2.2 A postafiók rendezése mappák használatával

A tételeket mappákban tárolhatja és rendszerezheti. Például mappák segítségével csoportosíthatja az egyes feladatkörökhöz vagy tárgyakhoz tartozó tételeket.

2.2.1 A mappák ismertetése

A mappalista azokat a mappákat jeleníti meg, amelyek kapcsolatban vannak az aktuális mappával. A következők mindegyike környezetfüggő mappalista:

  • Naptár: Egy listában megjeleníti az összes naptárat. Innen kiválaszthatja azt a naptárat, melynek tartalma a fő naptárban legyen megjelenítve. A naptár színét is megváltoztathatja.

  • Névjegyek: Megjeleníti az összes személyes címjegyzék listáját. Alapértelmezés szerint a fő Kapcsolatok mappa a Napi kapcsolatok címjegyzék.

  • Dokumentumok: Megjeleníti dokumentumkönyvtárainak egy listáját. Alapértelmezés szerint a fő Dokumentumok mappa az Ön alapértelmezett dokumentumkönyvtára.

Kattintson a Kibontás és az Összecsukás nyílra a mappák kibontásához és összecsukásához.

A mappalistában található egyéni mappák információit lásd: A mappalista felfedezése.

A tételeket áthelyezéssel lehet a mappákban rendszerezni. Az áthelyezett tételek törlődnek eredeti helyükről, és másik mappába kerülnek át.

A befejezetlen tételek a Folyamatban nevű beépített mappában tárolhatók (lásd: Befejezetlen e-mailek mentése). Ezenkívül megosztással a mappákat mások által elérhetővé teheti (lásd: Megosztott mappák használata). Létrehozhat szabályokat, amelyekkel automatikusan különböző mappákba rendezheti a tételeit (lásd: Szabály létrehozása).

2.2.2 A mappalista módosítása

  1. A WebAccess főoldalán kattintson az eszköztár Mappák ikonjára.

A Mappák kezelése ablakban létrehozhat, törölhet vagy megoszthat mappákat.

2.2.3 Mappák törlése

  1. Válassza a Mappák ablak tetején a Mappa törlése fület.

  2. Kattintson a törölni kívánt mappára.

  3. Kattintson az Igen gombra.

A Naptár, a Postafiók, a Kimenő tételek, a Tennivalók, a Kapcsolatok, az Irattár, a Folyamatban és a Lomtár mappa nem törölhető. A levélszemét-mappát csak abban az esetben törölheti, a levélszemét-kezelés le van tiltva.

2.2.4 Személyes mappa létrehozása

  1. A WebAccess főoldalán kattintson az eszköztár Mappák ikonjára.

  2. Jelölje ki a mappalistán azt a helyet, ahova az új mappát fel szeretné venni. Alapértelmezés szerint az új mappa az Irattár mappa első almappájaként jelenik majd meg.

    Ahhoz, hogy az új mappa például a Postafiók mappával egy szintre kerüljön, kattintson a Postafiók mappa melletti Le gombra. Ha a Postafiók mappában szeretne új mappát létrehozni, kattintson a Postafiók mappa melletti Jobbra gombra.

  3. Írja be az új mappa nevét Mappa neve mezőbe.

  4. Kattintson a Mappa hozzáadása parancsra.

2.2.5 Mappa átnevezése

Bizonyos esetekben a mappa tartalmának pontosabb tükrözése vagy elgépelések kijavításának érdekében szüksége lehet a mappák átnevezésére. A WebAccess alkalmazásban létre lehet hozni új mappákat, de a létező mappák neveit nem lehet módosítani. A mappák nevének megváltoztatására a GroupWise Windows ügyfélben van lehetőség.

További információ a mappák kezeléséről: A mappák ismertetése.

2.2.6 Tétel áthelyezése másik mappába

  1. Keresse meg a tételt a tétellistán.

  2. Kattintson duplán a tételre annak megnyitásához, majd kattintson az Áthelyezés pontra.

  3. Kattintson arra a mappára, amelybe át szeretné helyezni a tételt.

    Ha a tételt az Irattár egyik mappájába helyezi át, valószínűleg rá kell kattintania az Irattár mellett található Kibontás ikonra az Irattár mappák megjelenítéséhez.

2.2.7 A Keresési eredmények mappa ismertetése

A Keresési eredmények mappában jelennek meg egy lekérdezés eredményei. Ha a mappa meg van nyitva, a GroupWise megvizsgálja a mappa keresési feltételeit, elvégzi a keresést minden megadott elemre, majd megjelenít minden találatot a Tétellistából. A Keresési eredmények mappában a tételeket ugyanolyan módon kezelheti, mint bármilyen más mappában. A tételeket megnyithatja, továbbíthatja, nyomtathatja, másolhatja vagy törölheti, azonban az eredeti tételek továbbra is megmaradnak abban a mappában, ahol a keresés megtalálta őket. Ez azt jelenti, hogy ha egy tételt áthelyez vagy töröl a Keresési eredmények mappából, a tétel törölve lesz a tétellistából, de az eredeti helyéről nem. Amikor legközelebb megnyitja a Keresési eredmények mappát, a keresés újra végre lesz hajtva, a tétel pedig újra meg lesz jelenítve.

Bár a WebAccess nem teszi lehetővé új keresésieredmény-mappák létrehozását, használhatja a GroupWise Windows alapú ügyfélprogramjával létrehozott mappákat. Azonban ha nem a gyorsítótárba helyezett példányokra kíváncsi, hanem a mappa legfrissebb információira, a keresési eredmények mappa megnyitása előtt kattintson az eszköztáron Frissítés gombra.

2.2.8 Megosztott mappák használata

A megosztott mappa mindössze annyiban különbözik az Irattárban található többi mappától, hogy mások is hozzáférhetnek és megjelenik az ő Irattár mappáikban. Létrehozhat eleve megosztott mappát, vagy megoszthatja az Irattár létező személyes mappáit. Kiválaszthatja, hogy kikkel kívánja megosztani a mappát, és az egyes felhasználók milyen jogosultságot kapnak. Ezután a felhasználók üzeneteket tehetnek közzé a megosztott mappában, létező tételeket helyezhetnek át a mappába, és beszélgetéseket folytathatnak. Nem oszthatja meg azokat a rendszermappákat, amelyek a Postafiók, a Meg nem nyitott tételek, az Elküldött tételek, a Naptár, a Tennivalók, az Ellenőrző lista, az Irattár, a Folyamatban, a Levélszemét és a Lomtár mappát tartalmazzák.

Ha dokumentumot helyez el egy megosztott mappában, a megosztott mappához jogosultsággal rendelkező személyek elolvashatják a dokumentumot, de nem kapnak automatikusan szerkesztési jogosultságot is hozzá. Csak akkor szerkeszthetik a dokumentumot, ha szerkesztési jogot ad nekik a Mappa megosztása lapon.

Személyes mappáit megoszthatja más felhasználókkal. A megosztott mappa címzettjei értesítést kapnak, amely tájékoztatja őket arról, hogy a mappát megosztotta velük. Ezután elfogadhatják, illetve elutasíthatják a mappát.

Létező mappa megosztása más felhasználókkal

  1. Kattintson a WebAccess főoldalának eszköztárán a Mappák ikonra, majd a Mappa megosztása fülre.

  2. Jelölje ki a megosztani kívánt mappát. A megosztható mappák alá vannak húzva.

  3. A Név mezőben kezdje el beírni a felhasználó nevét.

    vagy

    Felhasználó kereséséhez kattintson a Címválasztó pontra. A címválasztóval kapcsolatos további információkért lásd: A címválasztó használata.

  4. Jelölje be azokat a hozzáférési beállításokat, amelyeket a felhasználó számára biztosítani szeretne.

  5. Ismételje meg a(z) Lépés 3 - Lépés 4 lépéseket minden további felhasználó esetében, akikkel a mappát meg szeretné osztani.

  6. Kattintson a Mentés gombra.

Megosztott mappa elfogadása

  1. Kattintson a megosztott mappáról szóló értesítésre a Postafiókban.

  2. Kattintson a Mappa elfogadása lehetőségre.

  3. A mappa nevét a rendszer alapértelmezés szerint kitölti. Végezze el a mappa nevével kapcsolatban a kívánt változtatásokat.

  4. Adja meg a mappa helyét.

  5. Kattintson a Mappa hozzáadása parancsra.

Tétel közzététele megosztott mappában

  1. Nyissa meg a mappalistán azt a megosztott mappát, amelyben közzé szeretné tenni a tételt.

  2. Kattintson a tétellista tetején látható Kitűzés gombra egy Üzenet űrlap megnyitásához.

  3. Írja be az üzenet tárgyát és szövegét.

    A Tárgy mezőbe és az üzenet szövegébe webhelycímeket (URL-címeket) is beírhat.

  4. (Nem kötelező) Az üzenet helyesírásának ellenőrzéséhez kattintson a Helyesírás-ellenőrzés pontra.

  5. (Nem kötelező) Fájloknak az üzenethez való csatolásához kattintson a Melléklet gombra. E szolgáltatás működéséhez böngészőjének támogatnia kell a mellékletek használatát.

  6. Kattintson a Közzététel gombra az üzenetnek a megosztott mappába való felvételéhez.

Megosztott mappa törlése

Önnel megosztott mappa törlése:

  1. Kattintson a jobb oldali egérgombbal a mappára.

  2. Kattintson a Mappa törlése parancsra.

  3. Kattintson az OK gombra.

Az Önnel megosztott mappa törlése csupán saját GroupWise postafiókjából törli a mappát. A többi felhasználót nem befolyásolja ez a művelet. Ugyanakkor ha Ön volt az, aki a mappát a többiekkel megosztotta, az adott mappa törlése a többi felhasználótól is eltávolítja azt.

Megosztott mappa tulajdonjogának átruházása

  1. A jobb oldali egérgombbal kattintson a megosztott mappára, majd kattintson a Megosztás menüpontra.

  2. Kattintson a Tulajdonjog átruházása elemre.

  3. A résztvevők listájából válassza ki vagy írja be annak a felhasználónak a nevét, akinek átadja a megosztott mappát. Megváltoztathatja az értesítés tárgyát és üzenetét is, és megadhatja, hogy szeretne-e résztvevő maradni.

    Amikor a Küldés gombra kattint, az új tulajdonos értesítést kap, amely kéri a megosztott mappa tulajdonjogának elfogadását. A megosztott mappa neve fel van tüntetve az üzenet tárgyának végén.

Megosztott mappa tulajdonjogának átvétele

Ha a rendszergazda törli, érvényteleníti vagy letiltja a megosztott mappával rendelkező felhasználó bejelentkezését, az adott megosztott mappa összes résztvevője értesítést kap arról, hogy a megosztott mappa elérhető. A tulajdonjog átvételével a megosztott mappa bármelyik résztvevője lehet a mappa új tulajdonosa.

  1. A jobb oldali egérgombbal kattintson a megosztott mappára, majd kattintson a Megosztás menüpontra.

  2. Kattintson a Tulajdonjog átvétele elemre.