3.1 Отправка электронной почты

В GroupWise сообщения могут отправляться в текстовом виде или HTML-формате. Кроме того, можно прикрепить файл, добавить подпись или vCard, а также выполнить проверку орфографии перед отправкой сообщения.

Функция дополнения имен из адресной книги позволяет быстро и легко находить контакты для добавления их в поле адресата.

3.1.1 Выбор бланка для создания

По умолчанию в GroupWise предлагается бланк создания HTML для создания элементов. На бланке HTML предлагается широкий выбор шрифтов, размеров кегля и цветов; параметры форматирования текста, в том числе стили абзацев, выравнивание, маркированные списки, нумерованные списки, гиперссылки на текст и горизонтальные линии; параметры рисунков для встроенных и фоновых изображений. Если вы предпочитаете более простую среду редактирования, воспользуйтесь бланком создания простого текста.

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Среда, а затем щелкните вкладку Общие.

  3. Выберите пункт Простой текст или HTML.

  4. Выберите шрифт и размер шрифта в соответствующих полях.

  5. Нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ.Во вновь создаваемом элементе можно изменить бланк создания для этого отдельного элемента: щелкните Бланк > Простой текст или Бланк > HTML.

3.1.2 Создание сообщения электронной почты

  1. На панели инструментов нажмите Новое письмо.

    Вы можете выбрать различные бланки сообщений, нажав стрелку вниз рядом с элементом Новое письмо.

  2. В поле Кому введите имя пользователя, а затем нажмите клавишу Enter. Повторите эти действия для других пользователей.

    или

    Чтобы выбрать имена пользователей из списка, щелкните пункт Адрес на панели инструментов, выполните поиск и дважды щелкните каждого пользователя, а затем нажмите кнопку ОК.

  3. Если необходимо, щелкните элементы +Копия и +Скрытая копия, чтобы добавить эти поля, затем введите в поля Копия и СК имена пользователей.

    Копия: Пользователи, указанные в поле "Копия" получают копию сообщения. Получателями копии являются пользователи, которым может потребоваться информация, содержащаяся в сообщении, но они не будут нести за нее прямую ответственность. Все получатели при этом видят имена других пользователей, которым была отправлена копия. Они также могут видеть имена всех получателей копии.

    СК (Скрытая копия): Получатели скрытой копии ("СК") получают копию сообщения. Другие получатели информацию о скрытых копиях не получают. Только отправитель и получатель скрытой копии знают, что скрытая копия была отправлена. Если получатель отвечает на сообщение и выбирает Ответить всем, получатель скрытой копии не получит этот ответ.

  4. Чтобы изменить имя в поле "От" (на имя другой учетной записи или доверенного лица), щелкните От:, а затем имя.

  5. Укажите тему.

  6. Введите сообщение.

  7. (Необязательно) Откройте вкладку Параметры отправки , чтобы выбрать другие параметры, например установить для этого сообщения высокую важность, запросить ответ от получателя, добавить категории и т. д.

    Если используется параметр "Категории", получателю отправляются только четыре категории по умолчанию.

    Чтобы открыть гиперссылку в бланке создания, щелкните ее, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  8. С помощью кнопки Добавить прикрепление, расположенной в нижней части окна создания, можно включить в сообщение любые прикрепления.

  9. Нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.

3.1.3 Форматирование сообщения электронной почты

Параметры форматирования, доступные при создании сообщения, зависят от выбранного бланка создания. К создаваемому вами сообщению применяются параметры, описанные в данном разделе.

ПРИМЕЧАНИЕ.Если получатель использует бланк чтения HTML, он видит сообщение так, как вы его отформатировали. Он не может изменить шрифт элемента с форматированием HTML. Если получатель использует для чтения бланк простого текста, HTML-форматирование теряется. Однако он может выбрать команду Бланк > HTML, чтобы сообщение отобразилось в том формате, в котором оно было создано.

Выбор текстового редактора

При создании сообщения в GroupWise вы можете использовать оригинальный редактор GroupWise или следующие сторонние редакторы:

  • LibreOffice 3.6 или более поздней версии;

  • Microsoft Word 2007 или более поздней версии.

    Microsoft Word 2019 поддерживается в GroupWise 18.1 и более поздних версий.

Для использования приложения LibreOffice или Word оно должно быть установлено на рабочей станции.

Если в качестве редактора по умолчанию выбрано приложение LibreOffice или Word, его функции и параметры форматирования доступны в окне написания сообщения GroupWise. Инструкции по настройке форматирования см. в документации к приложению.

  1. Щелкните Сервис > Параметры, а затем дважды щелкните Среда.

  2. Перейдите на вкладку Редакторы/Программы просмотра.

  3. В Создать простой текст с помощью выберите редактор, который необходимо использовать.

  4. В Создать HTML с помощью выберите редактор. который необходимо использовать.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Использование текстового редактора GroupWise для создания сообщений электронной почты в формате HTML

Для добавления в сообщения дополнительных возможностей форматирования можно использовать инструменты HTML, доступные в GroupWise. На панели инструментов сохраняется доступ ко всем стандартным текстовым функциям, таким как шрифт, подчеркивание и курсив, а также к таким функциям, как выравнивание, отступ, добавление изображений и таблиц и т. д.

HTML, панель инструментов

Для просмотра всех кнопок на панели инструментов HTML размер окна элемента можно изменить по горизонтали.

Смена шрифта в HTML-сообщении

В открытом HTML-сообщении:

  1. Чтобы изменить шрифт, его размер и другие атрибуты, используйте панель инструментов HTML.

Для элементов HTML также можно задать шрифт по умолчанию. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка бланка и шрифта по умолчанию для чтения и создания.

Добавление в HTML-сообщение горизонтальной линии

В открытом HTML-сообщении:

  1. Выберите место в электронном сообщении, где нужно расположить горизонтальную линию.

  2. Щелкните значок "Горизонтальная линия".

Добавление в HTML-сообщение маркированного или нумерованного списка

В открытом HTML-сообщении:

  1. Для вставки маркированного или нумерованного списка используйте панель инструментов HTML.

  2. Введите элемент списка, а затем нажмите Enter, чтобы создать следующий элемент списка.

  3. Чтобы отключить форматирование списка, после последнего элемента нажмите Enter, а затем Backspace.

Добавление в HTML-сообщение таблицы

В открытом HTML-сообщении:

  1. На панели инструментов HTML щелкните значок Параметры таблицы.

  2. В раскрывающемся меню выберите размер таблицы или выберите пункт Другое и укажите собственные размеры.

    В электронном сообщении появляется таблица, ее размеры подстраиваются под объем текста.

Добавление в HTML-сообщение изображений

В открытом HTML-сообщении:

  1. В области, где нужно разместить изображение, щелкните значок Вставить картинку.

  2. Укажите имя графического объекта, который нужно добавить, или перейдите к нему и выберите его, а затем щелкните кнопку ОК.

Добавление в HTML-сообщение фонового изображения

В открытом HTML-сообщении:

  1. Щелкните значок Фоновое изображение.

  2. Укажите имя графического объекта, который будет использован как фоновый, или перейдите к нему и выберите его.

  3. Нажмите кнопку ОК.

Добавление в HTML-сообщение гиперссылки

Гиперссылки связывают определенное слово, фразу или изображение непосредственно с веб-сайтом.

В открытом HTML-сообщении:

  1. Выделите слово, фразу или изображение, которое хотите использовать, затем щелкните значок Вставить гиперссылку.

  2. Укажите веб-адрес для связи.

  3. Нажмите кнопку ОК.

    Текст поменяет цвет и будет подчеркнут, указывая, что это ссылка. Изображение не меняет цвет, однако работает как ссылка.

Отмена или возврат последней операции с текстом в HTML-сообщении

Вы можете отменить последнее действие по изменению текста в поле Тема или Сообщение создаваемого сообщения.

  1. Щелкните Правка > Отменить.

    или

    Чтобы отменить действие, щелкните Правка > Вернуть.

Можно также использовать сочетания клавиш Ctrl+Z для отмены и Ctrl+Y для возврата. Сведения о других сочетаниях клавиш см. в разделе Раздел D.0, "Горячие" клавиши.

Использование текстового редактора GroupWise для форматирования простых текстовых электронных сообщений

В сообщении с обычным текстом можно изменять шрифт, его размер и цвет. Можно использовать полужирное начертание, курсив или подчеркивание. Однако в бланке создания простого текста нельзя сформировать отступы в тексте либо вставить гиперссылки или горизонтальные линии.

Смена шрифта в сообщении с обычным текстом

В создаваемом в бланке простого текста элементе можно выполнить следующие действия.

  1. Нажмите поле Сообщение.

  2. Щелкните Правка > Шрифт > Шрифт.

  3. Выберите шрифт и стиль шрифта.

  4. Выберите размер.

  5. Выберите любые другие параметры, которые хотите изменить, и щелкните ОК.

Для выделения фрагментов текста полужирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием можно использовать также кнопки панели инструментов.

Форматирование списков в сообщении с обычным текстом

В создаваемом в бланке простого текста элементе можно выполнить следующие действия.

  1. Нажмите Ctrl+Shift+L, чтобы вставить маркированный список.

  2. Нажмите Ctrl+Shift+L еще раз, чтобы изменить список на нумерованный.

  3. Нажмите и удерживайте Ctrl+Shift+L, чтобы выбрать необходимый формат из шести доступных.

  4. Введите элемент списка, а затем нажмите Enter, чтобы создать следующий элемент списка.

  5. Чтобы отключить форматирование списка, после последнего элемента списка дважды нажмите Enter.

Отмена последней операции с текстом в сообщении с обычным текстом

Вы можете отменить последнее действие по изменению текста в поле Тема или Сообщение создаваемого сообщения.

  1. Щелкните Правка > Отменить.

Для отмены можно также использовать сочетание клавиш Ctrl+Z. Сведения о других сочетаниях клавиш см. в разделе Раздел D.0, "Горячие" клавиши.

Использование в текстовом редакторе GroupWise пользовательских бланков

В пользовательских бланках можно создавать шаблоны сообщений электронной почты, а затем сохранять их для повторного использования. Это удобно, если часто приходится отправлять сообщения электронной почты, содержащие определенный текст или имеющие определенный вид. Можно создать сообщение электронной почты необходимого вида, а затем сохранить его в качестве пользовательского бланка.

ПРИМЕЧАНИЕ.Некоторые элементы форматирования HTML могут быть утеряны, если сохранить HTML-сообщение в виде бланка. Для пользовательских бланков рекомендуется использовать сообщение с простым текстом.

Сохранение пользовательского бланка

  1. Щелкните Новое письмо, чтобы создать новое сообщение электронной почты.

  2. (Необязательно) Введите тему сообщения электронной почты в поле Тема.

  3. Введите текст сообщения электронной почты в поле Сообщение.

  4. Щелкните Файл > Сохранить бланк.

    По умолчанию пользовательский бланк сохраняется в каталоге C:\Novell\Groupwise. Файлы пользовательских бланков имеют расширение GHV.

  5. Введите имя для бланка и щелкните кнопку Сохранить.

Открытие пользовательского бланка

  1. Щелкните кнопку стрелка вниз рядом со значком Новое сообщение.

  2. Выберите файл пользовательского бланка, который был сохранен раньше.

    Открывается пользовательский бланк, в котором отображается информация, введенная при сохранении файла пользовательского бланка.

  3. После добавления необходимой дополнительной информации щелкните кнопку Отправить.

Настройка места хранения пользовательских бланков

  1. Щелкните пункт Сервис > Параметры, а затем дважды щелкните пункт Среда.

  2. Выберите вкладку Местоположение файла.

  3. В поле Настраиваемые бланки укажите место хранения пользовательских бланков или перейдите туда и выберите это место.

  4. Нажмите кнопку ОК.

3.1.4 Проверка орфографии в сообщениях

Проверить орфографию в отправляемых сообщениях можно двумя способами. Обе функции позволяют обнаружить опечатки, дублирующиеся слова и неправильное использование заглавных букв в создаваемых сообщениях. Каждая функция имеет свои преимущества в определенных случаях.

Использование средства быстрой проверки орфографии

Программа быстрой проверки орфографии проверяет орфографию во время ввода и подчеркивает слова с ошибками. Когда программа быстрой проверки орфографии находит слово с ошибкой, можно заменить его словом, которое предложит программа, или оставить его далее по тексту без изменений. Вы также можете добавить слово в список слов пользователя.

Установка проверки орфографии по умолчанию

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Среда, а затем щелкните вкладку Общие.

  3. Выберите Автоматически проверять орфографию, затем щелкните ОК.

    Снимите флажок напротив данного параметра, чтобы отменить автоматическую проверку орфографии.

Быстрая проверка орфографии

  1. Правой кнопкой мыши щелкните слово с ошибкой в поле Тема или Сообщение.

  2. Выберите правильное слово.

    или

    Щелкните Пропустить все, чтобы пропустить это слово в остальном тексте сообщения.

    или

    Щелкните Добавить в список слов, чтобы добавить слово в список слов.

Отключение быстрой проверки орфографии при создании сообщения

  1. Щелкните правой кнопкой мыши по полю Тема или Сообщение.

  2. Щелкните Отключить быструю проверку орфографии.

    Чтобы повторно включить быструю проверку орфографии, нажмите правой кнопкой мыши по полю Тема или Сообщение, а затем выберите Включить быструю проверку орфографии.

СОВЕТ.Быструю проверки орфографии можно включить или отключить в любой момент через меню параметров создания.

Использование средства проверки орфографии

Проверить орфографию можно вручную или запустить проверку, нажав Отправить. При обнаружении слова с орфографической ошибкой вы можете заменить его на предлагаемое слово, изменить слово вручную или пропустить его. Вы также можете установить автоматическую замену слова или добавить слово в список слов пользователя. С помощью меню параметров среды или параметров создания средство проверки орфографии можно настроить для автоматической проверки орфографии сообщений перед их отправкой.

Проверка орфографии в элементе с помощью средства проверки орфографии

Если вы используете не GroupWise, а другой редактор, проверка орфографии проводится с помощью соответствующего компонента этого редактора. Дополнительные сведения о проверке орфографии см. в справке приложения.

  1. Щелкните поле Тема или Сообщение

    или

    выделите текст, орфографию в котором нужно проверить.

  2. Щелкните Сервис > Проверка орфографии.

  3. Чтобы указать фрагмент текста, который должен быть проверен, щелкните раскрывающийся список Проверка затем выберите параметр.

  4. Когда функция проверки орфографии остановится на определенном слове, щелкните любой из доступных параметров или измените слово вручную.

    Можно выбрать один из следующих параметров:

    Заменить: Заменяет слово с ошибкой на слово, предложенное средством проверки орфографии. Чтобы заменить слово с ошибкой, дважды щелкните слово или выделите его и щелкните пункт Заменить. Чтобы внести исправления, редактировать слово в поле Заменить на, а затем нажмите Заменить.

    Пропустить: пропустить слово один раз. Средство проверки орфографии останавливается при следующем нахождении этого слова.

    Пропустить везде: Пропуск слова во всем документе. Средство проверки орфографии пропускает данное слово до следующей проверки.

    Добавление: Добавляет слова в текущий список слов пользователя, в котором сохранены дополнительные слова, чтобы средство проверки орфографии распознавало это слово при дальнейшей проверке.

    QuickCorrect: Определение автоматической замены слова или фразы. Когда средство проверки орфографии остановится на определенном слове, щелкните пункт Автокорректор, чтобы заменить слово на текст, находящийся в поле Заменить на, и добавьте замену в список слов пользователя, используемый автокорректором. В следующий раз, когда вы будете вводить слово, функция автокорректора автоматически заменит его.

  5. После завершения проверки орфографии нажмите кнопку Да.

Автоматическая проверка орфографии с помощью средства проверки орфографии

GroupWise можно настроить на автоматическую проверку орфографии при нажатии кнопки Отправить.

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Среда, а затем щелкните вкладку Общие.

  3. Установите флажок Автоматически проверять орфографию и Проверять орфографию перед отправкой, затем нажмите кнопку ОК.

Настройка проверки орфографии

Можно изменить типы слов, которые средство проверки орфографии рассматривает как имеющие орфографические ошибки.

  1. Если средство проверки орфографии остановилось на слове с орфографическими ошибками, щелкните пункт Параметры.

  2. Установите или сбросьте следующие флажки:

    • Проверка слов с цифрами

    • Проверка повторяющихся слов

    • Предупреждение перед автозаменой

  3. Продолжение проверки орфографии в обычном режиме.

Выбор языка средства проверки орфографии

  1. Выберите поле Тема или поле Сообщение.

    или

    выделите текст, орфографию в котором нужно проверить.

  2. Щелкните пункт Сервис > Язык проверки орфографии.

  3. Выберите язык и нажмите ОК.

Добавление нового языка для средства проверки орфографии

При установке клиента GroupWise можно включить несколько словарей для средства проверки орфографии. Список словарей, которые можно добавить, см. в разделе Пользовательские языки GroupWise руководства по администрированию GroupWise 18.

В некоторых случаях может потребоваться добавить словарь для языка, который не включен в установку клиента GroupWise. Средство проверки орфографии GroupWise поддерживает языковые словари, совместимые с Hunspell/Myspell. Каждый словарь состоит из двух файлов с одинаковыми именами, но разными расширениями: .aff и .dic.

Чтобы добавить новый словарь в средство проверки орфографии GroupWise, выполните указанные ниже действия.

  1. Загрузите файлы языкового словаря.

    Например, языковые словари можно найти на указанных ниже веб-сайтах.

  2. Скопируйте файлы AFF и DIC в каталог словарей GroupWise, находящийся по следующему пути:

    в 64-разрядных версиях Windows — C:\Program Files (x86)\Novell\GroupWise\dictionaries;

    в 32-разрядных версиях Windows — C:\Program Files\Novell\GroupWise\dictionaries.

  3. (Необязательно) Создайте файл TXT в каталоге dictionaries с тем же именем, что и у файлов нового словаря.

    Откройте файл TXT, введите имя, под которым новый словарь должен отображаться в меню средства проверки орфографии, а затем сохраните файл.

  4. Перезапустите клиент GroupWise.

  5. После перезапуска клиента GroupWise в главном окне щелкните Новое письмо.

  6. Выделите текст сообщения, а затем щелкните Инструменты > Язык проверки орфографии.

  7. В раскрывающемся меню выберите новый язык проверки орфографии.

    Если вы не задали пользовательское имя для нового языка в Шаг 3, имя словаря будет отображаться в формате "код страны/диалекта".

  8. Нажмите кнопку ОК.

3.1.5 Прикрепление файлов

Используйте команду Прикрепить файл, чтобы отправить один или несколько файлов другим пользователям. Получатели могут открывать прикрепленный файл, сохранять, просматривать или печатать его. Получатели не увидят изменений, внесенных вами в файл после его отправки.

При прикреплении файла с именем длиннее 255 символов (с учетом полного пути к файлу) появится сообщение об ошибке. При этом отправить письмо не удастся.

Если вы прикрепляете файл, защищенный паролем, получатель сможет открыть или просмотреть это прикрепление только после ввода пароля.

Подробную информацию о прикреплении документов из библиотеки GroupWise см. в разделе Прикрепление ссылки на документ к элементу.

Прикрепление файла к элементу

  1. Откройте новый элемент.

  2. Заполните поля Кому, Тема и Сообщение.

  3. Щелкните значок "Прикрепить" на панели инструментов, перейдите и выберите файл или файлы для отправки.

    Чтобы прикрепить несколько файлов из папки, нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее, выберите файлы для прикрепления. По умолчанию в диалоговом окне "Прикрепить файл" сохраняется предыдущее место, в котором выбирались прикрепляемые файлы.

  4. Нажмите кнопку ОК.

  5. Щелкните Отправить на панели инструментов.

СОВЕТ.Файл или элемент можно также прикрепить, перетащив его в окно прикреплений. Кроме того, можно щелкнуть правой кнопкой мыши файл в Windows и выбрать Отправить > Получатель GroupWise. Новое сообщение создается с прикреплением в окне прикреплений.

Чтобы удалить прикрепление до отправки элемента, выполните следующие действия:

  1. Щелкните прикрепление правой кнопкой и выберите команду Удалить.

    При удалении прикрепленного файла он удаляется не из исходного расположения, а из списка прикреплений.

При перемещении или удалении исходного файла файл, прикрепленный к элементу, не затрагивается.

Прикрепление ссылки на документ к элементу

Если файл, который нужно прикрепить, в качестве документа хранится в библиотеке GroupWise, то прикрепить можно ссылку на документ. При открытии прикрепления получателем документ откроется в библиотеке в том случае, если у получателя есть права на открытие и просмотр документов и если библиотека доступна.

Если у кого-то из получателей недостаточно прав на доступ к документу, для работы с электронной почтой они используют приложение, не поддерживающее библиотеки GroupWise, либо библиотека недоступна, откроется только копия документа. Если получатель внесет изменения в копию, изменения не будут сохранены в документе в библиотеке. Дополнительно о правах на документ см. в разделе Раздел 15.0, Управление документами.

Чтобы прикрепить ссылку на документ к сообщению:

  1. Откройте новый элемент.

  2. Заполните поля Кому, Тема и Сообщение.

  3. В нижней части окна создания сообщения щелкните Добавить прикрепление, а затем в окне Прикрепить файл выберите Ссылка на документ.

    Отобразится окно "Выбор документа".

  4. В раскрывающемся списке Библиотека выберите библиотеку, содержащую требуемый документ.

  5. В поле № документа введите номер документа.

    Если вы не знаете номер документа, для его поиска используйте функцию Поиск. Чтобы прикрепить отображенный в окне "Результаты поиска" документ, выберите его и щелкните ОК.

  6. В раскрывающемся списке Версия выберите версию документа, которую вы хотите прикрепить. При выборе пункта Конкретная версия введите ее номер в поле № версии.

  7. Нажмите кнопку ОК.

  8. Щелкните Отправить на панели инструментов.

Внедрение объекта OLE в сообщение

  1. Откройте сообщение и укажите адрес отправки.

  2. Щелкните Файл > Прикрепления > Прикрепить объект.

  3. Чтобы вставить существующий объект, щелкните Использовать файл, введите имя файла и нажмите ОК. Далее выполните Шаг 8.

    или

    Чтобы создать объект и внедрить его, выполните действия с Шаг 4 по Шаг 8.

  4. Щелкните Создать новый и выберите тип объекта.

  5. Щелкните ОК, чтобы открыть приложение.

  6. Создайте объект, который хотите вставить.

  7. В приложении щелкните Файл и нажмите Выход.

    Операции в этом действии отличаются в зависимости от приложения.

  8. Закончите сообщение, если необходимо, и щелкните Отправить на панели инструментов.

Для просмотра и изменения объектов OLE получатель сообщения должен использовать GroupWise.

Если получатели открывают сообщение и вносят изменения, они должны сохранить его с новым именем. В противном случае при попытке закрыть письмо они получат сообщение об ошибке.

Если объект OLE скопирован в буфер обмена, его можно вставить в открытое сообщение с помощью команды Специальная вставка в меню Правка.

3.1.6 Добавление подписи и визитной карточки

Вкладка "Подпись" используется для вставки подписи или заключительной строки в конец отправляемого элемента. Например, GroupWise может автоматически добавлять в конец каждого отправляемого сообщения ваше имя, номер телефона и адрес электронной почты.

Если у вас имеется несколько учетных записей, включая учетные записи POP3, IMAP4 и учетные записи групп новостей NNTP, вы можете создать различные подписи для каждой учетной записи. Для одной учетной записи можно создавать несколько подписей.

Подписи создаются в формате HTML, который позволяет форматировать подпись и добавлять графический объекты к ней. При отправке тестового сообщения, HTML преобразуется в текст.

GroupWise может также в конец каждого сообщения автоматически добавлять карту vCard (или виртуальную визитную карточку).

Создание подписи

Подпись можно создать с помощью параметров клиента GroupWise или из создаваемого сообщения.

Чтобы создать подпись с помощью параметров клиента GroupWise, выполните следующие действия:

  1. Щелкните Сервис > Параметры, а затем дважды щелкните Среда.

  2. Перейдите на вкладку Подпись.

  3. Выберите Подпись и нажмите Создать.

  4. Введите имя подписи и нажмите кнопку ОК.

  5. Создайте подпись в предоставляемом редакторе HTML.

  6. Выберите, будет ли созданная подпись являться подписью по умолчанию.

  7. Укажите, следует ли выдавать запрос о добавлении подписи для каждого отправляемого элемента.

  8. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы создать подпись из бланка создания, выполните следующие действия:

  1. Щелкните значок меню параметров, чтобы открыть меню параметров создания. По умолчанию откроется раскрывающееся меню подписи.

  2. Щелкните значок редактирования рядом с пунктом Создать новую подпись.

  3. Введите имя подписи, затем создайте подпись в предоставляемом редакторе HTML.

  4. Выберите, будет ли созданная подпись являться подписью по умолчанию.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Настройка визитной карточки

Визитные карточки (vCard) — это электронные визитные карточки, отформатированные в соответствии со стандартами почтового консорциума Интернета. Файл визитной карточки vCard имеет расширение .vcf. Его можно добавлять к исходящим элементам электронной почты. Сторонние компании предоставляют программное обеспечение, которое можно использовать для создания карточек vCards с текстом, изображениями и звуковыми эффектами. При использовании системы GroupWise для создания карточек vCard будет использоваться информация из полей в списке адресной книги.

  1. Щелкните Сервис > Параметры, а затем дважды щелкните Среда.

  2. Перейдите на вкладку Подпись.

  3. Выберите пункт Электронная визитная карточка (vCard), чтобы автоматически добавлять vCard к каждому отправляемому сообщению электронной почты.

  4. Выберите источник данных для визитной карточки.

    Создание из адресной книги GroupWise: vCard создается с учетом ваших персональных данных в адресной книге GroupWise.

    Выбор из персональной адресной книги: Позволяет выбирать любого пользователя из персональной адресной книги и создавать vCard по его персональным данным. Это удобно, если отправка электронной почты выполняется от имени других пользователей.

    Выбор файла визитной карточки: Позволяет выбрать пользовательский файл карточки vCard .vcf, предоставленный независимой организацией.

  5. Укажите, следует ли выдавать запрос о добавлении карточки vCard для каждого отправляемого элемента.

  6. Нажмите кнопку ОК.

Добавление подписи или карточки vCard к электронной почте

Если выбрать параметр Запрос перед добавлением, можно будет вручную добавить подпись при создании сообщения, выбрав в теле сообщения пунктЩелкните, чтобы добавить подпись. Если выбран параметр Автоматически добавлять подпись, то во все сообщения электронной почты автоматически добавляется подпись по умолчанию. Изменить подпись можно только после ее добавления в элемент, если его нужно персонализировать. Изменения подписи, внесенные в нее непосредственно в элементе, не сохраняются. Если создана карточка vCard, то во все сообщения также автоматически добавляется визитная карточка. Можно получить подпись и визитную карточку одновременно.

  1. В бланке создания выберите пункт Щелкните, чтобы добавить подпись в теле сообщения.

    К сообщению немедленно будет добавлена подпись по умолчанию. Если подпись еще не создана, будет предложено создать ее. Дополнительные сведения см. в разделе Создание подписи.

  2. Чтобы выбрать другую подпись, перейдите в область подписи и щелкните маленькую стрелку в правом верхнем углу.

  3. Необязательно: чтобы персонализировать подпись только для данного элемента, внесите в нее необходимые изменения.

  4. Завершив создание сообщения и подписи, нажмите кнопку Отправить.

Общие сведения о глобальных подписях

Помимо персональных подписей администратор GroupWise может создать глобальную подпись, доступную для каждого пользователя. Если администратор GroupWise включит глобальную подпись, она автоматически будет добавляться во все сообщения при отправке. Если глобальная подпись доступна, но не обязательна, она добавляется к вашей подписи, если вы уже используете персональную подпись. Если у вас нет персональной подписи, глобальная подпись добавляется, только если она обязательна. При повторной отправке сообщения глобальная подпись не будет автоматически добавлена к сообщению.

3.1.7 Маршрутизация письма последовательно к нескольким получателям

Маршрутный лист используется для отправки сообщений или заданий нескольким пользователям последовательно. Вам нужно определить последовательность маршрута. Когда какой-либо пользователь, получивший элемент по маршрутному листу, помечает его как завершенный, элемент отправляется следующему пользователю, указанному в маршруте.

Если маршрутизируемый элемент включает прикрепления, каждый пользователь в маршруте может просмотреть их и добавить к ним комментарии. Если к прикреплению добавляется комментарий, его увидят все последующие пользователи в маршруте.

ВАЖНО.Чтобы узнать о завершении маршрута и увидеть все комментарии/изменения в прикреплениях, необходимо добавить себя в конце маршрута.

ПРИМЕЧАНИЕ.Маршрутизируемый элемент, отправленный на внешний адрес, автоматически помечается как выполненный (поскольку получатель сам не может сделать такую пометку) и отправляется следующему пользователю по маршруту.

Если вы не хотите, чтобы элементы с маршрутом помечались доверенным лицом как завершенные, вы можете назначить такому элементу пароль, который будет запрашиваться при его завершении.

Создание элемента с маршрутом

  1. Откройте новое сообщение или задание.

  2. Щелкните Действия > Маршрутный лист.

  3. В поле Маршрут введите имя пользователя, а затем нажмите клавишу Enter. Повторите для каждого пользователя, включенного в маршрут.

    или

    Нажмите кнопку Адрес на панели инструментов, чтобы выбрать имена пользователей в диалоговом окне "Выбор адресов".

    В качестве получателей сообщений с маршрутом можно также указывать персональные группы. При использовании диалогового окна "Селектор адресов" группа представляется в развернутом виде, что позволяет указать порядок пользователей в маршруте.

    ВАЖНО.Добавьте себя в конце маршрута, чтобы узнать о его завершении, а также просмотреть все комментарии и изменения в прикреплениях.

  4. Введите тему и текст сообщения.

  5. Если не нужно, чтобы сообщения с маршрутом отмечались как выполненные доверенными лицами, можно запросить ввод пароля GroupWise у получателей для отметки элемента как выполненного. Щелкните вкладку Параметры отправки, выберите Защита и выберите Запрашивать пароль для завершения элемента с маршрутом.

  6. Щелкните Отправить на панели инструментов.

Использование адресной книги для адресации сообщения с маршрутом

  1. В бланке письма или задания щелкните Адрес на панели инструментов.

  2. Установите флажок Маршрутный лист.

  3. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, выберите имена в том порядке, в котором нужно определить маршрут сообщения, и щелкните Маршрут.

    или

    Дважды щелкните имена в том порядке, в котором нужно маршрутизировать сообщение.

    Используйте операции перетаскивания для изменения порядка имен в списке адресов.

    ВАЖНО.Добавьте себя в конце маршрута, чтобы узнать о его завершении, а также просмотреть все комментарии и изменения в прикреплениях.

  4. Нажмите кнопку ОК.

Запрос пароля перед пометкой элемента с маршрутом как завершенного

Если требуется пароль, пользователь должен ввести его прежде, чем сможет пометить элемент как выполненный.

Требование пароля для всех сообщений с маршрутом:

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Защита, затем щелкните вкладку Параметры отправки.

  3. Выберите Запрашивать пароль для завершения сообщения c маршрутом.

  4. Нажмите кнопку ОК.

Дополнительно о паролях GroupWise см. в разделе Раздел 1.2.1, Назначение пароля для почтового ящика без аутентификации LDAP.

Завершение элемента с маршрутом

  1. Добавив назначения или инструкции в элемент с маршрутом, откройте его.

  2. Если необходимо просмотреть или изменить прикрепление к маршрутизируемому элементу, откройте прикрепление в соответствующем приложении, внесите изменения, а затем сохраните файл и закройте приложение.

    Файл будет сохранен на вашем компьютере в каталоге для временных файлов. Не изменяйте путь, иначе изменения не будут включены в маршрутизируемый элемент при его отправке следующему адресату.

  3. В бланке элемента щелкните Действия, выберите Пометить как выполненное и нажмите кнопку ОК.

    Кроме того, в заголовке элемента можно установить флажок Завершено.

  4. Если отправитель затребовал пароль для завершения элемента, введите пароль и нажмите кнопку ОК.

    Элемент будет отправлен следующему пользователю в маршруте.

  5. Нажмите кнопку Закрыть.

3.1.8 Защищенные сообщения S/MIME

GroupWise работает с программным обеспечением защиты, установленным для отправки защищенных сообщений.

Требования

Функции безопасности, описываемые в этом разделе, доступны у любого поставщика шифрования, который использует интерфейс Microsoft Cryptographic API и поддерживает стандарты RSA или AES.

Добавление защиты

Отправляемые сообщения можно защитить с помощью цифровой подписи или шифрованием. Если отправленное вами сообщение защищено электронной подписью, получатель может проверить, изменялось ли сообщение в пути и действительно ли это сообщение от вас. При шифровании сообщения вы можете быть уверенным, что получатель является единственным, кто может прочитать это сообщение.

При использовании подписи или шифрования в GroupWise получатели могут читать сообщения с помощью любого другого продукта для работы с электронной почтой, поддерживающего стандарт S/MIME.

Понятие сертификатов безопасности

Сертификат защиты представляет собой файл, идентифицирующий конкретное лицо или организацию. Перед отправкой защищенных сообщений вы должны получить сертификат защиты. С помощью веб-навигатора получите сертификат от независимой сертифицирующей организации (CA). Список сертифицирующих организаций см. на веб-странице Цифровые сертификаты GroupWise.

Для поиска сертификата защиты можно также использовать LDAP.

Сертификат защиты можно использовать для цифровой подписи отправляемых сообщений. Для проверки отправленных вам сообщений, имеющих цифровую подпись, используются открытые сертификаты защиты других пользователей.

Для шифрования элемента и расшифровки его получателем необходимо иметь уже полученный открытый сертификат защиты пользователя. Для шифрования сообщения используется элемент сертификата защиты, называемый открытым ключом. Когда получатель открывает зашифрованное сообщение, он расшифровывает его с помощью другого элемента сертификата защиты, который называется закрытым ключом.

Существует два способа получения открытого сертификата защиты пользователя:

  • Пользователь может отправить вам сообщение с цифровой подписью. При открытии сообщения вам будет предложено добавить и заверить сертификат защиты.

  • Пользователь может экспортировать свой открытый сертификат, сохранить его на диске (в том числе внешнем) и отправить вам. Затем вы импортируете этот открытый сертификат.

Получение зашифрованного сообщения

Зашифрованные сообщения отмечаются в вашем списке сообщений следующими значками:

Значок

Описание

Подписанное сообщение

Зашифрованное сообщение

Подписанное и зашифрованное сообщение

Использование поставщиков услуг безопасности

В зависимости от инсталлированного программного обеспечения защиты, вы можете выбирать различных поставщиков сервиса защиты для своих сообщений. Например, вы можете использовать для защиты рабочих сообщений одного поставщика сервиса защиты, так как он является предпочитаемым в вашей организации, а для защиты личных сообщений вы можете воспользоваться другим поставщиком сервиса защиты. Доступные параметры защиты зависят от выбранного поставщика сервиса защиты.

См. Выбор поставщика услуг безопасности для получения дополнительной информации.

Дополнительная информация

GroupWise совместим со спецификацией S/MIME версий 2 и 3. Поставщики сервиса защиты, поддерживаемые GroupWise, используют распространенные алгоритмы шифрования, такие как RC2, RC4 и AES (в Windows 7 или более поздних версиях). При цифровом подписании элемента GroupWise хэширует элемент в дайджесте сообщения, используя стандартный алгоритм SHA-1. Дайджест сообщения распространяется вместе с отправляемым элементом.

См. Выбор поставщика услуг безопасности для получения дополнительной информации.

Цифровая подпись или шифрование сообщения

Для шифрования элемента и расшифровки его получателем необходимо иметь уже полученный открытый сертификат защиты пользователя.

  1. Убедитесь в том, что у вас есть сертификат защиты и что вы указали поставщика сервиса защиты, услугами которого хотите воспользоваться.

  2. Откройте окно сообщения.

  3. В поле Кому введите имя пользователя, а затем нажмите клавишу Enter. Повторите эти действия для других пользователей.

  4. Щелкните , чтобы подписать сообщение цифровой подписью.

  5. Щелкните , чтобы зашифровать сообщение.

  6. Введите тему и текст сообщения.

  7. Щелкните Отправить на панели инструментов.

    Если при попытке отправки элемента приходит сообщение "Сертификат получателя не найден", возможно, причина заключается в следующем: 1) вы пытаетесь зашифровать элемент для получателя, открытый сертификат которого у вас отсутствует; 2) адрес электронной почты в открытом сертификате не совпадает с адресом получателя; 3) в открытом сертификате получателя отсутствует адрес электронной почты и адрес электронной почты получателя не удается проверить.

    Если верно первое, вам нужно получить открытый сертификат защиты получателя. Если верно второе или третье, щелкните Найти сертификат, чтобы найти сертификат получателя.

Цифровая подпись и шифрование всех сообщений

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Защита, затем щелкните вкладку Параметры отправки.

  3. Выберите Электронная подпись или Шифрование для получателей.

  4. Щелкните "Дополнительные параметры" и установите желаемые параметры.

  5. Дважды щелкните ОК, затем щелкните Закрыть.

Получение сертификата защиты от сертифицирующей организации

В большинстве компаний сертификаты защиты выпускает локальный администратор GroupWise. Если вы не знаете, где получить сертификат защиты, обратитесь к своему локальному администратору.

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Сертификаты.

  3. Щелкните Получить сертификат.

    Запустится веб-навигатор, и откроется веб-страница GroupWise со списком сертифицирующих организаций. Этот список не является полным; GroupWise поддерживает множество сертифицирующих организаций.

  4. Выберите сертифицирующую организацию, а затем следуйте инструкциям на веб-сайте.

    Если для получения сертификата используется Internet Explorer, сертификат будет доступен в GroupWise. Если для получения сертификата использовался навигатор Firefox или Chrome, вам нужно экспортировать сертификат из навигатора или выполнить его резервное копирование (инструкции см. в документации к навигатору). Дополнительную информацию см. в разделе Импорт и экспорт сертификата защиты.

  5. В GroupWise щелкните Сервис > Параметры дважды щелкните Защита, выберите вкладку Параметры отправки.

  6. Выберите поставщика шифрования Microsoft Base или Microsoft Enhanced из раскрывающегося списка Имя, расположенного под полем Выберите поставщика сервиса защиты.

    Выберите соответствующего поставщика сервиса защиты, основываясь на степени шифрования используемого сертификата. Степень шифрования сертификата зависит от степени шифрования навигатора, используемого для получения сертификата. Например, если вы используете Internet Explorer с инсталлированным 128-битным шифрованием, а также установлено высокое шифрование, то работа будет осуществляться только с помощью поставщика шифрования Microsoft Enhanced.

  7. Нажмите кнопку ОК.

  8. Дважды щелкните Сертификаты, выберите сертификат, который хотите использовать, и щелкните По умолчанию.

  9. Щелкните кнопку ОК, а затем — кнопку Закрыть.

Выбор поставщика услуг безопасности

  1. В основном окне щелкните пункт Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Защита, затем щелкните вкладку Параметры отправки.

  3. Выберите поставщика услуг безопасности в раскрывающемся списке Имя.

  4. Щелкните кнопку ОК, а затем — кнопку Закрыть.

Выбранный поставщик сервиса защиты вступит в силу сразу после входа в систему в поставщике защиты (если такой вход требуется). Доступные параметры и методы шифрования зависят от выбранного поставщика защиты.

Параметры поставщика сервиса защиты нельзя выбрать для отдельного элемента. Эти параметры необходимо выбрать в основном окне.

Выбор сертификата защиты для цифровой подписи сообщений

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Сертификаты.

  3. Щелкните имя сертификата.

  4. Щелкните По умолчанию.

  5. Щелкните кнопку ОК, а затем – кнопку Закрыть.

Использование LDAP для поиска сертификатов шифрования получателя

Прежде чем использовать сервис "Каталога LDAP" для поиска сертификатов защиты, необходимо добавить сервис "Каталога LDAP" в адресную книгу GroupWise. Дополнительную информацию см. в разделе Добавление сервиса каталога в адресную книгу.

  1. Щелкните Сервис > Параметры > дважды щелкните Безопасность.

  2. Щелкните вкладку Параметры отправки.

  3. Щелкните Дополнительные параметры.

  4. Выберите Искать сертификаты шифрования получателя в каталоге LDAP по умолчанию, определенном в адресной книге LDAP.

  5. Дважды щелкните ОК, затем щелкните Закрыть.

Выбор метода, используемого для шифрования элементов

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Защита, затем щелкните вкладку Параметры отправки.

  3. Щелкните Дополнительные параметры.

    Если возможно, использовать алгоритм шифрования, предпочитаемый получателем: GroupWise пытается использовать предпочитаемый получателем алгоритм шифрования, если он доступен.

    Искать сертификаты шифрования получателя в каталоге LDAP по умолчанию, определенном в адресной книге LDAP: При попытках поиска сертификатов шифрования получателя GroupWise использует определенную адресную книгу LDAP.

    Алгоритм шифрования по умолчанию: Раскрывающиеся списки алгоритмов шифрования в поле Зашифрованный элемент имеют возможность прокрутки и включают все алгоритмы шифрования, поддерживаемые версией веб-навигатора, установленного на рабочей станции, на которой запущен клиент GroupWise. Ниже приведен пример списка:

    • 3DES (168 бита)

    • DES (56 бит)

    • RC2 (128 бит)

    • RC2 (40 бит)

    • RC2 (56 бит)

    • RC2 (64 бит)

    • RC4 (128 бит)

    • AES (128 бит)

    • AES (256 бит)

    Передавать информацию о предпочитаемом алгоритме шифрования в подписанном элементе: При отправке зашифрованного сообщения можно указать предпочитаемый для использования алгоритм шифрования.

    Отправить часть сообщения в формате открытого текста (без подписи): Отправка сообщения открытым текстом, иначе оно будет отправлено как шифрованное сообщение PKCS7.

    Включить сертификаты моей сертифицирующей организации (CA): В отправляемое сообщение включается сертификат вашей сертифицирующей организации.

    Проверять входящие и исходящие защищенные сообщения на наличие отозванных сертификатов: Проверка входящего и исходящего защищенного сообщения по списку аннулированных сертификатов.

    Предупреждать, если сервер аннулирования отключен: Если GroupWise проверяет сервер аннулирования и он отключен, выдается предупреждение.

    Предупреждать об отсутствии в сертификате сведений о его аннулировании: Выдается предупреждение, если в сертификате нет сведений об аннулировании.

    Не проверять сертификат на соответствие S/MIME: Сертификат не проверяется на соответствие S/MIME.

    Проверять сертификат на соответствие S/MIME версии 2: Сертификат проверяется на соответствие стандарту S/MIME версии 2.

    Проверять сертификат на соответствие S/MIME версии 3: Сертификат проверяется на соответствие стандарту S/MIME версии 3.

  4. Выберите параметры в группе параметров Зашифрованный элемент.

  5. Дважды щелкните ОК, затем щелкните Закрыть.

Доступные методы шифрования зависят от выбранного вами поставщика сервиса защиты.

Проверка подтверждения цифровой подписи для документа

  1. Откройте полученное сообщение с цифровой подписью.

  2. Щелкните Файл > Настройки защиты.

  3. Используйте вкладки для просмотра информации о сертификате защиты, который использовался.

Цифровая подпись проверяется при открытии сообщения. Если в отношении сертификата, которым подписано сообщение, имеются подозрения, то немедленно будет выведено предупреждение или сообщение об ошибке, а в строке состояния подписанного сообщения появится запись "Недоверенное".

Если цифровая подпись не была проверена, возможно, сертификат защиты недействителен или текст сообщения был изменен после его отправки.

Отображение полученных сертификатов безопасности и изменение доверия

  1. Щелкните Контактные лица в полном списке папок.

    Чтобы открыть полный список папок, щелкните раскрывающийся список в заголовке списка (он расположен над списком папок, и в нем может отображаться текущий режим GroupWise: Прямое подключение или Кэширование). Затем щелкните пункт Полный список папок.

    или

    Откройте адресную книгу.

  2. Дважды щелкните контакт и перейдите на вкладку Дополнительно.

  3. Щелкните пункт Управление сертификатами.

  4. Щелкните сертификат, затем щелкните Показать детали.

Если первоначально вы не доверяли сертификату защиты получателя, но необходимо сделать это сейчас, откройте элемент с электронной подписью от получателя, щелкните сертификат защиты Изменить отношения доверия, выберите вариант доверия и щелкните ОК.

Если больше не нужно доверять сертификату получателя, щелкните сертификат безопасности, щелкните Удалить, затем щелкните Да.

При удалении из списка сертификата защиты получателя он также удаляется из вашей базы данных сертификатов. В будущем при получении сообщений с этим сертификатом он будет считаться неизвестным.

Отображение собственных сертификатов безопасности

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Сертификаты.

  3. Щелкните сертификат, затем щелкните Показать детали.

Если у вас есть несколько сертификатов защиты, сертификат по умолчанию отображается отмеченным. Чтобы изменить сертификат по умолчанию, выберите сертификат и затем щелкните По умолчанию.

Чтобы изменить имя сертификата защиты, щелкните Изменить свойства, а затем отредактируйте текст в поле Имя сертификата. Имя сертификата отображается в списке, но не хранится в действующем сертификате.

Импорт и экспорт сертификата защиты

При экспорте вашего сертификата защиты с закрытым ключом в файл требуется пароль для защиты экспортируемого файла. Экспортируемый файл можно использовать в качестве резервной копии, или его можно импортировать на другую рабочую станцию. Если файл и ассоциированный с ним пароль получает другой пользователь, он может создать цифровую подпись сообщений с вашим именем и читать предназначенные вам зашифрованные сообщения.

При экспорте открытого сертификата вы можете отправить его другому пользователю. После этого другой пользователь сможет импортировать ваш открытый сертификат и отправлять зашифрованные сообщения.

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Сертификаты.

  3. Щелкните Импорт или Экспорт.

    или

    Щелкните Сертификаты CA, затем щелкните Импорт или Экспорт.

  4. Введите имя файла, включая путь к нему.

    Также можно нажать кнопку Обзор, чтобы найти файл сертификата, затем щелкнуть имя файла и нажать кнопку Сохранить или Открыть.

  5. При необходимости введите пароль сертификата.

  6. Нажмите кнопку ОК.

3.1.9 Сохранение незаконченного письма

Общие сведения об автосохранении

При создании нового сообщения в системе GroupWise элементы будут сохранены автоматически. Это препятствует потере сообщений, автором которых являетесь вы, в случаях, когда в системе GroupWise происходит сбой. При повторном запуске системы GroupWise появляется параметр восстановления сообщений для завершения их создания.

При создании нового сообщения в GroupWise оно по умолчанию автоматически сохраняется на диск каждые 30 секунд. Сообщение сохраняется как файл MIME в каталоге C:\Documents and Settings\пользователь\Local Settings\Application Data\Novell\GroupWise\GWItemSave.eml. При одновременном создании нескольких сообщений происходит инкрементное изменение имени файла. Если сохранить сообщение в папку "Текущая работа" или закрыть элемент, автоматически сохраненное сообщение будет удалено.

При запуске GroupWise, если в каталоге c:\Documents and Settings\пользователь\Local Settings\Application Data\Novell\GroupWise есть автоматически сохраненные сообщения, открывается уведомляющее об этом окно.

Для автоматически сохраненных сообщений доступны перечисленные ниже варианты действий.

Загрузить все сохраненные сообщения в GroupWise. Восстанавливает автоматически сохраненные сообщения в GroupWise, чтобы можно было продолжить создание сообщений позже.

Удалить все сохраненные сообщения. Удаляет с диска все автоматически сохраненные сообщения. При этом содержащаяся в них информация удаляется без возможности восстановления.

Спросить при следующем запуске GroupWise. Размещает сохраненные сообщения на диске, но не восстанавливает их в GroupWise. При следующем запуске GroupWise отображается это же окно.

Включение и отключение функции автосохранения

По умолчанию включено автосохранение.

  1. Щелкните Сервис > Параметры, а затем дважды щелкните Среда.

  2. Перейдите на вкладку Общие и снимите флажок Включить автосохранение, чтобы отключить автоматическое сохранение.

    или

    Чтобы включить автосохранение, установите флажок Включить автосохранение.

  3. Нажмите кнопку ОК.

Сохранение незаконченного письма

  1. В открытом элементе щелкните пункт Файл > Сохранить черновик.

  2. Щелкните папку, в которой требуется сохранить сообщение, затем щелкните ОК.

Черновик сообщения помещается в папку, выбранную вами в Шаг 2. По умолчанию незавершенные сообщения помещаются в папку "В работе".

3.1.10 Выбор параметров отправки

Изменение приоритета отправляемых сообщений

  1. Чтобы изменить приоритет одного элемента, откройте его и щелкните Параметры отправки > Общие.

    или

    Чтобы изменить приоритет всех отправляемых сообщений, выберите пункт Сервис > Параметры, дважды щелкните кнопку Отправить, а затем перейдите на вкладку Параметры отправки.

  2. Выберите Высокий приоритет, Стандартный приоритет или Низкий приоритет.

    Значок рядом с сообщением в почтовом ящике отображается красным цветом при высоком приоритете, белым — при нормальном и серым — при низком.

  3. Вернитесь к создаваемому элементу.

    или

    Щелкните ОК, а затем щелкните Закрыть, чтобы сохранить параметр для всех элементов.

Скрытие темы в отправляемых сообщениях

Для конфиденциальной информации можно скрыть строку темы. Тема отображается только при открытии сообщения получателем.

  1. Чтобы скрыть тему одного элемента, откройте его бланк и выберите пункт Параметры отправки > Защита.

    или

    Чтобы скрыть тему у всех отправляемых сообщений, выберите пункт Сервис > Параметры, дважды щелкните кнопку Отправить и перейдите на вкладку Защита.

  2. Установите флажок Скрыть тему.

  3. Вернитесь к создаваемому элементу.

    или

    Щелкните ОК, а затем щелкните Закрыть, чтобы сохранить параметр для всех элементов.

Задержка доставки сообщения

При доставке элемента с задержкой он будет доставлен в указанные день и время. Пока элемент не доставлен, его можно изменить или отозвать, как описано в разделе Раздел 3.2, Управление отправленными электронными письмами. Однако если для элемента была включена доставка через Интернет, отозвать его нельзя.

  1. Чтобы задержать доставку одного элемента, откройте бланк элемента и щелкните Параметры отправки > Общие.

    или

    Чтобы задержать доставку всех отправляемых элементов, щелкните пункт Сервис > Параметры, дважды нажмите кнопку Отправить и откройте вкладку Параметры отправки.

  2. Щелкните Задержка доставки.

  3. Укажите, на сколько дней нужно задержать отправку элемента.

  4. Вернитесь к создаваемому элементу.

    или

    Щелкните ОК, а затем щелкните Закрыть, чтобы сохранить параметр для всех элементов.

Установка срока действия для отправляемой электронной почты

При установке даты завершения срока действия для электронного сообщения или телефонограммы, отправленных другому пользователю GroupWise, они будут отозваны из почтового ящика получателя по истечении данного срока.

  1. Чтобы установить дату завершения срока действия для одного сообщения электронной почты или одной телефонограммы, отправленной пользователям GroupWise, откройте элемент и выберите вкладку Параметры отправки > Общие.

    или

    Чтобы установить дату завершения срока действия для всех отправляемых пользователям GroupWise писем и телефонограмм, выберите пункт Сервис > Параметры, дважды щелкните кнопку Отправить и перейдите на вкладку Параметры отправки.

  2. Выберите Дата окончания срока действия.

  3. Задайте период времени, в течение которого сообщение будет оставаться в почтовом ящике получателя.

  4. Вернитесь к создаваемому элементу.

    или

    Щелкните ОК, а затем щелкните Закрыть, чтобы сохранить параметр для всех элементов.

Изменение "Параметров настройки" ("Классификация") всех отправленных элементов

Классификация является параметром защиты, который позволяет получателю узнать, является ли элемент конфиденциальным, совершенно секретным и т. д. Эта информация отображается в верхней части элемента. Классификация не обеспечивает шифрования или дополнительной защиты. Она предназначена для предупреждения получателя об относительной значимости элемента.

  1. В основном окне щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните кнопку Отправить и перейдите на вкладку Параметры отправки.

  3. Выберите параметр защиты из раскрывающегося списка Классификация.

    • Нормальный

    • Частное

    • ДСП

    • Секретно

    • Совершенно секретно

    • Лично в руки

  4. Нажмите кнопку ОК.

Добавление контакта в электронную почту

Когда контакт добавляется в электронную почту на вкладке Параметры отправки, он не получает электронную почту, но она отображается в журнале контактных лиц для этого контакта. Дополнительную информацию о журнале контактных лиц см. в разделе Просмотр всей корреспонденции с контактным лицом.

Чтобы добавить контакт в отправляемую электронную почту, выполните следующие действия:

  1. В создаваемом сообщении электронной почты щелкните вкладку Параметры отправки.

  2. В поле Контакты укажите контакт, протокол контакта которого должен содержать сообщение.

  3. Завершите создание сообщения, а затем щелкните кнопку Отправить.

Можно добавлять пользователей в качестве контактов в электронную почту после отправки или получения электронной почты, как описано в разделе Добавление контакта во входящее или исходящее сообщение электронной почты.

Оповещение получателей

Чтобы получателям не отправлялись оповещения при поступлении в их почтовые ящики созданного вами сообщения, выполните указанные ниже действия.

  1. В создаваемом сообщении откройте вкладку Параметры отправки.

  2. Снимите флажок Оповещать получателей.

  3. Завершите создание сообщения, а затем нажмите кнопку Отправить.

3.1.11 Рассылка электронных сообщений с помощью слияния почты

Новые возможности версии 18.3

Вы можете использовать функцию слияния почты в GroupWise для групповой рассылки персональных писем. То есть, вы сможете использовать поля адресной книги, чтобы создавать одно сообщение и отправлять его в виде персональных писем разным пользователям. Существует два способа слияния почты: через клиент GroupWise и через Microsoft Word в сочетании с персональной адресной книгой GroupWise.

Использование слияния почты GroupWise

Чтобы использовать функцию слияния почты GroupWise, выполните указанные ниже действия.

  1. В процессе создания электронного сообщения в клиенте GroupWise щелкните Сервис > Слияние почты > Вставить поле адреса в окне создания, чтобы вставить поле из адресной книги в создаваемое сообщение. Поля, доступные для вставки: имя, адрес, номер телефона, рабочий адрес и т. д.

  2. После добавления полей щелкните Сервис > Слияние почты > Предварительный просмотр в окне создания, чтобы просмотреть сообщение с полями, заполненными для каждого адресата.

  3. Щелкните Отправить, чтобы отправить электронное сообщение. Каждому пользователю в списке будет отправлено персональное сообщение.

Использование слияния почты Microsoft Word

Чтобы использовать функцию слияния почты Microsoft Word, необходимо наличие установленного клиента GroupWise на компьютере.

  1. В Microsoft Word выберите вкладку Рассылки.

  2. Выберите персональную адресную книгу GroupWise, щелкнув Выбор получателей > Использовать существующий список > Создание источника > Другие/Дополнительно > Почта GroupWise/Интерфейс слияния, затем нажмите ОК.

    Microsoft Word подключится к клиенту GroupWise и откроет список ваших персональных адресных книг.

  3. Выберите нужную персональную адресную книгу и нажмите Готово.

    Теперь вы можете приступить к созданию сообщения для отправки пользователям из персональной адресной книги GroupWise.

3.1.12 Размещение виртуального стикера

Виртуальный стикер — это сообщение, которое размещается только в вашем почтовом ящике. Виртуальные стикеры предназначены для создания личных заметок. Если у вас запущен сервис GroupWise Mobility Service 2.1 или более поздней версии и включена синхронизация заметок на мобильном устройстве, виртуальные стикеры будут синхронизироваться с приложениями заметок на ваших мобильных устройствах. В клиенте GroupWise в папке Список заданий будет создана папка Заметки мобильного устройства, и виртуальные стикеры, созданные в ней или перемещенные в нее, будут синхронизироваться с мобильным устройством.

  1. Щелкните Файл > Новый > Записки.

  2. Укажите тему.

  3. Введите сообщение.

  4. Чтобы добавить прикрепления, щелкните значок Прикрепление на панели инструментов.

  5. Щелкните Отправка на панели инструментов.

3.1.13 Отправка телефонограмм

Телефонограмма — это записка, которую можно отправлять для уведомления других пользователей GroupWise о вызовах, которые они получили, когда находились не на работе или были недоступны. Телефонограммы хранятся в почтовом ящике получателя. Вы не сможете отвечать на телефонные звонки с помощью телефонограммы.

  1. Щелкните Файл > Создать > Телефонограмма.

    Вы можете добавить кнопку создания новой телефонограммы на панель инструментов. См. раздел Настройка главной панели инструментов.

  2. В поле Кому введите имя пользователя, а затем нажмите клавишу Enter. Повторите эти действия для других пользователей.

    или

    Чтобы выбрать имена пользователей из списка, нажмите кнопку Адреса на панели инструментов, дважды щелкните каждое имя пользователя, а затем нажмите кнопку ОК.

  3. Укажите вызывающего абонента, его компанию и номер телефона.

  4. Установите флажки, соответствующие данной телефонограмме.

  5. В поле Сообщение введите текст сообщения.

  6. Нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.

СОВЕТ.Можно преобразовывать полученные телефонограммы в бланки заданий, напоминания или другие персональные элементы. Таким образом, вы можете оставить запись разговора в день самого разговора (напоминание) или создать сообщение для исполнения, чтобы выполнить позже (задание). См. раздел Преобразование электронного письма в другой тип элемента.

3.1.14 Голосование

Функция голосования позволяет пользователям отправлять друг другу темы со списком ответов для выбора. Затем всем участникам по электронной почте рассылается сводка с результатами голосования. Результаты можно посмотреть с помощью раскрывающегося меню в заголовке или на странице "Свойства" письма со сводкой. Отправитель может выбрать ответы из числа стандартных или создать список ответов через точку с запятой, который затем отправляется получателю. Результаты голосования могут быть личными или общими (в первом случае их может просматривать только отправитель, во втором они будут доступны всем получателям).

  1. В меню "Параметры" в окне создания сообщения выберите Параметры голосования.

  2. Выберите Разрешить голосование.

  3. В раскрывающемся списке Параметры выберите ответы из числа стандартных или введите собственные через точку с запятой.

  4. Необязательно: выберите в поле Видимость результатов голосования значение Все получатели или Только отправитель, чтобы сделать результаты общими или личными.

  5. В поле Кому введите имя пользователя, а затем нажмите клавишу Enter. Повторите эти действия для других пользователей.

    или

    Чтобы выбрать имена пользователей из списка, нажмите кнопку Адреса на панели инструментов, дважды щелкните каждое имя пользователя, а затем нажмите кнопку ОК.

  6. Укажите тему.

  7. Введите сообщение.

  8. Нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.