46.2 Gestión de contactos

Cada contacto de la carpeta Contactos se marca con el icono de Icono de persona Contacto. Cuando se hace doble clic en un contacto, aparece la vista del elemento de contacto.

46.2.1 Adición de un contacto

Cuando se añade un contacto a la carpeta Contactos, se añade a la guía de direcciones correspondiente.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee añadir el contacto.

  2. Haga clic en Nuevo contacto en la barra de herramientas.

  3. En el campo Nombre completo, especifique el nombre completo del contacto.

  4. En el campo Mostrar como, especifique el nombre que desee utilizar para el contacto.

    La información del campo Mostrar como se muestra en la lista de contactos.

  5. (Opcional) Especifique cualquier otra información sobre el contacto que desee registrar.

    Contacto: utilice esta página para introducir el nombre del contacto, varias direcciones de correo electrónico, varios números de teléfono y varios ID de mensajería instantánea.

    Haga clic en la lista desplegable Mostrar como para seleccionar el modo en que desea que se muestre el nombre en Completar nombre. Puede seleccionar Apellido, Nombre, Nombre Apellido o introducir cualquier nombre de visualización que elija. Cuando desee dirigir un elemento a este contacto, escriba el nombre de visualización en un campo de dirección (A, CC o CO) del elemento.

    Si cumplimenta el campo Empresa con un nombre para el que haya creado una organización, la información sobre la organización se recuperará automáticamente en los campos pertinentes del nuevo contacto.

    Si hace clic en Enviar mensaje en la página Contacto, se abrirá una nueva vista de correo con la dirección de este contacto.

    Si hace clic en Mensaje instantáneo, se abrirá la aplicación de mensajería instantánea y se iniciará una conversación con el contacto. Si el botón Mensaje instantáneo aparece atenuado, significa que no hay instalada ninguna aplicación de mensajería instantánea compatible.

    Puede especificar varios números de teléfono. Para seleccionar el número de teléfono principal, haga clic en Icono de persona junto al número de teléfono que desee identificar como número principal y haga clic en Definir como principal.

    Si hace clic en el área de la foto de la esquina superior izquierda de la pestaña Contacto, puede añadir o sustituir la foto del contacto. Busque y seleccione la foto que desea que represente al contacto. GroupWise acepta varios tipos de archivos de imagen, como .jpg, .gif, .png, .bmp y .tif y convierte la imagen a .jpg con una anchura o altura máximas de 64 píxeles.

    Detalles: utilice esta página para especificar la profesión, el departamento, la ubicación, el director, el ayudante, el cumpleaños, el aniversario, el cónyuge, los hijos, las aficiones y las direcciones de Internet del contacto.

    Para especificar un cumpleaños y un aniversario, seleccione el día, el mes y el año en las listas desplegables respectivas. Para ver el cumpleaños o el aniversario en una vista de calendario semanal, haga clic en el icono Calendario.

    Cuando la casilla de verificación situada junto a la fecha está seleccionada, la información sobre el cumpleaños se muestra en la página Resumen y en la columna Cumpleaños, si es que se ha añadido a alguna guía de direcciones. Además, al marcar la casilla de verificación, el cumpleaños o aniversario se añade al calendario como un evento personal de día. Si se anula la selección de la casilla, la información sobre el cumpleaños solo está disponible en la página Personal.

    Para especificar una dirección de Internet en la información de oficina, personal o disponibilidad del contacto, especifique la dirección en los campos adecuados. Haga clic en un botón Sitio Web para lanzar un navegador y visitar el sitio Web.

    Dirección: utilice esta página para especificar la oficina, el domicilio o cualquier otra dirección del contacto. Para especificar la dirección de correo por defecto, seleccione Definir para correo.

    Avanzado: utilice esta página para ver, añadir y editar campos definidos por el usuario. Aparecen todos los campos del sistema y los definidos por el usuario. Para obtener más información, consulte Definición de campos personalizados en una guía de direcciones personales. Haga clic en Gestionar certificados en esta página para ver o eliminar certificados de seguridad que haya recibido de este contacto, cambiar la confianza de los certificados, editar propiedades de los certificados e importar y exportar certificados. Para obtener más información, consulte Visualización de certificados de seguridad recibidos y cambio de la confianza.

    Notas: utilice esta página para añadir información acerca de la interacción con este contacto. Por ejemplo, un empleado de ventas puede mantener un registro del contacto que ha mantenido con un cliente. Las notas también se muestran en la pestaña Historial.

    Al crear una nota en esta página, se crea un recordatorio y se coloca en la página del calendario, en la lista Recordatorios. Las notas no se exportan con la guía de direcciones, sino que se exportan con el calendario.

    Cuando se crea un comentario, este se crea solo en la página Notas y no incluye automáticamente una marca horaria.

    También puede asignar una categoría para el contacto en la página Notas. Para especificar una categoría, haga clic en el icono Categoría y seleccione una.

    Historial: muestra todos los elementos que se han enviado o recibido de este contacto, a no ser que los elementos se hayan archivado. Utilice la búsqueda rápida para crear búsquedas personalizadas en el historial. Para obtener más información, consulte Búsqueda de elementos.

  6. Haga clic en Cerrar y, a continuación, en Sí para guardar los cambios.

SUGERENCIA:también puede añadir un contacto arrastrando y soltando un elemento de alguien nuevo en la carpeta Contactos para crear un registro de contactos para dicha persona. Otra forma de añadir un contacto consiste en hacer doble clic en el espacio en blanco de una lista de tarjetas de visita.

También es posible añadir contactos haciendo clic con el botón derecho en una dirección de correo electrónico o en un nombre de cualquier elemento de GroupWise y seleccionando Añadir a guía de direcciones.

46.2.2 Modificación de un contacto

Para modificar la información de un contacto, se puede usar la carpeta Contactos frecuentes o una carpeta personal Contactos. Para usar la guía de direcciones de GroupWise a fin de modificar un contacto, en primer lugar debe copiar el contacto en la carpeta Contactos frecuentes o en otra carpeta personal Contactos.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que quiera modificar el contacto.

  2. En la lista de contactos, haga doble clic en el contacto que desee modificar.

  3. Realice las modificaciones necesarias.

    Para obtener información detallada sobre el contacto, puede acceder a cada pestaña. Consulte Adición de un contacto.

    SUGERENCIA:si cumplimenta el campo Empresa en la pestaña Contacto con una organización existente, haga clic en el icono Organización Icono Organización para recuperar la información sobre la organización en el contacto.

  4. Haga clic en Cerrar y, a continuación, en Sí para guardar los cambios.

46.2.3 Búsqueda de un contacto

Utilice el campo Buscar del encabezado de la lista de elementos de una carpeta Contactos para buscar contactos concretos, como se describe en Búsqueda de contactos.

46.2.4 Organización de contactos con categorías

Al igual que ocurre con otros elementos de GroupWise, es posible asignar categorías a los contactos. Esto puede ayudar a organizar los contactos asignándoles un color identificativo.

Las categorías asignadas a los contactos se muestran en la carpeta de contactos y en el selector de direcciones. Para obtener más información acerca del selector de direcciones, consulte Uso del selector de direcciones.

Para asignar una categoría a un contacto:

  1. Haga clic en una carpeta Contactos.

  2. Haga clic con el botón derecho en el nombre de un contacto.

  3. Haga clic en Categorías y, a continuación, en la categoría que desea asignar al contacto.

Para obtener más información, consulte Uso de categorías para organizar elementos.

46.2.5 Envío de un contacto

  1. Haga clic en una carpeta Contactos.

  2. Haga doble clic en un contacto.

  3. Haga clic en Enviar contacto para abrir la ventana Enviar a con la información del contacto incluida en el mensaje en formato de tarjeta digital.

  4. Escriba la dirección y envíe el mensaje del modo habitual.

    El destinatario podrá importar el contacto en una guía de direcciones personales, tal y como se indica en Importación de contactos de una tarjeta digital.

SUGERENCIA:también se puede adjuntar un contacto a un elemento arrastrándolo desde una carpeta Contactos y soltándolo en la ventana Adjuntos del nuevo mensaje.

46.2.6 Cambio del nombre de presentación de un contacto

El nombre de visualización es el nombre que aparece cuando comienza a escribir en los campos A, CC o CO de un mensaje. Si empieza a escribir un nombre, por ejemplo “Ar”, la función para completar el nombre muestra una lista de resultados con los nombres y las direcciones de correo electrónico que contienen esas letras, por ejemplo, “Arturo Ramírez”. Sin embargo, si hay dos personas llamadas Arturo Ramírez en la guía de direcciones, una en Contabilidad y otra en Desarrollo, puede ser difícil para usted saber el nombre que ha utilizado Completar nombre, a menos que se tome el tiempo de mirar más propiedades.

Si lo desea, puede cambiar el nombre que se muestra para que sea más fácil saber qué nombre ha utilizado la función Completar nombre. Por ejemplo, si usted solo mantiene correspondencia con Arturo Ramírez del departamento de Desarrollo, puede cambiar el nombre que se muestra para que sea “Arturo Ramírez (Desarrollo)”.

  1. Haga clic en una carpeta Contactos.

  2. Haga doble clic en un contacto.

  3. Haga clic en la pestaña Contacto.

  4. Escriba el nombre nuevo en el campo Mostrar como (por ejemplo, Arturo Ramírez).

    También puede hacer clic en la lista desplegable Mostrar como para seleccionar Apellido, Nombre, o Nombre Apellido (por ejemplo, Ramírez, Arturo o Arturo Ramírez).

  5. Haga clic en Aceptar.

    La próxima vez que asigne direcciones a un mensaje, Completar nombre utilizará este nombre de presentación.

46.2.7 Visualización de toda la correspondencia con un contacto

Para ver toda la correspondencia con un contacto:

  1. Haga clic en una carpeta Contactos.

  2. Haga doble clic en un contacto.

  3. Haga clic en la pestaña Historial.

    Aparecen todos los elementos que ha recibido de este contacto o que le ha enviado.

    Asimismo, los mensajes se pueden mostrar aquí si el usuario se ha añadido como un contacto al mensaje, tal y como se describe en Adición de un contacto a un mensaje de correo electrónico enviado o recibido.

    La columna Carpeta muestra el lugar en el que se encuentra cada elemento. Haga doble clic en un elemento para ver su contenido.

    Para añadir o eliminar columnas, haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna y, a continuación, haga clic en una opción. Para ordenar por la información de una columna (por ejemplo, por fecha o tema), haga clic en la cabecera de columna.

Puede utilizar la búsqueda rápida para encontrar rápidamente elementos o para crear búsquedas personalizadas. Para obtener más información, consulte Búsqueda de elementos.

46.2.8 Cómo ver la dirección de un contacto en un mapa

La función Ver asignación permite encontrar rápidamente la ubicación de los contactos. Puede usar la dirección principal para abrir un navegador Web y buscar un mapa en el que mostrar la ubicación de los contactos.

  1. Haga clic en una carpeta Contactos.

  2. Haga doble clic en un contacto.

  3. Haga clic en Ver asignación.

  4. (Opcional) Utilice la lista desplegable Ver asignación para seleccionar una ubicación de mapa específica como, por ejemplo, la oficina, la casa o cualquier otra dirección.

46.2.9 Supresión de un contacto

Es posible suprimir un contacto de la carpeta Contactos frecuentes o de otra carpeta personal Contactos. Sin embargo, no es posible suprimir contactos de la guía de direcciones de GroupWise.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee suprimir el contacto.

  2. En la lista de contactos, haga clic con el botón derecho en el contacto y luego haga clic en Suprimir.

  3. Haga clic en Sí para confirmar la supresión.