4.4 Principy operací v systému Filr

Následující části obsahují informace o různých operacích v systému Filr:

4.4.1 Souhrnná tabulka operací v systému Filr

Operace

Složky

Soubory

Poznámka

 

✓

Získání odkazu na soubor

 

✓

Načtení informací systému Filr

✓

✓

Zpřístupnění offline

✓

✓

Zpřístupnění pouze online

✓

✓

Sdílení

*✓

✓

Synchronizovat nyní

**✓

**✓

Vrácení místních změn zpět

***✓

***✓

* Složky z oblasti Síťové složky nelze sdílet.

** Synchronizovat lze pouze soubory a složky offline.

*** Vrátit místní změny zpět lze pouze v případě, že změny v souborech offline ještě nebyly synchronizovány se serverem.

4.4.2 Zpřístupnění offline

Aplikace Filr stáhne vybraný soubor nebo vybranou složku a její obsah na místní disk.

Soubory a složky, které jsou dostupné offline, jsou pravidelně synchronizovány se systémem Filr, aby k nim bylo možné přistupovat na místním disku, i když nejste přihlášeni k systému Filr.

Zpřístupnění souboru nebo složky offline:

  1. Klikněte pravým tlačítkem na soubor nebo složku.

  2. Klikněte na možnost Další možnosti systému Filr > Zpřístupnit offline.

4.4.3 Zpřístupnění pouze online

Aplikace Filr odebere kopii souboru nebo složky z místního disku. Daný soubor nebo složka však zůstávají online.

POZNÁMKA:Jednotlivé soubory a složky můžete zpřístupnit online. Není však možné přímo u zpřístupnit online soubor umístěný v offline složce. K zpřístupnění takového souboru je nejprve třeba zpřístupnit online danou složku.

Zpřístupnění souboru nebo složky pouze online:

  1. Klikněte pravým tlačítkem na soubor nebo složku.

  2. Klikněte na možnost Další možnosti systému Filr > Zpřístupnit pouze online.

4.4.4 Odebrání souborů v mezipaměti

Když v aplikaci nebo dvojím kliknutím otevřete soubor, který dosud není k dispozici offline, do místní mezipaměti se uloží kopie tohoto souboru. Můžete určit, jak dlouho po posledním přístupu mají být soubory uložené v místní mezipaměti uchovávány. Další informace naleznete v části Odebrání souborů z mezipaměti.

4.4.5 Synchronizovat nyní

Synchronizuje vybrané soubory a složky dostupné offline na server Filr.

  • Pokud chcete synchronizovat konkrétní soubor nebo složku offline, klikněte pravým tlačítkem na daný soubor nebo složku a klikněte na Další možnosti systému Filr > Synchronizovat.

  • Jestliže chcete synchronizovat všechny soubory a složky offline, klikněte pravým tlačítkem na hlavním panelu Windows na ikonu Filr a klikněte na možnost Synchronizovat.

4.4.6 Vrácení místních změn zpět

Pokud chcete vrátit zpět změny provedené v souboru nebo ve složce, které nelze synchronizovat na server Filr, postupujte takto:

  1. Klikněte pravým tlačítkem na soubor nebo složku.

  2. Klikněte na Další možnosti systému Filr > Vrátit místní změny zpět.

4.4.7 Zobrazení souborů systému Filr ve vašem počítači

  1. Klikněte na ikonu Filr v oznamovací oblasti.

    nebo

    Klikněte pravým tlačítkem na ikonu Filr v oznamovací oblasti, potom klikněte na příkaz Otevřít složku Filr.

Ke složce Filr máte přístup přímo ze systému souborů. Složka Filr se obvykle nachází v následujícím umístění:

c:\Users\uživatelské jméno\Filr

Složku Filr najdete také v oblíbených položkách.

Informace o tom, jak změnit výchozí umístění, najdete v části Úložiště.

Konkrétní informace o synchronizaci souborů mezi pracovní stanicí a serverem Filr najdete v části Synchronizace.

4.4.8 Ruční synchronizace souborů a složek offline

Pokud nechcete čekat na plánovanou synchronizaci, můžete provést manuální synchronizaci souborů a složek mezi serverem Filr a vaším počítačem. Před synchronizací je nutné soubory zavřít.

Manuální synchronizace všech souborů:

  1. Klikněte pravým tlačítkem na ikonu Filr v oznamovací oblasti, potom klikněte na příkaz Synchronizovat.

Manuální synchronizace jednotlivých souborů nebo složek:

  1. Přejděte na soubor nebo složku, které chcete synchronizovat.

  2. Klikněte pravým tlačítkem na daný soubor nebo složku, potom klikněte na Další možnosti systému Filr >Synchronizovat.

4.4.9 Spuštění aplikace Filr v prohlížeči z aplikace Filr Desktop

Aplikaci Filr v prohlížeči lze spustit pomocí aplikace Filr Desktop.

  1. Klikněte pravým tlačítkem na ikonu Filr v oznamovací oblasti, potom klikněte na příkaz Navštívit Filr na webu.

4.4.10 Přidání komentáře k souboru a zobrazení komentářů

Číst a přidávat komentáře k souborům můžete, jen pokud vám to správce systému Filr povolil.

  1. Přejděte k souboru, který chcete okomentovat nebo u kterého chcete zobrazit komentáře.

  2. Klikněte pravým tlačítkem na soubor, potom klikněte na příkaz Komentář.

    Zobrazí se dialogové okno Filr – komentáře, ve kterém jsou uvedeny všechny existující komentáře, jež jsou přidruženy k danému souboru.

  3. Do pole pro komentář zadejte váš komentář, potom klikněte na možnost Odeslat.

    nebo

    Chcete-li odpovědět na existující komentář, klikněte na ikonu Odpovědět u komentáře, na který chcete odpovědět, a potom klikněte na možnost Odeslat.

4.4.11 Sdílení souboru nebo složky

Systém Filr umožňuje zpřístupňovat soubory a složky jiným uživatelům různými způsoby. Rozhodnutí o způsobu zpřístupnění souborů může záviset na různých faktorech, například na citlivosti sdílených informací nebo na relevanci informací pro určité osoby.

  • Sdílení s jednotlivými uživateli a skupinami: Sdílení vám umožňuje sdílet soubory a složky s konkrétními uživateli a skupinami v rámci organizace nebo s konkrétními uživateli mimo vaši organizaci. Nasdílením souboru nebo složky jim zároveň přiřadíte některé z oprávnění sdíleného přístupu, jak je popsáno v části Jak fungují oprávnění sdíleného přístupu v Uživatelské příručce k systému Filr 3.4.

    Sdílení s konkrétními uživateli a skupinami poskytuje vašim souborům a složkám nejvyšší úroveň zabezpečení. Uživatelé obdrží oznámení o sdílené položce a položka bude zobrazena v jejich oblasti Sdíleno se mnou.

    Další informace najdete v části Sdílení souborů a složek v Uživatelské příručce k systému Filr 3.4.

  • Distribuce odkazu na soubor: Můžete distribuovat odkaz na soubor (adresu URL). V případě distribuce odkazu na soubor má k danému souboru přístup jakýkoli uživatel s odkazem. Soubor však není zobrazen v oblasti Veřejné, takže k zobrazení souboru musí mít uživatelé přímý přístup k odkazu.

    Informace o tom, jak poslat odkaz na soubor, najdete v části Poslání odkazu na soubor v Uživatelské příručce k systému Filr 3.4.

  • Veřejné sdílení: Při veřejném sdílení položky může příslušný soubor v oblasti Veřejné zobrazit jakákoli osoba, která má adresu URL serveru Filr.

    Informace o tom, jak můžete veřejně sdílet soubory a složky, najdete v části Sdílení souborů a složek v Uživatelské příručce k systému Filr 3.4.

Soubory a složky můžete sdílet přímo z aplikace Filr Desktop:

  1. Přejděte do souboru nebo složky, které chcete nastavit jako sdílené.

  2. Klikněte pravým tlačítkem na soubor nebo složku a potom klikněte na příkaz Sdílet.

    Zobrazí se dialogové okno Filr – sdílení.

  3. Do pole Přidat uživat., skupinu či e-mail začněte zadávat jméno uživatele nebo název skupiny, pro které chcete nastavit sdílení. Jakmile se objeví rozevírací seznam, klikněte na příslušné jméno nebo název.

    nebo

    Zadejte úplnou e-mailovou adresu externího uživatele, pro kterého chcete nastavit sdílení, a stiskněte klávesu Enter.

  4. (Volitelné) Chcete-li nastavit sdílení pro další uživatele, opakujte krok 3.

  5. (Podmínečné) Změna nastavení přístupu pro jednotlivé uživatele:

    1. V části Sdíleno s uživatelem vyberte uživatele, jehož nastavení přístupu chcete změnit.

    2. Zvolte některé z následujících nastavení přístupu, které chcete změnit:

      Přístupová práva: Udělit můžete přístupová práva na úrovni Čtenář, Editor nebo Přispěvatel. (Úroveň Přispěvatel se týká pouze složek.)

      Ukončení platnosti: Zadejte, kdy dojde k ukončení platnosti sdílení.

      Sdílení můžete nakonfigurovat tak, aby k ukončení jeho platnosti došlo po uplynutí určitého počtu dnů (každý den se počítá jako 24hodinové období od doby, kdy jste nastavili ukončení platnosti) nebo v konkrétním dni (platnost práv bude ukončena na začátku vybraného dne).

      Interní uživatelé: Výběrem této možnosti povolíte příjemcům sdílených položek, aby je dále sdíleli s interními uživateli.

      Externí uživatelé: Výběrem této možnosti povolíte příjemcům sdílených položek, aby je dále sdíleli s externími uživateli.

      Vše veřejné: Výběrem této možnosti povolíte příjemcům sdílených položek, aby je dále sdíleli veřejně.

      Odkaz na soubor: Výběrem této možnosti povolíte příjemcům sdílených položek, aby je dále sdíleli prostřednictvím odkazu na soubor.

      Další informace o odkazech na soubory naleznete v části Poslání odkazu na soubor.

      Poznámka: Pro příjemce sdílených položek můžete zadat osobní poznámku. Poznámku si budou moci přečíst pouze příjemci sdílených položek.

  6. (Podmínečné) Změna nastavení přístupu pro více uživatelů současně:

    1. Podržte klávesu Ctrl a v části Sdíleno s uživatelem vyberte uživatele, jejichž nastavení přístupu chcete změnit.

    2. Zvolte některé z následujících nastavení přístupu, které chcete změnit.

      Nastavení přístupu, které ponecháte nedefinované, si zachová všechna jednotlivá nastavení přístupu, jež jsou u daného uživatele již nastavena. Nastavení přístupu, které definujete, se pro všechny aktuálně vybrané uživatele změní.

      Přístupová práva: Udělte uživateli nebo skupině některou z následujících rolí:

      • Čtenář: Uživatelé mohou provádět následující akce:

        • Sdílené složky: Zobrazení

        • Sdílené podsložky: Zobrazení

        • Soubory ve složkách a podsložkách: Zobrazení a čtení

      • Editor: Uživatelé mohou provádět následující akce:

        • Sdílené složky: Zobrazení

        • Sdílené podsložky: Zobrazení

        • Soubory ve složkách a podsložkách: Zobrazení, čtení a zápis

      • Přispěvatel (týká se pouze složek v oblasti Moje soubory): Uživatelé mohou provádět následující akce:

        • Sdílené složky: Zobrazení, přejmenování, odstraňování nebo kopírování

          DŮLEŽITÉ:Při udělování práv pro sdílený přístup na úrovni Přispěvatel buďte obezřetní, protože jak je uvedeno výše, příjemci sdílení mohou složku z vaší oblasti Moje soubory přejmenovat, zkopírovat a dokonce i odstranit.

        • Sdílené podsložky: Zobrazení, přejmenování, odstraňování, kopírování a přesouvání

        • Soubory ve složkách a podsložkách: Zobrazení, přejmenování, odstraňování, kopírování, přesouvání, čtení a zápis

      Ukončení platnosti: Nastavte datum ukončení platnosti sdílení. Výchozí platnost sdílené položky je nastavena na 30 dní.

      Sdílenou položku můžete nakonfigurovat tak, aby k ukončení její platnosti došlo buď po uplynutí určitého počtu dnů (každý den se počítá jako 24hodinové období od doby, kdy jste ukončení platnosti nastavili), nebo v konkrétním dni (platnost oprávnění bude ukončena na začátku vybraného dne), případně tak, že platnost nevyprší.

      Interní uživatelé: Výběrem této možnosti povolíte příjemcům sdílených položek, aby je dále sdíleli s interními uživateli.

      Externí uživatelé: Výběrem této možnosti povolíte příjemcům sdílených položek, aby je dále sdíleli s externími uživateli.

      Vše veřejné: Výběrem této možnosti povolíte příjemcům sdílených položek, aby je dále sdíleli veřejně.

      Odkaz na soubor: Výběrem této možnosti povolíte příjemcům sdílených položek, aby je dále sdíleli prostřednictvím odkazu na soubor.

      Další informace o odkazech na soubory naleznete v části Poslání odkazu na soubor.

      Poznámka: Pro příjemce sdílených položek můžete zadat osobní poznámku. Poznámku si budou moci přečíst pouze příjemci sdílených položek.

  7. (Volitelné) Klikněte na ikonu Nastavit jako veřejné a nastavte tak položku jako veřejně přístupnou. Potom v části Sdíleno s uživatelem klikněte na možnost Všichni uživatelé, která byla právě přidána, a nastavte tak úroveň přístupu na možnost Veřejné.

  8. (Volitelné) V části Upozornit klikněte na rozevírací seznam a vyberte některou z následujících možností pro upozornění:

    Žádné: Nebudou se odesílat žádná upozornění.

    Všichni příjemci: Upozornění obdrží všichni příjemci v seznamu sdílení.

    Pouze nově přidaní příjemci: Upozornění obdrží pouze příjemci, které přidáte do seznamu sdílení.

    Noví a změnění příjemci: Upozornění obdrží pouze noví příjemci a ti, jejichž práva ke sdílení změníte.

  9. (Volitelné) Kliknutím na volbu Sestava sdílení přístupu můžete zobrazit podrobnosti o přístupu uživatele ke sdílené položce.

    Sestava přístupu zobrazuje následující informace:

    • Uživatel: Jméno uživatele, který získal přístup ke sdílené položce

    • Adresa IP: Adresa IP zařízení, které bylo k přístupu ke sdílené položce použito

    • Čas prvního přístupu: Datum, čas a časové pásmo prvního přístupu ke sdílené položce. Při dalším přístupu se žádné informace nepřidávají.

    • Skupina: Pokud uživatel sdílel položku se skupinou, zobrazí se název skupiny, jejímž členem uživatel je.

    Uživatel, který položku sdílel, obdrží oznámení e-mailem, jakmile k ní další uživatel získá přístup. Sestava se vygeneruje pro každou sdílenou položku při splnění následujících podmínek:

    • uživatelé s licencí k systému Filr 3.4 Advanced Edition,

    • soubory či složky sdílené pomocí systému Filr 3.4 nebo novějšího.

  10. Klikněte na tlačítko Uložit.

4.4.12 Poslání odkazu na soubor

Můžete distribuovat odkaz na soubor (adresu URL). V případě distribuce odkazu na soubor má k danému souboru přístup jakýkoli uživatel s odkazem. Soubor však není zobrazen v oblasti Veřejné, takže pro přístup k souboru musí mít uživatelé přímý přístup k odkazu.

  1. Přejděte k souboru nebo složce, pro kterou chcete distribuovat odkaz.

  2. Klikněte pravým tlačítkem na soubor nebo složku, potom klikněte na příkaz Získat odkaz na soubor.

    Zobrazí se dialogové okno Odkaz na soubor.

    Pokud odkaz na daný soubor nebyl vygenerován již dříve, klikněte na možnost Získat odkaz na soubor.

    Pro přístup k souboru se vytvoří následující adresy URL:

    Odkaz pro stažení souboru: V závislosti na nastavení prohlížeče budou uživatelé vyzváni ke stažení nebo otevření souboru, nebo se soubor automaticky zobrazí v prohlížeči. Tento odkaz umožňuje uživatelům přímý přístup k souboru.

    Odkaz pro zobrazení souboru: Tento odkaz zobrazí soubor ve webovém prohlížeči v zobrazení HTML. Pokud typ souboru neumožňuje zobrazení ve webovém prohlížeči, není tento odkaz k dispozici.

    Odkaz na soubor je nyní součástí dialogu sdílení. V dialogu sdílení můžete změnit datum konce platnosti nebo poznámku přidruženou k odkazu nebo můžete odkaz odebrat, aby soubor již dále nebyl uživatelům s odkazem přístupný, podle popisu v části Sdílení souboru nebo složky.

  3. (Volitelné) Klikněte na šipku rozevírací nabídky u možnosti Ukončení platnosti a nastavte datum konce platnosti sdílení.

    Sdílení můžete nakonfigurovat tak, aby k ukončení jeho platnosti došlo po uplynutí určitého počtu dnů (každý den se počítá jako 24hodinové období od doby, kdy jste nastavili ukončení platnosti) nebo v konkrétním dni (platnost práv bude ukončena na začátku vybraného dne).

  4. Pro distribuci odkazu na soubor zvolte akci z následujících možností:

    • Kopírovat: Umožňuje vybrat ke kopírování odkaz pro stažení nebo zobrazení souboru a zkopíruje odkaz do schránky. Potom můžete tento odkaz vložit do jiné aplikace.

    • E-mail: K odeslání e-mailu s odkazem se použije výchozí e-mailová aplikace v pracovní stanici. V e-mailu budou uvedeny odkazy pro stažení i zobrazení.

    • E-mail systému Filr: K odeslání e-mailu s odkazem se použije vestavěný e-mail systému Filr. V e-mailu budou uvedeny odkazy pro stažení i zobrazení.

    • Odstranit: Odstraní odkaz na soubor, takže uživatelé s aktuálními odkazy nebudou mít k souboru přístup.

  5. (Volitelné) Po vytvoření odkazu na soubor můžete v dialogu sdílení měnit přístup uživatelů a provádět další funkce správy odkazu na soubor podle popisu v části Sdílení souboru nebo složky.

4.4.13 Zobrazení vlastností systému Filr pro soubor nebo složku

Můžete zobrazit následující vlastnosti systému Filr, jež jsou přidruženy k souborům a složkám:

  • Název souboru

  • Cesta k souboru (jedná se o cestu k souboru nebo složce v systému Filr)

  • Velikost souboru (týká se pouze souborů, nikoli složek)

  • Uživatel, který soubor nebo složku vytvořil

  • Datum vytvoření souboru nebo složky

  • Datum změny souboru nebo složky

  • Uživatel, který soubor sdílel

  • Uživatelé, se kterými je soubor sdílen

Zobrazení vlastností systému Filr pro soubor nebo složku:

  1. Klikněte pravým tlačítkem na soubor nebo složku, pro které chcete zobrazit vlastnosti systému Filr.

  2. Kliknutím na možnost Vlastnosti spustíte nativní dialogové okno vlastností systému Windows.

  3. Klikněte na kartu Micro Focus Filr.

    Zobrazí se vlastnosti systému Filr pro soubor nebo složku.

  4. (Volitelné) Pokud máte práva ke sdílení daného souboru nebo složky, můžete kliknutím na možnost Sdílet spustit dialogové okno Filr – sdílení.