4.4 Отправка элементов календаря

4.4.1 Общие сведения об элементах календаря

Вы можете планировать мероприятия и напоминания для себя и для других пользователей. С помощью персонального мероприятия вы также можете зарезервировать определенный период времени.

Сведения о том, чем мероприятия и напоминания отличаются от других типов элементов, см. в разделе Раздел 1.7, Общие сведения о типах элементов GroupWise.

Чтобы узнать, собирается ли пользователь посетить назначенную встречу, вы можете проверить в свойствах элемента его состояние: принято или отклонено. Дополнительные сведения см. в разделе Работа с отправленными элементами.

Все запланированные сообщения могут быть возвращены или перепланированы, даже в том случае, если они уже были открыты и приняты. Дополнительные сведения см. в разделах Раздел 3.2.3, Отзыв отправленных писем и Раздел 3.2.5, Редактирование отправленных мероприятий, заданий и напоминаний.

Подробную информацию об управлении элементами после их получения или отправки см. в разделах Раздел 3.1, Отправка электронной почты и Раздел 3.3, Получение сообщения электронной почты и ответ на него.

4.4.2 Планирование мероприятий

Мероприятия используются для резервирования промежутков времени в определенный день или в диапазоне дат.

Для проверки наличия свободного времени пользователей и ресурсов, участие которых в мероприятии вы планируете, можно воспользоваться функцией поиска свободного времени.

При поиске свободного времени пользователей, которые находятся в других часовых поясах GroupWise учитывает разницу во времени. Например, если вы пытаетесь запланировать встречу с коллегой, у которого часовой пояс отстоит от вашего на семь часов, поле поиска заблокирует время после 10:00 по вашему времени.

При планировании мероприятия, в котором вы собираетесь участвовать, GroupWise автоматически принимает приглашение на него при отсутствии конфликтующих мероприятий. В последнем случае вам будет направлено уведомление о конфликтующих мероприятиях. Это произойдет при попытке отправить мероприятие.

Планирование мероприятия для себя

Если вы недоступны для встреч, на это время можно запланировать персональное мероприятие. Если какой-либо пользователь хочет включить вас в свое мероприятие и выполняет поиск свободного времени, он может увидеть, что вы в это время недоступны. Однако он все равно может перепланировать ваше мероприятие.

Персональные мероприятия помещаются в ваш календарь на указанную дату. Они не помещаются в ваш почтовый ящик или в почтовый ящик какого-либо другого пользователя. Таким же образом все персональные мероприятия сохраняются в главный календарь системы GroupWise. Чтобы переместить их в личный календарь, перетащите необходимые мероприятия в личный календарь после их создания.

  1. На панели инструментов щелкните стрелку на кнопке Новое мероприятие и щелкнитеПерсональное мероприятие.

    или

    В календаре откройте бланк, содержащий "Список мероприятий", щелкните дату, дважды щелкните время этого дня.

  2. (Необязательно) Введите тему и место.

  3. Укажите начальную дату.

    или

    Щелкните Значок даты, чтобы указать дату или автодатировку для мероприятия. Сведения о создании повторяющегося мероприятия см. в разделе Раздел 4.4.4, Планирование повторяющихся сообщений.

    или

    Выберите Событие на весь день для события на целый день.

    Дополнительные сведения о событиях на весь день см. в разделе Общие сведения о событиях на весь день.

  4. Укажите дату начала и продолжительность. Продолжительность может быть указана в минутах, часах или днях.

  5. Выберите вид мероприятия в раскрывающемся меню Показать как. Для мероприятия можно выбрать следующие виды: Занят, Свободен, Нет на работе или Под вопросом.

  6. (Необязательно) Напишите сообщение.

    С помощью вкладки Параметры вы можете задать другие параметры, например назначить мероприятию высокий приоритет и т. д.

  7. (Необязательно) Выберите "Показать мероприятие как", щелкнув Действия > Показать мероприятие как и выбрав тип.

  8. Нажмите кнопку Поместить на панели инструментов.

Планирование мероприятия для нескольких человек

  1. Щелкните Новое мероприятие на панели инструментов.

  2. В поле Кому введите имя пользователя, а затем нажмите клавишу Enter. Повторите эти действия для других пользователей. Укажите ИД ресурсов (например, конференц-залы) в поле Кому. При необходимости щелкните пункт +Копия или +СК, чтобы добавить нужное поле, и введите имена пользователей в поля Копия и СК.

    или

    Чтобы выбрать имена пользователей или ресурсы из списка, нажмите кнопку Адрес на панели инструментов, дважды щелкните каждое имя пользователя, а затем нажмите кнопку ОК.

    Ваше имя добавляется в поле Кому автоматически. Отправленное мероприятие автоматически добавляется в ваш календарь. Если вы не хотите быть включенными в свое сообщение, удалите свое имя из поля Кому.

    Если в качестве ресурса в мероприятие добавляется несколько мест, в поле Место отображается только первое из них.

  3. (Необязательно) Если в поле Кому не добавлено место в качестве ресурса, введите описание места в поле Место.

  4. Укажите начальную дату.

    или

    Щелкните Значок даты, чтобы указать дату или автодатировку для мероприятия. Сведения о создании повторяющегося мероприятия см. в разделе Раздел 4.4.4, Планирование повторяющихся сообщений.

    или

    Выберите Событие на весь день для события на целый день.

    Дополнительные сведения о событиях на весь день см. в разделе Общие сведения о событиях на весь день.

  5. Укажите дату начала и продолжительность. Продолжительность может быть указана в минутах, часах или днях.

  6. Укажите отображение мероприятия. Для мероприятия можно выбрать следующие виды: Занят, Свободен, Нет на работе или Под вопросом.

    Получатели в полях Копия и СК получают мероприятие как "Свободен".

  7. Введите тему и текст сообщения.

  8. Чтобы проверить, доступны ли необходимые для мероприятия люди и ресурсы, выполните поиск свободного времени с помощью элемента Поиск свободного времени на панели инструментов. Дополнительные сведения см. в разделе Использование поиска свободного времени для проверки доступности.

    Щелкнув вкладку Параметры отправки, можно указать многие параметры, например установить для мероприятия высокий приоритет, запросить ответ от получателей и т. д.

  9. Щелкните Отправить на панели инструментов.

    Если данное мероприятие конфликтует с другим мероприятием, уже включенным в ваш календарь, можно либо продолжить планирование, либо изменить мероприятие.

Использование поиска свободного времени для проверки доступности

Используйте Поиск свободного для поиска времени когда люди и ресурсы, которых вы хотите запланировать для встречи, доступны.

Поиск свободного времени

  1. В создаваемом мероприятии укажите имена пользователей и ИД ресурсов в поле Кому.

  2. Укажите первый вероятный день для встречи в поле Дата начала.

  3. Указание длительности мероприятия.

  4. Нажмите кнопку Поиск свободного времени на панели инструментов.

    Условные обозначения в нижней части диалогового окна "Поиск свободного" показывают значение различных шаблонов "Показать мероприятие как" в сетке.

    Если слева от имени пользователя или ресурса появляется информационный значок Поиск свободного времени, можно щелкнуть запланированное время напротив имени пользователя или ресурса на вкладке Расписания пользователей, чтобы посмотреть дополнительную информацию о мероприятии в расположенном ниже окне. Однако пользователь или владелец ресурса должен предоставить в своем списке доступа права на чтение для мероприятия до того, как появится значок поиска свободного времени. См. Предоставление прав доверенного лица со стороны владельца почтового ящика.

    Чтобы исключить пользователя или ресурс из поиска без его удаления, щелкните вкладку Доступное время и снимите флажок, расположенный рядом с пользователем или ресурсом. Исключение пользователя или ресурса из операции поиска имеет смысл, если пользователя (например, получателя копии) следует пригласить на встречу, но его присутствие необязательно. Чтобы включить в процесс поиска пользователя или ресурс, которые были исключены, установите флажки, расположенные радом с ними.

  5. Щелкните пункт Автовыбор, чтобы выбрать первое доступное время для встречи, а затем щелкните кнопку ОК для переноса пользователей, ресурсов, выбранного времени и продолжительности в запланированное мероприятие.

    или

    Щелкайте пункт Автовыбор до тех пор, пока не будет показано нужное время, а затем щелкните кнопку ОК для переноса пользователей, ресурсов, выбранного времени и продолжительности в запланированное мероприятие.

    или

    Щелкните вкладку Доступное время для просмотра доступного времени для встречи, щелкните время, чтобы выбрать его, затем нажмите ОК для перемещения пользователей, ресурсов и выбранного времени и длительности обратно в планируемое мероприятие.

  6. Чтобы удалить пользователя или ресурс из списка Пригласить на мероприятие после операции поиска, щелкните вкладку Доступное время, щелкните имя пользователя или ресурс, нажмите кнопку Удалить и нажмите кнопку Да.

    Это удобно, когда требуется включить в операцию поиска несколько конференц-залов, чтобы найти доступные, а затем исключить ненужные.

  7. Завершите и отправьте мероприятие.

    Если вы хотите выполнить поиск свободного времени до открытия мероприятия, щелкните Сервис > Поиск свободного времени. Укажите информацию в диалоговом окне поиска свободного времени и щелкните ОК, чтобы выполнить поиск. Когда вы найдете время для встречи, щелкните Запрос встречи, чтобы передать информацию в окно нового мероприятия, затем завершите мероприятие.

    Можно изменить диапазон поиска для мероприятия, запланировав мероприятие с помощью Сервис > Поиск свободного времени и изменив номер в каждом из полей Количество дней для поиска.

    Этот способ полезен при планировании повторяющихся мероприятий или при планировании мероприятий с пользователями, когда желательно видеть расписания пользователей далее, чем на стандартные семь дней.

Изменение параметров поиска свободного времени

Можно изменить диапазон поиска, времени и дней по умолчанию для всех мероприятий на вкладке Поиск свободного времени в параметрах времени даты.

  1. Щелкните Сервис > Параметры, дважды щелкните Календарь, а затем щелкните вкладку Поиск свободного времени.

  2. Измените нужные параметры.

    Параметры включают поиск по диапазону дат или конкретным дням.

  3. Нажмите кнопку ОК.

Общие сведения о событиях на весь день

При создании мероприятия в GroupWise его можно сделать событием на весь день, установив флажок Событие на весь день рядом с полем ввода времени.

Щелкните кнопку доступности под флажком Событие на весь день, чтобы указать вид отображения мероприятия. Для мероприятия можно выбрать следующие виды: Занят, Свободен, Нет на работе или Под вопросом. В отличие от обычных мероприятий, по умолчанию все адресаты получают мероприятия со статусом "Событие на весь день" как "Свободен". Причина этого в том, что события на весь день часто предназначены исключительно для информирования получателей. Например, событие на весь день можно отправить, чтобы информировать коллег о том, что вас не будет на рабочем месте. В этом случае коллеги, получившие событие, не будут отображаться со статусом "Занят" в день события.

Изменение режима отображения событий на целый день

С помощью меню "Параметры" можно изменить способ приема в календарь событий на целый день.

  1. Выберите пункт меню Инструменты > Параметры, дважды щелкните элемент Календарь, затем выберите вкладку Общие.

  2. В области Параметры принятия щелкните раскрывающееся меню, расположенное под пунктом Принять отпр. мной себе события на весь день как, а затем выберите необходимый параметр.

  3. Нажмите кнопку ОК.

При отправке получателям события на целый день, отображаемый по умолчанию параметр времени имеет значение Свободен. Отправитель может выбрать, чтобы в календарях получателей отображаемое события имело бы состояние Занят. Однако такую операцию он должен проделывать всякий раз при отправке события на целый день.

Ввод времени

При планировании мероприятий и других элементов может возникнуть необходимость указать время. В большинстве случаев указать время можно, используя прямой ввод его значения в поле времени или с помощью поля ввода времени. Щелкните значок Ввод времени, чтобы открыть окно ввода времени.

Используйте зеленую стрелку для выбора времени начала и красную стрелку — для выбора времени окончания. Текущие выбранные значения времени отображаются с правой стороны экрана. Минимальный интервал, который можно использовать, составляет 15 минут.

Если нужная продолжительность уже введена, ее можно переместить, перетащив выбранную область вверх или вниз.

Чтобы указать конкретный часовой пояс для события, можно использовать параметр часового пояса. Дополнительные сведения о часовых поясах см. в разделе Указание часового пояса для мероприятия.

Указание часового пояса для мероприятия

Функция "Часовой пояс" позволяет запланировать встречу в одном месте получателей, находящихся в разных часовых поясах.

Обычно GroupWise автоматически устанавливает время встречи, основываясь на параметрах часового пояса получателей. Например, если время встречи запланировано на 10:00 в Москве, для получателя, находящегося в Киеве, время встречи будет отображено как 9:00, а для пользователя, находящегося в Новосибирске — 13:00, так как все эти пользователи находятся в разных часовых поясах. Так как GroupWise автоматически настраивает время, все пользователи, запланированные, например, для телефонной конференции, будут звонить в одно и то же время, даже если местное время для них различается.

Функция "Часовой пояс" используется в том случае, если вы не хотите, чтобы GroupWise автоматически настраивался на местный часовой пояс получателя. Например, если вы находитесь в Екатеринбурге и хотите включить в ваше мероприятие пользователей из Санкт-Петербурга, вам необходимо использовать функцию "Часовой пояс", если эти пользователи лично прибудут на мероприятие в Екатеринбург. Функция "Часовой пояс" гарантирует, что в календарях и почтовых ящиках приглашенных пользователей будет отображено правильное Екатеринбургское время.

  1. Откройте и создайте новое мероприятие.

  2. Щелкните Действия > Выбор часового пояса, в раскрывающемся списке Часовой пояс выберите часовой пояс для проведения мероприятия и щелкните ОК.

  3. Щелкните Отправить на панели инструментов.

Когда пользователи, запланированные с помощью функции "Часовой пояс", получат это мероприятие, после темы мероприятия они увидят время, на которое оно запланировано. Например, если темой встречи является "Конференция по маркетингу", а часовым поясом встречи будет являться Москва, пользователи увидят в мероприятии следующее: Конференция по маркетингу (Москва). В календарях пользователей место аннотируется часовым поясом, а не темой.

Отмена мероприятия

Вы можете отменить мероприятие только в том случае, если его запланировали вы или если вы обладаете необходимыми правами доверенного лица в почтовом ящике планировщика.

  1. В календаре щелкните правой кнопкой мыши мероприятие, которое требуется удалить, затем выберите Удалить.

  2. Установите флажок Удалить из почтовых ящиков всех получателей, чтобы удалить его из почтовых ящиков других пользователей. Не устанавливайте этот флажок, если нужно удалить элемент только из вашего почтового ящика.

  3. (Необязательно) Введите сообщение, объясняющее отмену.

  4. Затем щелкните кнопку ОК.

Сообщение "Встреча отменена" отправляется каждому из пользователей, которым было отправлено мероприятие, а мероприятие удаляется из календаря пользователя. Пользователи, которым мероприятие было делегировано, не получают сообщение "Встреча отменена", но мероприятие удаляется из их календарей.

Отмена повторяющегося мероприятия

Вы можете отменить повторяющееся мероприятие в том случае, если его запланировали вы или если у вас есть необходимые права доверенного лица в почтовом ящике запланировавшего мероприятие пользователя.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши повторяющееся мероприятие, которое нужно отменить, и выберите команду Удалить.

  2. Установите флажок Удалить из почтовых ящиков всех получателей.

  3. (Необязательно) Введите сообщение, объясняющее отмену.

  4. Нажмите кнопку ОК.

  5. Щелкните пункт Данный экземпляр, Все экземпляры или Начиная с данного экземпляра.

Сообщение "Встреча отменена" отправляется каждому из пользователей, которым было отправлено мероприятие, а мероприятие удаляется из календаря пользователя. Пользователи, которым мероприятие было делегировано, не получают сообщение "Встреча отменена", но мероприятие удаляется из их календаря.

Изменение мероприятия

Изменения, внесенные в мероприятие, просто появляются в мероприятиях получателя, без отправки каких-либо сообщений в почтовые ящики пользователей. Измененное мероприятие отображается полужирным шрифтом, и в нем отображается заголовок с оповещением, показывающим пользователям, какие разделы мероприятия были изменены. Пользователям не предлагается повторно принять мероприятие.

Сведения об изменении мероприятия и других элементов электронной почты см. в разделе Раздел 3.2.5, Редактирование отправленных мероприятий, заданий и напоминаний.

Чтобы перепланировать мероприятие на новое время того же дня, выполните приведенные ниже действия.

  1. Откройте календарь и перетащите мероприятие на новое время.

Копирование мероприятия

Существующее мероприятие, как и элементы электронной почты других типов, можно скопировать, чтобы создать новое. Дополнительные сведения см. в разделе Раздел 3.2.6, Дублирование отправленных почтовых сообщений.

4.4.3 Отправка напоминаний

Напоминания аналогичны почтовым сообщениям, за исключением того, что они назначаются на определенный день и появляются в календаре для этой даты. Вы можете использовать напоминания, чтобы отмечать в календаре отпуска, праздники, дни выплаты зарплаты, дни рождения и другие события.

Создание напоминания для себя

Напоминание для себя называется персональным напоминанием. Персональные напоминания помещаются в календарь согласно указанной дате. Они не помещаются в ваш почтовый ящик или в почтовый ящик какого-либо другого пользователя.

  1. В папке "Календарь" откройте бланк со списком напоминаний (например, бланк "Неделя").

  2. Щелкните дату, дважды щелкните пустое место в списке "Напоминания".

  3. При необходимости щелкните Значок календаря, чтобы указать начальную дату или автодатировку для напоминания.

  4. Укажите тему и сообщение для напоминания.

    С помощью вкладки Параметры отправки вы можете задать другие параметры, например назначить напоминанию высокий приоритет и т. д.

  5. Нажмите кнопку Поместить на панели инструментов.

Чтобы обратиться к информации позже, откройте календарь и выберите дату, на которой отображается элемент. Дважды щелкните напоминание в списке напоминаний.

Планирование напоминания для других пользователей

  1. Выберите пункт Файл > Новый > Напоминание.

  2. В поле Кому введите имя пользователя, а затем нажмите клавишу Enter. Повторите эти действия для других пользователей. При необходимости выберите пункт +Копия или +Скрытая копия, чтобы добавить нужное поле, и введите имена пользователей в поля Копия и Скрытая копия.

    или

    Чтобы выбрать имена пользователей из списка, нажмите кнопку Адреса на панели инструментов, дважды щелкните каждое имя пользователя, а затем нажмите кнопку ОК.

  3. (Необязательно) Укажите тему и сообщение для напоминания.

  4. В поле Дата начала укажите дату, когда данное напоминание должно появиться в папках "Календарь" получателей.

    или

    При необходимости щелкните Значок календаря, чтобы указать начальную дату или автодатировку для напоминания.

    Щелкнув вкладку Параметры отправки, можно указать многие параметры, например установить для этого сообщения высокий приоритет, запросить ответ от получателей и т. д.

  5. Щелкните Отправить на панели инструментов.

4.4.4 Планирование повторяющихся сообщений

В режиме повторяющихся элементов можно отправлять мероприятия, задания и напоминания. Повторяющиеся элементы можно планировать по дням, неделям, месяцам, годам или в соответствии с определенными пользователем параметрами.

При отправке повторяющегося элемента GroupWise копирует его и помещает в каждую копию элемента одну из определенных дат. Например, если вы определили для события пять дат, GroupWise создает пять копий сообщения и планирует по одной копии сообщения на каждую дату. При отправке элемента другим пользователям у вас будет пять исходящих элементов с пятью экземплярами. Если вы получаете сообщение, то в почтовом ящике будет пять копий входящего сообщения, запланированных на разные даты.

Планирование ежедневно повторяющегося элемента

  1. В планируемом мероприятии, задании или напоминании щелкните пункт Повторение, а затем выберите пункт Ежедневно.

  2. Выберите шаблон повторения, дату начала, дату окончания (или число экземпляров), а затем щелкните кнопку Готово.

Планирование еженедельно повторяющегося элемента

  1. В планируемом мероприятии, задании или напоминании щелкните пункт Повторение, а затем выберите пункт Еженедельно.

  2. Выберите шаблон повторения, дату начала, дату окончания (или число экземпляров), а затем щелкните кнопку Готово.

Планирование ежемесячно повторяющегося элемента

  1. В планируемом мероприятии, задании или напоминании щелкните пункт Повторение, а затем выберите пункт Ежемесячно.

  2. Выберите шаблон повторения, дату начала, дату окончания (или число экземпляров), а затем щелкните кнопку Готово.

Планирование ежегодно повторяющегося элемента

  1. В планируемом мероприятии, задании или напоминании щелкните пункт Повторение, а затем выберите пункт Ежегодно.

  2. Выберите шаблон повторения, дату начала, дату окончания (или число экземпляров), а затем щелкните кнопку Готово.

Планирование определенного пользователем повторяющегося элемента по датам

Этот тип определенного пользователем повторения позволяет выбрать из календаря года конкретные дни.

  1. В планируемом мероприятии, задании или напоминании щелкните пункт Повторение, а затем выберите пункт Настраиваемый.

  2. На вкладке Дата щелкните дни, которые нужно запланировать.

  3. Для перехода к другому году щелкните кнопку года, введите новый год и щелкните ОК.

  4. Если хотите очистить все выбранные даты, щелкните Сброс.

  5. Нажмите кнопку ОК.