46.2 管理聯絡人

「聯絡人」資料夾中的每個聯絡人都標有 個人圖示 「聯絡人」 圖示。當您按兩下聯絡人後，會顯示聯絡人項目檢視。

46.2.1 新增聯絡人

將聯絡人新增至「聯絡人」資料夾時，它會新增至對應的通訊錄中。

  1. 在「資料夾清單」中，選取要新增聯絡人的「聯絡人」資料夾。

  2. 按一下工具列上的「新增聯絡人」。

  3. 在全名欄位中指定聯絡人的全名。

  4. 在「顯示為」欄位中，指定要為聯絡人使用的名稱。

    「顯示為」欄位中的資訊即會顯示在聯絡人清單中。

  5. (選擇性) 指定要記錄的聯絡人的其他相關資訊。

    聯絡人︰ 您可以使用此頁面指定聯絡人的姓名、多個電子郵件地址、多個電話號碼以及多個即時通訊 ID。

    按一下「顯示為」下拉式清單，選取希望名稱在「姓名補齊功能」中顯示的方式。您可以選擇「先姓 > 後名」、「先名後姓」，或者指定任何想要的顯示名稱。如果您要將某項目定址給此聯絡人，請在該項目的地址欄位 (如「收件者」、「副本」和「隱藏副本」) 中輸入顯示名稱。

    如果在「公司」欄位中填入已為其建立組織的名稱，則組織資訊會自動取回至新聯絡人的適當欄位。

    如果按一下「聯絡人」頁面中的「傳送電子郵件」，則會開啟已填入這個聯絡人地址的新郵件檢視。

    如果按一下「即時訊息」，則會開啟即時訊息產品，並啟動與這個聯絡人的交談。如果「即時訊息」按鈕變暗，表示未安裝相容的即時訊息產品。

    您可以指定多個電話號碼。若要選取主電話號碼，請按一下要識別為主號碼的電話號碼旁邊的 個人圖示，然後按一下設定為主要。

    按一下「聯絡人」索引標籤左上角的相片區域，可以新增或更換該聯絡人的相片。瀏覽到要用來代表該聯絡人的相片並選取它。GroupWise 接受 .jpg、.gif、.png、.bmp 和 .tif 等各種類型的影像檔案，並且可以將影像轉換成寬度或高度不超過 64 像素的 .jpg 檔案。

    詳細資料︰ 使用此頁面可以指定聯絡人的職業、部門、位置、經理、助理、生日、紀念日、配偶、子女、愛好以及與聯絡人相關的所有網際網路位址。

    若要指定生日和紀念日，請從相應的下拉式清單中選取月份、日期和年份。若要以週行事曆檢視檢視生日或紀念日，請按一下「行事曆」圖示。

    選取日期旁的核取方塊後，如果您已在通訊錄中加入了生日或紀念日的相關資訊，「摘要」頁面以及「生日」欄中便會顯示這些資訊。此外，選取該核取方塊會將生日或紀念日做為個人全日事件新增到您的行事曆。如果取消選取該核取方塊，則生日資訊僅會出現在「個人」頁面中。

    若要指定聯絡人辦公室、個人或空閒/忙碌資訊的網際網路位址，請在合適的欄位中指定位址。按一下「網站」按鈕可啟動瀏覽器並進入網站。

    位址︰ 使用此頁面可以指定聯絡人的辦公室、自宅以及其他地址。若要指定預設的郵寄地址，請選取「設定為郵寄地址」。

    進階︰ 使用此頁面可以檢視、新增並編輯使用者定義欄位。所有系統和使用者定義欄位均會顯示。如需詳細資訊，請參閱在個人通訊錄中定義自訂欄位。在此頁面上按一下「管理證書」可檢視或移除來自此聯絡人的安全性證書、變更對證書的託管、編輯證書內容以及輸入與輸出證書。若需要更多的資訊，請參閱檢視接收到的安全性證書並變更信任。

    註︰ 使用此頁面可以新增您與此聯絡人進行互動的相關資訊。例如，銷售人員可以保留他/她與客戶之間的聯絡記錄。記事還會顯示在「歷程」索引標籤中。

    當您在此頁面中建立記事時，系統會建立備忘記事，並將其置於行事曆頁面的「備忘記事」清單中。記事不會隨通訊錄一起輸出，而是隨行事曆一起輸出。

    建立備註時，備註只會加在「記事」頁面上，並且不會自動設定時戳。

    還可以在「記事」頁面上為聯絡人指定類別。若要指定類別，請按一下類別圖示，然後選取類別。

    歷程︰ 顯示所有您傳送給此聯絡人或收到的其傳來的項目，已歸檔項目除外。您可以使用「快速搜尋」在「歷程」中建立自訂搜尋。如需詳細資訊，請參閱尋找項目。

  6. 按一下關閉，然後按一下是以儲存變更。

提示：新增聯絡人的另一種方法是將新增人員對應的項目拖放至「聯絡人」資料夾，藉以為其建立聯絡人記錄。此外，您也可以透過在地址卡清單的空格中連按兩下新增聯絡人。

在任何 GroupWise 項目的電子郵件地址或名稱處按一下滑鼠右鍵，然後選取「新增至通訊錄」，也可以新增聯絡人。

46.2.2 修改聯絡人

您也可以在「常用聯絡人」資料夾或「個人聯絡人」資料夾中修改聯絡人資訊。若要修改 GroupWise 通訊錄中的聯絡人，必須先將聯絡人複製到「常用聯絡人」資料夾或另一個個人「聯絡人」資料夾。

  1. 在「資料夾清單」中，選取要修改聯絡人的「聯絡人」資料夾。

  2. 在聯絡人清單中，連按兩下要修改的聯絡人。

  3. 對該聯絡人執行所需的修改。

    如需每個索引標籤上可以輸入之聯絡人詳細資料的相關資訊，請參閱新增聯絡人。

    提示：如果在「聯絡人」索引標籤的「公司」欄位中填入現有的組織，請按一下「組織」圖示 組織圖示 ，以將組織資訊擷取至聯絡人。

  4. 按一下關閉，然後按一下是以儲存變更。

46.2.3 尋找聯絡人

使用「聯絡人」資料夾之「項目清單」標題中的「尋找」欄位可以搜尋特定的聯絡人，如尋找聯絡人中所述。

46.2.4 使用類別組織聯絡人

您可以像處理 GroupWise 中的其他項目一樣為聯絡人指定類別。如此，您可以給聯絡人指定識別顏色，便於您組織聯絡人。

已指定給聯絡人的類別會在聯絡人資料夾中以及地址選擇器中顯示。如需有關地址選擇器的詳細資訊，請參閱使用地址選擇器。

若要為聯絡人指定類別︰

  1. 按一下聯絡人資料夾。

  2. 在聯絡人的姓名上按一下滑鼠右鍵。

  3. 按一下類別，然後按一下要指定給該聯絡人的類別。

如需詳細資訊，請參閱使用類別組織項目。

46.2.5 傳送聯絡人

  1. 按一下聯絡人資料夾。

  2. 連按兩下聯絡人。

  3. 按一下「傳送聯絡人」會開啟「郵件收件者」視窗，且聯絡人資訊已按 vCard 格式附加至訊息。

  4. 像往常一樣輸入地址並傳送訊息。

    收件者可以將聯絡人輸入個人通訊錄，如從 vCard 輸入聯絡人 中所述。

提示：您也可以將聯絡人從「聯絡人」資料夾拖放到新訊息的「附件」視窗，將其附加到項目。

46.2.6 變更聯絡人的顯示名稱

顯示名稱是當您在訊息的「收件者」、「密件副本」或「副本」欄位中開始輸入內容時顯示的姓名。當您開始輸入姓名 (例如「Ar」) 時，姓名補齊功能將顯示一個結果清單，其中包含通訊錄中含有這些字母的姓名或電子郵件地址，例如「Arthur Ramirez」。不過，如果通訊錄中存在兩個 Arthur Ramirez (其中一個屬於「會計部門」，另一個屬於「開發部門」)，可能很難判斷「姓名補齊功能」填入的是哪個，除非查看更多內容。

您可以將顯示名稱加以變更，以方便瞭解「姓名補齊」功能填入了哪個名稱。例如，如果只想聯繫「開發部門」的 Arthur Ramirez，並且要用 Art 而不是 Arthur 來識別他，則可將其顯示名稱變更為 Art Ramirez。

  1. 按一下聯絡人資料夾。

  2. 連按兩下聯絡人。

  3. 按一下「聯絡人」索引標籤。

  4. 在「顯示為」欄位中輸入新姓名 (例如 Art Ramirez)。

    您也可以按一下「顯示為」下拉式清單選取「姓, 名」或「名 姓」 (例如︰Ramirez, Art 或 Art Ramirez)。

  5. 按一下「確定」。

    下次為郵件定址時，「名稱補齊」功能即會填入該顯示名稱。

46.2.7 檢視聯絡人的所有通信

若要檢視與某個聯絡人的所有通信，請執行以下操作：

  1. 按一下聯絡人資料夾。

  2. 連按兩下聯絡人。

  3. 按一下「歷程」索引標籤。

    即會顯示您傳送給此聯絡人或其傳送給您的所有項目。

    另外，如果使用者已新增為郵件聯絡人，則這裡可能還會顯示郵件，如為傳送或收到的電子郵件新增聯絡人 中所述。

    「資料夾」欄顯示每個項目所在的位置。在項目上連按兩下可檢視其內容。

    若要新增或移除欄，請在欄標題上按一下滑鼠右鍵，然後按一下相應選項。若要依據欄資訊 (例如，依日期或標題) 進行排序，請按一下欄標題。

您可以使用「快速搜尋」快速找到項目或建立自訂搜尋。如需詳細資訊，請參閱尋找項目。

46.2.8 在地圖上檢視聯絡人地址

「檢視地圖」功能可讓您快速找到某個聯絡人的位置。您可以使用主要地址開啟網頁瀏覽器，並搜尋聯絡人所在位置的地圖。

  1. 按一下聯絡人資料夾。

  2. 連按兩下聯絡人。

  3. 按一下「檢視地圖」。

  4. (選擇性) 使用「檢視地圖」下拉式清單選取特定的地圖位置，如辦公室、自宅或其他地址。

46.2.9 刪除聯絡人

您也可以在「常用聯絡人」資料夾或其他「個人聯絡人」資料夾中刪除聯絡人。但無法刪除 GroupWise 通訊錄中的聯絡人。。

  1. 在「資料夾清單」中，選取要刪除聯絡人的「聯絡人」資料夾。

  2. 在聯絡人清單中的相應聯絡人上按一下滑鼠右鍵，然後按一下刪除。

  3. 按一下「是」確認刪除。