46.2 管理联系人

联系人文件夹中的每个联系人都标记有 “人员”图标 联系人图标。双击联系人后，将显示联系人项目视图。

46.2.1 添加联系人

向“联系人”文件夹中添加联系人时，该联系人将添加到相应的通讯录。

  1. 在文件夹列表中，选择要添加联系人的“联系人”文件夹。

  2. 单击工具栏上的新联系人。

  3. 在全名字段中指定联系人的全名。

  4. 在显示为字段中，指定要用于该联系人的名称。

    显示为字段中的信息会在联系人列表中显示。

  5. （可选）指定要记录的关于该联系人的任何其他信息。

    联系人： 使用该页面可指定联系人的名称、多个电子邮件地址、多个电话号码和多个即时讯息 ID。

    单击显示为下拉列表可选择要在“名称补全”中显示名称的方式。可以选择姓, 名、名 姓或输入您选择的任何显示名称。当需要将项目发送给该联系人时，请在该项目的地址字段（发送、抄送、密送）中键入显示名称。

    如果使用已创建有组织的名称填写公司字段，则自动将该组织信息检索回新联系人的相应字段中。

    如果双击联系人页面中的发送邮件，将打开要发送给该联系人的新邮件视图。

    如果单击即时讯息，则会打开您的即时讯息产品，并且启动与此联系人的交谈。如果即时讯息按钮灰显，则表明未安装兼容讯息交换产品。

    您可以指定多个电话号码。要选择主电话号码，请单击要标识为主号码的电话号码旁边的 “人员”图标，然后单击设置为主要。

    单击联系人选项卡中左上角的照片区，可以添加或替换联系人的照片。浏览到要用来展示联系人的照片并选择它。GroupWise 接受各类图像文件（例如 .jpg、.gif、.png、.bmp 和 .tif），然后将图像转换为 .jpg，其最大宽度或高度为 64 像素。

    细节： 使用该页面可指定联系人的专业、部门、位置、经理、助理、生日、周年纪念、配偶、子女、嗜好以及与该联系人关联的任何因特网地址。

    要指定生日和周年纪念，请从适当的下拉列表中选择月份、日期和年份。要在“周日历”视图中查看生日或周年纪念，请单击日历图标。

    如果日期旁边的复选框已选中，则在“摘要”页面和生日列中会显示生日或周年纪念信息（如果您已在通讯录中添加生日或周年纪念）。此外，选中此复选框会将生日或周年纪念日作为个人全天事件添加到您的日历中。如果取消选中该复选框，则仅能在“个人”页面中使用生日信息。

    要为联系人办公室、个人或空闲/繁忙信息指定因特网地址，请在相应的字段中指定地址。单击网站按钮可起动浏览器并转至该网站。

    地址： 使用该页面可指定联系人办公室、家庭和任何其他地址。要指定默认邮寄地址，请选择设置为邮寄地址。

    高级： 使用该页可查看、添加和编辑用户定义的字段。所有系统字段和用户定义的字段都将显示。有关详细信息，请参见定义个人通讯录中的自定义字段。单击该页上的管理证书可查看或去除从该联系人处接收到的安全性证书，更改证书信任，编辑证书属性，以及导入和导出证书。有关详细信息，请参见查看已接收的安全性证书和更改信任。

    注释： 使用该页可添加您与该联系人交互的相关信息。例如，销售人员可保留他/她与客户之间的联系记录。记事也会显示于历史选项卡中。

    在该页上创建记事时，将创建一个备忘记事，且该备忘记事会放在备忘记事列表中的日历页面上。记事不会与通讯录一起导出，而是会与日历一起导出。

    创建注释时，注释只会添加在“记事”页面中，并且不会自动打上时戳。

    还可以为“记事”页面上的每个联系人都指派一个类别。要指定类别，请单击类别图标，然后选择类别。

    历史： 显示您与该联系人之间收发的所有未存档项目。可以使用快速查找在“历史”中创建自定义搜索；有关详细信息，请参见寻找项目。

  6. 单击关闭，然后单击是保存更改。

提示：您还可以通过将来自某新联系人的项目拖放到一个联系人文件夹，来添加该人员的联系人记录。此外，还可以通过双击地址卡列表中的空格添加联系人。

还可以通过右键单击任何 GroupWise 项目中的电子邮件地址或名称并选择添加至通讯录来添加联系人。

46.2.2 修改联系人

您可以在“常用联系人”文件夹或某个人联系人文件夹中修改联系人的信息。要修改 GroupWise 通讯录中的联系人，必须先将该联系人复制到“常用联系人”文件夹或其他“个人联系人”文件夹。

  1. 在文件夹列表中，选择要修改联系人的“联系人”文件夹。

  2. 在联系人列表中，双击要修改的联系人。

  3. 对联系人进行任何所需的修改。

    有关可以在每个选项卡上输入的联系人细节信息，请参见添加联系人。

    提示：如果使用现有组织填写联系人选项卡上的公司字段，请单击“组织”图标 “组织”图标 以检索该联系人的组织信息。

  4. 单击关闭，然后单击是保存更改。

46.2.3 查找联系人

使用联系人文件夹“项目列表”标题中的查找字段搜索特定联系人，如查找联系人中所述。

46.2.4 根据类别整理联系人

与 GroupWise 中的其他项目一样，您可以将类别指派给联系人。它通过赋予联系人易于识别的颜色来帮助您整理联系人。

已指派给联系人的类别会显示在联系人文件夹和地址选择器中。有关地址选择器的详细信息，请参见使用地址选择器。

将类别指派给联系人：

  1. 单击一个联系人文件夹。

  2. 右键单击联系人姓名。

  3. 单击类别，然后单击要指派给该联系人的类别。

有关详细信息，请参见使用类别组织项目。

46.2.5 发送联系人

  1. 单击一个联系人文件夹。

  2. 双击联系人。

  3. 单击发送联系人打开一个“邮件发往”窗口，其中联系人的信息以 vCard 格式附加到讯息中。

  4. 照常添加地址并发送讯息。

    收件人可以将该联系人导入个人通讯录中，如从 vCard 导入联系人所述。

提示：您还可以通过从联系人文件夹将一个联系人拖放到新讯息的“附件”窗口，从而向项目中附加联系人。

46.2.6 更改联系人的显示名称

显示名称是在讯息的发往、抄送或密送字段中开始键入文本时显示的名称。开始键入名称（例如，“Ar”）时，名称补齐功能就会显示通讯录中含有这些字母的名称或电子邮件地址（例如，“Arthur Ramirez”）的结果列表。但是，如果通讯录中有两个人的姓名都是 Arthur Ramirez，一个在会计部，另一个在开发部，您可能很难知道“名称补全”填写的是哪个人的名称，除非花时间查看更多属性。

可以更改显示名称，以便知道“名称补全”填写的是哪个人的名称。例如，如果仅与开发部的 Arthur Ramirez 联系，并且人们叫他 Art 而不是 Arthur，您可以将显示名称更改为 Art Ramirez。

  1. 单击一个联系人文件夹。

  2. 双击联系人。

  3. 单击联系人选项卡。

  4. 在显示为字段中键入新名称（例如 Art Ramirez）。

    也可以单击显示为下拉列表选择姓, 名或名 姓（例如，Ramirez, Art 或 Art Ramirez）。

  5. 单击确定。

    下次为讯息添加地址时，“名称补全”将填写此显示名称。

46.2.7 查看与一个联系人的所有通信

要查看与某个联系人的所有通信，请执行以下操作：

  1. 单击一个联系人文件夹。

  2. 双击联系人。

  3. 单击历史选项卡。

    所有从此联系人接收或发送给此联系人的项目都会显示。

    此外，如果如向您发送或接收的电子邮件添加联系人中所述已将用户添加为讯息联系人，则此处还会显示讯息。

    文件夹列显示每个项目所处的位置。双击项目以查看其内容。

    要添加或去除列，请右键单击列标题，然后单击相应选项。要按列信息（例如，按日期或主题）排序，请单击列标题。

您可以使用快速查找功能快速查找项目，也可以创建自定义搜索。有关详细信息，请参见寻找项目。

46.2.8 在地图上查看联系人地址

通过“查看地图”功能，可以快速查找一个联系人的位置。您可以使用主地址打开 Web 浏览器并在地图中搜索联系人所处位置。

  1. 单击一个联系人文件夹。

  2. 双击联系人。

  3. 单击查看地图。

  4. （可选）使用查看地图下拉列表选择特定的地图位置，如办公室、住宅或其他地址。

46.2.9 删除联系人

您可以在“常用联系人”文件夹或其他个人联系人文件夹中删除联系人。不能从 GroupWise 通讯录中删除联系人。

  1. 在文件夹列表中，选择要删除联系人的“联系人”文件夹。

  2. 在联系人列表中，右键单击该联系人，然后单击删除。

  3. 单击是确认删除。