47.2 Управление контактами

Каждый контакт в папке контактов обозначается значком Значок пользователя Контакт. Если дважды щелкнуть значок контакта, откроется бланк элемента контакта.

47.2.1 Добавление контакта

При добавлении контакта в папку «Контактные лица» сведения о нем добавляются в соответствующую адресную книгу.

  1. В списке папок выберите папку «Контактные лица», в которую хотите добавить сведения о контакте.

  2. На панели инструментов щелкните Новая запись.

  3. В поле Полное имя укажите полное имя контакта.

  4. В поле Отобразить как укажите имя, которое требуется использовать для контакта.

    Информация, указанная в поле Отобразить как, появится в списке контактов.

  5. (Необязательно) Введите другую информацию, которую требуется сохранить для контактного лица.

    Контакт: Эта страница используется для ввода имени контакта, адресов электронной почты, номеров телефонов и идентификаторов службы обмена мгновенными сообщениями.

    В раскрывающемся списке щелкните Отобразить как, чтобы выбрать способ отображения имени в системе дополнения имен. Можно выбрать Фамилия, Имя, Имя Фамилия или ввести любое имя для отображения по вашему выбору. Если необходимо адресовать элемент данному контактному лицу, введите в поле адреса элемента Кому, Копия, СК.

    Если в поле Компания указано имя, для которой создана организация, сведения об организации автоматически заносятся в соответствующие поля нового контакта.

    Если щелкнуть Отправить почту на странице Контакт, откроется новый бланк письма, адресуемый данному контактному лицу.

    Если щелкнуть Мгновенное сообщение, откроется ваша программа мгновенного обмена сообщениями и инициируется общение с данным контактным лицом. Неактивная кнопка Мгновенное сообщение означает, что программа мгновенного обмена сообщениями не установлена.

    Вы можете указать несколько номеров телефонов. Чтобы выбрать основной номер, щелкните по значку Значок пользователя рядом с номером телефона и выберите команду Установить в качестве основного.

    Если щелкнуть область фотографии в левом верхнем углу вкладки Контакт, можно добавить или заменить фото для контакта. Найдите и выберите фото, которое будет представлять контакт. GroupWise принимает файлы изображений различных типов, в том числе .jpg, .gif, .png, .bmp и .tif, а затем преобразует изображение в формат .jpg с максимальной шириной или высотой 64 пиксела.

    Информация: Эта страница используется для ввода названия профессии, отдела, места, менеджера, помощника, дня рождения, годовщины, супруги, детей, хобби и Интернет-адресов, связанных с контактным лицом.

    Чтобы указать день рождения или годовщину, выберите месяц, день и год из соответствующих раскрывающихся списков. Для просмотра дня рождения или годовщины в календаре щелкните значок Календарь.

    Если установлен флажок рядом с датой, информация о днях рождения будет отображаться на странице «Резюме» и в столбце День рождения, если этот столбец добавлен в адресную книгу. Кроме того, установка флажка добавляет день рождения или годовщину в календарь в виде персонального события на весь день. Если снять флажок, информация о дне рождении будет доступна только на персональной странице.

    Чтобы указать Интернет-адрес офиса контактного лица, личные сведения или состояние «свободен/занят», укажите адрес в соответствующих полях. Чтобы запустить навигатор и перейти на веб-сайт, нажмите кнопку Веб-сайт.

    Адрес: Эта страница используется для ввода рабочего, домашнего и других адресов контактного лица. Для указания адреса электронной почты по умолчанию выберите Задать как почтовый адрес.

    Дополнительно: Эта страница используется для просмотра, добавления и изменения определяемых пользователем полей. Отображаются как системные, так и определяемые пользователем поля. Дополнительные сведения см. в Определение настраиваемых полей в персональной адресной книге. Щелкните Управление сертификатами на странице для просмотра или удаления сертификатов защиты, полученных от контактного лица, изменения доверия сертификатов, изменения свойств сертификатов, а также импорта и экспорта сертификатов. Дополнительную информацию см. в разделе Отображение полученных сертификатов безопасности и изменение доверия.

    Заметки: Эта страница используется для ввода информации о взаимодействии с контактным лицом. Например, продавец может вести журнал переговоров с покупателем. Заметки также отображаются на вкладке Журнал.

    При создании заметки на этой странице создается напоминание, которое помещается на странице календаря в списке Напоминания. Заметки не экспортируются с адресной книгой, их можно экспортировать с календарем.

    Комментарий можно создать только на странице «Заметки», он не снабжается меткой времени в автоматическом режиме.

    Можно назначить категорию для контакта на странице напоминаний. Чтобы указать категорию, щелкните по значку Категория, а затем выберите категорию.

    Протокол: Показывает все отправленные или полученные от данного контактного лица элементы, кроме архивированных. Для создания бланков поиска в истории можно использовать экспресс-поиск. Дополнительные сведения см. в разделе Поиск элементов.

  6. Выберите команду Закрыть и нажмите кнопку Да, чтобы сохранить изменения.

СОВЕТ.Контакт можно добавить также перетаскиванием сообщения какого-либо нового контактного лица в папку контактов для создания его записи контакта. Кроме того, контакт можно добавить, дважды щелкнув пустое пространство в списке адресных карточек.

Контакты можно также добавлять, щелкнув правой кнопкой мыши адрес электронной почты или имя в любом элементе GroupWise и выбрав команду Добавить в адресную книгу.

47.2.2 Изменение контакта

Сведения о контакте можно изменить в папке «Частые контакты» или в персональной папке контактов. Чтобы изменить контакт в адресной книге GroupWise, нужно сначала скопировать его в папку «Частые контакты» или в другую папку персональных контактов.

  1. В списке папок выберите папку «Контактные лица», в которой хотите изменить сведения о контакте.

  2. В списке контактных лиц дважды щелкните контактное лицо, которое требуется изменить.

  3. Внесите необходимые изменения.

    Информацию о контактных сведениях, которые можно ввести на каждой вкладке, содержит Добавление контакта.

    СОВЕТ.Если в поле Компания на вкладке Контакт указана существующая организация, щелкните значок организации Значок организации, чтобы внести сведения об организации в контакт.

  4. Выберите команду Закрыть и нажмите кнопку Да, чтобы сохранить изменения.

47.2.3 Поиск контакта

Для поиска сведений об определенных контактах используйте поле Поиск в заголовке списка элементов папки контактов (см. Поиск контактов).

47.2.4 Упорядочение контактов по категориям

Как и другим элементам GroupWise, контактам можно присвоить категории. Это поможет упорядочить контакты, поскольку при этом они получают идентификационный цвет.

Категории, присвоенные контакту, отображаются в папке контакта и в средстве выбора адресов. Дополнительные сведения о выборе адресов см. в разделе Использование инструмента выбора адреса.

Чтобы присвоить контакту категорию, выполните следующие действия.

  1. Щелкните папку «Контакты».

  2. Правой кнопкой мыши щелкните имя контакта.

  3. Выберите пункт Категории и щелкните категорию, которую нужно присвоить контакту.

Дополнительные сведения см. в разделе Использование категорий для систематизации элементов.

47.2.5 Отправка контакта

  1. Щелкните папку «Контакты».

  2. Дважды щелкните контактное лицо.

  3. Щелкните Отправить контакт, чтобы открыть окно отправки почты со сведениями о контакте, прикрепленными к сообщению в формате vCard.

  4. Укажите адрес и отправьте сообщение в обычном порядке.

    Получатель сможет импортировать контакт в персональную адресную книгу, как описано в разделе Импортирование контактов из vCard.

СОВЕТ.Контакт можно также прикрепить к элементу перетаскиванием его из папки контактов в окно прикреплений нового сообщения.

47.2.6 Изменение отображаемого имени контактного лица

Отображаемое имя — это имя, которое показывается при вводе текста в поле Кому, СК или Копия сообщения. При начале ввода имени, например «Ал», средство завершения имен отобразит список результатов с именами или адресами электронной почты из адресной книги, в которых содержатся эти буквы, например «Александр Разиньков». Однако если в адресной книге имеется два лица с именем Артур Рамирес, одно в отделе бухгалтерии, а другое — в отделе разработки, может быть сложно определить, какое именно контактное лицо было найдено без просмотра дополнительных свойств контакта.

Можно изменить отображаемое имя, чтобы было легко определять, какое именно контактное лицо было введено функцией дополнения имен. Например, если вы взаимодействуете только с Артуром Рамиресом из отдела разработки и он больше известен как Арт, а не Артур, его отображаемое имя можно изменить на Арт Рамирес.

  1. Щелкните папку «Контакты».

  2. Дважды щелкните контактное лицо.

  3. Перейдите на вкладку Контактное лицо.

  4. Введите новое имя в поле Отображать как (например, Иван Петров).

    Можно также щелкнуть раскрывающийся список Отображать как, чтобы выбрать пункт Фамилия, Имя или Имя Фамилия (например: Петров, Иван или Иван Петров).

  5. Нажмите кнопку ОК.

    В следующий раз при адресации сообщения функция дополнения имени подставит данное имя.

47.2.7 Просмотр всей корреспонденции с контактным лицом

Чтобы просмотреть всю переписку с контактом, выполните указанные ниже действия.

  1. Щелкните папку «Контакты».

  2. Дважды щелкните контактное лицо.

  3. Щелкните вкладку Журнал.

    Отображаются все элементы, которые вы получили от этого контактного лица или отправили ему.

    Кроме того, здесь могут отображаться сообщения, если пользователь был добавлен как контакт для сообщения, как описано в разделе Добавление контакта во входящее или исходящее сообщение электронной почты.

    В столбце Папка указано расположение каждого элемента. Дважды щелкните элемент, чтобы просмотреть его содержимое.

    Чтобы добавить или удалить столбцы, щелкните правой кнопкой мыши по заголовку, затем выберите нужную команду. Для сортировки по сведениям в столбце (например, по дате или теме) щелкните заголовок столбца.

Вы можете использовать экспресс-поиск для быстрого поиска сообщений или создавать настраиваемые поиски. Дополнительные сведения см. в разделе Поиск элементов.

47.2.8 Просмотр адреса контакта на карте

Функция «Просмотр карты» позволяет быстро находить место размещения одного из ваших контактов. Чтобы открыть веб-навигатор и найти на карте место расположения контакта, можно использовать основной адрес.

  1. Щелкните папку «Контакты».

  2. Дважды щелкните контактное лицо.

  3. Щелкните Просмотр карты.

  4. (Необязательно) Используйте раскрывающийся список Просмотр карты для выбора на карте конкретных мест, таких как офис, дом или другой адрес.

47.2.9 Удаление контактного лица

Удалить контакт можно в папке «Частые контакты» или другой персональной папке контактов. Нельзя удалять контакты из адресной книги GroupWise..

  1. В списке папок выберите папку «Контактные лица», из которой хотите удалить сведения о контакте.

  2. В списке контактных лиц щелкните по контакту правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить.

  3. Для подтверждения удаления щелкните Да.