46.2 Správa kontaktů

Každá položka ve složce Kontakty je označena ikonou Ikona osoby kontaktu. Dvojím kliknutím na kontakt otevřete zobrazení položky kontaktu.

46.2.1 Přidání kontaktu

Pokud přidáte kontakt do složky Kontakty, přidá se kontakt do odpovídajícího adresáře.

  1. V seznamu složek vyberte složku Kontakty, do které chcete kontakt přidat.

  2. Na panelu nástrojů klikněte na tlačítko Nový kontakt.

  3. V poli Celé jméno zadejte celé jméno kontaktu.

  4. V poli Zobrazit jako zadejte požadované jméno kontaktu.

    Informace v poli Zobrazit jako se zobrazí v seznamu kontaktů.

  5. (Volitelné) Zadejte další informace, které chcete o kontaktu zaznamenat.

    Kontakt: Tato stránka slouží k zadání jména kontaktu, e-mailových adres, telefonních čísel a identifikátorů pro rychlé zasílání zpráv.

    Po kliknutí na rozevírací seznam Zobrazit jako můžete vybrat, jak má být jméno zobrazováno při použití funkce dokončování jmen. Můžete si vybrat z možností Příjmení, Jméno, Jméno Příjmení nebo můžete zadat zobrazované jméno podle vlastní volby. Když budete chtít použít tento kontakt při adresování položky, zadejte zobrazené jméno do pole adresy (Komu, Kopie, Skrytá).

    Pokud v poli Společnost vyplníte název, pro který jste vytvořili organizaci, jsou do odpovídajících polí nového kontaktu automaticky vyplněny údaje o organizaci.

    Pokud kliknete na možnost Odeslat poštu na stránce Kontakt, otevře se nová poštovní zpráva adresovaná tomuto kontaktu.

    Pokud kliknete na možnost Rychlá zpráva, spustí se aplikace rychlých zpráv a s daným kontaktem bude zahájena konverzace. Pokud není možnost Rychlá zpráva k dispozici, není nainstalován kompatibilní produkt pro zasílání rychlých zpráv.

    Můžete zadat více telefonních čísel. Hlavní telefonní číslo vyberte kliknutím na ikonu Ikona osoby vedle telefonního čísla, které chcete označit jako primární číslo, a potom klikněte na Nastavit jako primární.

    Kliknete-li do oblasti fotografie v levém horním rohu karty Kontakty, můžete pro daný kontakt přidat nebo vyměnit fotografii. Přejděte na fotografii, kterou chcete kontaktu přiřadit, a vyberte ji. Aplikace GroupWise přijímá různé typy souborů obrázků, například .jpg, .gif, .png, .bmp a .tif. Následně obrázek převede do formátu .jpg s maximální šířkou nebo výškou 64 pixelů.

    Podrobnosti: Na této stránce můžete zadat povolání, oddělení, umístění, správce, asistenta, datum narození, výročí, manžela nebo manželku, děti, koníčky a také libovolnou internetovou adresu přidruženou ke kontaktu.

    Chcete-li zadat datum narození a výročí, vyberte v odpovídajících rozevíracích seznamech měsíc, den a rok. Chcete-li datum narození nebo výročí zobrazit v zobrazení týdenního kalendáře, klikněte na ikonu Kalendář.

    Když je vybráno zaškrtávací políčko vedle data, zobrazí se na stránce Shrnutí a ve sloupci Narozeniny informace o narozeninách, pokud byly do adresáře přidány. Pokud zaškrtnete toto políčko, přidají se navíc narozeniny či výročí do kalendáře jako osobní celodenní událost. Pokud zrušíte zaškrtnutí tohoto políčka, bude informace o narozeninách k dispozici pouze na osobní stránce.

    Chcete-li zadat internetovou adresu do zaměstnání kontaktu, osobní informace nebo informace o zaneprázdnění, zadejte adresu do odpovídajících polí. Kliknutím na tlačítko Webový server můžete spustit prohlížeč a přejít na příslušnou webovou stránku.

    Adresa: Tuto stránky použijte k zadání adres do zaměstnání, domů a libovolných dalších adres. Chcete-li zadat výchozí poštovní adresu, vyberte možnost Nastavit jako e-mailovou adresu.

    Klikněte na tlačítko Upřesnit: Tato stránka umožňuje zobrazovat, přidávat a upravovat uživatelská data. Jsou zde zobrazena všechna systémová a uživatelská pole. Další informace naleznete v části Definice vlastních polí v osobním adresáři. Kliknutím na možnost Správa certifikátů na této stránce můžete přidávat a odebírat bezpečnostní certifikáty přijaté od kontaktu, měnit důvěryhodnost certifikátů, upravovat jejich vlastnosti, importovat a exportovat certifikáty. Další informace naleznete v části Zobrazení přijatých bezpečnostních certifikátů a změna důvěryhodnosti.

    Poznámky: Na této stránce můžete zadat informace o komunikaci s kontaktem. Prodejce může například uchovat záznam kontaktu se zákazníkem. Poznámky se zobrazují také na kartě Historie.

    Když na této stránce vytvoříte poznámku, vytvoří se připomínka a umístí se na stránku kalendáře v seznamu Připomínky. Poznámky nejsou exportovány s adresářem, místo toho jsou exportovány s kalendářem.

    Když vytváříte komentář, vytvoří se komentář pouze na stránce Poznámky a není automaticky označen časovým razítkem.

    Na stránce Poznámky můžete také přiřadit kategorii kontaktu. Chcete-li zadat kategorii, klikněte na ikonu Kategorie a vyberte kategorii.

    Historie: Zobrazí všechny položky, které jste tomuto kontaktu odeslali, nebo jste od něj obdrželi (pokud tyto položky nebyly archivovány). K vytvoření vlastních hledání v historii můžete použít funkci rychlého hledání. Další informace naleznete v části Vyhledávání položek.

  6. Klikněte na tlačítko Zavřít a uložte změny kliknutím na tlačítko Ano.

DOPORUČENÍ:Kontakt můžete také přidat přetažením položky od nového kontaktu do složky Kontakty a vytvořit tak záznam kontaktu pro tuto osobu. Kontakt můžete dále přidat dvojím kliknutím do prázdného místa v seznamu karet adres.

Kontakty lze přidat také kliknutím pravým tlačítkem na e-mailovou adresu nebo jméno v položce aplikace GroupWise a výběrem možnosti Přidat do adresáře.

46.2.2 Úprava kontaktu

Můžete upravovat kontaktní informace ve složce Časté kontakty nebo v osobní složce kontaktů. Chcete-li upravit kontakt v adresáři GroupWise, musíte jej nejdříve zkopírovat do složky Časté kontakty nebo do jiné osobní složky kontaktů.

  1. V seznamu složek vyberte složku Kontakty, ve které chcete upravit kontakt.

  2. V seznamu kontaktů dvakrát klikněte na kontakt, který chcete upravit.

  3. Proveďte požadované úpravy kontaktu.

    Informace o podrobnostech kontaktu, které lze zadat na jednotlivých kartách, naleznete v Přidání kontaktu.

    DOPORUČENÍ:Pokud do pole Společnost na kartě Kontakt zadáte existující organizaci, můžete kliknutím na ikonu Organizace ikona Organizace do kontaktu doplnit informace o organizaci.

  4. Klikněte na tlačítko Zavřít a uložte změny kliknutím na tlačítko Ano.

46.2.3 Hledání kontaktu

K hledání požadovaných kontaktů můžete použít pole Hledat v záhlaví seznamu položek složky Kontakty, jak je popsáno v části Hledání kontaktů.

46.2.4 Uspořádání kontaktů pomocí kategorií

Stejně jako v případě ostatních položek v aplikaci GroupWise můžete svým kontaktům přiřadit kategorie. Uspořádání kontaktů usnadní také možnost přiřadit jim určitou barvu.

Kategorie přiřazené kontaktům se zobrazí ve složce kontaktů i ve výběru adresy. Další informace o okně Výběr adresy naleznete v části Použití okna Výběr adresy.

Chcete-li ke kontaktu přiřadit kategorii, postupujte následujícím způsobem:

  1. Klikněte na složku Kontakty.

  2. Klikněte pravým tlačítkem na jméno kontaktu.

  3. Klikněte na tlačítko Kategorie a poté na kategorii, kterou chcete kontaktu přiřadit.

Další informace naleznete v části Uspořádání položek podle kategorií.

46.2.5 Odeslání kontaktu

  1. Klikněte na složku Kontakty.

  2. Dvakrát klikněte na kontakt.

  3. Kliknutím na možnost Odeslat kontakt otevřete okno Poslat komu s informacemi o kontaktu přiloženými ve formátu virtuální vizitky.

  4. Běžným způsobem zadejte adresu a odešlete zprávu.

    Příjemce může kontakt importovat do osobního adresáře podle popisu v části Import kontaktů z virtuální vizitky.

DOPORUČENÍ:Kontakt můžete také přiložit k položce přetažením ze složky Kontakty do okna příloh v nové zprávě.

46.2.6 Změna zobrazovaného jména kontaktu

Zobrazované jméno se zobrazuje při zadávání jména v poli Komu, Skrytá nebo Kopie ve zprávě. Když začnete psát jméno, například „Pa“, zobrazí funkce dokončení jména seznam výsledků hledání se jmény a e-mailovými adresami z adresáře obsahujícími zadaná písmena, např. „Pavel Novák“. Pokud jsou ale v adresář dvě osoby se jménem Jan Novák, například v Účtárně a ve Vývoji, nepoznáte, které jméno funkce Dokončování jmen vyplnila, pokud si nezobrazíte další vlastnosti.

Zobrazované jméno můžete změnit, abyste snadno poznali, které jméno funkce Dokončování jmen vyplnila. Pokud si například dopisujete s osobou Jan Novák v účtárně, můžete zobrazované jméno změnit na Jan Novák - účtárna.

  1. Klikněte na složku Kontakty.

  2. Dvakrát klikněte na kontakt.

  3. Klikněte na kartu Kontakt.

  4. Do pole Zobrazit jako zadejte nové jméno (například Jan Novák).

    Můžete také kliknout na rozevírací seznam Zobrazit jako a vybrat možnost Příjmení, Jméno nebo Jméno Příjmení (například: Novák, Jan nebo Jan Novák).

  5. Klikněte na tlačítko OK.

    Při příštím adresování zprávy vyplní funkce Dokončování jmen toto zobrazované jméno.

46.2.7 Zobrazení veškeré korespondence s kontaktem

Zobrazení veškeré korespondence s kontaktem:

  1. Klikněte na složku Kontakty.

  2. Dvakrát klikněte na kontakt.

  3. Klikněte na kartu Historie.

    Zobrazí se všechny položky, které jste přijali nebo odeslali tomuto kontaktu.

    Zprávy se zde mohou zobrazovat také v případě, že byl uživatel přidán jako kontakt zprávy, viz informace v části Přidání kontaktu do odeslaného či přijatého e-mailu.

    Sloupec Složka zobrazuje umístění jednotlivých položek. Dvojím kliknutím na položku zobrazte její obsah.

    Sloupce můžete přidávat nebo odstraňovat tak, že kliknete pravým tlačítkem na záhlaví sloupce a pak kliknete na požadovanou možnost. Chcete-li seřadit informace ve sloupci (například podle data nebo věci), klikněte na záhlaví sloupce.

Funkce rychlého hledání umožňuje rychle nalézt položky nebo vytvářet vlastní hledání. Další informace naleznete v části Vyhledávání položek.

46.2.8 Zobrazení adres kontaktu na mapě

Funkce Zobrazit mapu umožňuje rychle najít umístění kontaktů. K otevření prohlížeče a vyhledání mapy umístění kontaktu můžete použít hlavní adresu.

  1. Klikněte na složku Kontakty.

  2. Dvakrát klikněte na kontakt.

  3. Klikněte na možnost Zobrazit mapu.

  4. (Volitelné) Pomocí rozevíracího seznamu Zobrazit mapu můžete vybrat určité umístění na mapě, například kancelář, domov nebo jinou adresu.

46.2.9 Odstranění kontaktu

Kontakt můžete odstranit ze složky Časté kontakty nebo z osobní složky kontaktů. Nemůžete odstranit kontakt z adresáře GroupWise.

  1. V seznamu složek vyberte složku Kontakty, ze které chcete odstranit kontakt.

  2. V seznamu kontaktů klikněte pravým tlačítkem na kontakt a pak klikněte na tlačítko Odstranit.

  3. Kliknutím na tlačítko Ano potvrďte odstranění.