46.2 Gestione dei contatti

Ciascun contatto della cartella Contatti è contrassegnato mediante l'icona icona Persona Contatto. Se si fa doppio clic su un contatto, viene aperta la relativa vista.

46.2.1 Aggiunta di un contatto

Quando si aggiunge un contatto alla cartella Contatti, questo viene aggiunto alla rubrica corrispondente.

  1. Nell'elenco cartelle, selezionare la cartella Contatti dove si desidera aggiungere il contatto.

  2. Fare clic su Nuovo contatto nella barra degli strumenti.

  3. Immettere il nome completo del contatto nel campo Nome completo .

  4. Specificare il nome da usare per il contatto nel campo Visualizza come.

    L'elenco contatti visualizza le informazioni immesse nel campo Visualizza come.

  5. (Facoltativo) Specificare tutte le altre informazioni che si desidera registrare per il contatto.

    Contatto: utilizzare questa pagina per specificare il nome, gli indirizzi e-mail, i numeri di telefono e gli ID di messaggistica in tempo reale del contatto.

    Fare clic sull'elenco a discesa Visualizza come per specificare l'impostazione di visualizzazione da usare per la funzione Completamento del nome. È possibile selezionare Cognome, Nome, Nome Cognome oppure specificare il nome da visualizzare come desiderato. Per inviare un elemento al contatto, immettere il nome visualizzato nel campo dell'indirizzo (A, Cc, Cn) dell'elemento.

    Se nel campo Società si specifica un nome per cui è stata creata un'organizzazione, le informazioni sull'organizzazione verranno automaticamente recuperate nei campi appropriati del nuovo contatto.

    Se si fa clic su Invia e-mail nella pagina Contatto, verrà aperta una nuova vista posta indirizzata al contatto specificato.

    Se si fa clic su Invia messaggio in tempo reale, verrà aperto il programma di messaggistica in tempo reale e verrà avviata una conversazione con il contatto specificato. Se il pulsante Messaggio in tempo reale è disattivato, non è installato alcun programma di messaggistica in tempo reale compatibile.

    È possibile specificare più numeri di telefono. Per selezionare un numero di telefono primario, fare clic su icona Persona vicino al numero di telefono da impostare come primario, quindi fare clic su Imposta come primario.

    Se si fa clic sull'area delle foto nell'angolo superiore sinistro della scheda Contatto, è possibile aggiungere o sostituire una foto per il contatto. Individuare e selezionare la foto che si desidera utilizzare per rappresentare il contatto. In GroupWise vengono accettati diversi tipi di file di immagine, ad esempio .jpg, .gif, .png, .bmp e .tif, e quindi viene convertita l'immagine in .jpg con una larghezza o un'altezza massima di 64 pixel.

    Dettagli: usare questa pagina per specificare la professione del contatto, il reparto, l'ubicazione, il responsabile, l'assistente, il compleanno, l'anniversario, lo stato civile, il numero di figli, gli hobby e tutti gli indirizzi Internet associati al contatto.

    Per specificare un compleanno o un anniversario, selezionare il mese, la data e l'anno dagli elenchi a discesa appropriati. Per visualizzare il compleanno o l'anniversario nella visualizzazione del calendario settimanale, fare clic sull'icona Calendario.

    Se la casella di controllo vicino alla data è selezionata, le informazioni relative al compleanno o all'anniversario vengono visualizzate nella pagina Riepilogo e viene aggiunta la colonna Compleanno se è stata aggiunta almeno una rubrica. Inoltre, selezionando la casella di controllo è possibile aggiungere al calendario un compleanno o un anniversario come evento personale della durata di un'intera giornata. Se si deseleziona la casella di controllo, le informazioni sul compleanno vengono visualizzate solo nella pagina Personale.

    Per specificare un indirizzo Internet per le informazioni di disponibilità, personali o dell'ufficio dei contatti, specificare l'indirizzo nei campi appropriati. Fare clic su un pulsante Sito Web per avviare un browser e accedere al sito Web.

    Indirizzo: usare questa pagina per specificare l'indirizzo di lavoro, di casa o altri indirizzi per il contatto. Per specificare l'indirizzo di posta di default, selezionare Imposta come indirizzo di posta.

    Avanzata: utilizzare questa pagina per visualizzare, aggiungere e modificare campi definiti dall'utente. Nella scheda sono visualizzati tutti i campi di sistema e definiti dall'utente. Per ulteriori informazioni, vedere Definizione di campi personalizzati in una rubrica personale. Fare clic su Gestisci certificati sulla pagina per visualizzare o rimuovere i certificati di sicurezza ricevuti dal contatto, modificare le impostazioni di fiducia e le proprietà dei certificati e importare/esportare i certificati. Per ulteriori informazioni, consultare Visualizzazione dei certificati di sicurezza ricevuti e modifica della fiducia.

    Note: usare questa pagina per immettere informazioni relative alle interazioni con il contatto. Per esempio, un agente di vendita può mantenere un registro di tutti i contatti di un cliente. Le note vengono visualizzate anche nella scheda Cronologia.

    Quando si crea una nota in questa pagina, il sistema crea una nota e la inserisce nella pagina Calendario dell'elenco Note. Le note non vengono esportate con la rubrica, ma con il calendario.

    Quando si crea un commento, questo viene creato solo nella pagina Note; l'orario non viene registrato automaticamente.

    È possibile anche assegnare una categoria al contatto nella pagina Note. Per specificare una categoria, fare clic sull'icona Categoria, quindi selezionare la categoria.

    Cronologia: vengono visualizzati tutti gli elementi inviati al o dal contatto, a meno che non siano stati archiviati. È possibile utilizzare la funzione Ricerca rapida per effettuare ricerche personalizzate all'interno della Cronologia; per ulteriori informazioni, vedere Ricerca di elementi.

  6. Fare clic su Chiudi, quindi scegliere Sì per salvare le modifiche apportate.

SUGGERIMENTO:è anche possibile aggiungere un contatto trascinando un elemento da una persona nuova nella cartella Contatti per creare il contatto corrispondente. È inoltre possibile aggiungere un contatto facendo doppio clic della nello spazio bianco di elenco di schede.

I contatti possono essere aggiunti anche facendo clic con il pulsante destro del mouse su un indirizzo e-mail o su un nome in un elemento di GroupWise e selezionando Aggiungi a rubrica.

46.2.2 Modifica di un utente

È possibile modificare le informazioni del contatto nella cartella Contatti frequenti o Contatti personali. Per modificare un contatto nella rubrica GroupWise, è innanzitutto necessario copiarlo nella cartella Contatti frequenti o in un'altra cartella Contatti personale.

  1. Nell'elenco cartelle, selezionare la cartella Contatti dove si desidera modificare il contatto.

  2. Fare doppio clic sul contatto da modificare nell'elenco contatti.

  3. Apportare le modifiche desiderate al contatto.

    Per informazioni sui dettagli dei contatti che possono essere immessi in ciascuna scheda, vedere Aggiunta di un contatto.

    SUGGERIMENTO:se nel campo Società della scheda Contatto si specifica il nome di un'organizzazione esistente, fare clic sull'icona Organizzazione icona Organizzazione per richiamare le informazioni dell'organizzazione nel contatto.

  4. Fare clic su Chiudi, quindi scegliere Sì per salvare le modifiche apportate.

46.2.3 Ricerca di un contatto

Come indicato nella Ricerca di contatti, utilizzare il campo Trova nell'intestazione dell'elenco elementi di una cartella Contatti per cercare contatti specifici.

46.2.4 Organizzazione dei contatti con categorie

Analogamente ad altri elementi di GroupWise, è possibile assegnare categorie ai contatti. In questo modo è possibile organizzare i contatti assegnando loro un colore identificativo.

Le categorie assegnate ai contatti vengono visualizzate nella cartella dei contatti e nello strumento Selettore di indirizzi. Per ulteriori informazioni sullo strumento Selettore di indirizzi, vedere Uso della finestra di dialogo Selettore di indirizzi.

Per assegnare una categoria a un contatto:

  1. Fare clic su una cartella Contatti.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un contatto.

  3. Fare clic su Categorie, quindi sulla categoria che si desidera assegnare al contatto.

Per ulteriori informazioni, vedere Uso delle categorie per l'ordinamento degli elementi.

46.2.5 Invio di un contatto

  1. Fare clic su una cartella Contatti.

  2. Fare doppio clic su un contatto.

  3. Fare clic su Invia contatto per aprire una finestra Invia a con le informazioni del contatto allegate al messaggio nel formato vCard.

  4. Indirizzare e inviare il messaggio come di consueto.

    Il destinatario può importare il contatto nella rubrica personale, come descritto in Importazione di contatti da un file vCard.

SUGGERIMENTO:è anche possibile allegare un contatto a un elemento trascinandolo da una cartella Contatti nella finestra Allegati di un nuovo messaggio.

46.2.6 Modifica del nome visualizzato di un contatto

Il nome visualizzato è il nome che appare quando si inizia a digitare il nome nei campi A, Cn o Cc di un messaggio. Se si inizia a digitare "Ta", ad esempio, il completamento del nome mostra un elenco di risultati contenenti nomi o indirizzi e-mail della rubrica che contengono quelle lettere, quale "Tamara Rossi". Se nella rubrica esistono due contatti Tamara Rossi, uno nella contabilità e l'altro nel reparto sviluppo, potrebbe risultare difficile individuare a prima vista il nome completo inserito e potrebbe quindi essere necessario aprire ulteriori proprietà.

È possibile modificare il nome visualizzato in modo da poter identificare più facilmente il nome della persona inserito dalla funzione Completamento del nome. Se ad esempio si conosce solo Tamara Rossi del reparto sviluppo la quale può anche essere chiamata Tam anziché Tamara, si potrebbe cambiare il nome completo in Tam Rossi.

  1. Fare clic su una cartella Contatti.

  2. Fare doppio clic su un contatto.

  3. Selezionare la scheda Contatto.

  4. Digitare un nuovo nome nel campo Visualizza come (ad esempio Tam Rossi).

    È anche possibile fare clic sull'elenco a discesa Visualizza come per selezionare Cognome, Nome o Nome Cognome (ad esempio Rossi, Tamara o Tamara Rossi).

  5. Fare clic su OK.

    in modo che la funzione Completamento del nome selezioni automaticamente questo nome in futuro.

46.2.7 Visualizzazione di tutta la corrispondenza con un contatto

Per visualizzare tutta la corrispondenza con un contatto:

  1. Fare clic su una cartella Contatti.

  2. Fare doppio clic su un contatto.

  3. Selezionare la scheda Cronologia.

    Vengono visualizzati tutti gli elementi ricevuti o inviati dal/al contatto.

    Inoltre, è possibile visualizzare qui i messaggi nel caso in cui l'utente sia stato aggiunto come contatto del messaggio, come descritto in Aggiunta di un contatto a un'e-mail inviata o ricevuta.

    La colonna Cartella mostra l'ubicazione di ciascun elemento. Fare doppio clic su un elemento per visualizzarne il contenuto.

    Per aggiungere o rimuovere colonne, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione della colonna, quindi selezionare un'opzione. Per ordinare le informazioni di una colonna (ad esempio per data o oggetto), fare clic sull'intestazione di una colonna.

È possibile usare la funzione Ricerca rapida per ricercare rapidamente gli elementi oppure per effettuare ricerche personalizzate. Per ulteriori informazioni, vedere Ricerca di elementi.

46.2.8 Visualizzazione dell'indirizzo di un contatto su una mappa

La funzione Visualizza mappa consente di trovare velocemente l'ubicazione di uno dei contatti. È possibile utilizzare l'indirizzo principale per aprire un browser Web e cercare una mappa per l'ubicazione dei contatti.

  1. Fare clic su una cartella Contatti.

  2. Fare doppio clic su un contatto.

  3. Fare clic su Visualizza mappa.

  4. (Facoltativo) Utilizzare l'elenco a discesa Visualizza mappa per selezionare un'ubicazione di mappa specifica, ad esempio ufficio, casa o un altro indirizzo.

46.2.9 Cancellazione di un contatto

È possibile cancellare un contatto nella cartella Contatti frequenti o in un'altra cartella Contatti personale. Non è possibile cancellare un contatto dalla Rubrica di GroupWise.

  1. Nell'elenco cartelle, selezionare la cartella Contatti dove si desidera cancellare il contatto.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto nell'elenco contatti, quindi selezionare Cancella.

  3. Fare clic su Sì per confermare la cancellazione.