46.2 Contactpersonen beheren

Elke contactpersoon in een map met contactpersonen wordt aangeduid met het pictogram Contactpersoon. Wanneer u dubbelklikt op een contactpersoon wordt de contactpersoonweergave geopend.

46.2.1 Een contactpersoon toevoegen

Wanneer u een contactpersoon toevoegt aan een map met contactpersonen, wordt deze ook toegevoegd aan het bijbehorende adresboek.

  1. Selecteer in de mappenlijst de map met contactpersonen waaraan u de contactpersoon wilt toevoegen.

  2. Klik op Nieuwe contactpersoon in de werkbalk.

  3. Geef in het veld Gebruikersnaam (voluit) de volledige naam van de contactpersoon op.

  4. Geef in het veld Weergeven als de naam op die u voor de contactpersoon wilt gebruiken.

    De informatie in het veld Weergeven als wordt weergegeven in de lijst met contactpersonen.

  5. (Optioneel) Geef eventuele aanvullende informatie over de contactpersoon op.

    Contactpersoon: Op deze pagina kunt u de naam van de contactpersoon, meerdere e-mailadressen, meerdere telefoonnummers en meerdere expresbericht-id's opgeven.

    Klik op de vervolgkeuzelijst Weergeven als om in te stellen hoe u de naam wilt laten weergeven door de functie Invullen van naam. U kunt kiezen uit Achternaam, Voornaam en Voor Achter of elke gewenste weergavenaam invoeren. Wanneer u een item aan deze contactpersoon wilt verzenden, typt u de weergavenaam in een adresveld van het item (Aan, CC of BC).

    Als u in het veld Bedrijf de naam invult waarvoor u een organisatie hebt aangemaakt, dan worden de organisatiegegevens automatisch ingevuld in de betreffende velden van de nieuwe contactpersoon.

    Als u op de pagina Contactpersoon klikt op Bericht verzenden, wordt er een nieuwe e-mailweergave geopend met in het adresveld de naam van deze contactpersoon.

    Als u op Expresbericht klikt, wordt uw programma voor expresberichten geopend en kunt u een conversatie starten met deze contactpersoon. Als de knop Expresbericht is uitgegrijsd, betekent dit dat er geen compatibel programma voor expresberichten is geïnstalleerd.

    U kunt meerdere telefoonnummers opgeven. Als u het primaire telefoonnummer wilt instellen, klikt u op pictogram naast het telefoonnummer dat u als het primaire nummer wilt opgeven en klikt u op Als primair instellen.

    Als u op het fotogedeelte linksboven aan het tabblad Contactpersoon klikt, kunt u een foto van de contactpersoon toevoegen of vervangen. Blader naar de foto voor de contactpersoon en selecteer deze. GroupWise accepteert diverse soorten afbeeldingsbestanden, zoals .jpg, .gif, .png, .bmp en .tif, en converteert de afbeelding vervolgens naar .jpg met een maximale breedte of hoogte van 64 pixels.

    Details: Gebruik deze pagina om beroep, afdeling, locatie, manager, assistent, verjaardag, trouwdag, echtgeno(o)t(e), kinderen, hobby's en eventuele internetadressen van de contactpersoon op te geven.

    Als u een verjaardag en trouwdag wilt opgeven, selecteert u de maand, de dag en het jaar uit de juiste vervolgkeuzelijst. Als u de verjaardag of trouwdag in een weekagenda wilt weergeven, klikt u op het pictogram Agenda.

    Wanneer het selectievakje naast de datum is ingeschakeld, worden de verjaardag- of trouwdaggegevens weergegeven op de pagina Samenvatting en in de kolom Verjaardag (als u deze hebt toegevoegd aan een adresboek). Door het inschakelen van het selectievakje wordt de verjaardag of trouwdag als persoonlijke Gebeurtenis die hele dag duurt aan uw agenda toegevoegd. Als u het selectievakje uitschakelt, zijn de verjaardagsgegevens alleen beschikbaar op de persoonlijke pagina.

    Als u een internetadres voor kantoor, privé of de beschikbaarheidsinfo van de contactpersoon wilt opgeven, voert u het adres in de juiste velden in. Klik op de knop van een website om een browser te starten en naar de website te gaan.

    Adres: Gebruik deze pagina om het kantooradres, thuisadres en eventuele andere adressen van de contactpersoon op te geven. Selecteer Instellen als mailingadres als u het standaard mailingadres wilt opgeven.

    Geavanceerd: Gebruik deze pagina als u velden die door de gebruiker zijn gedefinieerd wilt weergeven, toevoegen en bewerken. Alle velden die door het systeem en de gebruiker zijn gedefinieerd worden weergeven. Zie Aangepaste velden definiëren in een persoonlijk adresboek voor meer informatie. Gebruik Certificaten beheren op deze pagina als u beveiligingscertificaten die u hebt ontvangen van deze contactpersoon wilt weergeven of verwijderen, als u de vertrouwensinstelling van de certificaten wilt wijzigen, als u de certificaateigenschappen wilt bewerken en als u certificaten wilt importeren en exporteren. Zie Ontvangen beveiligingscertificaten weergeven en de vertrouwensinstellingen wijzigen voor meer informatie.

    Opmerkingen: Gebruik deze pagina om gegevens toe te voegen over gesprekken met deze contactpersoon. Een verkoper kan bijvoorbeeld een logboek bijhouden over alle contactpersonen die hij of zij met de klant heeft gehad. Notities worden ook weergeven op het tabblad Geschiedenis.

    Als u een opmerking op deze pagina typt, wordt er een notitie gemaakt en op de agendapagina in de lijst Notities geplaatst. Notities worden niet geëxporteerd met het adresboek, maar worden in plaats daarvan geëxporteerd met de agenda.

    Opmerkingen die u maakt, worden alleen gemaakt op de pagina Notities en worden niet automatisch van een tijdstempel voorzien.

    U kunt tevens op de pagina Notities een categorie aan de contactpersoon toewijzen. Klik op het pictogram Categorie en selecteer de gewenste categorie als u een categorie wilt opgeven.

    Geschiedenis: Geeft alle items weer die u hebt verzonden naar of ontvangen van deze contactpersoon, tenzij de items gearchiveerd zijn. Met de functie Snel zoeken kunt u aangepaste zoekopdrachten in de geschiedenis maken. Zie Items zoeken voor meer informatie.

  6. Klik op Sluiten en vervolgens op Ja om de wijzigingen op te slaan.

TIP:U kunt een contactpersoon ook toevoegen door een item van een nieuwe contactpersoon in een map met contactpersonen te slepen. Zo maakt u een record voor die contactpersoon. Ook kunt u een contactpersoon toevoegen door te dubbelklikken in het witte gebied van een lijst met adreskaartjes.

U kunt contactpersonen ook toevoegen door in een GroupWise-item met de rechtermuisknop te klikken op een e-mailadres of naam en de optie Toevoegen aan adresboek te selecteren.

46.2.2 Een contactpersoon wijzigen

U kunt de gegevens van een contactpersoon aanpassen in de map Regelmatige contactpersonen of in een persoonlijke map met contactpersonen. Als u een contactpersoon in het GroupWise-adresboek wilt aanpassen, moet u de contactpersoon eerst kopiëren naar de map Regelmatige contactpersonen of een andere persoonlijke map met contactpersonen.

  1. Selecteer in de mappenlijst de map met contactpersonen waarin u de contactpersoon wilt wijzigen.

  2. Dubbelklik in de lijst met contactpersonen op de contactpersoon die u wilt wijzigen.

  3. Wijzig de gegevens van de contactpersoon.

    Zie Een contactpersoon toevoegen voor informatie over de contactpersoongegevens die u op elk tabblad kunt invoeren.

    TIP:Als u in het veld Bedrijf op het tabblad Contactpersonen een bestaande organisatie invult, kunt u de organisatiegegevens ophalen in de contactpersoon door te klikken op het pictogram van Organisatie pictogram Organisatie.

  4. Klik op Sluiten en vervolgens op Ja om de wijzigingen op te slaan.

46.2.3 Een contactpersoon zoeken

Gebruik het veld Zoeken in de koptekst van de itemlijst van een map met contactpersonen om specifieke contactpersonen te zoeken, zoals is beschreven in Contactpersonen zoeken.

46.2.4 Contactpersonen organiseren met categorieën

Net als bij andere items in GroupWise kunt u categorieën aan uw contactpersonen toewijzen. Dit kan helpen uw contactpersonen te organiseren door contactpersonen een herkenbare kleur te geven.

De categorieën die aan de contactpersonen zijn toegewezen, worden weergegeven in de map van de contactpersoon en de adresselector. Zie De functie Adres selecteren gebruiken voor meer informatie over de adreskiezer.

Een categorie aan een contactpersoon toewijzen:

  1. Klik op een map met contactpersonen.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de naam van een contactpersoon.

  3. Klik op Categorieën en klik op de categorie die u aan de contactpersoon wilt toewijzen.

Zie De categorieën gebruiken om items te ordenen voor meer informatie.

46.2.5 Contactpersoon verzenden

  1. Klik op een map met contactpersonen.

  2. Dubbelklik op een contactpersoon.

  3. Klik op Contactpersoon verzenden om een venster E-mail verzenden naar te openen met de contactgegevens in vCard-indeling als bijlage.

  4. Adresseer en verstuur het bericht zoals u gewoonlijk doet.

    De ontvanger kan de contactpersoon in een persoonlijk adresboek importeren, zoals beschreven in Contactpersonen vanaf een vCard importeren.

TIP:U kunt een contactpersoon ook koppelen aan een item door deze van de map met contactpersonen te slepen naar het venster Bijlagen van een nieuw bericht.

46.2.6 De weergavenaam van een contactpersoon wijzigen

De weergavenaam is de naam die wordt weergegeven wanneer u begint te typen in het veld Aan, CC of BC van een bericht. Als u begint met het typen van een naam, bijvoorbeeld 'Ja', geeft Naam invullen op basis van het adresboek automatisch een lijst weer met namen waarin deze letters voorkomen, zoals (in dit geval) 'Jan Alberts'. Als er de naam Willem Hendriks echter twee keer in het adresboek voorkomt, bijvoorbeeld in Boekhouding en Ontwikkeling, kunt u moeilijk weten welke naam met functie Invullen van naam is ingevuld, tenzij u de tijd neemt om meer eigenschappen te bekijken.

U kunt de weergavenaam zodanig wijzigen dat u eenvoudig kunt zien welke naam automatisch is ingevuld. Als u alleen contact hebt met Willem Hendriks van Ontwikkeling en hij zich Wim noemt in plaats van Willem, kunt u de weergavenaam veranderen in Wim Hendriks.

  1. Klik op een map met contactpersonen.

  2. Dubbelklik op een contactpersoon.

  3. Klik op het tabblad Contactpersoon.

  4. Typ een nieuwe naam in het veld Weergeven als (bijvoorbeeld Wim Hendriks).

    U kunt ook op de vervolgkeuzelijst Weergave klikken om Achternaam, Voornaam of Voor Achter te selecteren (bijvoorbeeld: Hendriks, Wim of Wim Hendriks).

  5. Klik op OK.

    De volgende keer dat u een bericht adresseert, wordt deze weergavenaam ingevuld door de functie Invullen van naam.

46.2.7 Alle correspondentie met een contactpersoon weergeven

Alle correspondentie met een contactpersoon weergeven:

  1. Klik op een map met contactpersonen.

  2. Dubbelklik op een contactpersoon.

  3. Klik op het tabblad Geschiedenis.

    Alle items die u hebt ontvangen van of verzonden naar deze contactpersoon worden weergegeven.

    Daarnaast worden hier mogelijk berichten weergegeven als de gebruiker is toegevoegd als een contactpersoon voor berichten, zoals beschreven in Een contactpersoon toevoegen aan e-mailberichten die u hebt verzonden of ontvangen.

    In de kolom Map wordt de locatie van elk item weergegeven. Dubbelklik op een item om de inhoud ervan weer te geven.

    Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop en vervolgens op de gewenste optie als u kolommen wilt toevoegen of verwijderen. Klik op de kolomkop als u wilt sorteren op de informatie van een kolom (bijvoorbeeld op datum of onderwerp).

Met de functie Snel zoeken kunt u snel items zoeken of aangepaste zoekopdrachten maken. Zie Items zoeken voor meer informatie.

46.2.8 Het adres van een contactpersoon weergeven op een kaart

Met de functie Kaart weergeven kunt u snel de locatie van een van uw contactpersonen vinden. U kunt het hoofdadres gebruiken om een webbrowser te openen en te zoeken naar een kaart van de locatie van de contactpersoon.

  1. Klik op een map met contactpersonen.

  2. Dubbelklik op een contactpersoon.

  3. Klik op Kaart weergeven.

  4. (Optioneel) Gebruik de vervolgkeuzelijst Kaart weergeven om een specifieke locatie zoals het kantoor, thuis of een ander adres op een kaart weer te geven.

46.2.9 Een contactpersoon verwijderen

U kunt een contactpersoon verwijderen uit de map Regelmatige contactpersonen of een andere persoonlijke map met contactpersonen. U kunt geen contactpersoon uit uw GroupWise-adresboek verwijderen.

  1. Selecteer in de mappenlijst de map met contactpersonen waaruit u de contactpersoon wilt verwijderen.

  2. Klik in de lijst met contactpersonen met de rechtermuisknop op de contactpersoon en klik op Verwijderen.

  3. Klik op Ja om de verwijdering te bevestigen.