6.16 Работа с файлами в записи папки

В дополнение к работе с файлами в среде Vibe, как описано в следующих разделах, можно использовать надстройку Micro Focus Vibe и Micro Focus Vibe Desktop для работы с файлами Vibe непосредственно в Microsoft Office или синхронизации файлов Vibe с рабочей станцией. Вы можете создавать и редактировать файлы и делать многое другое. Дополнительную информацию см. в документах Micro Focus Vibe Add-In Quick Start (Краткое руководство по надстройке Micro Focus Vibe) и Micro Focus Vibe Desktop Quick Start (Краткое руководство по Micro Focus Vibe Desktop).

6.16.1 Создание файловой записи

Micro Focus Vibe позволяет создавать записи файлов в назначенных папках "Файлы". Создание записи файла отличается от прикрепления файла к записи папки другого типа. Записи файлов в папках "Файлы" Vibe содержат первичный файл. Другие файлы могут быть связаны с записью файла как вложения, но первичный файл является единственным.

Файловые записи можно создавать разными способами:

6.16.2 Прикрепление файлов к записи папки

Vibe предоставляет несколько способов прикрепления вложений к записи.

Перетаскивание файлов

Чтобы прикрепить файл к записи, можно перетащить его из другого расположения в эту запись.

  1. Найдите и откройте запись, к которой требуется прикрепить файл.

  2. Щелкните вкладку Вложения.

  3. Щелкните Перетащить файлы.

    Откроется диалоговое окно "Перетащить файлы".

  4. Перетащите нужные файлы на значок папки в диалоговом окне "Перетащить файлы".

    Чтобы показать, что файлы, которые вы перетащили, загружаются в качестве вложений, Vibe выводит изображение папки, которая открывается и закрывается.

Можно также скопировать и вставить файлы на значок папки.

Отправка одного файла

  1. Найдите и откройте запись, к которой требуется прикрепить файл.

  2. Щелкните вкладку Вложения.

  3. Щелкните Отправить один файл.

    Откроется диалоговое окно "Отправить один файл".

  4. Щелкните Выбрать файл, а затем найдите и выберите файл, который следует прикрепить.

  5. Щелкните кнопку ОК.

6.16.3 Просмотр файлов в режиме только для чтения

Vibe позволяет легко просматривать файлы, связанные с записями. Файлы могут быть связаны с записями одним или двумя способами:

  • файлы могут быть прикреплены к записи;.

  • Файл может быть первичным файлом для записи.

    Первичные файлы могут существовать только в записях в папках "Файлы".

Просмотр файлов в текстовом редакторе или в HTML-формате описан в следующих разделах:

Просмотр файла в текстовом редакторе

При просмотре файла в текстовом редакторе файл открывается в режиме только для чтения.

  1. Найдите и откройте запись, которая содержит нужный файл.

  2. (Условно.) Если файл, который требуется просмотреть, является вложением, щелкните вкладку Вложения.

    Содержать файлы, которые не являются вложениями, могут только папки "Файлы".

  3. Рядом с файлом, который требуется просмотреть, щелкните Действия с файлом > Просмотреть данный файл.

    или

    Щелкните имя файла.

Просмотр файла в HTML-формате

Если требуется быстро просмотреть файл, можно просмотреть его в HTML-формате.

Файлы некоторых типов, таких как PNG, JPG, GIF и PDF, невозможно просмотреть в HTML-формате.

  1. Найдите и откройте запись, которая содержит нужный файл.

  2. (Условно.) Если файл, который требуется просмотреть, является вложением, щелкните вкладку Вложения.

    Содержать файлы, которые не являются вложениями, могут только папки "Файлы".

  3. Рядом с файлом, который требуется просмотреть, щелкните Действия с файлом > Просмотреть данный файл в формате HTML.

6.16.4 Редактирование файлов при доступе через браузер

Если вы работаете с Vibe через веб-браузер и у вас установлен пакет LibreOffice или Microsoft Office, вы можете редактировать файлы, щелкнув Действия с файлом > Редактировать этот файл.

Применяются следующие требования.

  • На рабочей станции должна быть установлена ​​последняя версия пакета LibreOffice или Microsoft Office 2013 или более поздней версии.

  • Если у вас установлен пакет Microsoft Office, вы можете открыть файл с помощью функции MS URI. Это работает как на рабочих станциях Mac, так и на Windows, но только с Microsoft Office.

  • Если у вас установлен пакет LibreOffice и ваш администратор включил поддержку альтернативных функций под названием Vibe URI, вы можете загрузить и установить приложение для рабочей станции со страницы загрузки приложений вашего сервера Vibe, которое позволит вам открывать, редактировать и сохранять файлы в Vibe.

    Доступность и функции редактирования Vibe Edit-In-Place определяются администраторами вашего сервера Vibe, поэтому свяжитесь с ними, если у вас есть дополнительные вопросы.

6.16.5 Редактирование файлов Vibe непосредственно в Microsoft Office

Если вы используете Microsoft Office в ОС Windows, рассмотрите возможность загрузки и установки надстройки Vibe для MS Office, обеспечивающей более удобное редактирование, чем при доступе к файлам через веб-браузер.

Надстройка Vibe для MS Office позволяет открывать и редактировать файлы непосредственно в приложениях MS Office.

Дополнительную информацию об изменении файлов с установленной надстройкой Vibe см. в документе Micro Focus Vibe Add-In Quick Start (Краткое руководство по надстройке Micro Focus Vibe).

6.16.6 Редактирование файлов, синхронизированных с ПК

Если вы загружаете и устанавливаете приложение Vibe Desktop и ваш администратор Vibe разрешил использовать эту функцию, вы можете синхронизировать файлы со своим компьютером, редактировать и просматривать их как локальные файлы. Внесенные изменения синхронизуются с сервером Vibe.

Дополнительные сведения см. в кратком руководстве по Micro Focus Vibe Desktop для Windows и кратком руководстве по Micro Focus Vibe Desktop для Mac.

6.16.7 Загрузка файлов

Можно загружать файлы, связанные с записью. Можно загрузить один файл или все файлы, связанные с записью. Файлы загружаются в виде файла .zip.

Загрузка одного файла

  1. Найдите и откройте запись, которая содержит нужный файл.

  2. Рядом с файлом щелкните Действия с файлом > Загрузить этот файл в zip-архив.

Загрузка всех файлов

  1. Найдите и откройте запись, которая содержит нужные файлы.

  2. Рядом с любым файлом в записи щелкните Действия с файлом > Загрузить все файлы.

    или

    Щелкните вкладку Вложения, а затем щелкните Загрузить все файлы.

Загрузка файлов из папки с файлами

  1. Перейдите к папке, в которую необходимо загрузить файлы.

  2. Выберите файлы для загрузки и щелкните Дополнительно > Загрузить как Zip.

    или

    Щелкните значок Настроить рядом с названием папки, затем щелкните Загрузить все файлы как Zip.

6.16.8 Получение URL-адреса WebDAV для файла

Если известен URL-адрес WebDAV файла, можно открыть файл непосредственно из приложения редактирования, например Microsoft Office, или прямо из командной строки.

Чтобы получить URL-адрес WebDAV файла:

  1. Найдите и откройте запись, содержащую файл, для которого требуется получить URL-адрес WebDAV.

  2. (Условно.) Если файл, для которого требуется получить URL-адрес WebDAV, является вложением, щелкните вкладку Вложения.

    Содержать файлы, которые не являются вложениями, могут только папки "Файлы".

  3. Рядом с файлом щелкните Действия с файлом > WebDAV URL.

    URL-адрес WebDAV отображается для копирования.

После получения URL-адреса WebDAV для файла можно указать этот URL-адрес в редакторе документов, например Microsoft Office, чтобы открыть файл. Инструкции по выполнению этой задачи см. в документации соответствующего редактора документов.

6.16.9 Добавление примечания к файлу или версии файла

Может потребоваться добавить примечание к конкретному файлу или версии файла. Примечания к файлам отображаются непосредственно под именем файла на вкладках Вложения и Версии файла. Примечания к файлам позволяют пользователям узнать, что содержится в данном файле, не открывая его. Они также позволяют легко отличать одну версию файла от другой.

  1. Найдите и откройте запись, содержащую вложенный файл или версию файла, для которого следует добавить примечание.

  2. (Условно.) Если файл, для которого требуется добавить примечание, является вложением, щелкните вкладку Вложения.

    Содержать файлы, которые не являются вложениями, могут только папки "Файлы".

  3. Рядом с файлом, для которого добавляется примечание, щелкните Действия с файлом > Редактировать примечание к файлу.

    Откроется страница "Добавить примечание к файлу".

  4. Укажите примечание, которое следует добавить, и нажмите кнопку ОК.

6.16.10 Задание состояния файла

Если имеется несколько версий файла, может потребоваться задать состояние каждой версии, чтобы отслеживать, какая из них является официальной, какие являются черновиками и т. д. Файлы могут иметь состояние Официальный, Проект или Устаревший.

  1. Найдите и откройте запись, содержащую вложенный файл или версию файла, для которого следует задать состояние.

  2. Щелкните вкладку Версии файла.

  3. В столбце Состояние рядом с файлом, для которого нужно задать состояние, щелкните текущее состояние, а затем выберите состояние, которое нужно присвоить файлу.

6.16.11 Использование функций управления версиями файла

При изменении файла в Vibe предыдущая версия файла сохраняется и становится доступной для ссылок. Это относится к файлам, которые хранятся в папках Vibe "Файлы", и к любым файлам, прикрепленным к записи папки.

Создание новой версии файла

При редактировании и сохранении файла Vibe создает новую версию файла и сохраняет старую. Сведения о редактировании файлов см. в разделе Редактирование файлов при доступе через браузер.

Можно также использовать перетаскивание, чтобы создать новую версию прикрепленного файла или новую версию записи файла в папке "Файлы", как описано в следующих разделах.

Перетаскивание файла для обновления вложения в записи файла

Чтобы создать новую версию существующего вложения в записи, имя перетаскиваемого файла должно совпадать с именем существующего вложения в запись, для которого создается новая версия.

  1. Найдите и откройте запись, содержащую вложенный файл, для которого требуется создать новую версию.

  2. Щелкните вкладку Вложения, а затем щелкните Перетащить файлы.

  3. Перетащите файл из одного расположения, например с рабочего стола, на значок папки в окне перетаскивания.

    Документ добавляется как новая версия существующего вложения в записи. Старые версии отображаются в записи на вкладке Версии файла.

Перетаскивание файла для обновления первичного файла в записи файла

Чтобы создать новую версию существующего файла в папке "Файлы", имя перетаскиваемого файла должно совпадать с именем существующего вложения в запись, для которого создается новая версия.

  1. Найдите и откройте папку, в которую следует импортировать новую версию файла.

    Файл с тем же именем должен уже существовать в папке как запись файла.

  2. Перетащите файл из одного расположения, например рабочего стола, в область папки.

  3. Когда откроется диалоговое окно "Файловые конфликты", щелкните Файлы версии.

    Документ добавляется как новая версия существующей записи файла. Старые версии отображаются в записи на вкладке Версии файла.

Увеличение номера основной версии файла

По умолчанию при создании новых версий файлов Vibe отслеживает версии с помощью дополнительных номеров версий. Например, 1.0, 1.1, 1.2 и т. д. Пользователь может увеличить номер основной версии для последней версии файла. Например, версия 1.2 становится версией 2.0.

Если для папки настроено автоматическое удаление старых версий файлов, как описано в теме Automatically Deleting Minor File Versions That Exceed the Allowed Maximum (Автоматическое удаление дополнительных версий файлов, которые превышают допустимый максимум) раздела Managing Folders (Управление папками) документа Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Руководство по Micro Focus Vibe 4.0.6 для опытных пользователей), при увеличении дополнительного номера версии файла до основного эта версия не будет удалена.

Чтобы увеличить основной номер версии файла, выполните следующие действия.

  1. Найдите и откройте запись, содержащую вложенный файл, для которого требуется увеличить номер основной версии.

  2. (Условно.) Если файл, для которого требуется увеличить номер основной версии, является вложением, щелкните вкладку Вложения.

    Содержать файлы, которые не являются вложениями, могут только папки "Файлы".

  3. Рядом с файлом, для которого требуется увеличить номер основной версии, щелкните Действия с файлом > Повысить основную версию.

    Откроется страница "Повысить основную версию".

  4. Нажмите кнопку ОК.

Доступ к ранее сохраненной версии файла

  1. Найдите и откройте запись, содержащую файл, для которого требуется доступ к предыдущей версии.

  2. Щелкните вкладку Версии файла.

    Все ранее сохраненные версии каждого файла, связанного с записью, перечисляются в обратном хронологическом порядке. Vibe показывает дату, размер файла и имя пользователя, изменившего файл.

Повышение предыдущей версии файла до текущей версии

Можно сделать предыдущую версию файла текущей версией. Текущая версия — это основной файл в файловой записи. Дополнительные версии размещаются в списке на вкладке Версии файла ниже основной версии.

  1. Найдите и откройте запись, содержащую версию файла, которую следует повысить и сделать текущей версией.

  2. Щелкните вкладку История записи.

  3. Рядом с версией файла, которую следует повысить до текущей версии, щелкните Действия с файлом > Обновить до актуальной версии, а затем нажмите кнопку ОК.

Можно вернуть всю запись к предыдущей версии, например заголовок и описание записи (см. Возврат записи к предыдущей версии).

Удаление существующих версий файла

ВАЖНО.Файлы и версии файлов, удаленные с сайта Vibe, восстановить нельзя.

  1. Найдите и откройте запись, содержащую файл, для которого требуется доступ к предыдущей версии.

  2. Щелкните вкладку Версии файла.

    Все ранее сохраненные версии каждого файла, связанного с записью, перечисляются в обратном хронологическом порядке. Vibe показывает дату, размер файла и имя пользователя, изменившего файл.

  3. Чтобы удалить одновременно несколько версий, выберите версии файлов для удаления, а затем щелкните Удалить выбранные версии.

    или

    Чтобы удалить одну версию, щелкните Действия с файлом рядом с версией, которую необходимо удалить, а затем щелкните Удалить эту версию.

  4. Щелкните кнопку ОК, чтобы подтвердить удаление.

Настройка максимально допустимого числа разрешенных версий

Владелец папки или рабочей области может установить максимальное число версий, разрешенных для каждого файла. Дополнительные сведения см. в разделе Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion (Ограничение версий файлов для папок и рабочих областей путем настройки автоматического удаления) документа Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Руководство по Micro Focus Vibe 4.0.6 для опытных пользователей).