2.2 Uspořádání Schránky pomocí složek

Složky slouží k ukládání a organizaci položek. Ve složkách můžete například seskupovat všechny položky související s určitým úkolem nebo věcí.

2.2.1 Seznámení se složkami

Seznam složek zobrazuje složky, které se vztahují k aktuálně zobrazené složce. Zde jsou uvedeny seznamy složek v závislosti na kontextu:

  • Kalendář: Zobrazuje seznam všech kalendářů. Zde můžete vybrat, zda chcete zobrazit obsah kalendáře v hlavním kalendáři. Navíc můžete změnit barvu kalendáře.

  • Kontakty: Zobrazuje seznam všech osobních adresářů. Vy výchozím nastavení je adresářem častých kontaktů hlavní složka Kontakty.

  • Dokumenty: Zobrazuje seznam knihoven dokumentů. Ve výchozím nastavení je výchozí knihovnou dokumentů hlavní složka Dokumenty.

Klepnutím na šipky Rozbalit a Sbalit můžete rozbalovat a sbalovat složky.

Další informace o individuálních složkách, které můžete mít v seznamu složek, naleznete v části Procházení seznamu složek.

Položky ve složkách můžete řadit přesouváním. Při přesunutí položky do složky je položka odstraněna z jednoho místa a umístěna na jiné.

Nedokončené položky je možné ukládat do předdefinované složky s názvem Nedokončené (viz Uložení nedokončeného e-mailu). Složky můžete veřejně zpřístupnit pomocí sdílení (viz Používání sdílených složek). Můžete vytvářet pravidla pro automatické třídění položek do různých složek (viz Vytvoření pravidla).

2.2.2 Úprava seznamu složek

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na panelu nástrojů na položku Složky.

V okně Spravovat složky lze vytvářet, odstraňovat a sdílet složky.

2.2.3 Odstranění složek

  1. Klepněte na kartu Odstranit složku v horní části okna Složky.

  2. Klepněte na složku, kterou chcete odstranit.

  3. Klepněte na tlačítko Ano.

Složky Kalendář, Schránka, Odeslané položky, Seznam úkolů, Kontakty, Organizátor, Nedokončené a Koš nelze odstranit. Složku Nevyžádaná pošta lze odstranit, pouze pokud je vypnuto zpracování nevyžádané pošty.

2.2.4 Vytvoření osobní složky

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na panelu nástrojů na položku Složky.

  2. Vyberte místo v seznamu složek, kam má být složka přidána. Ve výchozím nastavení je složka přidána na první místo v organizátoru.

    Chcete-li například přidat složku na stejnou úroveň se schránkou, klepněte na tlačítko Dolů vedle složky Schránka. Chcete-li přidat složku do složky Schránka, klepněte na tlačítko Vpravo vedle složky Schránka.

  3. Do pole Název složky zadejte název nové složky.

  4. Klepněte na tlačítko Přidat složku.

2.2.5 Přejmenování složky

V některých případech můžete chtít složku přejmenovat, aby název lépe odpovídal jejímu obsahu (nebo chcete-li odstranit překlep). V programu WebAccess lze vytvářet nové složky, ale nelze měnit názvy existujících složek. Názvy složek lze měnit v klientovi aplikace GroupWise pro systém Windows.

Další informace o správě složek naleznete v části Seznámení se složkami.

2.2.6 Přesun položky do jiné složky

  1. V seznamu položek vyhledejte požadovanou položku.

  2. Poklepáním danou položku otevřete a potom klepněte na tlačítko Přesunout.

  3. Klepněte na složku, do které chcete položku přesunout.

    Pokud položku přesouváte do složky v organizátoru, obvykle je nejprve třeba klepnutím na ikonu Rozbalit vedle organizátoru zobrazit jeho složky.

2.2.7 Seznámení se složkami výsledků hledání

Složka výsledků hledání zobrazuje výsledky dotazu. Po otevření složky aplikace GroupWise prozkoumá kritéria hledání definovaná pro tuto složku, vyhledá všechny zadané údaje a nalezené výsledky zobrazí v seznamu položek. S položkami ve složce výsledků hledání můžete pracovat stejným způsobem jako s položkami v jiných složkách, například je můžete otevírat, předávat, tisknout, kopírovat, přesouvat, odstraňovat, ale původní položka zůstává uložena ve složce, kde byla při hledání nalezena. To znamená, že když některou z položek ve složce Výsledky vyhledávání přesunete nebo odstraníte, položka bude odstraněna ze seznamu položek, ale ne ze svého původního umístění. Při příštím otevřením složky výsledků hledání je opět provedeno hledání a položka je znovu zobrazena.

Přestože v programu WebAccess nelze vytvářet nové složky výsledků hledání, je možné pracovat se složkami vytvořenými v klientovi aplikace GroupWise pro systém Windows. Chcete-li však zajistit zobrazení co nejaktuálnějších informací ve složkách, nikoli pouze jejich kopií uložených v mezipaměti, měli byste před otevřením složky výsledků hledání klepnout v prohlížeči na tlačítko Aktualizovat.

2.2.8 Používání sdílených složek

Sdílená složka je shodná s ostatními složkami v organizátoru, ale mají k ní přístup ostatní uživatelé a zobrazuje se v jejich organizátorech. Sdílenou složku můžete vytvořit nebo můžete existující osobní složky ve složce Organizátor nastavit jako sdílené. Určíte, s kým chcete složku sdílet, a jaká práva chcete těmto uživatelům udělit. Potom mohou ostatní uživatelé odesílat do sdílené složky zprávy, přetahovat existující položky do této složky a vytvářet historie diskuzí. Není možné sdílet systémové složky, mezi které patří Schránka, Neotevřené položky, Odeslané položky, Kalendář, Seznam úkolů, Kontrolní seznam, Organizátor, Nedokončené, Nevyžádaná pošta a Koš.

Umístíte-li dokument do sdílené složky, osoby s právy ke sdílení složky mohou dokument číst, ale nemají automaticky práva k jeho úpravě. Aby mohli dokument upravit, musíte jim poskytnout práva k úpravám na kartě Sdílené složky.

Osobní složky můžete sdílet s jinými uživateli. Příjemci sdílené složky obdrží upozornění, že jste se rozhodli složku s nimi sdílet. Složku potom mohou schválit nebo odmítnout.

Sdílení stávající složky s jinými uživateli

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na panelu nástrojů na položku Složky a potom klepněte na kartu Sdílené složky.

  2. Vyberte složku, kterou chcete sdílet. Složky, které lze sdílet, jsou podtržené.

  3. Do pole Jméno začněte zadávat jméno uživatele.

    nebo

    Klepnutím na položku Výběr adresy vyhledáte uživatele. Další informace o okně Výběr adresy naleznete v části Použití okna Výběr adresy.

  4. Vyberte možnosti přístupu pro daného uživatele.

  5. Opakujte krok 3 až krok 4 pro každého uživatele, se kterým chcete danou složku sdílet.

  6. Klepněte na tlačítko Uložit.

Schválení sdílené složky

  1. Klepněte na upozornění na sdílenou složku ve schránce.

  2. Klepněte na příkaz Schválit složku.

  3. Název složky je vyplněn implicitně. Proveďte na názvu složky veškeré požadované změny.

  4. Vyberte umístění složky.

  5. Klepněte na tlačítko Přidat složku.

Vystavení položky ve sdílené složce

  1. V seznamu složek otevřete sdílenou složku, do které chcete položku vystavit.

  2. V horní části seznamu složek klepněte na tlačítko Vystavit

  3. Zadejte věc a zprávu.

    Pole Věc i text zprávy mohou obsahovat odkazy na webové stránky nebo adresy (URL).

  4. (Volitelné) Klepnutím na tlačítko Kontrola pravopisu spustíte kontrolu pravopisu zprávy.

  5. (Volitelné). Chcete-li ke zprávě přiložit soubory, klepněte na tlačítko Přiložit. Aby tato vlastnost byla funkční, musí prohlížeč podporovat přílohy.

  6. Klepnutím na tlačítko Vystavit přidáte zprávu do sdílené složky.

Odstranění sdílené složky

Odstranění složky, kterou s vámi její majitel sdílí:

  1. Pravým tlačítkem klepněte na složku.

  2. Klepněte na příkaz Odstranit složku.

  3. Klepněte na tlačítko OK.

Odstraněním složky, která je s vámi sdílena, tuto složku odstraníte pouze ze své schránky aplikace GroupWise. Žádní ostatní uživatelé nebudou tímto krokem ovlivněni. Pokud jste však vy sdíleli složku s ostatními, pak ji jejím odstraněním odeberete také všem ostatním uživatelům.

Převod vlastnictví sdílené složky

  1. Pravým tlačítkem klepněte na sdílenou složku a potom klepněte na položku Sdílení.

  2. Klepněte na příkaz Převést vlastnictví.

  3. Vyberte ze seznamu účastníků nebo zadejte uživatelské jméno uživatele, na kterého sdílenou složku převádíte. Můžete také změnit předmět a text zprávy pro upozornění a zvolit, zda chcete zůstat účastníkem.

    Jakmile klepnete na tlačítko Odeslat, nový vlastník obdrží upozornění obsahující výzvu k přijetí vlastnictví sdílené složky spolu s názvem sdílené složky v předmětu zprávy.

Přijetí vlastnictví sdílené složky

Pokud správce odstraní, ukončí platnost nebo zakáže přihlášení uživatele se sdílenou složkou, všichni účastníci této sdílené složky obdrží upozornění, že je sdílená složka k dispozici. Kterýkoliv účastník této sdílené složky se může stát jejím novým vlastníkem tím, že přijme vlastnictví složky.

  1. Pravým tlačítkem klepněte na sdílenou složku a potom klepněte na položku Sdílení.

  2. Klepněte na příkaz Přijmout vlastnictví.