4.3 Envío de elementos de calendario

4.3.1 Descripción de los elementos del calendario

Puede programar citas y recordatorios para usted y para otros usuarios. También puede reservar un bloque de tiempo mediante una cita publicada.

Para obtener información acerca de cómo difieren las citas y los recordatorios de otros tipos de elementos, consulte la Sección 1.8, Descripción de los tipos de elementos de GroupWise.

Si desea saber si alguien asistirá a una reunión, puede verificar el estado en las propiedades del elemento para ver si se ha aceptado o rechazado. Para obtener más información, consulte Comprobación del estado de los mensajes de correo electrónico enviados.

Todos los elementos programados se pueden retraer o volver a programar, incluso si los destinatarios ya los han abierto o aceptado. Para obtener más información, consulte Retracción de mensajes de correo electrónico enviados y Reprogramación de una cita.

Para obtener información acerca de la gestión de elementos después de enviarlos o recibirlos, consulte la Sección 3.1, Envío de mensajes de correo electrónico y la Sección 3.3, Recepción de correo electrónico.

4.3.2 Programación de citas

Utilice las citas para programar bloques de tiempo en una fecha concreta o en un rango de fechas.

Puede utilizar Buscar disponibilidad para buscar una hora en la que todos los usuarios y los recursos que necesita para convocar una cita estén disponibles.

Si programa una cita y se incluye usted mismo como participante, GroupWise acepta la cita automáticamente.

Programación de una cita para uno mismo

Si no puede asistir a reuniones, programe una cita publicada para esas horas. Cuando otro usuario le incluya en una cita y realice una búsqueda de disponibilidad, podrá comprobar que no estará disponible a esas horas, pero podrá programar la cita.

Las citas publicadas se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de otros usuarios. Del mismo modo, todas las citas publicadas se almacenan en el calendario principal de GroupWise. Para moverlas a un calendario personal, basta con arrastrarlas y soltarlas en el calendario personal después de su creación.

  1. En la barra de herramientas, haga clic en la flecha del botón Nueva cita y, a continuación, en Cita publicada.

    O bien

    En el Calendario, abra una vista con una lista de citas, haga clic en una fecha y, a continuación, haga doble clic en una hora en la lista de citas.

  2. (Opcional) Escriba un tema y un lugar.

  3. Especifique la fecha de inicio.

    O bien

    Haga clic en Icono de fecha para especificar una fecha o una fecha automática para la cita. Para crear una cita periódica, consulte la Sección 4.3.4, Programación de elementos periódicos.

    O bien

    Seleccione Todo el día si se trata de un evento para todo el día.

  4. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  5. (Opcional) Escriba un mensaje.

    Puede especificar muchas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, haciendo clic en la pestaña Opciones.

  6. (Opcional) Especifique un tipo en Mostrar cita como haciendo clic en Acciones > Mostrar cita como y seleccionando después un tipo.

  7. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Programación de una cita para otros usuarios

  1. Haga clic en Nueva cita en la barra de herramientas.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO

    CC (Copia carbón): Los destinatarios de las copias carbón (CC) reciben una copia de un elemento. Los destinatarios de CC son usuarios que podrían beneficiarse de la información contenida en un elemento, pero que no se ven afectados ni son responsables directos de dicha información. Todos los destinatarios pueden ver que se ha enviado una copia carbón. También pueden ver los nombres de los destinatarios de CC.

    CO (Copia oculta): Los destinatarios de copia oculta (CO) reciben una copia de un elemento. Los demás destinatarios no reciben información acerca de las copias ocultas. Sólo el remitente y el destinatario de la copia oculta saben que se ha enviado. Si un destinatario responde y elige Responder a todos, el destinatario de la copia oculta no recibirá la respuesta.

  4. Para modificar el nombre De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en De y luego en un nombre.

  5. Escriba la descripción del lugar en el campo Lugar.

  6. Especifique la fecha de inicio.

    O bien

    Haga clic en Icono de fecha para especificar una fecha o una fecha automática para la cita. (Para crear una cita periódica, consulte la Sección 4.3.4, Programación de elementos periódicos.)

    O bien

    Seleccione Todo el día si se trata de un evento para todo el día.

  7. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  8. Escriba un tema y un mensaje.

    Si lo desea, cambie la fuente del texto del mensaje. Para obtener más información, consulte Formato de correo electrónico.

  9. Si desea asegurarse de que las personas y los recursos relacionados con la cita están disponibles, puede realizar una búsqueda de disponibilidad; para ello, haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas. Consulte Comprobación de la disponibilidad.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  10. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Comprobación de la disponibilidad

Utilice Buscar disponibilidad para buscar una hora a la que estén libres todas las personas y los recursos necesarios para una reunión.

Realización de una búsqueda de disponibilidad

  1. En la cita que esté creando, especifique los nombres de los usuarios y los ID de los recursos en el campo A.

  2. Especifique el primer día posible para la reunión en el campo Fecha de inicio.

  3. Especifique la duración de la reunión.

  4. Haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas.

    El texto de la parte inferior del recuadro de diálogo Buscar disponibilidad indica el significado de los distintos patrones Mostrar cita como de la cuadrícula.

    Si el icono Icono de información de búsqueda de disponibilidad aparece a la izquierda del nombre de usuario o del recurso, puede hacer clic en una hora programada para el usuario o el recurso en la pestaña Programas individuales para ver más información acerca de la cita en el recuadro inferior. Sin embargo, el usuario o el propietario del recurso deben concederle derechos de lectura para las citas en la lista de acceso correspondiente para que aparezca el icono Icono de información de búsqueda de disponibilidad. Consulte Concesión de derechos de apoderado como propietario de un buzón.

    Para excluir de la búsqueda un nombre de usuario o un recurso sin suprimirlo, haga clic en la pestaña Horas disponibles y, a continuación, haga clic en la casilla de verificación situada al lado del usuario o recurso para anular su selección. La exclusión de una persona o recurso de la búsqueda es útil si desea invitar a un usuario (por ejemplo, un destinatario de CC) a una reunión a la que no tiene que asistir obligatoriamente. Para incluir el nombre de un usuario o recurso que ha sido excluido, haga clic en la casilla de verificación situada al lado del usuario o recurso para seleccionarlo.

  5. Para eliminar un usuario o un recurso de la lista Invitar a la reunión después de la búsqueda, haga clic en la pestaña Horas disponibles, haga clic en Invitar a la reunión, seleccione el nombre de usuario o el recurso para eliminarlos, pulse Supr y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Esto es útil si desea incluir en la búsqueda varias salas de conferencia para encontrar una que esté disponible y luego eliminar las que no son necesarias.

  6. Complete y envíe la cita.

    Si desea hacer una búsqueda de disponibilidad antes de crear una cita, haga clic en Herramientas > Búsqueda de disponibilidad. Especifique la información en el recuadro de diálogo Buscar disponibilidad y, a continuación, haga clic en Aceptar para realizar una búsqueda de disponibilidad. Cuando encuentre una hora adecuada para la reunión, haga clic en el botón Organizar reunión para transferir la información a una nueva vista de cita y complete la cita.

SUGERENCIA:Puede cambiar el rango de búsqueda para una cita programándola con Herramientas > Búsqueda de disponibilidad y cambiando el número en el campo Días de búsqueda.

Cambio de opciones de búsqueda en el horario

Puede cambiar el rango de búsqueda, la hora y los días por defecto para todas las citas en la pestaña Búsqueda de disponibilidad en Opciones de fecha y hora.

  1. Linux: Haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Calendario > Búsqueda de disponibilidad.

  3. Cambie las opciones que desee.

  4. Haga clic en Aceptar.

Reprogramación de una cita

En el calendario:

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la cita que desea reprogramar.

    Mac: haga clic en la cita que desea reprogramar mientras mantiene pulsada la tecla Control.

    Si va a volver a programar sólo una cita de una serie de citas periódicas, seleccione la cita en el día en que quiera volver a programarla.

  2. Haga clic en Reenviar.

  3. Si la cita original incluía una fecha automática, haga clic en Esta vez o en Todas las veces.

  4. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  5. Haga clic en Sí para retraer el elemento original.

SUGERENCIA:Para reprogramar una cita a otra hora el mismo día, abra el Calendario y arrastre la cita a la nueva hora.

Reprogramación de citas periódicas

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la lista de carpetas.

  2. Haga clic en la cita que desea volver a programar.

    Si va a volver a programar sólo una cita de una serie de citas periódicas, seleccione la cita en el día en que quiera volver a programarla.

  3. Haga clic en Acciones > Reenviar.

  4. Haga clic en Todas las veces para seleccionar todas las citas de la cita periódica.

    O bien

    Haga clic en Esta vez para seleccionar sólo una cita en la serie de la cita periódica.

  5. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  6. Haga clic en Sí para retraer el elemento original.

SUGERENCIA:Para reprogramar una cita a otra hora el mismo día, abra el Calendario y arrastre la cita a la nueva hora.

Cancelación de una cita

Puede cancelar una cita si la ha programado o si tiene los derechos de apoderado necesarios sobre el buzón de la persona que la programó.

En el calendario:

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la cita que desea cancelar.

    Mac: haga clic en la cita que desea cancelar mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Suprimir.

  3. (Condicional) Si la cita original incluía una fecha automática, haga clic en Esta vez o en Todas las veces.

  4. (Opcional) Introduzca un mensaje que explique la cancelación.

  5. Haga clic en Todos los buzones y, a continuación, en Aceptar.

4.3.3 Envío de recordatorios

Los recordatorios son como los mensajes de correo, con la diferencia de que los recordatorios están programados para un día en particular y aparecen en el calendario en la fecha correspondiente. Puede utilizar los recordatorios para reflejar las vacaciones, los días festivos, los días de pago, los cumpleaños, etc.

Programación de un recordatorio para uno mismo

Un recordatorio para uno mismo se denomina recordatorio publicado. Los recordatorios publicados se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de otros usuarios.

  1. En el Calendario, abra una vista con una lista de recordatorios (por ejemplo, la vista Semana).

  2. Haga clic en una fecha y, a continuación, haga doble clic en un espacio vacío en la lista de recordatorios.

  3. Si es necesario, haga clic en Icono de calendario para especificar una fecha de inicio o una fecha automática para el recordatorio.

  4. Escriba un tema y el mensaje del recordatorio.

    Puede especificar muchas opciones, como asignar al recordatorio una prioridad alta, haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  5. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Para acceder más tarde a la información, abra el Calendario y seleccione la fecha en la que aparece la información. Haga doble clic en el recordatorio dentro de la lista de recordatorios.

Programación de un recordatorio para otros usuarios

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Recordatorio.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Para modificar el nombre De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en De y luego en un nombre.

  4. (Opcional) Escriba un tema y el mensaje del recordatorio.

    Si lo desea, modifique la fuente del mensaje. Para obtener más información, consulte Formato de correo electrónico.

  5. En el campo Fecha de inicio, escriba la fecha en la que debe aparecer el recordatorio en los calendarios de los destinatarios.

    O bien

    Haga clic en Icono de calendario para especificar una fecha de inicio o una fecha automática para el recordatorio.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar al recordatorio una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  6. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

4.3.4 Programación de elementos periódicos

Utilice Fecha automática para programar los elementos periódicos, ya sean citas, tareas o recordatorios.

Cuando envía un elemento con fecha automática, GroupWise copia el elemento y coloca una de las fechas definidas en cada una de las copias del elemento. Por ejemplo, si define cinco fechas para el evento, GroupWise hace cinco copias del elemento y programa una copia para cada fecha. Si envía el elemento a otros usuarios, tendrá cinco elementos salientes con una fecha automática repetida cinco veces. Si recibe el elemento, encontrará en el buzón cinco copias del elemento entrante en el buzón, cada una programada para una fecha diferente.

  1. En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Acciones y después en Fecha automática.

  2. Haga clic en los días que desea programar.

  3. Para pasar a otro año, haga clic en el botón de año, escriba el nuevo año y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Si desea borrar todas las fechas seleccionadas, haga clic en Restaurar.

  5. Haga clic en Aceptar.