46.2 Kapcsolatok kezelése

A Kapcsolatok mappában látható minden kapcsolat mellett megjelenik a Személy ikon Kapcsolat ikon. Amikor duplán rákattint egy kapcsolatra, a tételnézetben megjelennek a kapcsolat adatai.

46.2.1 Partner hozzáadása

Amint egy kapcsolatot hozzáad a Kapcsolatok mappához, az a megfelelő címjegyzékhez lesz hozzáadva.

  1. A mappalistában válassza ki azt a Kapcsolatok mappát, ahová a kapcsolatot hozzá szeretné adni.

  2. Kattintson az eszköztár Új kapcsolat gombjára.

  3. A Teljes név mezőben adja meg a kapcsolat teljes nevét.

  4. A Megjelenít mezőben adja meg azt a nevet, melyet a kapcsolat számára használni szeretne.

    A Megjelenít mezőben lévő információk a kapcsolatlistában jelennek meg.

  5. (Nem kötelező) Adjon meg egyéb információkat, melyeket a kapcsolatról rögzíteni szeretne.

    Kapcsolat: Ezen az oldalon adhatja meg a kapcsolat nevét, elektronikus levélcímeit, telefonszámait, valamint gyorsüzenet-küldési azonosítóit.

    A Megjelenít legördülő listára kattintva kiválaszthatja, hogyan jelenjen meg a név a Névkiegészítőben. Választhatja a Vezetéknév, Utónév vagy az Utónév Vezetéknév formátumot, illetve beírhat tetszőlegesen választott egyéni megjelenítendő nevet. Amikor egy küldendő tétel címzettjeként meg szeretné adni ezt a kapcsolatot, írja be a megjelenítendő nevet a tétel valamelyik címmezőjébe (Címzett, Másolat, Titkos másolat).

    Ha a Cég mezőbe beír egy nevet, amellyel létrehozott egy szervezetet, a szervezet információi automatikusan le lesznek kérve az új kapcsolat megfelelő mezőibe.

    Ha rákattint a Levél küldése pontra a Kapcsolat oldalon, egy új ablakban megnyílik egy levél, amely már meg is van címezve az adott kapcsolatnak.

    Ha rákattint a Gyorsüzenet pontra, elindul a gyorsüzenet-kezelő program, és megnyílik egy új, az adott kapcsolattal kezdeményezett beszélgetés ablaka. Ha a Gyorsüzenet gomb nem érhető el, nincs telepítve kompatibilis azonnali üzenetküldő termék.

    Több telefonszámot is megadhat. Az elsődleges telefonszám kiválasztásához kattintson az elsődlegesnek megjelölni kívánt telefonszám melletti Személy ikon ikonra, majd kattintson a Beállítás elsődlegesként pontra.

    Ha a Kapcsolat lap bal felső sarkában található fényképes területre kattint, a kapcsolatra vonatkozóan fényképet adhat meg, illetve lecserélheti a képet. Tallózással keresse meg, majd jelölje ki a kapcsolat megjelenítéséhez használni kívánt fényképet. A GroupWise különféle képfájlokat elfogad, ilyen például a .jpg, a .gif, a .png, a .bmp és a .tif formátum, majd a képet 64 képpontos maximális szélességgel és magassággal .jpg formátumúvá alakítja át.

    Részletek: Ezen a lapon adhatja meg a kapcsolat foglalkozását, osztályát, helyét, főnökét, munkatársát, születésnapját, évfordulóját, házastársát, gyermekeit, hobbijait és a kapcsolathoz hozzárendelt internetcímet.

    A születésnap és az évforduló megadásához válassza ki a hónapot, a dátumot és az évet a megfelelő legördülő listákból. A születésnap és az évforduló heti naptárnézetben történő megtekintéséhez kattintson a Naptár ikonra.

    Ha be van jelölve a dátum melletti jelölőnégyzet, akkor a kapcsolat születési dátuma vagy évfordulója megjelenik az Adatlap oldalon és a Születésnap oszlopban, ha felvett ilyen oszlopot valamelyik címjegyzékbe. Továbbá a jelölőnégyzet bejelölésével személyes egész napos eseményként hozzáadhatja a születésnapot és az évfordulót a naptárhoz. Ha nem jelöli be a jelölőnégyzetet, a születési dátuma csak a Személyes lapon lesz elérhető.

    A kapcsolat hivatali és személyes internetes címének, vagy a szabad/foglalt információ megadásához írja be a címet a megfelelő mezőkbe. A Webhely gombra kattintva megnyithatja a böngészőt, és benne a weboldalt.

    Cím: Ezen a lapon adhatja meg a kapcsolat munkahelyi, otthoni és egyéb címeit. Az alapértelmezett levelezési cím megadásához válassza ki a Beállítás levelezési címként pontot.

    További beállítások: Ezen az oldalon megtekintheti és szerkesztheti a felhasználói mezőket, illetve újakat vehet fel. Minden felhasználói és rendszermező megjelenik. További információ a Egyéni mezők definiálása személyes címjegyzékben. Kattintson ezen az oldalon a Tanúsítványok kezelése pontra, és megtekintheti, eltávolíthatja az adott kapcsolattól kapott biztonsági tanúsítványokat, módosíthatja a tanúsítványokhoz tartozó megbízhatósági beállításokat, szerkesztheti a tanúsítványok jellemzőit, valamint importálhat és exportálhat tanúsítványokat. További információkért lásd: A fogadott biztonsági tanúsítványok megtekintése és a megbízhatóság módosítása.

    Feljegyzések: Ezen az oldalon információkat adhat meg az adott kapcsolattal folytatott kommunikációról. Például egy értékesítő naplót vezethet arról, hogyan tartja a kapcsolatot az ügyféllel. A feljegyzések az Előzmények lapon is megjelennek.

    Ha ezen az oldalon egy feljegyzést készít, a rendszer létrehoz egy feljegyzést, és elhelyezi azt a naptár lapján a Feljegyzések listában. A program a feljegyzéseket nem exportálja a címjegyzékkel együtt, a naptárral azonban igen.

    Ha megjegyzést készít, az csak a Feljegyzések lapon lesz létrehozva és nem lesz automatikusan ellátva időbélyeggel.

    A Feljegyzések lapon kategóriát is rendelhet a kapcsolathoz. Egy kategória megadásához kattintson a Kategória ikonra, majd válassza ki a kategóriát.

    Előzmények: Megjeleníti az összes tételt, amelyet ennek a kapcsolatnak küldött, illetve amelyeket tőle kapott, kivéve a már archivált tételeket. A Gyorskeresés segítségével egyéni keresést hajthat végre az Előzményekben. További tudnivalók: Tételek keresése.

  6. A változtatások mentéséhez kattintson a Bezárás gombra, majd kattintson az Igen gombra.

TANÁCS:Úgy is felvehet egy kapcsolatot, hogy az egérrel egy új személytől áthúz egy tételt egy Kapcsolatok mappába, amivel ott létrehoz egy kapcsolatbejegyzést a tekintett személy számára. Egy kapcsolatot még úgy is felvehet, hogy duplán kattint egy címkártya listáján a fehér területre.

A kapcsolatok hozzáadására olyan módon is lehetősége van, hogy bármelyik GroupWise-tételben az egér jobb oldali gombjával rákattint az e-mail-címre vagy a névre, és a Hozzáadás a címjegyzékhez parancsot választja.

46.2.2 Kapcsolat adatainak módosítása

Módosíthatja egy kapcsolat információit a Napi kapcsolatok mappában, vagy egy személyes Kapcsolatok mappában. Ha a GroupWise címjegyzékben szereplő kapcsolatot szeretne módosítani, először át kell másolni a kapcsolatot a Napi kapcsolatok mappába vagy egy másik személyes Kapcsolatok mappába.

  1. A mappalistában válassza ki azt a Kapcsolatok mappát, ahol módosítani szeretné a kapcsolatot.

  2. A kapcsolatlistában kattintson duplán arra a kapcsolatra, akinek módosítani kívánja az adatait.

  3. Végezze el a szükséges módosításokat.

    A kapcsolatokhoz a különböző lapokon megadható részletekkel kapcsolatos információkért lásd: Partner hozzáadása.

    TANÁCS:Ha egy létező szervezet nevével kitöltötte a Cég mezőt a Kapcsolat lapon, a szervezet információinak a kapcsolat adataiba történő lekéréséhez kattintson a Szervezet ikonra Szervezet ikon.

  4. A változtatások mentéséhez kattintson a Bezárás gombra, majd kattintson az Igen gombra.

46.2.3 Kapcsolat keresése

Egy kapcsolat kereséséhez használja a Kapcsolatok mappa tétellista fejlécének Keresés pontját. Ennek leírásáért lásd: Kapcsolatok keresése.

46.2.4 A kapcsolatok rendszerezése kategóriák segítségével

A GroupWise rendszerben található más tételekhez hasonlóan a kapcsolatokhoz is hozzárendelhetők kategóriák. Megkönnyítheti a kapcsolatok rendszerezését, ha azonosító színt rendel hozzájuk.

A kapcsolatokhoz hozzárendelt kategóriák a kapcsolatmappában, illetve a címválasztóban jelennek meg. A címválasztóval kapcsolatos további információkért lásd: A címválasztó használata.

Kategória kapcsolathoz rendelése:

  1. Kattintson egy Kapcsolatok mappára.

  2. Kattintson az egér jobb oldali gombjával egy kapcsolatra.

  3. Kattintson a Kategóriák lehetőségre, majd kattintson a kapcsolathoz hozzárendelni kívánt kategóriára.

További információ: Tételek rendezése kategóriák használatával.

46.2.5 Kapcsolat küldése

  1. Kattintson egy Kapcsolatok mappára.

  2. Kattintson duplán egy kapcsolatra.

  3. A Kapcsolat küldése pontra történő kattintással megnyitja a Levél ablakot, ahol vCard formában már csatolva vannak a kapcsolat információi.

  4. Címezze meg, majd a szokásos módon küldje el az üzenetet.

    A Kapcsolatok importálása vCardból részben leírtak szerint a címzett importálni tudja egy személyes címjegyzékbe a kapcsolatot.

TANÁCS:Egy kapcsolatot csatolni is lehet egy tételhez úgy, hogy az egérrel áthúzza azt egy Kapcsolatok mappából egy új üzenet Mellékletek ablakába.

46.2.6 Egy kapcsolat megjelenítési nevének módosítása

A megjelenítési név az a név, amelyet a program megjelenít, mikor elkezd valamit beírni az üzenet Címzett (vagy Titkos másolat, illetve Másolat) mezőjébe. Amikor elkezd beírni egy nevet – például „Ta” – a névkiegészítő funkció megjelenít egy eredménylistát, amelyen azok a nevek vagy e-mail-címek jelennek meg a címjegyzékből, amelyekben szerepelnek ezek a betűk, például „Takács Zoltán”. Ha azonban két Takács Zoltán van, egy a Könyvelésen, egy a Fejlesztésnél, gondot okozhat, hogy melyik névkiegészítés történt meg. Szükség lehet további jellemzők megtekintésére.

Erre szolgál a megjelenítési név módosítása, így biztos lehet abban, hogy a névkiegészítő azt írta be a címzett mezőbe, akire Ön is gondolt. Ha például Ön csak a Fejlesztésnél dolgozó Takács Zoltánnal van kapcsolatban, és ő általában a Zoli nevet használja, módosíthatja a megjelenítési nevet Takács Zolira.

  1. Kattintson egy Kapcsolatok mappára.

  2. Kattintson duplán egy kapcsolatra.

  3. Kattintson a Kapcsolat fülre.

  4. Írjon be új nevet a Megjelenít mezőbe (például Takács Zoli).

    Kattinthat a Megjelenít legördülő listára is, ahol kiválaszthatja a Vezetéknév, Utónév vagy az Utónév Vezetéknév értékeit (például Takács, Zoli vagy Zoli Takács).

  5. Kattintson az OK gombra.

    Mikor legközelebb elkezdi beírni a címzett nevét, a névkiegészítő a megjelenítési nevet írja be a címzett mezőbe.

46.2.7 Egy adott kapcsolattal folytatott összes levelezésének áttekintése

Egy adott kapcsolattal folytatott összes levelezés áttekintése:

  1. Kattintson egy Kapcsolatok mappára.

  2. Kattintson duplán egy kapcsolatra.

  3. Kattintson az Előzmények fülre.

    Megjelenik a kapcsolattól kapott vagy a neki küldött valamennyi tétel.

    Abban az esetben szintén megjelenhetnek itt üzenetek, ha a felhasználót üzenethez felvették kapcsolatként a következő részben ismertetettek szerint: Kapcsolat hozzáadása küldött vagy fogadott e-mailhez.

    A Mappa oszlop mutatja, hogy hol találhatók az egyes tételek. Kattintson duplán egy tételre a tartalmának megtekintéséhez.

    Oszlopok hozzáadásához vagy törléséhez kattintson a jobb egérgombbal az oszlop fejlécére, majd kattintson valamelyik lehetőségre. Ha egy oszlop információi (például dátum vagy tárgy) szerint kíván rendezni, kattintson az oszlop fejlécére.

A Gyorskeresés használatával gyorsan találhat meg tételeket vagy egyéni keresést hozhat létre. További információ: Tételek keresése.

46.2.8 Kapcsolat címének megtekintése térképen

A Térkép megtekintése funkcióval gyorsan megtalálhatja valamely kapcsolatának helyét. A fő cím segítségével megnyithat egy webböngészőt, ahol egy térképen megkeresheti a kapcsolatok helyét.

  1. Kattintson egy Kapcsolatok mappára.

  2. Kattintson duplán egy kapcsolatra.

  3. Kattintson a Térkép megtekintése pontra.

  4. (Nem kötelező) A Térkép megtekintése legördülő menü használatával választhat ki olyan térképhelyeket, mint az iroda, otthon és más címek.

46.2.9 Kapcsolat törlése

Törölhet egy kapcsolatot a Napi kapcsolatok mappából vagy egy személyes Kapcsolatok mappából. A GroupWise címjegyzékben szereplő kapcsolatokat nem törölheti.

  1. A mappalistában válassza ki azt a Kapcsolatok mappát, ahol törölni szeretné a kapcsolatot.

  2. Kattintson a jobb oldali egérgombbal a kapcsolatra a kapcsolatlistában, majd kattintson a Törlés gombra.

  3. A törlés jóváhagyásához kattintson az Igen gombra.