2.2 Uso delle cartelle per organizzare la casella postale

Utilizzare le cartelle per memorizzare e organizzare gli elementi. Ad esempio, è possibile raggruppare tutti gli elementi relativi a un particolare compito o oggetto.

2.2.1 Descrizione delle cartelle

L'elenco cartelle visualizza le cartelle contenute nella cartella attualmente selezionata. Di seguito sono riportati gli elenchi cartelle sensibili al contesto:

  • Calendario: Visualizza un elenco di tutti i calendari. In questa finestra è possibile decidere di visualizzare i contenuti di un calendario nel calendario principale. Inoltre, è possibile modificare il colore di un calendario.

  • Contatti: Visualizza un elenco di tutte le rubriche personali. Per default la cartella Contatti principali è sempre ubicata nella rubrica Contatti frequenti.

  • Documenti: Visualizza un elenco delle librerie dei documenti. Per default la cartella Documenti principale è sempre ubicata nella libreria dei documenti di default.

Fare clic sulle frecce Espandi e Riduci per espandere e ridurre le cartelle.

Per informazioni sulle singole cartelle presenti nell'elenco cartelle, vedere Esplorazione dell'elenco cartelle.

È possibile organizzare gli elementi nelle cartelle spostandoli. Quando si sposta un elemento in una cartella, esso viene prelevato da una posizione e inserito in un'altra.

È possibile memorizzare gli elementi non completati in una cartella predefinita denominata Lavori in corso (vedere Salvataggio di un'e-mail non completata). È inoltre possibile rendere le cartelle pubbliche condividendole (vedere Uso delle cartelle condivise). È possibile creare regole per ordinare automaticamente gli elementi in più cartelle (vedere Creazione di una regola).

2.2.2 Modifica dell'elenco cartelle

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic su Cartelle sulla barra degli strumenti.

Nella finestra Gestione cartelle, è possibile creare, cancellare e condividere cartelle.

2.2.3 Cancellazione di cartelle

  1. Selezionare la scheda Cancellazione cartelle nella parte superiore della finestra Cartelle.

  2. Fare clic sulla cartella da cancellare.

  3. Fare clic su Sì.

Non è possibile cancellare le cartelle Calendario, Casella postale, Elementi inviati, Elenco dei task, Contatti, Schedario, Lavori in corso o Cestino. È possibile cancellare la cartella Posta indesiderata solo se la funzione Gestione posta indesiderata è disattivata.

2.2.4 Creazione di una cartella personale

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic su Cartelle sulla barra degli strumenti.

  2. Selezionare nell'elenco di cartelle la posizione in cui aggiungere la cartella. Per default la nuova cartella viene sempre aggiunta come prima cartella dello schedario.

    Ad esempio, per aggiungere una cartella allo stesso livello della cartella Casella postale, selezionare il pulsante Giù accanto alla cartella Casella postale. Per aggiungere una cartella alla cartella Casella postale, fare clic sul pulsante Destra accanto alla cartella Casella postale.

  3. Immettere un nome per la nuova cartella nel campo Nome cartella.

  4. Fare clic su Aggiungi cartella.

2.2.5 Ridenominazione di una cartella

In alcuni casi può essere opportuno rinominare la cartella in modo che fornisca indicazioni più precise sul contenuto o perché contiene un errore ortografico. In WebAccess è possibile creare nuove cartelle, ma non modificare i nomi di quelle esistenti. I nomi delle cartelle possono essere cambiati nel client GroupWise per Windows.

Per ulteriori informazioni sulla gestione delle cartelle, vedere Descrizione delle cartelle.

2.2.6 Spostamento di un elemento in un'altra cartella

  1. Individuare l'elemento nell'elenco elementi.

  2. Fare doppio clic sull'elemento per aprirlo, quindi fare clic su Sposta.

  3. Fare clic sulla cartella in cui si desidera spostare l'elemento.

    Per spostare l'elemento in una cartella della cartella Schedario, potrebbe essere necessario fare clic sull'icona Espandi accanto a Schedario per visualizzare le relative cartelle.

2.2.7 Descrizione delle cartelle Risultati della ricerca

La cartella Risultati della ricerca visualizza i risultati di una ricerca. Quando si apre una cartella, GroupWise esamina i criteri di ricerca definiti per la cartella, ricerca gli elementi specificati e visualizza i risultati trovati nell'elenco elementi. È possibile effettuare operazioni sugli elementi della cartella Risultati della ricerca utilizzando le stesse procedure disponibili per gli elementi delle altre cartelle. Ad esempio, è possibile aprire, inoltrare, stampare, o cancellare elementi, continuando a mantenere gli elementi originali nella cartella in cui sono stati trovati. In questo modo, se si sposta o si cancella un elemento da una cartella Risultati della ricerca, l'elemento viene cancellato dall'elenco elementi, ma non dall'ubicazione originale. Se si apre nuovamente la cartella Risultati della ricerca, viene eseguita nuovamente la ricerca e vengono visualizzati i risultati trovati.

Benché non sia possibile creare nuove cartelle Risultati della ricerca in WebAccess, è possibile utilizzare le cartelle create nel client GroupWise per Windows. Tuttavia, per garantire che nella cartella vengano visualizzate le informazioni più recenti e non una copia memorizzata nella cache, è necessario fare clic su Aggiorna sulla barra degli strumenti prima di aprire una cartella Risultati della ricerca.

2.2.8 Uso delle cartelle condivise

Una cartella condivisa è simile a qualsiasi altra cartella presente nello schedario, ma è accessibile anche da altri utenti e viene visualizzata nei loro schedari. È possibile creare cartelle condivise o condividere cartelle personali già presenti nel proprio schedario. È possibile scegliere gli utenti con cui condividere la cartella e i diritti da assegnare a ciascuno di essi. Gli utenti scelti potranno pubblicare elementi nella cartella condivisa, trascinare elementi esistenti nella cartella e creare sviluppi di discussioni. Non è possibile condividere le cartelle di sistema, che comprendono le cartelle Casella postale, Elementi non aperti, Elementi inviati, Calendario, Elenco dei task, Elenco di controllo, Schedario, Lavori in corso, Posta indesiderata e Cestino.

Se si posiziona un documento in una cartella condivisa, gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono leggere il documento, ma non dispongono automaticamente dell'autorizzazione a modificarlo. Per consentire agli utenti di modificare il documento occorre assegnare loro i diritti di modifica nella scheda Condivisione cartella.

È possibile condividere le cartelle personali con altri utenti, i quali riceveranno una notifica in cui è indicato che la cartella è stata condivisa con loro. I destinatari possono quindi accettare o rifiutare la cartella.

Condivisione di una cartella esistente con altri utenti

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic su Cartelle sulla barra degli strumenti, quindi fare clic sulla scheda Condivisione cartella.

  2. Selezionare la cartella che si desidera condividere. Le cartelle che è possibile condividere sono sottolineate.

  3. Nel campo Nome, iniziare a digitare il nome di un utente.

    oppure

    Fare clic su Selettore di indirizzi per cercare un utente. Per ulteriori informazioni su Selettore di indirizzi, vedere Uso della finestra di dialogo Selettore di indirizzi.

  4. Specificare le opzioni di accesso per l'utente.

  5. Ripetere i passaggi da Passaggio 3 a Passaggio 4 per ogni utente con il quale si desidera condividere la cartella.

  6. Fare clic su Salva.

Accettazione di una cartella condivisa

  1. Fare clic su Notifica della cartella condivisa nella Casella postale.

  2. Fare clic su Accetta cartella.

  3. Il nome della cartella è completato per default. Apportare le modifiche desiderate al nome della cartella.

  4. Selezionare l'ubicazione della cartella.

  5. Fare clic su Aggiungi cartella.

Pubblicazione di un elemento in una cartella condivisa

  1. Nell'elenco di cartelle aprire la cartella condivisa in cui si desidera pubblicare l'elemento.

  2. All'inizio dell'elenco degli elementi fare clic su Pubblica per visualizzare il modulo del messaggio.

  3. Digitare un oggetto e un messaggio.

    È possibile includere ubicazioni o indirizzi (URL) di siti Web nel campo Oggetto e nel corpo del messaggio.

  4. (Facoltativo) Fare clic su Esegui controllo ortografico per controllare l'ortografia del messaggio.

  5. (Facoltativo) Fare clic su Allega per allegare file al messaggio. Affinché questa funzione sia disponibile, il browser deve supportare gli allegati.

  6. Fare clic su Pubblica per aggiungere il messaggio alla cartella condivisa.

Cancellazione di una cartella condivisa

Per cancellare una cartella condivisa:

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella.

  2. Fare clic su Cancella cartella.

  3. Fare clic su OK.

La cancellazione di una cartella condivisa con l'utente comporta semplicemente la cancellazione dalla Casella postale GroupWise dell'utente. Tutti gli altri utenti non subiscono cambiamenti. Se tuttavia è l'utente ad aver condiviso la cartella con altri utenti, la cancellazione della cartella comporterà la rimozione anche per tutti gli altri utenti.

Trasferimento della proprietà di una cartella condivisa

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella condivisa, quindi scegliere Condivisione.

  2. Fare clic su Trasferisci proprietà.

  3. Selezionare dall'elenco partecipanti o immettere il nome dell'utente a cui si trasferisce la cartella condivisa. È inoltre possibile modificare oggetto e messaggio di notifica e scegliere se rimanere come partecipante.

    Quando si fa clic su Invia, il nuovo proprietario riceve una notifica che chiede di accettare la proprietà della cartella condivisa con il nome della cartella aggiunto all'oggetto del messaggio.

Assunzione della proprietà di una cartella condivisa

Se l'amministratore elimina, fa scadere o disattiva il login per un utente per una cartella condivisa, tutti i partecipanti a tale cartella condivisa ricevono una notifica di disponibilità della cartella. Qualsiasi partecipante a tale cartella condivisa può divenire il nuovo proprietario assumendo la proprietà della cartella.

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella condivisa, quindi scegliere Condivisione.

  2. Fare clic su Acquisisci proprietà.