenn Sie nicht auf die planmäßige Synchronisierung warten möchten. Dateien können nur im geschlossenen Zustand synchronisiert werden.

So synchronisieren Sie alle Ihre Dateien manuell:

  1. Klicken Sie auf das Filr-Symbol in der Menüleiste und dann auf Jetzt synchronisieren.

So synchronisieren Sie einzelne Dateien und Ordner manuell:

  1. Navigieren Sie zur Datei bzw. zum Ordner, die/den Sie synchronisieren möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und dann auf Jetzt synchronisieren.

4.4.9 Filr über Filr Desktop in einem Browser starten

Mit der Filr Desktop-Anwendung können Sie Filr in einem Browser starten.

  1. Klicken Sie auf das Filr-Symbol in der Menüleiste und dann auf Besuchen Sie Filr im Internet.

4.4.10 Kommentieren einer Datei und Anzeigen von Kommentaren

Sie können eine Datei nur kommentieren und die Kommentare nur anzeigen, wenn der Filr-Administrator Sie dazu berechtigt hat.

  1. Navigieren Sie zur Datei, die Sie kommentieren bzw. deren Kommentare Sie anzeigen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und dann auf Kommentar.

    Das Filr-Kommentardialogfeld wird angezeigt. Es enthält eine Liste aller mit der Datei verknüpften Kommentare.

  3. Geben Sie im Kommentarfeld einen Kommentar ein und klicken Sie auf Senden.

    Alternativ:

    Tippen Sie auf das Antworten-Symbol neben dem Kommentar, auf den Sie antworten möchten. Klicken Sie dann auf Senden.

4.4.11 Datei oder Ordner freigeben

Filr bietet verschiedene Methoden, Dateien und Ordner für andere Benutzer verfügbar zu machen. Die Auswahl der geeigneten Methode hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise die Vertraulichkeit der Informationen oder wie wichtig die Informationen für bestimmte Personen sind.

  • Freigeben für einzelne Benutzer und Gruppen: Mit der Freigabe können Sie Dateien und Ordner für bestimmte Benutzer und Gruppen im Unternehmen oder bestimmte Benutzer außerhalb des Unternehmens teilen. Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner freigeben, können Sie auch eines der Zugriffsrechte zuweisen, die unter Zugriffsrechte auf freigegebene Elemente im Filr 3.4-Benutzerzugriffhandbuch beschrieben sind.

    Die Freigabe für bestimmte Benutzer und Gruppen gewährleistet eine maximale Sicherheit für Ihre Dateien und Ordner. Die Benutzer erhalten eine Benachrichtigung über das freigegebene Element. Das Element wird im Bereich „Für mich freigegeben“ des Benutzers angezeigt.

    Weitere Informationen finden Sie unter Freigeben von Dateien und Ordnern im Filr 3.4-Benutzerzugriffhandbuch.

  • Verteilen eines Dateilinks: Sie können auch einen Link (eine URL) zu einer Datei verteilen. Wenn Sie einen Link zu einer Datei verteilen, kann jeder Benutzer, der über den Link verfügt, auf die Datei zugreifen. Die Datei wird jedoch nicht im Bereich „Öffentlich“ angezeigt. Nur Benutzer mit direktem Zugriff auf den Link können die Datei anzeigen.

    Informationen zum Verteilen eines Links zu einer Datei finden Sie unter Verteilen eines Links zu einer Datei im Filr 3.4-Benutzerzugriffhandbuch.

  • Öffentlich freigeben: Wenn Sie ein Element öffentlich freigeben, kann jede Person, die über die URL zur Filr-Website verfügt, die Datei im öffentlichen Bereich anzeigen.

    Informationen über das öffentliche Freigeben von Dateien und Ordnern finden Sie unter Freigeben von Dateien und Ordnern im Filr 3.4-Benutzerzugriffhandbuch.

Sie können Dateien und Ordner direkt aus der Filr Desktop-Anwendung freigeben:

  1. Navigieren Sie zur Datei bzw. zum Ordner, die/den Sie freigeben möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und dann auf Freigeben.

    Das Filr-Dialogfeld „Freigeben“ wird angezeigt.

  3. Beginnen Sie, im Feld der Option Benutzer, Gruppe oder Email-Adresse hinzufügen, den Namen eines Benutzers oder einer Gruppe einzugeben, für die die Freigabe erfolgen soll. Klicken Sie dann auf den Namen, wenn er in der Dropdownliste angezeigt wird.

    Alternativ:

    Geben Sie die vollständige Email-Adresse des externen Benutzers ein, für den das Element freigegeben werden soll. Drücken Sie dann die Eingabetaste.

  4. (Optional:) Wiederholen Sie Schritt 3, um das Element für zusätzliche Benutzer freizugeben.

  5. (Bedingt:) Führen Sie folgende Schritte aus, um die Zugriffseinstellungen für einen einzelnen Benutzer zu bearbeiten:

    1. Wählen Sie im Bereich Freigegeben für den Benutzer aus, dessen Zugriffseinstellungen Sie bearbeiten möchten.

    2. Wählen Sie zum Bearbeiten eine oder mehrere der folgenden Zugriffseinstellungen aus:

      Zugriffsrechte: Hier können Sie Zugriffsrechte der Rollen „Betrachter“, „Bearbeiter“ und „Mitwirkender“ erteilen. („Mitwirkender“ ist nur auf Ordner anwendbar.)

      Läuft ab: Geben Sie an, wann die Freigabe abläuft.

      Sie können entweder festlegen, dass die Freigabe nach einer bestimmten Anzahl von Tagen abläuft (jeder Tag zählt dabei als Zeitraum von 24 Stunden ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie das Ablaufdatum festlegen), oder ein bestimmtes Ablaufdatum festlegen (die Rechte laufen zu Beginn des Tages ab, den Sie als Ablaufdatum auswählen).

      Interne Benutzer: Mit dieser Option lassen Sie zu, dass die Empfänger das Element für interne Benutzer erneut freigeben.

      Externe Benutzer: Mit dieser Option lassen Sie zu, dass die Empfänger das Element für externe Benutzer erneut freigeben.

      Öffentlich: Mit dieser Option lassen Sie zu, dass die Empfänger das Element öffentlich erneut freigeben.

      Dateilink: Die Empfänger der Freigabe können das Element über den Dateilink für andere Personen verfügbar machen.

      Weitere Informationen zu Dateilinks finden Sie unter Verteilen eines Links zu einer Datei.

      Hinweis: Hier können Sie einen persönlichen Hinweis an die Empfänger der Freigabe eingeben. Nur die Empfänger der Freigabe können diesen Hinweis anzeigen.

  6. (Bedingt:) Führen Sie folgende Schritte aus, um die Zugriffseinstellungen für mehrere Benutzer gleichzeitig zu bearbeiten:

    1. Halten Sie die Befehlstaste gedrückt und wählen Sie im Bereich Freigegeben für die Benutzer aus, deren Zugriffseinstellungen Sie bearbeiten möchten.

    2. Wählen Sie eine oder mehrere der folgenden Zugriffseinstellungen aus, um sie zu ändern.

      Für Zugriffseinstellungen, die Sie nicht gesondert definieren, werden die vorhandenen Zugriffseinstellungen des gegebenen Benutzers beibehalten. Zugriffseinstellungen, die Sie definieren, werden für jeden aktuell ausgewählten Benutzer geändert.

      Zugriffsrechte: Erteilen Sie dem Benutzer bzw. der Gruppe eine der folgenden Zugriffsrollen:

      • Betrachter: Die Benutzer sind zu Folgendem berechtigt:

        • Freigegebene Ordner: anzeigen

        • Freigegebene Unterordner: anzeigen

        • Dateien in Ordnern oder Unterordnern: anzeigen und lesen

      • Bearbeiter: Die Benutzer sind zu Folgendem berechtigt:

        • Freigegebene Ordner: anzeigen

        • Freigegebene Unterordner: anzeigen

        • Dateien in Ordnern oder Unterordnern: anzeigen, lesen und schreiben

      • Mitwirkender (gilt nur für Ordner in „Meine Dateien“): Die Benutzer sind zu Folgendem berechtigt:

        • Freigegebene Ordner: anzeigen, umbenennen, löschen und kopieren

          WICHTIG:Gewähren Sie die Rolle „Mitwirkender“ für Freigaben mit Bedacht, weil die Freigabeempfänger mit diesem Zugriffsrecht den Ordner in Ihrem Bereich „Meine Dateien“ umbenennen, kopieren und sogar löschen können.

        • Freigegebene Unterordner: anzeigen, umbenennen, löschen, kopieren und verschieben

        • Dateien in Ordnern oder Unterordnern: anzeigen, umbenennen, löschen, kopieren, verschieben, lesen und schreiben

      Läuft ab: Legen Sie hier ein Ablaufdatum für die Freigabe fest. Standardmäßig läuft eine Freigabe nach 30 Tagen ab.

      Sie können entweder festlegen, dass die Freigabe nach einer bestimmten Anzahl von Tagen abläuft (jeder Tag zählt dabei als Zeitraum von 24 Stunden ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie das Ablaufdatum festlegen), an einem bestimmten Ablaufdatum (die Rechte laufen zu Beginn des Tages ab, den Sie als Ablaufdatum auswählen) oder nie.

      Interne Benutzer: Mit dieser Option lassen Sie zu, dass die Empfänger das Element für interne Benutzer erneut freigeben.

      Externe Benutzer: Mit dieser Option lassen Sie zu, dass die Empfänger das Element für externe Benutzer erneut freigeben.

      Öffentlich: Mit dieser Option lassen Sie zu, dass die Empfänger das Element öffentlich erneut freigeben.

      Dateilink: Die Empfänger der Freigabe können das Element über den Dateilink für andere Personen verfügbar machen.

      Weitere Informationen zu Dateilinks finden Sie unter Verteilen eines Links zu einer Datei.

      Hinweis: Hier können Sie einen persönlichen Hinweis an die Empfänger der Freigabe eingeben. Nur die Empfänger der Freigabe können diesen Hinweis anzeigen.

  7. (Optional:) Klicken Sie auf Veröffentlichen , um das Element öffentlich verfügbar zu machen. Tippen Sie dann im Bereich Freigegeben für auf den soeben hinzugefügten Benutzer Alle Benutzer und legen Sie die Zugriffseinstellungen auf „Öffentlich“ fest.

  8. (Optional:) Klicken Sie im Infobereich auf die Dropdownliste und wählen Sie aus folgenden Benachrichtigungsoptionen aus:

    Keine: Es werden keine Benachrichtigungen gesendet.

    Alle Empfänger: Alle Empfänger der Freigabeliste werden benachrichtigt.

    Nur neu hinzugefügte Empfänger: Nur die neu zur Freigabeliste hinzugefügten Empfänger werden benachrichtigt.

    Neue und geänderte Empfänger: Neu zur Freigabeliste hinzugefügte Empfänger und Empfänger, deren Freigaberechte Sie bearbeitet haben, werden benachrichtigt.

  9. (Optional) Klicken Sie auf Freigabezugriffsbericht, um sich die Zugriffsdetails des Zugreifenden anzeigen zu lassen.

    Der Zugriffsbericht enthält folgende Informationen:

    • Benutzer: Name des Benutzers, der auf die Freigabe zugegriffen hat

    • IP-Adresse: Die IP-Adresse des Geräts, über das auf die Freigabe zugegriffen wurde

    • Zeitpunkt des ersten Zugriffs: Datum, Uhrzeit und Zeitzone, als auf die Freigabe erstmals zugegriffen wurde. Nachfolgende Zugriffe werden nicht protokolliert.

    • Gruppe: Wenn der Benutzer einer Gruppe eine Freigabe erteilt hat, wird der Name der Gruppe anzeigt, der der Benutzer angehört.

    Wird die Freigabe vom Zugriffsberechtigten genutzt, erhält der freigebende Benutzer eine Email-Benachrichtigung mit den Zugriffsdetails. Sind die folgendenen Bedingungen erfüllt, wird pro Freigabe ein Bericht erstellt:

    • Benutzer mit Lizenz für Filr 3.4 Advanced Edition

    • Dateien oder Ordner, die mit Filr 3.4 oder höher freigegeben werden

  10. Klicken Sie auf Speichern.

4.4.12 Verteilen eines Links zu einer Datei

Sie können auch einen Link (eine URL) zu einer Datei verteilen. Wenn Sie einen Link zu einer Datei verteilen, kann jeder Benutzer, der über den Link verfügt, auf die Datei zugreifen. Die Datei wird jedoch nicht im Bereich „Öffentlich“ angezeigt. Nur Benutzer mit direktem Zugriff auf den Link können auf die Datei zugreifen.

  1. Navigieren Sie zur Datei oder zum Ordner, für den Sie einen Link verteilen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und klicken Sie dann auf Dateilink abrufen.

    Das Dialogfeld „Dateilink abrufen“ wird angezeigt.

    Wenn zuvor noch kein Dateilink für die Datei erstellt wurde, klicken Sie auf Dateilink abrufen.

    Für den Zugriff auf die Datei werden folgende URLs erstellt:

    Link zum Herunterladen der Datei: Je nach den Browsereinstellungen erhalten die Benutzer eine Aufforderung zum Herunterladen oder Öffnen der Datei oder die Datei wird automatisch im Browser angezeigt. Über den Link können die Benutzer direkt auf die Datei zugreifen.

    Link zum Anzeigen der Datei: Über diesen Link kann die Datei in einem Webbrowser als HTML-Ansicht angezeigt werden. Wenn der Dateityp nicht in einem Webbrowser angezeigt werden kann, ist diese Art Link nicht verfügbar.

    Der Dateilink ist nun im Dialogfeld „Freigeben“ enthalten. Über das Dialogfeld „Freigeben“ können Sie das mit dem Link verknüpfte Ablaufdatum und den Hinweis bearbeiten oder den Link entfernen, sodass die Benutzer nicht mehr über den Link auf die Datei zugreifen können. Gehen Sie hierzu wie unter Datei oder Ordner freigeben beschrieben vor.

  3. (Optional) Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben Läuft ab, um ein Ablaufdatum für die Freigabe festzulegen.

    Sie können entweder festlegen, dass die Freigabe nach einer bestimmten Anzahl von Tagen abläuft (jeder Tag zählt dabei als Zeitraum von 24 Stunden ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie das Ablaufdatum festlegen), oder ein bestimmtes Ablaufdatum festlegen (die Rechte laufen zu Beginn des Tages ab, den Sie als Ablaufdatum auswählen).

  4. Wählen Sie zum Verteilen des Dateilinks eine der folgenden Aktionen aus:

    • Kopieren: Wählen Sie den Link zum Herunterladen oder den Link zum Anzeigen der Datei aus, um ihn in die Zwischenablage zu kopieren. Fügen Sie den Link dann in einer anderen Anwendung ein.

    • Per Email senden: Der Link wird mit der standardmäßigen Email-Anwendung der Arbeitsstation per Email versendet. In die Email werden sowohl der Link zum Herunterladen als auch der Link zum Anzeigen der Datei eingefügt.

    • Filr-Email: Der Link wird über das integrierte Email-System von Filr als Email versendet. In die Email werden sowohl der Link zum Herunterladen als auch der Link zum Anzeigen der Datei eingefügt.

    • Löschen: Der Dateilink wird gelöscht, sodass die Benutzer nicht mehr über die aktuellen Links auf die Datei zugreifen können.

  5. (Optional) Nach dem Erstellen des Dateilinks können Sie die Benutzerzugriffsrechte ändern und weitere Verwaltungsfunktionen für den Dateilink ausführen. Öffnen Sie hierzu das Dialogfeld „Freigeben“, wie unter Datei oder Ordner freigeben beschrieben.

4.4.13 Anzeigen der Filr-Eigenschaften von Dateien oder Ordnern

Sie können folgende mit Ihren Dateien und Ordnern verknüpfte Filr-Eigenschaften anzeigen:

  • Dateiname

  • Dateipfad (der Pfad zur Datei bzw. zum Ordner innerhalb des Filr-Systems)

  • Dateigröße (gilt nur für Dateien, nicht für Ordner)

  • Benutzer, der die Datei bzw. den Ordner erstellt hat

  • Erstellungsdatum der Datei bzw. des Ordners

  • Bearbeitungsdatum der Datei bzw. des Ordners

  • Benutzer, der die Datei freigegeben hat

  • Benutzer, für den die Datei freigegeben ist

So zeigen Sie die Filr-Eigenschaften von Dateien oder Ordnern an:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, für die/den Sie die Filr-Eigenschaften anzeigen möchten.

  2. Klicken Sie auf Filr-Informationen abrufen.

    Die Filr-Eigenschaften der Datei bzw. des Ordners werden im Dialogfeld „Filr-Informationen“ angezeigt.

  3. (Optional:) Wenn Sie über die Berechtigung zur Freigabe der Datei bzw. des Ordners verfügen, können Sie auf Freigeben klicken, um das Filr-Dialogfeld „Freigeben“ zu öffnen.