4.4 Compreendendo as operações do Filr

As seções a seguir oferecem informações sobre as diversas operações do Filr:

4.4.1 Matriz resumida das operações do Filr

Operação

Pastas

Arquivos

Comentário

 

✓

Obter link de arquivo

 

✓

Obter informações do Filr

✓

✓

Disponibilizar offline

✓

✓

Disponibilizar somente online

✓

✓

Compartilhar

*✓

✓

Sincronizar agora

**✓

**✓

Desfazer mudanças locais

***✓

***✓

* Não é possível compartilhar pastas de Pastas de Rede.

** É possível sincronizar apenas arquivos e pastas offline.

*** Só será possível desfazer mudanças locais se as mudanças realizadas nos arquivos offline ainda não tiverem sido sincronizadas com o servidor.

4.4.2 Disponibilizar offline

O Filr faz download do arquivo ou da pasta que estiver selecionados e do respectivo conteúdo para seu disco local.

Arquivos e pastas disponíveis offline são periodicamente sincronizados com o Filr, o que permite a você acessá-los em seu disco local, mesmo que não esteja conectado ao Filr.

Para disponibilizar um arquivo ou pasta offline:

  1. Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta.

  2. Clique em Mais opções do Filr > Disponibilizar offline.

4.4.3 Disponibilizar somente online

O Filr remove a cópia de um arquivo ou pasta do disco local. No entanto, o arquivo ou pasta permanece online.

NOTA:Você pode tornar online arquivos ou pastas individuais. No entanto, você não pode disponibilizar online diretamente um arquivo que esteja em uma pasta offline. Para tornar um arquivo desse online, você deve tornar a pasta online.

Para disponibilizar um arquivo ou pasta somente online:

  1. Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta.

  2. Clique em Mais opções do Filr > Disponibilizar somente online.

4.4.4 Remover arquivos do cache

Quando um arquivo online que ainda não está disponível offline é acessado por um aplicativo ou um clique duplo, uma cópia do arquivo é armazenada localmente em cache. Você pode especificar por quanto tempo os arquivos armazenados localmente em cache são retidos após o último acesso. Para obter mais informações, consulte Removendo arquivos do cache.

4.4.5 Sincronizar Agora

Sincroniza os arquivos e pastas selecionados que estão disponíveis offline para o servidor Filr.

  • Para sincronizar um arquivo ou pasta offline específico, clique o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta e clique em Mais opções do Filr > Sincronizar agora.

  • Para sincronizar todos os arquivos e pastas offline, clique o botão direito do mouse no ícone do Filr na bandeja do sistema do Windows e clique em Sincronizar agora.

4.4.6 Desfazer mudanças locais

Para reverter mudanças realizadas em um arquivo ou pasta que não podem ser sincronizadas com o servidor do Filr, faça o seguinte:

  1. Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta.

  2. Clique em Mais opções do Filr > Desfazer mudanças locais.

4.4.7 Visualizando arquivos do Filr em seu computador

  1. Clique no ícone do Filr na área de notificação.

    ou

    Clique com o botão direito do mouse no ícone do Filr na área de notificação e clique em Abrir pasta do Filr.

É possível acessar a pasta do Filr diretamente de seu sistema de arquivos. Normalmente, a pasta do Filr fica no seguinte local:

c:\Usuários\nome_de_usuário\Filr

A pasta do Filr também está localizada nos seus Favoritos.

Para obter informações sobre como mudar o local padrão, consulte Armazenamento.

Para obter informações específicas sobre a sincronização de arquivos entre sua estação de trabalho e o Filr, consulte Entendendo a sincronização.

4.4.8 Sincronizando manualmente arquivos e pastas offline

Será possível sincronizar manualmente os arquivos e as pastas entre o Filr e seu computador, se você não quiser aguardar a sincronização programada. Os arquivos precisam ser fechados antes de poderem ser sincronizados.

Para sincronizar manualmente todos os seus arquivos:

  1. Clique com o botão direito do mouse no ícone do Filr na área de notificação e, em seguida, clique em Sincronizar agora.

Para sincronizar manualmente um arquivo ou uma pasta individual:

  1. Navegue até o arquivo ou a pasta que deseja sincronizar.

  2. Clique o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta e, em seguida, clique em Mais opções do Filr > Sincronizar agora.

4.4.9 Iniciando o Filr em um browser do Filr Desktop

É possível iniciar o Filr em um browser usando o aplicativo Filr Desktop.

  1. Clique com o botão direito do mouse no ícone do Filr na área de notificação e, em seguida, clique em Visitar Filr na web.

4.4.10 Comentando sobre um arquivo e visualizando comentários

Só será possível comentar em um arquivo ou visualizar os comentários se você tiver a permissão do administrador do Filr para isso.

  1. Navegue até o arquivo no qual você deseja comentar ou visualizar comentários.

  2. Clique com o botão direito do mouse no arquivo e clique em Comentário.

    A caixa de diálogo Filr é exibida, listando todos os comentários existentes associados ao arquivo.

  3. No campo de comentário, especifique seu comentário e clique em Enviar.

    ou

    Para responder a um comentário existente, clique no ícone Responder ao lado do comentário ao qual você deseja responder e clique em Enviar.

4.4.11 Compartilhando um arquivo ou pasta

O Filr fornece diversos métodos de disponibilização de arquivos e pastas. A decisão sobre disponibilização dos arquivos pode depender de diversos fatores, como a confidencialidade das informações compartilhadas ou a importância delas para certas pessoas.

  • Compartilhe com usuários e grupos de forma individual: Com a opção de compartilhamento, é possível compartilhar arquivos e pastas com usuários e grupos internos da organização, bem como com usuários específicos fora dela. Ao compartilhar um arquivo ou uma pasta, atribua também um dos direitos de acesso compartilhado definidos em Compreendendo direitos de acesso compartilhado em Filr 3.4: Guia de Acesso do Usuário.

    O compartilhamento com usuários e grupos específicos proporciona o maior nível de segurança para arquivos e pastas. Os usuários recebem uma notificação sobre o item compartilhado, e o item é exibido na área Compartilhado Comigo.

    Para obter mais informações, consulte Compartilhando arquivos e pastas em Filr 3.4: Guia de Acesso do Usuário.

  • Distribuindo um link de arquivo: Você pode distribuir um link (URL) para um arquivo. Quando você distribui um link para um arquivo, qualquer usuário com o link pode acessá-lo. Porém, o arquivo não é exibido na área Público. Desse modo, os usuários devem ter acesso direto ao link para exibir o arquivo.

    Para obter informações sobre como distribuir um Link de Arquivo, consulte Distribuindo um link para um arquivo em Filr 3.4: Guia de Acesso do Usuário.

  • Compartilhando com o público: Quando você compartilha um item com o público, qualquer pessoa com o URL para o site do Filr pode exibir o arquivo na área Público.

    Para obter informações sobre como compartilhar arquivos e pastas com o público, consulte Compartilhando arquivos e pastas em Filr 3.4: Guia de Acesso do Usuário.

Você pode compartilhar arquivos e pastas diretamente do aplicativo Filr Desktop:

  1. Navegue até o arquivo ou a pasta que deseja compartilhar.

  2. Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta e clique em Compartilhar.

    A caixa de diálogo Compartilhar Filr é exibida.

  3. Na opção Adicionar um usuário, grupo ou e-mail, comece digitando o nome de um usuário ou grupo com quem deseja compartilhar e clique no nome quando ele aparecer na lista suspensa.

    ou

    Especifique o endereço de e-mail completo do usuário externo com quem deseja compartilhar e pressione Enter.

  4. (Opcional) Repita Etapa 3 para compartilhar com usuários adicionais.

  5. (Condicional) Para modificar as configurações de acesso de um usuário individual:

    1. Na seção Compartilhado com, selecione o usuário cujas configurações de acesso você deseja modificar.

    2. Escolha quais dentre as configurações de acesso a seguir devem ser modificadas:

      Direitos de Acesso: Conceder direitos de acesso de Visualizador, Editor ou Contribuidor. (Contribuidor aplica-se apenas a pastas.)

      Expira: Especificar quando o compartilhamento expirará.

      Você pode configurar o compartilhamento para expirar após certo número de dias (cada dia é contado como um período de 24 horas a partir do momento que a expiração foi definida) ou em um dia específico (os direitos expiram no início do dia selecionado).

      Usuários internos: Permite que destinatários do compartilhamento compartilhem os itens novamente com outros usuários internos.

      Usuários externos: Permite que destinatários do compartilhamento compartilhem os itens novamente com outros usuários externos.

      Todo o Público: Permite que destinatários do compartilhamento compartilhem os itens publicamente.

      Link de Arquivo: Permitir que destinatários do compartilhamento compartilhem novamente o item por meio do link de arquivo.

      Para obter mais informações sobre Links de Arquivos, consulte Distribuindo um link para um arquivo.

      Nota: Inclua uma nota pessoal para os destinatários do compartilhamento. Apenas os destinatários do compartilhamento podem ler a nota.

  6. (Condicional) Para modificar as configurações de acesso de múltiplos usuários simultaneamente:

    1. Mantenha a tecla Ctrl pressionada e selecione os usuários na seção Compartilhado com cujas configurações de acesso você deseja modificar.

    2. Escolha quais dentre as configurações de acesso a seguir devem ser modificadas.

      As configurações de acesso que permanecerem indefinidas reterão as configurações de acesso individuais presentes no usuário. As configurações de acesso definidas são modificadas para cada usuário selecionado no momento.

      Direitos de Acesso: Conceda uma das seguintes funções de acesso ao usuário ou grupo:

      • Visualizador: Os usuários podem fazer o seguinte:

        • Pastas compartilhadas: Ver

        • Subpastas compartilhadas: Ver

        • Arquivos em pastas e subpastas: Ver e ler

      • Editor: Os usuários podem fazer o seguinte:

        • Pastas compartilhadas: Ver

        • Subpastas compartilhadas: Ver

        • Arquivos em pastas e subpastas: Ver, ler e gravar

      • Colaborador (aplica-se somente às pastas em Meus Arquivos): Os usuários podem fazer o seguinte:

        • Pastas compartilhadas: Ver, renomear, apagar ou copiar

          IMPORTANTE:Tenha cuidado ao conceder direitos de acesso compartilhado de Colaborador, pois conforme informado acima, os destinatários do compartilhamento podem renomear, copiar e até mesmo apagar a pasta da sua área Meus Arquivos.

        • Subpastas compartilhadas: Ver, renomear, apagar, copiar e mover

        • Arquivos em pastas e subpastas: Ver, renomear, apagar, copiar, mover, ler e gravar

      Expira: Defina uma data para expiração do compartilhamento. A expiração de compartilhamento padrão é definida para 30 dias.

      Você pode configurar o compartilhamento para expirar após um determinado número de dias (cada dia é contado como um período de 24 horas a partir do momento em que o vencimento foi definido), em um dia específico (os direitos expiram no início do dia selecionado) ou nunca.

      Usuários internos: Permite que destinatários do compartilhamento compartilhem os itens novamente com outros usuários internos.

      Usuários externos: Permite que destinatários do compartilhamento compartilhem os itens novamente com outros usuários externos.

      Todo o Público: Permite que destinatários do compartilhamento compartilhem os itens publicamente.

      Link de Arquivo: Permitir que destinatários do compartilhamento compartilhem novamente o item por meio do link de arquivo.

      Para obter mais informações sobre Links de Arquivos, consulte Distribuindo um link para um arquivo.

      Nota: Inclua uma nota pessoal para os destinatários do compartilhamento. Apenas os destinatários do compartilhamento podem ler a nota.

  7. (Opcional) Clique em Tornar público para tornar o item disponível publicamente. Em seguida, na seção Compartilhado com, toque no usuário Todos os usuários recém-adicionados e defina as configurações de controle de acesso para o público.

  8. Opcional) Na seção Notificar, clique na lista suspensa e escolha entre as seguintes opções de notificação:

    Nenhum: Não enviar notificação.

    Todos os destinatários: Todos os destinatários na lista de compartilhamento são notificados.

    Somente destinatários recém-adicionados: Somente destinatários adicionados à lista de compartilhamento são notificados.

    Destinatários novos e modificados: Somente novos destinatários e aqueles cujos direitos de compartilhamento você está modificando recebem uma notificação.

  9. (Opcional) Clique em Relatório de Acesso do Compartilhamento para ver os detalhes de acesso do compartilhamento.

    O relatório de acesso exibe as seguintes informações:

    • Usuário: Nome do usuário que acessou o compartilhamento

    • Endereço IP: O endereço IP do dispositivo usado para acessar o compartilhamento

    • Primeiro acesso: A data, a hora e o fuso horário em que o compartilhamento foi acessado pela primeira vez. Nenhuma informação será recebida quando o compartilhamento for acessado novamente.

    • Grupo: Se o usuário tiver compartilhado com um grupo, o nome do grupo do qual o usuário faz parte será exibido.

    O compartilhador recebe uma notificação por e-mail com detalhes do acesso quando o compartilhamento é acessado por ele. Um relatório é gerado por compartilhamento quando as seguintes condições são satisfeitas:

    • Os usuários têm a licença do Filr 3.4 Advanced Edition

    • A pasta ou o arquivo foram compartilhados com o Filr 3.4 ou posterior

  10. Clique em Gravar.

4.4.12 Distribuindo um link para um arquivo

Você pode distribuir um link (URL) para um arquivo. Quando você distribui um link para um arquivo, qualquer usuário com o link pode acessá-lo. Porém, o arquivo não é exibido na área Público. Desse modo, os usuários devem ter acesso direto ao link para acessar o arquivo.

  1. Navegue até o arquivo ou pasta cujo link deseja distribuir.

  2. Clique com o botão direito no arquivo ou pasta e, em seguida, clique em Obter Link de Arquivo.

    A caixa de diálogo Link de Arquivo é exibida.

    Caso não tenha sido gerado um link para o arquivo, clique em Obter Link de Arquivo.

    Os URLs a seguir são criados para acessar o arquivo:

    Fazer Download do Link de Arquivo: Dependendo das configurações do browser, o sistema solicita que os usuários façam download ou abram o arquivo, ou o arquivo é exibido automaticamente no browser. Este link concede acesso direto ao arquivo.

    Ver Link de Arquivo: Esse link exibe o arquivo em um browser da web em uma exibição HTML. Caso o tipo de arquivo não possa ser exibido no browser da web, o link não ficará disponível.

    Agora o Link de Arquivo está incluído na caixa de diálogo Compartilhar. É possível modificar a data de vencimento ou a nota associada ao link, bem como remover o link de modo que o arquivo não possa mais ser acessado pelos usuários com o link pela caixa de diálogo Compartilhar, conforme descrito em Compartilhando um arquivo ou pasta.

  3. (Opcional) Clique na seta suspensa ao lado de Expira em para definir uma data de vencimento do compartilhamento.

    Você pode configurar o compartilhamento para expirar após certo número de dias (cada dia é contado como um período de 24 horas a partir do momento que a expiração foi definida) ou em um dia específico (os direitos expiram no início do dia selecionado).

  4. Execute uma das ações a seguir para distribuir o link de arquivo:

    • Copiar: Permite a seleção do link de download ou exibição para cópia e copia o link na área de transferência. Em seguida, você pode colar o link em outro aplicativo.

    • E-mail: Usa o aplicativo de e-mail padrão da estação de trabalho para enviar o link por e-mail. Os links de download e exibição são incluídos no e-mail.

    • E-mail do Filr: Usa o sistema de e-mail incorporado do Filr para enviar o link por e-mail. Os links de download e exibição são incluídos no e-mail.

    • Apagar: Apaga o link de arquivo de modo que os usuários não possam acessar o arquivo usando os links atuais.

  5. (Opcional) Após a criação do link de arquivo, será possível modificar o acesso de usuários e executar outras funções de gerenciamento relacionadas ao link de arquivo acessando a caixa de diálogo Compartilhar, conforme descrito em Compartilhando um arquivo ou pasta.

4.4.13 Exibindo Propriedades do Filr um Arquivo ou Pasta

Você pode visualizar as seguintes propriedades do Filr que estão associadas aos seus arquivos e pastas:

  • Nome do arquivo

  • Caminho de arquivo (esse é o caminho para o arquivo ou pasta de dentro do sistema Filr)

  • Tamanho do arquivo (aplica-se apenas a arquivos, não pastas)

  • Usuário que criou o arquivo ou pasta

  • Data em que o arquivo ou pasta foi criado

  • Data em que o arquivo ou pasta foi modificado

  • Usuário que compartilhou o arquivo

  • Usuário com quem o arquivo é compartilhado

Para visualizar as propriedades do Filr um arquivo ou pasta:

  1. Clique com o botão direito no arquivo ou pasta para o qual deseja visualizar as propriedades do Filr.

  2. Clique em Propriedades para iniciar o diálogo de propriedades do Windows nativo.

  3. Clique na guia Micro Focus Filr.

    As propriedades do Filr para o arquivo ou pasta são exibidas.

  4. (Opcional) Se você tiver direitos para compartilhar o arquivo ou pasta, pode clicar em Compartilhar para iniciar a caixa de diálogo Compartilhar Filr.