46.2 Gerenciando contatos

Cada contato na pasta de contatos é marcado com o ícone Ícone de pessoa Contato. Quando você clica duas vezes em um contato, a tela do item do contato é exibida.

46.2.1 Adicionando um contato

Quando você adiciona um contato a uma pasta Contatos, ele é adicionado ao bloco de endereços correspondente.

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja adicionar o contato.

  2. Clique em Novo Contato na barra de ferramentas.

  3. No campo Nome Completo, especifique o nome completo do contato.

  4. No campo Exibir Como, especifique o nome que você deseja usar para o contato.

    As informações no campo Exibir Como são exibidas na lista de contatos.

  5. (Opcional) Especifique qualquer outra informação que você deseja registrar sobre o contato.

    Contato: Use essa página para especificar o nome do contato e vários endereços de e-mail, números de telefone e IDs de Instant Messaging.

    Clique na lista suspensa Exibir Como para selecionar o modo como deseja que o nome seja exibido na Complementação de Nomes. Você pode selecionar Sobrenome, Nome, Nome Sobrenome ou especificar qualquer nome de exibição desejado. Quando quiser endereçar um item a esse contato, digite o nome de exibição em um campo de endereço (Para, CC, CO) do item.

    Se você preencher o campo Empresa com um nome para o qual tenha criado uma organização, as informações da organização serão recuperadas automaticamente nos campos apropriados do novo contato.

    Se você clicar em Enviar Correio na página Contato, uma nova tela de correio será aberta, endereçada a esse contato.

    Se você clicar em Mensagem Instantânea, seu programa de mensagem instantânea será aberto, e uma conversa será iniciada com esse contato. Se o botão Mensagem Instantânea estiver esmaecido, não haverá nenhum programa de mensagem instantânea instalado.

    Você pode especificar vários telefones. Para selecionar o número de telefone principal, clique em Ícone de pessoa ao lado do telefone que você deseja identificar como o número principal e clique em Definir Como Principal.

    Se você clicar na área da foto no canto superior esquerdo da guia Contato, poderá adicionar ou substituir a foto do contato. Procure e selecione a foto que você vai usar para representar o contato. O GroupWise aceita vários tipos de arquivos de imagem, como .jpg, .gif, .png, .bmp e .tif e converte a imagem em .jpg com largura ou altura máxima de 64 pixels.

    Detalhes: Use esta página para especificar a profissão, o departamento, a localização, o gerente, o assistente, o aniversário, o cônjuge, os filhos e os hobbies do contato, assim como qualquer endereço de Internet associado a ele.

    Para especificar um aniversário ou uma data especial, selecione o mês, a data e o ano nas listas suspensas apropriadas. Para ver o aniversário em uma tela de calendário de semana, clique no ícone Calendário.

    Quando a caixa de seleção ao lado da data for marcada, as informações de aniversário serão exibidas na página Resumo e na coluna Aniversário se você tiver adicionado um ao bloco de endereços. Além disso, ao marcar a caixa de seleção, você adiciona o aniversário ou outra data especial ao seu Calendário como um Evento do Dia Todo pessoal. Se você desmarcar a caixa de seleção, as informações sobre o aniversário ficarão disponíveis apenas na guia Pessoal.

    Para especificar um endereço de Internet para o escritório do contato, assim como informações pessoais e de disponibilidade, especifique o endereço nos campos adequados. Clique em um botão Site da Web para iniciar um browser e acessar um site na Web.

    Endereço: Use essa página para especificar os endereços da casa e do escritório do contato e quaisquer outros. Para especificar os endereços padrão para correspondência, selecione Definir como endereço para correspondência.

    Avançado: Use esta página para ver, adicionar e editar campos definidos pelo usuário. Todos os campos do sistema e todos os campos definidos pelo usuário são mostrados. Para obter mais informações, consulte Definindo campos personalizados em um bloco de endereços pessoal. Clique em Gerenciar Certificados nessa página para ver ou remover certificados de segurança que você tenha recebido desse contato, mudar a confiança dos certificados, editar as propriedades de certificados, assim como importar e exportar certificados. Para obter mais informações, consulte Vendo certificados de segurança recebidos e mudando a confiança.

    Notas: Use essa página para adicionar informações sobre sua interação com esse contato. Por exemplo, um vendedor pode manter um registro do contato que teve com um cliente. Os lembretes também aparecem na guia Histórico.

    Quando você cria um lembrete nesta página, ele é criado e colocado na página de calendário na lista Lembretes. Os lembretes não são exportados com o bloco de endereços, mas sim com o calendário.

    Quando você cria um comentário, ele é criado apenas na página Lembretes, e sua marcação de horário não é feita automaticamente.

    Também é possível designar uma categoria para o contato na página Lembretes. Para especificar uma categoria, clique no ícone Categoria e selecione a categoria.

    Histórico: Exibe todos os itens que você enviou ou recebeu deste contato, exceto se os itens forem arquivados. É possível usar a Localização Rápida para criar pesquisas personalizadas no Histórico. Para obter mais informações, consulte o Encontrando itens.

  6. Clique em Fechar e depois em Sim para gravar suas mudanças.

DICA:Você também pode adicionar um contato arrastando e soltando um item de alguém novo na pasta de contatos para criar um registro de contato para essa pessoa. Além disso, é possível adicionar um contato clicando duas vezes no espaço em branco de uma lista de cartões de visita.

É possível também adicionar contatos clicando o botão direito do mouse em um endereço de e-mail ou nome, em qualquer item do GroupWise, e selecionando Adicionar ao Bloco de Endereços.

46.2.2 Modificando um contato

Você pode modificar as informações de um contato na pasta de contatos frequentes ou na pasta de contatos pessoais. Para modificar um contato no bloco de endereços do GroupWise, primeiro copie o contato para a pasta Contatos Frequentes ou para uma outra pasta Contatos pessoal.

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja modificar o contato.

  2. Na lista de contatos, clique duas vezes no contato a ser modificado.

  3. Faça as modificações necessárias no contato.

    Para obter informações sobre os detalhes do contato que podem ser digitados em cada guia, consulte Adicionando um contato.

    DICA:Se você preencher o campo Empresa na guia Contato com uma organização existente, clique no ícone Organização Ícone Organização para recuperar as informações sobre a organização para o contato.

  4. Clique em Fechar e depois em Sim para gravar suas mudanças.

46.2.3 Encontrando um contato

Use o campo Encontrar no cabeçalho Lista de Itens da pasta de contatos para pesquisar contatos específicos, conforme descrito na Encontrando contatos.

46.2.4 Organizando contatos com categorias

Assim como em outros itens do GroupWise, é possível atribuir categorias a seus contatos. Isso o ajuda a organizar seus contatos identificando-os com uma cor diferente.

As categorias que foram atribuídas aos contatos são mostradas na pasta de contatos e no seletor de endereços. Para obter mais informações sobre o seletor de endereços, consulte Usando o seletor de endereços.

Para atribuir uma categoria a um contato:

  1. Clique em uma pasta de contatos.

  2. Clique o botão direito do mouse no nome de um contato.

  3. Clique em Categorias e, em seguida, clique na categoria que deseja atribuir ao contato.

Para obter mais informações, consulte Usando categorias para organizar itens.

46.2.5 Enviando um contato

  1. Clique em uma pasta de contatos.

  2. Clique duas vezes em um contato.

  3. Clique em Enviar Contato para abrir a janela Enviar Para com as informações do contato anexadas à mensagem no formato vCard.

  4. Enderece e envie a mensagem como de costume.

    O destinatário pode importar o contato para um bloco de endereços pessoal, conforme descrito em Importando contatos de um vCard.

DICA:Também é possível anexar um contato a um item arrastando-o e soltando-o de uma pasta de contatos na janela Anexos de uma nova mensagem.

46.2.6 Mudando o nome de exibição de um contato

O nome de exibição é o nome que aparece quando você começa a digitar no campo Para, CO ou CC de uma mensagem. Quando você começa a digitar um nome, por exemplo “Ar”, a Complementação de Nome exibe uma lista de resultados com nomes ou endereços de e-mail do bloco de endereços que tenham essas letras, como “Arthur Ramirez”. No entanto, se houver dois Arthur Ramirez no bloco de endereços, um na Contabilidade e outro na Administração, será difícil saber qual dos nomes a Complementação de Nomes preencherá, a não ser que você examine mais propriedades.

Você pode mudar a exibição do nome para facilitar a identificação do nome preenchido pela Complementação de Nomes. Por exemplo, se você apenas fizer a correspondência com o Arthur Ramirez do Setor de Desenvolvimento, e se ele aparecer como Art em vez de Arthur, poderá mudar o nome de exibição para Art Ramirez.

  1. Clique em uma pasta de contatos.

  2. Clique duas vezes em um contato.

  3. Clique na guia Contato.

  4. Digite um novo nome no campo Exibir Como (por exemplo, Art Ramirez).

    É possível também clicar na lista suspensa Exibir Como para selecionar Sobrenome, Nome ou Nome Sobrenome (por exemplo: Ramirez, Art ou Art Ramirez).

  5. Clique em OK.

    Na próxima vez que você endereçar uma mensagem, a Complementação de Nomes preencherá o nome de exibição.

46.2.7 Vendo todas as correspondências com um contato

Para ver todas as correspondências com um contato:

  1. Clique em uma pasta de contatos.

  2. Clique duas vezes em um contato.

  3. Clique na guia Histórico.

    Todos os itens que você recebeu desse contato ou enviou para ele são mostrados.

    Além disso, as mensagens poderão ser exibidas aqui se o usuário tiver sido adicionado como um contato de mensagem, conforme descrito em Adicionando um contato a um e-mail enviado ou recebido.

    A coluna Pasta mostra onde cada item está localizado. Clique duas vezes em um item para ver seu conteúdo.

    Para adicionar ou remover colunas, clique o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em uma opção. Para ordenar por informações de uma coluna (por exemplo, por data ou assunto), clique no cabeçalho da coluna.

É possível usar a Localização Rápida para localizar itens rapidamente ou criar pesquisas personalizadas. Para obter mais informações, consulte o Encontrando itens.

46.2.8 Vendo o endereço de um contato em um mapa

O recurso Ver Mapa permite encontrar rapidamente a localização de um dos seus contatos. Você pode usar o endereço principal para abrir um browser da Web e procurar um mapa para a localização dos contatos.

  1. Clique em uma pasta de contatos.

  2. Clique duas vezes em um contato.

  3. Clique em Ver Mapa.

  4. (Opcional) Use a lista suspensa Ver Mapa para selecionar um local específico no mapa, como um endereço comercial, residencial ou outro.

46.2.9 Apagando um contato

Você pode apagar um contato na pasta de contatos frequentes ou em outra pasta de contatos pessoal. Não é possível apagar um contato do Bloco de Endereços do GroupWise.

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja apagar o contato.

  2. Na lista de contatos, clique o botão direito do mouse no contato e clique em Apagar.

  3. Clique em Sim para confirmar a exclusão.