Папки используются для хранения и упорядочивания элементов. Например, можно объединить вместе все элементы, относящиеся к определенному заданию или теме.
По умолчанию, элементы почтового ящика удаляются и архивируются только по команде пользователя. При этом администратор GroupWise может настроить функцию удаления или архивирования сообщений по истечении определенного срока. Чтобы избежать удаления элементов, вы можете архивировать их вручную. Информацию о порядке архивирования элементов см. в разделе Раздел 16.3, Архивирование электронной почты.
Все папки - это подпапки папки "Главная". Чтобы развернуть или свернуть папки в списке папок, щелкните соответствующую стрелку. Можно выбрать отображение списков папок в любом из трех различных видов:
Полный список папок отображает все имеющиеся папки.
Рядом с любой папкой (за исключением совместно используемых) в квадратных скобках указывается количество непрочитанных элементов. Рядом с папкой «Отправленные» расположено число в квадратных скобках, которое отображает, сколько элементов отложено для отправки в режиме кэшированного почтового ящика или в удаленном режиме.
Вы можете упорядочить сообщения в папке, выполняя их перемещение или связывая их. При перемещении сообщение в папке берется из одного местоположения и помещается в другое. Когда вы связываете сообщение с папкой, это значит, что сообщение все еще находится в начальном местоположении, но появляется также и в новой папке. При изменении связанного сообщения в одной папке оно также меняется в остальных папках. Если сообщение связано с несколькими папками и вы удаляете исходное сообщение, копии в других папках остаются.
Для каждой папки почтового ящика можно определить свой набор свойств. Например, в одной папке вы можете сортировать элементы по дате, а в другой папке — по названию компании.
Простой список папок является контекстно-зависимым. Он отображает папки, относящиеся к папке, в которой вы находитесь в настоящий момент. Ниже приведены контекстно-зависимые простые списки папок
Календарь — отображает список всех календарей Здесь можно выбрать отображение содержимого календаря в основном календаре. В добавление к этому можно выбрать цвет календаря.
Контакты — отображает список всех персональных адресных книг. По умолчанию основной папкой контактов является адресная книга "Частые контакты".
Документы — отображает список библиотек документов. По умолчанию основная папка "Документы" является библиотекой документов.
NNTP — отображает список подписанных групп в группе новостей.
Каналы GroupWise — отображает список лент RSS, на которые вы подписаны.
Избранное — отображается, только если не открыты папки "Календарь", "Контакты", "Документы" либо папки NNTP или ленты RSS. Простой список папок "Избранное" позволяет копировать папки в список папок для быстрого доступа.
Список избранных папок позволяет добавлять наиболее часто используемые папки в простой список папок для быстрого доступа. Это полезно при перетаскивании элементов в список папок. Папки в списке отображаются в порядке, в котором они используются чаще всего.
При отображении списка предпочитаемых папок самые последние использованные папки показываются также в отдельном списке, в разделе Недавно использованные папки. В начале этого раздела отображается до 15 папок, которые использовались чаще остальных. Если доступ к такой папке более не осуществляется, она через некоторое время удаляется из списка. Папки из списка избранных не отображаются в разделе "Недавно использованные папки".
Щелкните стрелку параметров списка папок в поле заголовка списка.
Выберите один или несколько списков папок: Избранное, Простой или Полный.
Если выбран более чем один тип списка папок, повторно щелкните стрелку раскрывающегося меню списка папок, затем щелкните Выбрать порядок сортировки.
Выберите для списков папок нужный порядок сортировки при отображении, затем нажмите кнопку ОК.
При необходимости измените размеры списков папок.
Добавить папки в список предпочитаемых папок можно двумя способами.
Правой кнопкой мыши щелкните папку в любом месте почтового ящика и выберите команду Добавить в избранное.
Выберите несколько папок для добавления в список избранных папок.
Несколько папок удобно выбрать следующим образом:
Щелкните правой кнопкой мыши папку "Избранное", затем щелкните Выбрать избранное.
Выберите папки, которые следует добавить или удалить.
Нажмите кнопку ОК.
Щелкните Правка > Папки.
Из диалогового окна Папки можно создавать, удалять, переименовывать и перемещать папки.
Правой кнопкой мыши щелкните область Общее или папку Картотека.
Щелкните Сортировка вложенных папок.
Список папок можно закрыть, чтобы освободить в основном окне больше места для других бланков, например для календаря. Это удобно, когда обращение к папкам осуществляется через панель навигации. Чтобы скрыть или отобразить список папок, щелкните Вид > Список папок.
Если не отображать список папок и перетащить элемент в местоположение папки, то список папок открывается как всплывающее меню, чтобы можно было перетащить в него элемент.
Щелкните правой кнопкой список папок
Выберите Новая папка
Введите имя новой папки
Если после создания папки вы решили переместить ее в другое место, перетащите папку на это место в списке папок.
В списке папок нажмите Файл > Создать > Папка.
В списке параметров выберите тип папки и нажмите кнопку Далее.
Введите название и описание новой папки.
Нажимайте Вверх, Вниз, Вправо или Влево для помещения папки в нужное место списка папок и нажмите Далее.
Укажите параметры отображения папки и щелкните Готово.
Перетащите папку в нужное расположение в структуре папок.
См. также Переупорядочение папок.
В списке папок щелкните правой кнопкой папку, затем щелкните Переименовать.
Введите новое имя папки.
Нельзя переименовать папки "Календарь", "Документы", "Почтовый ящик", "Отправленные", "Список заданий", "Контактные лица", "Картотека", "В работе" и "Корзина".
Щелкните правой кнопкой мыши папку, которую необходимо удалить, затем щелкните Удалить.
Щелкните Да, чтобы подтвердить удаление.
Нельзя удалить папки "Календарь", "Документы", "Почтовый ящик", "Отправленные", "Список заданий", "Контактные лица", "Картотека", "В работе" и "Корзина". Вы можете удалить папку "Нежелательная почта", только если отключена "Обработка нежелательной почты".
Чтобы удалить папку, которую вы совместно используете, щелкните правой кнопкой мыши папку, нажмите Удалить, затем выберите Да.
Можно удалить сразу несколько папок в составе другой папки.
Откройте папку, содержащую подпапки.
В списке элементов выберите вложенные папки, которые нужно удалить.
Щелкните выбранные вложенные папки правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить.
Выберите, нужно ли удалять только элементы в папках или и элементы, и папки, а затем нажмите кнопку ОК.
Вы можете защитить содержимое папок от удаления при автоочистке или автоматическом архивировании. Для защиты папок и содержимого администратор должен предварительно включить эту возможность. Справа внизу от ее значка защищенной папки отображается маленький значок щита. При защите содержимого никаких дополнительных оповещений не появляется. При перемещении элемента из защищенной папки для него не предлагается включить защиту (если только вы не пытаетесь переместить его в окне просмотра поиска).
Щелкните папку правой кнопкой мыши, а затем щелкните Свойства.
На вкладке Общие установите флажок Защитить содержимое этой папки от автоочистки.
Нажмите кнопку ОК.
Щелкните элемент правой кнопкой мыши.
Щелкните Защитить от автоочистки.
Метки группы упорядочивают список элементов с учетом типа отображаемых элементов. Например, в почтовом ящике метки группы разграничивают элементы с учетом даты их получения.
Щелкните папку правой кнопкой мыши, а затем щелкните Свойства.
Перейдите на вкладку Отображение.
Выберите Показывать метки групп.
Нажмите кнопку ОК.
Чтобы развернуть или свернуть метки групп, нажмите значок + или - рядом с меткой.
В режиме предварительного просмотра отображаются две строки сообщения. Настроить число показываемых строк нельзя.
Щелкните папку правой кнопкой мыши, а затем щелкните Свойства.
Перейдите на вкладку Отображение.
Выберите Предварительный просмотр сообщения.
Нажмите кнопку ОК.
Список элементов в папке содержит несколько столбцов. Каждый столбец отображает информацию об элементах списка. В них, например, отображаются темы сообщений, даты и другая информация. Набор столбцов для каждой папки можно настраивать отдельно.
Перетащите столбец в новое расположение в заголовке столбца.
СОВЕТ.Можно также щелкнуть правой кнопкой заголовок столбца, выбрать Другие столбцы, в поле Выбранные столбцы щелкнуть имя столбца, а затем щелкнуть Вниз или Вверх.
Перетащите край заголовка столбца, чтобы увеличить или уменьшить ширину столбца.
Правой кнопкой мыши щелкните заголовок.
Щелкните столбец, который нужно добавить.
или
Щелкните Все столбцы.
В списке Доступные столбцы выберите один или несколько столбцов, затем щелкните Добавить.
С помощью команд Вверх и Вниз определите положение новых столбцов относительно существующих.
Нажмите кнопку ОК.
Выберите папку, в которой вы хотите сортировать элементы.
Щелкните Бланк > Параметры отображения > Сортировка.
В поле списка щелкните свойство элемента, по которому хотите провести сортировку.
Щелкните По возрастанию, чтобы сортировать от А до Я.
или
Нажмите По убыванию, чтобы отсортировать от Я до А.
Нажмите кнопку ОК.
Для сортировки содержимого списка сообщений можно также щелкнуть заголовок столбца. Для изменения порядка сортировки на обратный снова щелкните заголовок столбца.
Перетащите заголовок столбца за пределы панели заголовков.
При перемещении сообщение в папке берется из одного местоположения и помещается в другое. Когда вы связываете сообщение с папкой, это значит, что сообщение все еще находится в начальном местоположении, но появляется также и в новой папке. При изменении связанного сообщения в одной папке оно также меняется в остальных папках.
ВАЖНО.В GroupWise Mobility, GroupWise Web и GroupWise WebAccess связанные элементы не поддерживаются. В них отображается только исходный элемент в соответствующей папке. Если необходимо обеспечить возможность просматривать определенные элементы для нескольких пользователей, при использовании указанных компонентов, рекомендуется создать совместно используемую папку, предоставить доступ к ней всем пользователям и поместить в нее соответствующий элемент.
Перетащите элемент из списка элементов в нужную папку.
Чтобы удалить сообщение из всех папок, с которыми оно было связано, и поместить его только в одну папку, при перетаскивании сообщения нажмите клавишу Alt.
Чтобы связать сообщение с данной папкой, при его перетаскивании нажмите клавишу Ctrl.
СОВЕТ.Вы можете также щелкнуть элемент, выбрать Правка > Переместить/связать с папками, выбрать папки для перемещения или связывания с элементом и нажать Переместить или Связать. Выберите Удалить старые ссылки для удаления сообщения из всех папок, с которыми оно было связано, и помещения его в выбранную папку.
Если перемещаемый элемент - папка, и в новом месте размещения уже есть папка с таким же именем, откроется диалоговое окно, в котором можно изменить имя перемещаемой папки.
При удалении оригинального элемента его копии сохраняются в других папках.
Отображение папки можно настроить так, чтобы показывался первый непрочитанный или последний прочитанный элемент. Однако если в папке содержится большое число элементов, отображение содержания папки может занять некоторое время.
Чтобы выбрать параметры чтения для папки, заданные по умолчанию, выполните следующие действия.
Правой кнопкой мыши щелкните папку, которую нужно изменить.
Щелкните Свойства.
На вкладке Общее выберите Выбирать первый непрочитанный элемент в папке при ее открытии.
При отмене выбора Первый непрочитанный элемент папки при ее открытии в папке отображается последний прочитанный элемент.
Нажмите кнопку ОК.
Параметры отображения позволяют настроить внешний вид отображаемой в папке GroupWise информации. Например, главная папка по умолчанию отображает список папок и различные панели. Эти параметры сохраняются в базе данных GroupWise, таким образом, они могут быть доступны на любом компьютере. Вы можете выбрать предустановленные параметры отображения из списка или настроить свои собственные.
Сообщения в почтовом ящике можно просматривать по-разному в зависимости от принципа систематизации данных.
Нажмите кнопку Параметры в правой верхней части панели навигации и выберите Параметры отображения Имя папки.
Выберите параметр отображения в раскрывающемся списке Отображение.
Можно выбрать следующие параметры:
Дважды щелкните кнопку ОК.
Информация выводит на экран список сообщений с информацией, включающей поля: Тема, Дата, СС, Важность, Тип документа, Дата окончания, Размер, Номер версии и многие другие. Информация - это внешний вид Почтового ящика, установленный по умолчанию. Дополнительно о добавлении столбцов и изменении их порядка см. Использование столбцов
Цепочки обсуждений организуют сообщения и все ответы на них в иерархическом порядке.
По умолчанию в цепочке обсуждений отображаются только полученные элементы и элементы, которые находятся в папке. Вы можете добавлять в папку другие типы элементов для просмотра в цепочке обсуждения.
Панель представляет собой настроенную область с информацией в системе GroupWise. Например, в используемой по умолчанию главной области отображается панель "Непрочитанные сообщения", в которой отображаются все непрочитанные элементы. Другой панелью по умолчанию в главной области является панель "Список заданий". На панели "Список заданий" отображаются элементы из папки "Список заданий".
При просмотре в режиме календаря отображаются все запланированные элементы, которые сохранены в определенной папке. Это может понадобиться, если вы объединяете мероприятия и другие сообщения для проекта в одну папку.
В бланке "Как список заданий" в верхней части списка элементов отображается область заданий, где из списка элементов можно создавать задания. Каждый элемент, перемещенный в область списка заданий, отображается с флажком, с помощью которого можно помечать завершенные задания. В элементах списка заданий вы можете указать даты окончания, приоритеты и т. д. Элементы, помещенные в область списка заданий, также отображаются в папке "Список заданий" в списке папок.
Дополнительно о создании списка заданий см. в разделе Раздел 5.4.1, Назначение задания.
В GroupWise 18.2 доступно копирование параметров отображения для других папок. Вы можете скопировать несколько параметров отображения для нескольких папок. Также можно копировать параметры отображения папки для всех вложенных папок или папок того же типа. Новые папки автоматически наследуют параметры отображения родительской папки.
Порядок копирования параметров папки
Откройте Параметры отображения папки в меню параметров в правом верхнем углу.
Выберите элемент Применить к другим папкам.
Выберите параметры, которые вы хотите копировать. При выборе параметры выделяются.
Выберите, следует ли копировать параметры для всех дочерних папок, всех папок того же типа, или укажите папки вручную. Затем щелкните кнопку Применить.
Папка результатов поиска – это папка, в которой отображаются результаты поискового запроса. При открытии папки GroupWise проверяет критерии поиска, производит поиск всех указанных элементов и затем отображает результат в списке элементов. С элементами в папке результатов поиска можно выполнять те же действия, что и в других папках: открывать, пересылать, печатать, копировать, перемещать или удалять. Исходный элемент хранится в папке, где он был найден при поиске. Здесь также можно выполнять с ним любые действия. Это означает, что если элемент будет перемещен или удален из папки результатов поиска, то он будет удален из списка элементов и из оригинального местоположения.
Папку, в которой находится элемент, можно увидеть, если открыть папку результатов поиска и просмотреть столбцы информации, расположенные в списке элементов. Столбец "Папка" отображает место хранения каждого элемента.
Можно создать собственные папки "Результаты поиска" и определить необходимые критерии поиска, например все письма с определенного адреса или все письма с определенным словом в строке "Тема". Можно также создать папку "Результаты поиска", в которой будут отображаться все непрочитанные письма.
В списке папок щелкните Файл > Создать > Папка.
Щелкните Папка результатов поиска.
Чтобы создать папку "Результаты поиска" с вашим собственным критерием поиска, щелкните Настраиваемая папка результатов поиска > Далее.
или
Чтобы создать папку "Результаты поиска" на основе поиска по образцу, щелкните Настраиваемая папка поиска по образцу > Далее.
или
Если вы хотите использовать ранее определенную папку результатов поиска в качестве шаблона для создания пользовательской папки, щелкните Папка предопределенных результатов поиска, выберите предопределенную папку (например, папку "Отправленные"), выберите Изменение предопределенной папки результатов поиска, затем щелкните Далее.
Введите имя и описание папки.
Нажимайте Вверх, Вниз, Вправо или Влево для помещения папки в нужное место списка папок и щелкните Далее.
Укажите критерии поиска, критерии поиска по образцу или информацию для сообщений, которые нужно найти.
Если вы не хотите, чтобы предопределенная папка результатов поиска обновлялась каждый раз при ее открытии, снимите флажок Искать новые элементы при каждом открытии папки.
Нажмите кнопку Далее.
Укажите любые параметры отображения для этой папки и щелкните Готово.
Обычно папки "Результаты поиска" используют, чтобы создать папку, в которой отображаются все непрочитанные письма.
Чтобы создать папку "Результаты поиска", в которой отображаются непрочитанные письма:
Щелкните Файл > Создать > Папка.
Выберите Папка результатов поиска, а затем выберите Настраиваемая папка результатов поиска.
Щелкните Далее.
В поле Имя укажите имя папки, например Непрочитанные письма и щелкните Далее.
В поле Искать в выберите все папки, в которых следует искать непрочитанные письма.
Щелкните Расширенный поиск.
В первом раскрывающемся списке выберите Состояние сообщения; во втором раскрывающемся списке выберите Не включает; в третьем раскрывающемся списке выберите Прочтено.
Щелкните ОК, а затем щелкните Далее > Готово.
Совместно используемая папка отличается от любой другой папки в картотеке только тем, что она доступна для других пользователей и отображается в их картотеках. Вы можете создавать совместно используемые папки или назначать в качестве совместно используемых личные папки, уже имеющиеся в картотеке. Вы можете определить, какие пользователи будут иметь доступ к совместно используемой папке, и предоставить им различные права доступа. После этого пользователи смогут помещать сообщения в такую папку, перетаскивать в нее файлы и создавать цепочки обсуждения.
По умолчанию все вложенные папки совместно используемой папки автоматически предоставляются для совместного использования. Максимальное количество вложенных папок в одной совместно используемой папке составляет 400.
ПРИМЕЧАНИЕ.Если вы предоставляете доступ ко всем вложенным папкам, только вы можете добавлять папки общего доступа в дерево совместно используемых папок.
Для совместного использования недоступны такие системные папки, как "Почтовый ящик", "Календарь", "Документы", "Отправленные", "Список заданий", "Контакты", "Картотека", "В работе", "Нежелательная почта" и "Корзина".
При помещении документа в совместно используемую папку пользователи с правами на эту папку не имеют прав на редактирование этого документа. Чтобы они могли отредактировать документ, необходимо предоставить им права на редактирование документов с помощью вкладки Совместное использование документов.
Персональные папки можно использовать совместно с другими пользователями. Получателям совместно используемой папки будет отправлено оповещение о том, что вы используете папку совместно с ними. При этом они могут принять папку или отказаться от нее.
В удаленном режиме и в режиме кэшированного почтового ящика изменения в общих папках обновляются при каждом подключении к главной системе GroupWise.
В списке папок щелкните правой кнопкой мыши папку, к которой требуется открыть доступ, а затем выберите Совместное использование.
Выберите Совместное использование с.
В поле Имя начните вводить имя пользователя или нажмите кнопку Адресная книга для выбора пользователя в диалоговом окне Селектор адресов.
Когда в поле появится имя пользователя, выберите команду Добавить, чтобы поместить его в Список совместного использования.
Щелкните имя пользователя в пункте Список совместного использования.
Выберите параметры доступа для этого пользователя.
Повторите Шаг 3 Шаг 6 для каждого пользователя, совместно с которым хотите использовать папку.
(Необязательно) Оставьте флажок Совместно использовать все вложенные папки установленным, если нужно предоставить совместный доступ также ко всем вложенным папкам совместно используемой папки. Пользователи получают те же права доступа к вложенным папкам, что и в родительской папке.
ПРИМЕЧАНИЕ.Если вы предоставляете доступ ко всем вложенным папкам, только вы можете добавлять папки общего доступа в дерево совместно используемых папок.
Нажмите кнопку ОК.
Если вы хотите, чтобы папка имела более конкретные функции, можете создать новые параметры отображения. Например, если это папка для общих обсуждений, вам необходимо создать параметр, с помощью которого сообщения будут отображаться по цепочке ответов, а в составе отображаемых сообщений будут присутствовать как полученные, так и отправленные сообщения. Щелкните папку правой кнопкой мыши, выберите Свойства и щелкните Отображение.
В списке папок щелкните Файл > Создать > Папка.
Выберите Совместно используемая папка, затем щелкните Далее.
Введите имя и описание новой папки.
Нажимайте Вверх, Вниз, Вправо или Влево для перемещения папки в нужное место списка папок и щелкните Далее.
Начните ввод имени пользователя в поле Имя.
Когда в поле появится имя пользователя, выберите команду Добавить, чтобы поместить его в список совместного использования.
Щелкните имя пользователя в пункте список совместного использования.
Выберите параметры доступа для этого пользователя.
Повторите Шаг 5 Шаг 8 для каждого пользователя, совместно с которым хотите использовать папку.
Нажмите кнопку Далее.
Укажите необходимые параметры отображения папки.
Нажмите кнопку Готово.
Дополнительные сведения см. в разделе Использование совместных папок.
Щелкните "Оповещение о совместно используемой папке" в почтовом ящике.
Появится сообщение, показывающее имя папки, к которой вам предоставили права доступа, а также тип этих прав.
Щелкните Далее.
Имя папки подставляется по умолчанию. Измените имя нужным образом.
Для выбора места расположения папки используйте кнопки Вверх, Вниз, Влево и Вправо.
Нажмите кнопку Готово.
Чтобы открыть совместно используемую папку, щелкните ее в списке папок.
Щелкните Файл > Новый > Обсуждение/Записка.
Если вы хотите поместить сообщение другого типа, например задание, щелкните Изменить > Изменить на и выберите тип сообщения.
Укажите тему.
Введите сообщение.
Щелкните Прикрепить для прикрепления файлов.
Нажмите кнопку Поместить на панели инструментов.
Чтобы ответить на уже существующее сообщение в общей папке, откройте его и выберите Ответ, выберите параметры ответа и нажмите ОК. См. раздел Ответ на сообщение в совместно используемой папке для получения дополнительной информации.
В совместно используемой папке щелкните Вид > Параметры отображения > Цепочки обсуждений.
Чтобы развернуть или свернуть цепочку обсуждения, щелкните значок – или +, расположенный рядом с первоначальным элементом обсуждения.
Для перехода к другим темам обсуждения используйте клавиши со стрелками влево и вправо, нажимая их при нажатой клавише Ctrl.
Щелкните новую папку правой кнопкой мыши, а затем выберите Совместное использование.
Выберите Передать право владения.
Выберите нового владельца общей папки, смените тему и сообщите о том, хотите ли вы сохранить статус участника.
После нажатие кнопки "Отправить" новый владелец получит уведомление о предоставлении ему права владения общей папкой.
Чтобы удалить общую папку:
Правой кнопкой мыши щелкните папку.
Выполните команду Удалить.
Щелкните Да.
При удалении папки, доступ к которой предоставили вам, она удаляется только из вашего почтового ящика GroupWise. На всех других пользователей этот процесс не влияет. Однако если доступ к папке для совместного использования предоставили вы, удаление этой папки приведет к ее удалению и у всех остальных пользователей.