26.2 Planlæg aftaler

Du kan bruge aftaler til at reservere et tidsrum på en bestemt dato eller inden for et bestemt datointerval.

Du kan bruge Søg efter ledige tidspunkter til at finde et tidspunkt, hvor alle de brugere og ressourcer, du ønsker til en aftale, er ledige.

Når du foretager en søgning efter ledige tidspunkter for brugere, som befinder sig i en anden tidszone end dig, tages der i GroupWise højde for forskellen i tidszoner. Hvis du f.eks. prøver at planlægge et møde med en kollega, hvis tidszone er syv timer senere end din, er den pågældende kollegas arbejdsdag blokeret i Søg efter ledige tidspunkter på et tidspunkt efter kl. 10:00 din tid.

Når du planlægger en aftale og inkluderer dig selv som deltager, accepteres aftalen automatisk i GroupWise for dig, medmindre en aftale giver konflikt. Hvis det er tilfældet, modtager du en notifikation om, at du har en aftale, der er i konflikt. Dette sker, når du prøver at sende aftalen.

26.2.1 Planlæg en aftale for dig selv

Hvis du ikke kan deltage i møder, kan du planlægge en personlig aftale for de pågældende tidspunkter. Når en anden bruger medtager dig i en aftale og anvender funktionen Søg efter ledige tidspunkter, kan brugeren se, at du ikke er ledig på disse tidspunkter, men personen kan stadig foretage planlægningen.

Personlige aftaler placeres i kalenderen på den dato, du har angivet. De anbringes ikke i din postkasse eller i en anden brugers postkasse. På samme måde gemmes alle personlige aftaler i GroupWise-hovedkalenderen. Hvis du vil flytte dem til din personlige kalender, skal du trække og slippe dem til den personlige kalender, efter de er blevet oprettet.

  1. På værktøjslinjen skal du klikke på knappen Ny aftale og derefter klikke på Personlig aftale.

    eller

    Åbn en visning med en aftaleliste i kalenderen, klik på en dato, og dobbeltklik derefter på et klokkeslæt for den pågældende dag.

  2. (Valgfrit) Angiv et emne eller et sted.

  3. Angiv startdatoen.

    eller

    Klik på Datoikon for at angive en dato eller en automatisk dato for aftalen. Du kan få oplysninger om, hvordan du opretter en tilbagevendende aftale i Planlæg tilbagevendende elementer.

    eller

    Vælg Heldagsaktivitet til en heldagsaktivitet.

    Yderligere oplysninger om heldagsaktiviteter findes i Om heldagsaktiviteter.

  4. Angiv starttidspunkt og varighed. Varighed kan angives i minutter, timer eller dage.

  5. Angiv, hvordan du vil have aftalen til at fremstå, ved hjælp af rullelisten Vis som. Aftaler kan fremstå som Optaget, Ledig, Ikke til stede eller Med forbehold.

  6. (Valgfrit) Hvis du skal rejse til din aftale, kan du også planlægge rejsetid. Hvis du vil planlægge rejsetid, skal du klikke på ikonet Rejsetid Datoikon. Du kan finde yderligere oplysninger i Planlægge rejsetid.

  7. (Valgfrit) Skriv en meddelelse.

    Du kan angive mange indstillinger, f.eks. give denne aftale en høj prioritet m.m., ved at klike på fanen Indstillinger.

  8. (Valgfrit) Angiv en type for Vis aftale som ved at klikke på Funktioner > Vis aftale som og derefter klikke på en type.

  9. Klik på Offentliggør på værktøjslinjen.

26.2.2 Planlæg en aftale for flere personer

Når du planlægger en aftale for to eller flere personer, er der flere indstillinger, du skal overveje, når du opretter aftalen. For eksempel:

  • Forventede deltagere i modsætning til valgfrie deltagere

  • Hvordan elementet skal vises i din kalender (ledig, optaget osv.)

  • Vil du planlægge rejsetid?

  • Planlægger du en ressource, eller tilføjer du en ressourcepulje for at automatisere valg af ressourcen?

Sådan planlægges en aftale for to eller flere personer:

  1. Klik på Ny aftale på værktøjslinjen.

  2. Klik på feltet Til, skriv et brugernavn, og tryk derefter på Enter. Gentag dette trin, hvis der er flere brugere. Medtag eventuelle id'er for ressourcer eller ressourcepuljer (f.eks. mødelokaler) i feltet Til. Klik om nødvendigt på +Cc eller +Bc for at tilføje det ønskede felt, og skriv brugernavne i felterne CC og BC.

    eller

    Hvis du vil vælge brugernavne eller ressourcer på en liste, skal du klikke på Adresse på værktøjslinjen, dobbeltklikke på de enkelte brugere og derefter klikke på OK.

    Dit navn føjes automatisk til feltet Til for aftalen. Når du sender aftalen, føjes den automatisk til kalenderen. Hvis den ikke skal medtages i meddelelsen, kan du slette navnet fra feltet Til.

    Hvis der føjes mere end ét sted til en aftale som en ressource, vises kun det første i feltet Sted.

  3. (Betinget) Hvis et sted ikke er blevet tilføjet som en ressource i feltet Til, skal du indtaste beskrivelsen af stedet i feltet Sted.

  4. Angiv startdatoen.

    eller

    Klik på Datoikon for at angive en dato eller en automatisk dato for aftalen. Du kan få oplysninger om, hvordan du opretter en tilbagevendende aftale i Planlæg tilbagevendende elementer.

    eller

    Vælg Heldagsaktivitet til en heldagsaktivitet.

    Yderligere oplysninger om heldagsaktiviteter findes i Om heldagsaktiviteter.

  5. Angiv starttidspunkt og varighed. Varighed kan angives i minutter, timer eller dage.

  6. Angiv, hvordan du vil have aftalen til at fremstå Aftaler kan fremstå som Optaget, Ledig, Ikke til stede eller Med forbehold.

    Modtagerne i felterne CC og BC modtager aftalen som Ledig.

  7. (Valgfrit) Hvis du skal rejse til din aftale, kan du også planlægge rejsetid. Hvis du vil planlægge rejsetid, skal du klikke på ikonet Rejsetid Datoikon. Du kan finde yderligere oplysninger i Planlægge rejsetid.

  8. Skriv et emne og en meddelelse.

  9. Hvis du vil sikre dig, at de personer og ressourcer, der er indkaldt til aftalen, er ledige, kan du udføre en søgning efter ledige tidspunkter ved at klikke på Søg efter ledig tid på værktøjslinjen. Du kan finde yderligere oplysninger i Bruge Søg efter ledig tid til at finde ledige tidspunkter.

    Du kan angive adskillige indstillinger og f.eks. give denne meddelelse høj prioritet, anmode om svar fra modtagerne og andet ved at klikke på fanen Sendeindstillinger.

  10. Klik på Send på værktøjslinjen.

    Hvis aftalen er i konflikt med en aftale, der allerede findes i din kalender, har du mulighed for at fortsætte med at planlægge aftalen eller ændre den.

26.2.3 Bruge Søg efter ledig tid til at finde ledige tidspunkter

Brug Søg efter ledige tidspunkter til at finde et tidspunkt, hvor alle de personer og ressourcer, du vil planlægge med til et møde, er tilgængelige.

Brug funktionen Søg efter ledig tid

Sådan foretages en søgning efter ledige tidspunkter:

  1. Angiv brugernavne og ressource-ID’er i feltet Til i en aftale, du er ved at oprette.

  2. Angiv den første mulige dato for aftalen i feltet Startdato.

  3. Angiv det aftalte mødes længde.

  4. Klik på Søg efter ledig tid på værktøjslinjen.

    Nederst i dialogboksen Søg efter ledige tidspunkter vises en beskrivelse af de forskellige mønstre for Vis aftale som i gitteret.

    Hvis ikonet Oplysninger om søgning efter ledig tid vises til venstre for brugernavnet eller ressourcen, kan du klikke på et planlagt klokkeslæt ud for brugernavnet eller ressourcen under fanen Individuelle planer for at få vist flere oplysninger om aftalen i feltet nedenfor. Brugeren eller ressourceejeren skal dog tildele dig læserettigheder til aftalen på adgangslisten, før ikonet ikonet Oplysninger om søgning efter ledig tid vises. Se Give fuldmagtsrettigheder som postkasseejer.

    Du kan udelukke et brugernavn eller en ressource fra søgningen uden at fjerne elementet ved at klikke på fanen Ledige tidspunkter og derefter klikke på afkrydsningsfeltet ud for brugeren eller ressourcen for at fravælge den. Det er nyttigt at udelukke en person eller en ressource fra søgningen, hvis en bruger (f.eks. en CC-modtager) skal inviteres til et møde, men ikke nødvendigvis behøver at deltage. Du kan medtage et bruger- eller ressourcenavn, som er blevet udelukket, ved at klikke på afkrydsningsfeltet ud for den bruger eller ressource, der skal medtages.

  5. Klik på Auto-valg for at vælge det første ledige mødetidspunkt, og klik derefter på OK for at overføre brugere, ressourcer, det valgte tidspunkt og mødets varighed til den aftale, du er ved at planlægge.

    eller

    Klik på Auto-valg , indtil det ønskede tidspunkt vises, og klik derefter på OK for at overføre brugere, ressourcer, det valgte tidspunkt og mødets varighed til den aftale, du er ved at planlægge.

    eller

    Klik på fanen Ledige tidspunkter for at se mulige mødetidspunkter, klik på et klokkeslæt for at vælge det, og klik derefter på OK for at overføre brugere, ressourcer, det valgte klokkeslæt og mødets varighed til den aftale, du er ved at planlægge.

  6. Hvis du vil fjerne en bruger eller ressource fra listen Indkald til møde, når søgningen er afsluttet, skal du klikke på fanen Ledige tidspunkter, klikke på det brugernavn eller den ressource, der skal fjernes, trykke på Slet og derefter klikke på Ja.

    Dette er nyttigt, hvis du vil medtage flere mødelokaler i søgningen for at finde et, der er ledigt, og derefter fjerne dem, du ikke ønsker.

  7. Afslut og send aftalen.

    Hvis du vil foretage en søgning efter ledige tidspunkter, inden du åbner en aftale, skal du klikke på Speciel > Søg efter ledig tid. Angiv oplysninger i dialogboksen Søg efter ledig tid, og klik derefter på OK for at starte søgningen. Når du finder det ønskede klokkeslæt til et møde, skal du klikke på Bestil møde for at overføre oplysningerne til en ny aftalevisning og derefter færdiggøre aftalen.

    Du kan ændre omfanget af en aftalesøgning ved at planlægge aftalen med Speciel > Søg efter ledig tid og ændre antallet i feltet Antal dage, der skal søges.

    Denne metode er nyttig, når du planlægger tilbagevendende aftaler, eller du planlægger aftaler med brugere, og du vil have vist brugernes kalendere længere frem i tiden end standarden på syv dage.

Ændring af indstillingerne for Søg efter ledig tid

Du kan ændre standarden for søgeomfang, tid og dage for alle aftaler under fanen Søg efter ledig tid i dialogboksen til indstilling af dato og klokkeslæt.

  1. Klik på Speciel > Indstillinger, dobbeltklik på Kalender, og klik derefter på fanen Søg efter ledig tid.

  2. Rediger de indstillinger, du ønsker.

    Du kan søge efter datointervaller eller bestemte dage.

    Hvis du

  3. Klik på OK.

Søge efter ledige tidspunkter og ressourcepuljer

Fra og med GroupWise 18.5. Hvis du vælger en ressourcepulje for at planlægge en ressource, når du opretter en aftale, er funktionen Søg efter ledig tid indstillet til automatisk at vælge første ledige ressource på listen med ressourcepuljen. Den valgte ressource vises i parentes ud for ressourcepuljen i vinduet Aftale, allerede før du sender aftalen.

Hvis du hellere vil vælge en anden ressource i ressourcepuljen, kan du klikke på Søg efter ledig tid i vinduet Aftale og manuelt ændre ressourcen til en anden ved at udvide ikonet Oplysninger om søgning efter ledig tid ressourcepuljen under fanen Individuelle planer og vælge en anden ledig ressource på listen.

26.2.4 Planlægge rejsetid

Hvis du skal rejse for at deltage i en aftale eller et møde, der er planlagt i din kalender, uanset om den er personlig eller for flere personer, kan du aktivere funktionen Rejsetid, når du opretter eller redigerer aftalen. Denne funktion omfatter rejsetid både før og efter mødet, som vises på begge sider af aftalen i din kalender.

Denne funktion vises kun i din personlige kalender, men den tid, du angiver i kalenderen, vises som standard som Optaget for andre, der også er inkluderet i mødet. Men du kan ændre Rejsetid, så den vises som Ledig eller Med forbehold, hvis du ønsker det.

Hvis du vil inkludere rejsetid for et møde eller en aftale, du planlægger, eller for et møde, der allerede er i din kalender (uanset om det er planlagt af dig eller en anden), skal du gøre følgende:

  1. Start en ny aftale, eller dobbeltklik på en eksisterende aftale i kalenderen.

  2. Klik på ikonet Rejsetid ikonet Oplysninger om søgning efter ledig tid i aftalevinduet.

  3. Konfigurer varigheden af rejsetiden i dialogboksen Angiv rejsetid.

    Under konfigurationen oprettes som standard den varighed, der er angivet for både før og efter rejsen. Hvis varigheden skal være forskellig for de to, skal du deaktivere indstillingen for dem, der er ens. Så får du vist indstillinger for både Før og Efter.

  4. Klik på OK.

Annullere rejsetid

Du kan annullere rejsetid på samme måde, som du aflyser almindelige aftaler. Hvis du aflyser den aftale, som rejsetiden var planlagt for, fjernes også begge de elementer for rejsetid, der var knyttet til den.

Du kan nemt annullere elementerne for rejsetiden både før og efter i samme forekomst og lade den overordnede aftale være uforandret ved at klikke på ikonet Rejse for den overordnede aftale og angive varigheden for tiden både før og efter til nul. Du kan bruge samme metode, hvis du kun vil fjerne den ene eller den anden, før eller efter.

Om rejsetid

Denne funktion er beregnet til at blokere tid i kalenderen, når du ikke er ledig, hvilket kan inkludere mødeforberedelse eller andet. Nedenfor kan finde en beskrivelse af den specifikke funktionsmåde for denne funktion, der ikke er beskrevet ovenfor:

  • GroupWise Web: Forberedelses-/rejsetid, der er oprettet i GroupWise-klienten, vises som andre aftaler i GroupWise Web-kalenderen uden identifikationsikonet ikonet Oplysninger om søgning efter ledig tid, der bruges i GroupWise-klienten.

  • Alarmer: Faner for rejsetid før og efter er nu inkluderet i dialogboksen Alarm for den overordnede aftale. Du kan finde flere oplysninger under Indstille en alarm på et kalenderelement.

  • Overlapning af planlægning: Da elementer for rejsetid som standard vises som Optaget, opretter de en overlapning af planlægning, hvis du allerede har en aftale i kalenderen, der overlapper det pågældende tidspunkt. Du kan løse overlapninger på samme måde som en anden aftale.

26.2.5 Om heldagsaktiviteter

Når du opretter en GroupWise-aftale, kan du vælge at gøre den til en heldagsaktivitet ved at vælge Heldagsaktivitet, der findes ud for feltet til tidsangivelse.

Du kan angive, hvordan aftalen skal vises, ved at klikke på tilgængelighedsknappen under valgboksen Heldagsaktivitet. Aftaler kan fremstå som Optaget, Ledig, Ikke til stede eller Med forbehold. I modsætning til almindelige aftaler modtager alle modtagere som standard heldagsaktiviteter som Ledig. Det skyldes, at heldagsaktiviteter ofte kun er beregnet som oplysende for modtagerne. Du kan f.eks. sende en heldagsaktivitet for at informere kollegaer om, at du ikke vil være på kontoret. I dette tilfælde vises kollegaer, som modtager aktiviteten, ikke som Optaget på den pågældende dag.

Ændring af den måde, heldagsaktiviteter vises på

Du kan ændre den måde, heldagsaktiviteter accepteres i din kalender på ved at bruge menuen Indstillinger.

  1. Klik på Speciel > Indstillinger, dobbeltklik på Kalender, og klik derefter på fanen Generelt.

  2. Klik på rullemenuen under Accepter heldagsaktiviteter, som jeg sender til mig selv, som i området Indstillinger for accept, og vælg derefter den ønskede indstilling.

  3. Klik på OK.

Når du sender en heldagsaktivitet til modtagere, vises tidspunktet som Ledig som standard. Afsenderen kan vælge at få aktiviteten vist som Optaget i modtagernes kalendere, men skal gøre det, hver gang der sendes en heldagsaktivitet.

26.2.6 Tidsangivelse

Når du planlægger aftaler og andre elementer, kan det være nødvendigt at angive et tidspunkt. I de fleste tilfælde har du mulighed for at angive tiden ved at indtaste den direkte i tidsfeltet eller angive den via feltet til tidsangivelse. Klik på ikonet for tidsangivelse for at åbne vinduet til tidsangivelse.

Brug den grønne pil til at vælge et starttidspunkt og den røde pil til at vælge et sluttidspunkt. De valgte tidspunkter vises i højre side af skærmbilledet. Du kan bruge intervaller ned til 15 minutter.

Hvis der allerede er angivet en korrekt varighed, kan du flytte den ved at trække det valgte område op eller ned.

Der er en tidszoneindstilling til at angive en bestemt tidszone til aktiviteten. Yderligere oplysninger om tidszoner findes under Angiv en tidszone for en aftale.

26.2.7 Angiv en tidszone for en aftale

BEMÆRK!Dette afsnit indeholder versionsspecifikke oplysninger.

Funktionsændringer i 18.3.1 og nyere

Når du vælger en tidszone, mens du opretter en aftale, justeres aftalen, så den planlægges til det tidspunkt, du angiver i den valgte tidszone. Hvis du f.eks. planlægger en aftale til kl. 4:30 PM Eastern Daylight Time i USA, og du er i Pacific Daylight-tidszonen, vises den i kalender som kl. 1:30 PM PDT.

Tidszonen vises nu også i aftaleoverskriften ud for starttidspunktet, som vist nedenfor:

Funktioner før 18.3.1

Med funktionen Tidszone kan du planlægge et møde for modtagere i forskellige tidszoner, som skal mødes på samme sted.

Normalt justerer GroupWise automatisk mødetider efter modtagernes tidszoner. Et møde, der f.eks. er planlagt af en bruger i Utah til 10:00, vil blive vist som 9:00 for en bruger i Californien og som 12:00 for en bruger i New york, fordi de pågældende brugere befinder sig i forskellige tidszoner. Da GroupWise tilpasser klokkeslættet, vil alle de brugere, der er planlagt til et telefonmøde, ringe på samme klokkeslæt, selvom der er tidsforskelle.

Du kan bruge funktionen Tidszone, hvis programmet ikke skal tilpasse modtagernes lokale tidszone. Hvis du f.eks. befinder dig i den saskatchewanske tidszone, og du medtager brugere fra tidszonen Mountain time (USA & Canada) i din aftale, skal du bruge funktionen Tidszone, hvis de pågældende brugere skal flyve til Saskatchewan. Funktionen Tidszone sørger for, at aftalen i brugernes kalender og postkasse viser det korrekte saskatchewanske klokkeslæt.

  1. Åbn og opret en ny aftale.

  2. Klik på Funktionen > Vælg tidszone, klik på rullelisten Tidszone, markér tidszonen for stedet til aftalen, og klik derefter på OK.

  3. Klik på Send på værktøjslinjen.

Når de brugere, du har planlagt for med funktionen Tidszone, modtager aftalen, vises tidsangivelsen efter emnet, når de ser aftalen i deres postkasser. Hvis emnet for mødet f.eks. er “marketingmøde”, og tidszonen er Saskatchewan, kan brugerne se et emne og en tidsangivelse, der svarer til følgende eksempler: Marketingmøde (Saskatchewan). Stedet angives i brugerens kalender med en tidszone i stedet for emnet.

26.2.8 Aflys en aftale

Du kan kun aflyse en aftale, hvis du har planlagt et tidspunkt for aftalen, eller hvis du har de nødvendige fuldmagtsrettigheder til planlæggerens postkasse.

  1. Højreklik i kalenderen på den aftale, du vil aflyse, og klik derefter på Slet.

  2. Vælg Slet dette element fra alle andre modtageres postkasser for at fjerne det fra andre brugeres postkasser. Lad være med at markere denne indstilling, hvis elementet kun skal slettes fra din egen postkasse.

  3. (Valgfrit) Indtast en meddelelse, der forklarer aflysningen.

  4. Klik derefter på OK.

Der sendes en meddelelse om mødeaflysning til hver bruger, der modtog aftalen, og aftalen fjernes fra brugerens kalender. Brugere, som har fået uddelegeret aftalen, modtager ikke en meddelelse om mødeaflysning, men aftalen fjernes fra deres kalendere.

26.2.9 Annullering af en tilbagevendende aftale

Du kan aflyse en tilbagevendende aftale, hvis du har planlagt den, eller hvis du har de nødvendige fuldmagtsrettigheder til planlæggerens postkasse.

  1. Højreklik i kalenderen på den tilbagevendende aftale, du vil aflyse, og klik derefter på Slet.

  2. Vælg Slet dette element fra alle andre modtageres postkasser.

  3. (Valgfrit) Indtast en meddelelse, der forklarer aflysningen.

  4. Klik på OK.

  5. Klik på Denne forekomst, Alle forekomster eller Denne forekomst og frem.

Der sendes en meddelelse om mødeaflysning til hver bruger, der modtog aftalen, og aftalen fjernes fra brugerens kalender. Brugere, som har fået uddelegeret aftalen, modtager ikke en meddelelse om mødeaflysning, men aftalen fjernes fra deres kalendere.

26.2.10 Ændre en aftale

Når en aftale ændres, vises ændringer blot i modtagernes aftaler uden en meddelelse i deres postkasser. Den ændrede aftale vises med fed skrift, og der vises et notifikationsbanner inde i aftalen for at vise brugerne, hvilke dele af aftalen der er ændret. Brugere bliver ikke bedt om at acceptere aftalen igen.

Yderligere oplysninger om, hvordan en aftale og andre e-mail-elementer ændres, findes i Redigering af sendte aftaler, opgaver og påmindelser.

Hvis du vil ændre tidspunktet for en aftale den samme dag, skal du åbne kalenderen og trække aftalen til det nye klokkeslæt.

26.2.11 Kopiere en aftale

I lighed med andre typer e-mail-elementer kan du kopiere en eksisterende aftale for at oprette en ny aftale. Du kan finde yderligere oplysninger i Dublering af sendt e-mail.