6.16 Práce se soubory v záznamu

Kromě práce se soubory na portálu Vibe popisované v následujících odstavcích můžete také použít doplněk Micro Focus Vibe Add-in nebo aplikaci Micro Focus Vibe Desktop pro práci se soubory na portálu Vibe přímo v Microsoft Office nebo k synchronizaci souborů na portálu Vibe s vaším desktopem. Lze takto vytvářet soubory, upravovat je a mnohem více. Další informace naleznete v příručkách Micro Focus Vibe Add-In – stručný úvodMicro Focus Vibe Desktop – stručný úvod.

6.16.1 Vytvoření souborového záznamu

Micro Focus Vibe umožňuje vytvářet souborové záznamy ve složkách souborů, které jsou k tomu určeny. Vytvoření souborového záznamu se liší od přiložení souboru k jinému typu záznamu ve složce. Souborové záznamy ve složkách souborů obsahují primární soubor. K souborovému záznamu mohou být připojeny další soubory jako přílohy, primární soubor je ale pouze jeden.

Souborové záznamy lze vytvořit několika způsoby:

6.16.2 Připojení souborů k záznamu

Přílohy lze k záznamům přidávat několika různými způsoby.

Přetažení souborů

Soubory je možné k záznamu přiřadit přetáhnutím z libovolného místa.

  1. Zobrazte detail záznamu, do kterého si přejete připojit soubor.

  2. Klikněte na záložku Přílohy.

  3. Klikněte na možnost Nahrání více souborů přetažením.

    Zobrazí se okno pro přetažení souborů.

  4. Myší „chytněte“ soubor uložený např. na ploše ve vašem počítači, přetáhněte jej nad ikonu složky v okně pro přetažení souborů a „pusťte“ jej.

    Zobrazí se animace otevírání a zavírání složky, která signalizuje, že je soubor nahráván jako příloha.

Soubory můžete do okna pro přetažení souborů vložit také pomocí funkcí kopírovat a vložit.

Nahrání jednoho souboru

  1. Zobrazte detail záznamu, do kterého si přejete připojit soubor.

  2. Klikněte na záložku Přílohy.

  3. Klikněte na možnost Nahrání jednoho souboru.

    Zobrazí se dialogové okno Nahrání jednoho souboru.

  4. Klikněte na tlačítko Vybrat soubor a vyhledejte soubor, který si přejete připojit.

  5. Klikněte na tlačítko OK.

6.16.3 Zobrazení souborů v režimu pouze pro čtení

Vibe vám umožňuje jednoduše zobrazit soubory, které jsou spojeny se záznamy. Soubory mohou být k záznamům přiřazeny jedním ze dvou způsobů:

  • Soubor může být přílohou záznamu.

  • Soubor může být primárním souborem záznamu.

    Primární soubory se vyskytují pouze ve složkách souborů.

Následující části popisují, jak prohlížet soubory v textovém editoru nebo HTML formátu:

Prohlížení souborů v textovém editoru

Při prohlížení souboru v textovém editoru bude soubor otevřen v režimu pouze pro čtení.

  1. Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jenž si přejete prohlédnout.

  2. (Podmínka) Pokud je soubor k záznamu přiřazen jako příloha, klikněte na záložku Přílohy.

    Pouze složky souborů mohou obsahovat soubory, které nejsou přílohami.

  3. V řádku souboru, který si přejete zobrazit, klikněte na možnost Práce se souborem > Zobrazit soubor.

    nebo

    klikněte na název souboru.

Prohlížení souboru ve formátu HTML

Pokud si potřebujete soubor rychle prohlédnout, můžete jej zobrazit ve formátu HTML.

Některé typy souborů (jako jsou PNG, JPG, GIF a PDF) nelze v HTML formátu zobrazit.

  1. Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jenž si přejete prohlédnout.

  2. (Podmínka) Pokud je soubor k záznamu přiřazen jako příloha, klikněte na záložku Přílohy.

    Pouze složky souborů mohou obsahovat soubory, které nejsou přílohami.

  3. V řádku souboru, který si přejete zobrazit, klikněte na možnost Práce se souborem > Zobrazit soubor jako HTML.

6.16.4 Úpravy souborů, ke kterým máte přístup přes webový prohlížeč

Pokud na portál Vibe přistupujete prostřednictvím webového prohlížeče a máte nainstalovaný produkt LibreOffice nebo Microsoft Office, můžete upravit soubory kliknutím na položky Akce souboru > Upravit tento soubor.

Platí následující požadavky:

  • Na pracovní stanici musíte mít nainstalovánu nejnovější verzi produktu LibreOffice nebo Microsoft Office 2013.

  • Pokud máte nainstalovánu sadu Microsoft Office, můžete soubor otevřít s použitím funkce nazvané MS URI. Tento postup lze použít v systému Mac i Windows, ale pouze pro sadu Microsoft Office.

  • Pokud máte nainstalovaný produkt LibreOffice a váš správce povolil alternativní funkci s názvem Vibe URI, můžete na stránce Stahování aplikací portálu Vibe stáhnout a nainstalovat konkrétní aplikaci pro svou pracovní stanici, pomocí které budete moct na portálu Vibe otevírat, upravovat a ukládat soubory.

    Dostupnost a konkrétní funkce úprav v systému Vibe řídí vaši správci systému Vibe, takže další otázky adresujte jim.

6.16.5 Úprava souborů Vibe přímo v sadě Microsoft Office

Pokud používáte sadu Microsoft Office v systému Windows, doporučujeme stáhnout a nainstalovat doplněk Vibe pro MS Office, který přináší lepší funkce úprav než přístup prostřednictvím webového prohlížeče.

Doplněk Vibe pro Microsoft Office umožňuje otevírat a upravovat soubory přímo v aplikacích sady Office.

Další informace o úpravách souborů prostřednictvím nainstalovaného doplňku Vibe Add-in najdete v příručce Micro Focus Vibe Add-In – stručný úvod.

6.16.6 Úprava souborů synchronizovaných na ploše

Pokud si stáhnete a nainstalujete aplikaci Vibe Desktop a váš správce systému Vibe tuto funkci povoluje, můžete synchronizovat soubory na plochu a upravit a zobrazit je stejně jako ostatní místní soubory. Provedené změny budou synchronizovány se systémem Vibe.

Další informace najdete na stránkách Micro Focus Vibe Desktop pro systémy Windows – stručný úvod a Micro Focus Vibe Desktop pro počítače Mac – stručný úvod.

6.16.7 Stahování souborů

Soubory, které jsou přiřazeny k záznamu, můžete stáhnout na vaši lokální stanici. Stáhnout je možné samostatný soubor, nebo všechny soubory, které jsou k záznamu přiřazeny. Stažené soubory jsou zabaleny v .zip souboru.

Stahování samostatných souborů

  1. Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jenž si přejete stáhnout.

  2. V řádku souboru, který si přejete stáhnout, klikněte na možnost Práce se souborem > Stáhnout soubor zabalený v zip souboru.

Stahování všech souborů

  1. Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubory, které si přejete stáhnout.

  2. V řádku souboru, který si přejete stáhnout, klikněte na možnost Práce se souborem > Stáhnout všechny soubory.

    nebo

    klikněte na záložku Přílohy a poté na možnost Stáhnout všechny soubory.

Stažení souborů ze složky souborů

  1. Přejděte do složky souborů, do které chcete dané soubory stáhnout.

  2. Vyberte soubory, které chcete stáhnout, a klikněte na možnost Další > Stáhnout jako ZIP.

    nebo

    Klikněte na ikonu Konfigurovat vedle názvu složky a potom klikněte na možnost Stáhnout všechny soubory jako ZIP.

6.16.8 Získání WebDAV URL adresy k souboru

Pokud znáte WebDAV URL adresu souboru, můžete soubor otevřít přímo z editoru, jako je například MS Office, nebo i z příkazové řádky.

Pro získání WebDAV URL adresy souboru:

  1. Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jehož WebDAV adresu si přejete zjistit.

  2. (Podmínka) Pokud je soubor, jehož WebDAV adresu si přejete získat, k záznamu přiřazen jako příloha, klikněte na záložku Přílohy.

    Pouze složky souborů mohou obsahovat soubory, které nejsou přílohami.

  3. V řádku souboru, který si přejete zobrazit, klikněte na možnost Práce se souborem > WebDAV URL.

    Zobrazí se WebDAV URL adresa pro zkopírování.

Jakmile znáte WebDAV URL adresu souboru, můžete ji použít pro otevření souboru v editoru, jako je např. MS Office. Přesné informace o tom, jak to provést, naleznete v dokumentaci příslušného editoru.

6.16.9 Přidání poznámky o souboru nebo o verzi souboru

K jednotlivým verzím souboru je možné přidávat poznámky. Poznámky souboru se zobrazují přímo pod názvem souboru na kartách Přílohy a Verze souboru. Pomocí poznámek mohou uživatelé snadněji zjistit, co který soubor přesně obsahuje, aniž by ho bylo třeba otevřít. Využít je lze také pro snadnější rozlišení jednotlivých verzí souborů.

  1. Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje přiložený soubor nebo verzi souboru, ke které si přejete zadat poznámku.

  2. (Podmínka) Pokud je soubor, k němuž si přejete zadat poznámku, přiřazen k záznamu jako příloha, klikněte na záložku Přílohy.

    Pouze složky souborů mohou obsahovat soubory, které nejsou přílohami.

  3. Na řádku souboru, který si přejete zobrazit, klikněte na možnost Práce se souborem > Upravit poznámku souboru.

    Zobrazí se stránka Upravit poznámku souboru.

  4. Zadejte poznámku, kterou si přejete přidat, a klikněte na tlačítko OK.

6.16.10 Nastavení stavu souboru

Pokud máte více verzí jednoho souboru, můžete jednotlivým verzím nastavit stav, čímž ostatním uživatelům usnadníte rozlišení toho, která z verzí je oficiální, která je pouze koncept atd. Soubory mohou mít stav Oficiální, Koncept nebo Zastaralý.

  1. Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje přiložený soubor nebo verzi souboru, které si přejete nastavit stav.

  2. Klikněte na záložku Verze souboru.

  3. V řádku souboru klikněte ve sloupci Stav na název aktuálního stavu a z rozbalené nabídky vyberte stav, který si přejete souboru nastavit.

6.16.11 Používání funkce verzování souborů

Pokud upravíte nějaký soubor uložený v portálu Vibe, uchová se automaticky i jeho předchozí verze. To platí, jak pro soubory uložené ve složkách souborů, tak pro jakékoli soubory, které jsou přiloženy k záznamům jako přílohy.

Vytvoření nové verze souboru

Vždy, když soubor upravíte a uložíte, vytvoří portál Vibe jeho novou verzi a zachová předchozí verzi v nezměněné podobě. Více informací o tom, jak upravit soubor, naleznete v kapitole Úpravy souborů, ke kterým máte přístup přes webový prohlížeč.

Pro vytvoření nové verze přiloženého souboru nebo souboru ve složce souborů můžete využít také funkci přetažení souborů, jak je popsáno v následujících kapitolách:

Aktualizace přílohy záznamu přetažením souboru

Pokud si přejete vytvořit novou verzi existující přílohy, musí mít soubor, který budete přetahovat, stejný název jako soubor, který je již k záznamu přiřazen jako příloha.

  1. Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje přiložený soubor, jehož novou verzi si přejete vytvořit.

  2. Klikněte nejprve na záložku Přílohy a poté na možnost Nahrání více souborů přetažením.

  3. Přetáhněte soubor, například z pevného disku vaší lokální stanice, a pusťte jej nad ikonou složky v dialogovém okně Nahrání více souborů přetažením.

    Soubor je přiložen jako nová verze existující přílohy. Starší verze jsou zobrazeny v detailu záznamu na záložce Verze souboru.

Aktualizace primárního souboru přetažením souboru

Pokud si přejete vytvořit novou verzi souboru existujícího ve složce souborů, musí mít soubor, který budete přetahovat, stejný název jako soubor, který je aktualizován.

  1. Vyhledejte složku souborů, do které si přejete naimportovat novou verzi souboru.

    Soubor se stejným názvem již musí v dané složce existovat.

  2. Přetáhněte soubor z jednoho umístění, například z plochy, do oblasti složek.

  3. Pokud se zobrazí dialogové okno Konflikty souborů, klikněte na možnost Soubory verzí.

    Soubor je přidán jako nová verze existujícího souboru. Starší verze jsou zobrazeny v detailu záznamu na záložce Verze souboru.

Zvýšení hlavního čísla verze souboru

Ve výchozím nastavení se při vytvoření nové verze souboru zvýší vedlejší číslo jeho verze. Například verze 1.0, 1.1, 1.2 atd. Pro nejnovější verzi souboru můžete také zvýšit hlavní číslo verze. Například verze 1.2 se stane verzí 2.0.

Pokud je ve složce nastaveno automatické odstraňování starých verzí souboru, jak je popsáno v kapitole Automatically Deleting Minor File Versions That Exceed the Allowed Maximum (Automatické odstraňování dílčích verzí souboru překračujících povolené maximum) v části Managing Folders (Správa složek) v Příručce pro pokročilé uživatele produktu Micro Focus Vibe 4.0.6, zvýšení dílčí verze souboru na hlavní tuto verzi ochrání před odstraněním.

Pro zvýšení hlavní verze souboru:

  1. Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, kterému si přejete zvýšit hlavní číslo verze.

  2. (Podmínka) Pokud je soubor, jehož hlavní číslo verze si přejete zvýšit, přiřazen k záznamu jako příloha, klikněte na záložku Přílohy.

    Pouze složky souborů mohou obsahovat soubory, které nejsou přílohami.

  3. V řádku souboru, který si přejete zobrazit, klikněte na možnost Práce se souborem > Zvýšit hlavní číslo verze souboru.

    Zobrazí se stránka Zvýšit hlavní číslo verze.

  4. Klikněte na tlačítko OK.

Přístup k předchozím verzím souboru

  1. Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jehož předchozí verzi si přejete prozkoumat.

  2. Klikněte na záložku Verze souboru.

    Všechny předchozí verze každého souboru, který je připojen k danému záznamu, jsou zobrazeny v obráceném chronologickém pořadí. U jednotlivých verzí je zobrazeno datum, velikost souboru a jméno uživatele, který soubor upravoval.

Nastavení starší verze souboru na aktuální verzi

Starší verzi souboru lze opět nastavit jako aktuální verzi. Aktuální verze je hlavním souborem v záznamu souboru. Další verze jsou umístěny pod hlavní verzí v záložce Verze souboru.

  1. Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jehož předchozí verzi si přejete nastavit jako aktuální.

  2. Klikněte na záložku Historie záznamu.

  3. Vedle verze souboru, kterou chcete nastavit jako aktuální, klikněte na možnost Nastavit jako aktuální a potom na tlačítko OK.

Na předchozí verzi můžete vrátit také celý záznam (jeho nadpis a obsah) viz kapitola Návrat k předchozí verzi záznamu.

Odstranění existujících verzí souboru

DŮLEŽITÉ:Soubory a verze souborů, které jsou z portálu odstraněny, již nelze obnovit.

  1. Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jehož předchozí verzi si přejete prozkoumat.

  2. Klikněte na záložku Verze souboru.

    Všechny předchozí verze každého souboru, který je připojen k danému záznamu, jsou zobrazeny v obráceném chronologickém pořadí. U jednotlivých verzí je zobrazeno datum, velikost souboru a jméno uživatele, který soubor upravoval.

  3. Pro současné smazání více verzí označte verze souboru, které si přejete odstranit, a klikněte na možnost Odstranit vybrané verze.

    nebo

    Pro odstranění jedné verze klikněte pro danou verzi na možnost Práce se souborem > Odstranit tuto verzi.

  4. Kliknutím na tlačítko OK potvrďte odstranění.

Nastavení maximálního počtu povolených verzí

Pokud jste vlastník složky nebo pracovního prostoru, můžete nastavit maximální počet verzí, které jsou pro každý soubor povoleny. Další informace najdete v části Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion (Omezení verzí souborů u složek a pracovních prostorů automatickou konfigurací odstraňování) v Příručce pro pokročilé uživatele produktu Micro Focus Vibe 4.0.6.