26.2 Pianificazione di appuntamenti

Quando non si è disponibili per riunioni, è possibile pianificare un appuntamento personale per tali orari. Quando un altro utente organizza un appuntamento ed esegue una ricerca delle ore libere, rileverà che l'utente desiderato non è disponibile per gli orari specificati, ma potrà sempre ripianificare l'appuntamento.

Gli appuntamenti personali vengono inseriti nel Calendario alla data specificata. Non vengono invece inseriti nella propria cassetta postale, né nelle cassette postali di altri utenti. Inoltre, tutti gli appuntamenti personali vengono salvati nel calendario principale di GroupWise. Per spostarli in un calendario personale, trascinarli e rilasciarli nel calendario personale dopo la creazione.

Se si pianifica un appuntamento per due o più persone, le opzioni da tenere in considerazione per la creazione dell'appuntamento sono diverse. Ad esempio:

Per pianificare un appuntamento per due o più persone:

Utilizzare Ricerca ore libere per trovare un'ora in cui tutte le persone e le risorse che si desidera pianificare per un incontro sono disponibili.

Se per partecipare a un appuntamento o a una riunione pianificata nel calendario personale o multiutente è richiesto un viaggio, durante la creazione o la modifica dell'appuntamento si può abilitare la funzione Tempo di viaggio. La funzione include il tempo di viaggio prima e dopo la riunione, visualizzandolo su entrambi i lati dell'appuntamento nel calendario.

Questa funzione viene visualizzata solo sul calendario personale e il tempo di viaggio indicato sul calendario appare per default come Occupato per gli altri partecipanti alla riunione. Tuttavia, se lo si desidera, è possibile modificare il tempo di viaggio in modo che venga visualizzato come Libero o Flessibile.

Per includere il tempo di viaggio per una riunione o un appuntamento che si sta pianificando o per un impegno già presente nel calendario (pianificato di persona o da altri), occorre:

Quando si crea un appuntamento di GroupWise, è possibile decidere di impostare l'appuntamento come evento della giornata intera selezionando Giornata intera accanto al campo di input dell'ora.

È possibile specificare come deve essere visualizzato l'appuntamento facendo clic sul pulsante relativo alla disponibilità, al di sotto della casella di selezione Giornata intera. Gli appuntamenti possono essere visualizzati come Occupato, Libero, Fuori ufficio o Flessibile. Contrariamente ai normali appuntamenti, per default tutti i destinatari ricevono gli appuntamenti di giornata intera come Libero. Gli eventi di giornata intera infatti sono spesso considerati come esclusivamente informativi per i destinatari. Ad esempio, è possibile inviare un evento di giornata intera per informare i colleghi che si sarà fuori ufficio. In questo caso, i colleghi che ricevono l'evento non vengono visualizzati come Occupato nel giorno dell'evento.

Quando si pianificano appuntamenti e altri elementi, è possibile che venga richiesto di specificare un orario. Nella maggior parte dei casi, è possibile specificare l'ora digitandola direttamente nel relativo campo oppure immettendola tramite il campo di input dell'ora. Fare clic su per aprire la finestra Impostazione orario.

Utilizzare la freccia verde per selezionare un'ora di inizio e la freccia rossa per selezionare un'ora di fine. Gli orari attualmente selezionati vengono visualizzati nella parte destra della schermata. È possibile utilizzare intervalli minimi di 15 minuti.

Se è stata già immessa una durata corretta, è possibile spostarla trascinando verso l'alto o verso il basso l'area selezionata.

È disponibile un'opzione per specificare il fuso orario dell'evento. Per ulteriori informazioni sui fusi orari, vedere Impostazione di un fuso orario per un appuntamento.

Modifica delle funzionalità in 18.3.1 e versioni successive

Durante la creazione di un appuntamento, quando si seleziona un fuso orario, l'appuntamento viene modificato in modo da essere pianificato all'ora impostata nel fuso orario selezionato. Ad esempio, se un appuntamento viene pianificato alle 16:30, ora legale del fuso orientale degli Stati Uniti, ma l'utente si trova nel fuso orario dell'ora legale del Pacifico, verrà visualizzato sul calendario alle 13:30, ora legale del Pacifico.

Inoltre, ora il fuso orario viene visualizzato nell'intestazione dell'appuntamento accanto all'ora di inizio, come di seguito illustrato:

Funzionalità precedente a 18.3.1

La funzione Fuso orario consente di pianificare una riunione per destinatari con fusi orari diversi che si incontreranno in una singola località.

Generalmente, GroupWise adegua automaticamente le ore delle riunioni ai fusi orari dei destinatari. Ad esempio, una riunione pianificata da un utente dello Utah per le ore 10.00 verrà visualizzata alle ore 9.00 per un utente della California e alle ore 12.00 per un utente di New York a causa della differenza di fusi orari. Poiché GroupWise adegua l'orario, tutti gli utenti pianificati per una chiamata in conferenza effettueranno la chiamata nello stesso momento, anche se le rispettive ore locali sono diverse.

Selezionare la funzione Fuso orario se non si desidera che GroupWise cambi automaticamente l'ora locale dei destinatari. Ad esempio, se si è in Francia e si includono nell'appuntamento utenti fisicamente ubicati nella zona centrale degli Stati Uniti o del Canada, si utilizzerà Fuso orario se tali utenti si sposteranno fisicamente in Francia per l'appuntamento. In tal modo l'appuntamento nei rispettivi calendari e caselle Postali riporterà l'ora corretta della Francia.

Quando gli utenti pianificati con la funzione Fuso orario ricevono l'appuntamento vedono un'annotazione relativa all'orario dopo l'oggetto nell'appuntamento contenuto nella loro casella postale. Ad esempio, se l'oggetto dell'incontro è "Conferenza marketing" e il fuso orario è quello della Francia, gli utenti vedono un oggetto e un'annotazione relativa all'ora simile a quella seguente. Nei calendari degli utenti il luogo viene visualizzato con il fuso orario anziché con l'oggetto.

Un appuntamento può essere annullato solo dall'utente che lo ha pianificato oppure se si dispone dei diritti di utente incaricato appropriati per la casella postale dell'utente che lo ha pianificato.

Tutti gli utenti a cui era stato inviato l'appuntamento riceveranno un messaggio Riunione annullata e l'appuntamento verrà rimosso dal calendario dell'utente. Gli utenti delegati per l'appuntamento non riceveranno il messaggio Riunione annullata, ma l'appuntamento verrà rimosso dai relativi calendari.

Un appuntamento ricorrente può essere annullato solo dall'utente che lo ha pianificato oppure se si dispone dei diritti di utente incaricato appropriati per la Casella postale dell'utente che lo ha pianificato.

Tutti gli utenti a cui era stato inviato l'appuntamento riceveranno un messaggio Riunione annullata e l'appuntamento verrà rimosso dal calendario dell'utente. Gli utenti delegati per l'appuntamento non riceveranno il messaggio Riunione annullata, ma l'appuntamento verrà rimosso dai relativi calendari.

Quando viene modificato un appuntamento, le modifiche vengono visualizzate semplicemente negli appuntamenti dei destinatari senza messaggi nelle caselle postali degli utenti. L'appuntamento modificato viene visualizzato in grassetto e un'intestazione di notifica viene visualizzata nell'appuntamento, indicando agli utenti quali parti dell'appuntamento sono state modificate. Non viene richiesto agli utenti di accettare nuovamente l'appuntamento.

Per informazioni su come modificare un appuntamento o altri elementi di posta, consultare Modifica di appuntamenti, task e note inviati.

Per ripianificare un appuntamento per una nuova ora dello stesso giorno, aprire il calendario e trascinare l'appuntamento sulla nuova ora.

Come per gli altri tipi di elementi di posta, è possibile copiare un appuntamento esistente per crearne uno nuovo. Per ulteriori informazioni, consultare il Duplicazione di e-mail inviate.