Quando si invia o riceve un messaggio e-mail, è possibile aprire le Opzioni e fare clic sul menu a discesa Personalizza per aggiungere informazioni personali all'e-mail. È possibile modificare l'oggetto, aggiungere una nota, selezionare una categoria e aggiungere contatti associati al messaggio.
Il nuovo oggetto personalizzato viene visualizzato nella casella postale e nel calendario dell'utente che lo ha personalizzato e degli utenti incaricati. Se si modifica l'oggetto di un elemento in una cartella condivisa, gli altri utenti della cartella condivisa continuano comunque a vedere l'oggetto originale.
Aprire un elemento dalla casella postale, dagli elementi inviati o dal calendario.
Fare clic sull'icona accanto alla riga dell'oggetto, quindi digitare il nuovo oggetto nel campo Oggetto.
Per visualizzare l'oggetto originale, aprire l'elemento e visualizzare il campo Oggetto nell'intestazione dell'oggetto.
Se si esegue una ricerca utilizzando una delle parole specificate nel campo Oggetto, i risultati della ricerca visualizzano gli elementi il cui oggetto originale o personalizzato contiene la parola specificata. Quando si imposta una ricerca avanzata, è possibile usare il campo Oggetto per ricercare l'oggetto originale e il campo Oggetto per ricercare un oggetto personalizzato.
Se si crea una regola per ricercare una delle parole specificate nel campo Oggetto, la regola ricerca solo l'oggetto originale.
Quando si aggiunge una nota a un'e-mail inviata o ricevuta, questa viene visualizzata anche agli utenti incaricati. Per visualizzare la nota è necessario aprire l'e-mail e utilizzare il menu a discesa Personalizza nel pannello a scorrimento delle opzioni.
Aprire un elemento dalla casella postale, dagli elementi inviati o dal calendario.
Aprire il pannello a scorrimento delle opzioni e fare clic sul menu a discesa Personalizza.
Immettere la nota desiderata nel campo Note personali. La nota viene automaticamente salvata quando si chiude il menu a discesa Personalizza.
È possibile aggiungere un allegato personale agli elementi inviati o ricevuti. L'allegato è visibile solo all'utente e non viene inviato quando si risponde o si inoltra un elemento.
Per allegare un file personale a un elemento:
Fare clic con il pulsante destro del mouse nella finestra dell'allegato, quindi selezionare Allega file personale.
Ricercare e selezionare i file che si desidera allegare.
Per rimuovere un file allegato, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'allegato, quindi fare clic su Elimina file personale.
Fare clic su OK.
È anche possibile selezionare e trascinare un allegato nella finestra Allegato.
Lo spostamento o la cancellazione di un file su un disco o un'unità di rete non ha alcun effetto sul file allegato a un elemento.
Se si cancella un file allegato, questo non viene cancellato dal disco rigido o dalla rete, viene solo rimosso dall'elenco degli allegati.
L'utilizzo delle categorie consente di organizzare gli elementi. È possibile assegnare una categoria a qualsiasi elemento, inclusi i contatti inviati o ricevuti. È possibile creare e aggiungere categorie, nonché assegnare a ciascuna categoria un colore specifico. che viene utilizzato per la visualizzazione nell'elenco degli elementi e nel calendario.
Per ulteriori informazioni su come assegnare una categoria a un elemento, vedere Assegnazione di categorie agli elementi.
Quando si aggiunge un contatto a un'e-mail inviata o ricevuta, tale e-mail viene associata al contatto aggiunto. Questa operazione può essere utile quando si consulta la cronologia di un contatto specifico, perché l'e-mail viene visualizzata nella cronologia contatti del contatto, anche se questo non ha inviato l'e-mail. Per ulteriori informazioni sulla cronologia contatti, vedere Visualizzazione di tutta la corrispondenza con un contatto.
È possibile aggiungere utenti come contatti a un'e-mail durante la composizione di un'e-mail, come descritto in Aggiunta di un contatto a un'e-mail.
Per aggiungere un contatto a un'e-mail già inviata o ricevuta:
Aprire un elemento dalla casella postale, dagli elementi inviati o dal calendario.
Aprire il pannello a scorrimento delle opzioni e fare clic sul menu a discesa Personalizza.
Nel campo Contatti, digitare un nome utente e premere Invio. Ripetere l'operazione per gli altri utenti.
oppure
Per selezionare i nomi utente da un elenco, fare clic sull'icona Indirizzo > Selettore accanto al campo Contatti. Fare doppio clic su ciascun utente, quindi selezionare OK.