2.2 Bruke mapper til å organisere postkassen

Mappelisten viser mappene i mappen du befinner deg i. Nedenfor ser du kontekstavhengige mappelister:

Klikk på Utvid og Minimer for å utvide og minimere mapper.

For informasjon om de enkelte mappene du har i mappelisten, se Utforske mappelisten.

Du kan organisere elementene i mappene ved å flytte dem. Når du flytter et element til en mappe, hentes det fra ett sted og plasseres et annet sted.

Du kan lagre uferdige elementer i en forhåndsdefinert mappe med navnet Under arbeid (se Lagre uferdig e-post). Du kan også gjøre mappene til fellesmapper ved å dele dem (se Bruke fellesmapper (delte mapper)). Du kan opprette regler for å sortere elementer automatisk til forskjellige mapper (se Opprette en regel).

I vinduet Administrer mapper kan du opprette, slette og dele mapper.

Du kan ikke slette mappene Kalender, Postkasse, Sendte elementer, Oppgaveliste, Kontakter, Arkivskap, Under arbeid eller Papirkurv. Du kan slette mappen for useriøs e-post bare hvis Håndtering av useriøs e-post er deaktivert.

I enkelte tilfeller kan det bli aktuelt å gi en mappe et nytt navn som bedre gjenspeiler innholdet, eller for å rette opp en stavefeil. I WebAccess kan du opprette nye mapper, men navnene på de eksisterende mappene kan ikke endres. Du kan endre mappenavnene i Windows-klienten for GroupWise.

Hvis du vil ha mer informasjon om håndtering av mapper, kan du se Lære mer om mapper.

En søkeresultatmappe er en mappe som viser resultatene fra en spørring. Når mappen åpnes, kontrollerer GroupWise søkekriteriene som er definert for mappen, søker etter alt som er angitt og viser alt det finner i elementlisten. Du kan behandle elementer i en søkeresultatmappe på samme måte som du behandler elementer i andre mapper, for eksempel åpne, videresende, skrive ut, kopiere, flytte eller slette dem, men det opprinnelige elementet blir liggende i mappen søket fant det i. Dette betyr at hvis du flytter eller sletter et element fra en søkeresultatmappe, slettes elementet fra elementlisten, men ikke fra den opprinnelige plasseringen. Neste gang du åpner søkeresultatmappen, utføres søket på nytt og elementet vises igjen.

Du kan ikke opprette nye søkeresultatmapper i WebAccess, men du kan bruke mapper du opprettet i GroupWise-klienten for Windows. Husk at du bør klikke Oppdater på verktøylinjen før du åpner en søkeresultatmappe. Slik sikrer du at den nyeste informasjonen i mappen vises i stedet for en bufret kopi.

En delt mappe ligner på alle andre mapper i arkivskapet, men skiller seg ut ved at andre personer har tilgang til den, slik at den vises i deres arkivskap også. Du kan opprette fellesmapper eller dele eksisterende personlige mapper i arkivskapet. Du velger hvem du vil dele mappen med, og hvilke rettigheter hver bruker skal ha. Deretter kan brukerne sende meldinger til den delte mappen, dra eksisterende elementer inn i den og opprette diskusjonstråder. Du kan dele systemmapper som inkluderer Postkasse, Uåpnede elementer, Sendte elementer, Kalender, Oppgaveliste, Sjekkliste, Arkivskap, Under arbeid, Useriøs post og Papirkurv.

Hvis du plasserer et dokument i en fellesmappe, kan brukere med rettigheter til fellesmappen lese dokumentet, men de har ikke automatisk rett til å redigere det. Før de kan redigere dokumentet, må du gi dem redigeringsrettigheter i kategorien Fellesmappe.

Du kan dele personlige mapper med andre brukere. Mottakere av fellesmapper mottar et varsel der de får vite at du har delt mappen med dem. De kan deretter godta eller avslå mappen.