46.2 Zarządzanie kontaktami

Każdy kontakt w folderze kontaktów jest oznaczony ikoną Ikona kontaktu kontaktu. Dwukrotne kliknięcie kontaktu powoduje wyświetlenie widoku kontaktu.

46.2.1 Dodawanie kontaktu

Podczas dodawania kontaktu do folderu kontaktów jest on dodawany do odpowiedniej książki adresowej.

  1. Wybierz z listy folderów folder kontaktów, do którego ma zostać dodany nowy kontakt.

  2. Kliknij na pasku narzędziowym przycisk Nowy kontakt.

  3. W polu Pełna nazwa wprowadź pełną nazwę kontaktu.

  4. W polu Wyświetl jako podaj nazwę, która będzie używana dla danego kontaktu.

    Informacje podane w polu Wyświetl jako będą wyświetlane na liście kontaktów.

  5. (Opcjonalnie) Podaj wszelkie dodatkowe informacje, które chcesz wprowadzić dla danego kontaktu.

    Kontakt: Strona ta służy do określania nazwy kontaktu, kilku adresów poczty elektronicznej, numerów telefonów i identyfikatorów wiadomości błyskawicznych.

    Kliknij listę rozwijaną Wyświetl jako, aby wybrać sposób wyświetlania nazwy przez funkcję automatycznego kończenia nazw. Można wybrać opcje Nazwisko, Imię, Imię i nazwisko lub wpisać dowolną nazwę wyświetlaną. Jeśli chcesz zaadresować przesyłkę do tego kontaktu, w polu adresu przesyłki (Do, DW lub UDW) wpisz nazwę wyświetlaną.

    Jeśli w polu Firma podana została nazwa, dla której utworzono organizację, informacje o tej organizacji automatycznie są pobierane do odpowiednich pól nowego kontaktu.

    Kliknięcie przycisku Wyślij pocztę na stronie Kontakt powoduje otwarcie widoku nowej wiadomości, zaadresowanej do tego kontaktu.

    Jeśli użytkownik kliknie przycisk Wiadomość błyskawiczna, otwierany jest program komunikatora i inicjowana jest konwersacja z wybranym kontaktem. Jeśli przycisk Wiadomość błyskawiczna jest niedostępny, oznacza to, że nie został zainstalowany zgodny komunikator.

    Można zdefiniować wiele numerów telefonów. Aby wybrać główny numer telefonu, kliknij przycisk Ikona kontaktu umieszczony obok numeru telefonu, który chcesz ustawić jako główny, a następnie kliknij polecenie Ustaw jako główny.

    Kliknięcie obszaru zdjęcia w lewym górnym rogu karty Kontakt umożliwia dodanie lub zastąpienie zdjęcia kontaktu. Odszukaj i wybierz zdjęcie, które ma reprezentować kontakt. W programie GroupWise akceptowane są różne formaty plików graficznych, takie jak JPG, GIF, PNG, BMP i TIF. Obraz jest konwertowany na format JPG o maksymalnej szerokości lub wysokości 64 pikseli.

    Szczegóły: Ta strona umożliwia określenie zawodu danego kontaktu, oddziału, położenia, menedżera, pomocnika, urodzin, rocznic, małżonka, dzieci, zainteresowań i dowolnych adresów internetowych związanych z danym kontaktem.

    Aby określić urodziny i rocznicę, wybierz miesiąc, dzień i rok z odpowiednich list rozwijanych. Aby wyświetlić datę lub rocznicę w widoku kalendarza tygodniowego, kliknij ikonę Kalendarz.

    Po zaznaczeniu pola wyboru obok daty informacje o urodzinach są wyświetlane na stronie Podsumowanie oraz w kolumnie Urodziny (jeśli została dodana do książki adresowej). Ponadto zaznaczenie pola wyboru powoduje, że urodziny lub rocznica zostaną dodane do kalendarza jako osobiste zdarzenie całodniowe. Po usunięciu zaznaczenia tego pola informacje o urodzinach będą widoczne tylko na stronie Osobiste.

    Aby wprowadzić adres internetowy kontaktu (firmowy, osobisty) lub informację o czasie zajętym/wolnym, wpisz ten adres w przeznaczonych do tego polach. Kliknij przycisk Witryna sieci Web, aby uruchomić przeglądarkę i przejść do odpowiedniej witryny.

    Adres: Użyj tej strony, aby określić adres służbowy, domowy i dowolny inny adres kontaktu. Aby określić domyślny adres korespondencyjny, wybierz opcję Jako korespondencyjny.

    Zaawansowane: Strona ta służy do wyświetlania, dodawania i edytowania pól zdefiniowanych przez użytkownika. Są na niej wyświetlane wszystkie pola systemowe i pola zdefiniowane przez użytkownika. Więcej informacji znajduje się w Definiowanie pól niestandardowych w osobistej książce adresowej. Kliknij umieszczone na tej stronie polecenie Zarządzaj certyfikatami, aby wyświetlić lub usunąć certyfikaty zabezpieczeń otrzymane od kontaktu, jak również zmienić poziom zaufania do certyfikatów, edytować ich właściwości oraz zaimportować i eksportować certyfikaty. Więcej informacji znajduje się w Wyświetlanie odebranych certyfikatów i zmiana zaufania.

    Notatki: Strona ta służy do dodawania informacji dotyczących przebiegu znajomości z kontaktem. Na przykład sprzedawca może prowadzić dziennik kontaktów z klientem. Notki są wyświetlane również na karcie Historia.

    Po utworzeniu notki na tej stronie zostanie utworzona notka przypomnienia, która następnie będzie umieszczona na stronie kalendarza na liście Notki przypomnienia. Notki nie są eksportowane z książką adresową, ale są eksportowane z kalendarzem.

    Komentarz jest tworzony tylko na stronie Notki i nie jest automatycznie oznaczany datownikiem.

    Na stronie Uwagi można również przydzielić kategorie dla kontaktu. Aby określić kategorię, kliknij ikonę Kategoria, a następnie wybierz kategorię.

    Historia: Wyświetlane są tu wszystkie przesyłki wysłane do kontaktu lub odebrane od niego, chyba że zostały one zarchiwizowane. Funkcja Szybkie wyszukiwanie pozwala na tworzenie własnych sposobów przeszukiwania historii. Aby uzyskać więcej informacji, patrz Wyszukiwanie przesyłek.

  6. Kliknij przycisk Zamknij, a następnie przycisk Tak, aby zapisać zmiany.

WSKAZÓWKA:Kontakt można też dodać, przeciągając i upuszczając przesyłkę od nowej osoby do folderu kontaktów, aby utworzyć rekord kontaktu dla tej osoby. Dodatkowo kontakt można dodać, klikając dwukrotnie pusty obszar na liście kart adresowych.

Kontakty można również dodawać, klikając prawym przyciskiem myszy adres e-mail lub nazwę w dowolnej przesyłce programu GroupWise i wybierając polecenie Dodaj do książki adresowej.

46.2.2 Modyfikowanie kontaktów

Informacje kontaktu można zmodyfikować w folderze Częste kontakty lub w osobistym folderze kontaktów. W celu zmodyfikowania kontaktu z książki adresowej programu GroupWise należy najpierw skopiować ten kontakt do folderu Częste kontakty lub do innego osobistego folderu kontaktów.

  1. Wybierz z listy folderów folder kontaktów, w którym ma zostać zmodyfikowany kontakt.

  2. Kliknij dwukrotnie kontakt do zmodyfikowania na liście kontaktów

  3. Wprowadź wymagane zmiany.

    Informacje na temat danych kontaktowych wpisywanych na poszczególnych kartach znajdują się w Dodawanie kontaktu.

    WSKAZÓWKA:Jeśli w polu Firma na karcie Kontakt zostanie podana istniejąca organizacja, kliknij ikonę organizacji ikona organizacji, aby pobrać informacje o organizacji do kontaktu.

  4. Kliknij przycisk Zamknij, a następnie przycisk Tak, aby zapisać zmiany.

46.2.3 Wyszukiwanie kontaktu

Pole Znajdź w nagłówku listy przesyłek folderu kontaktów służy do wyszukiwania określonych kontaktów, tak jak zostało to opisane w części Wyszukiwanie kontaktów.

46.2.4 Organizowanie kontaktów przy użyciu kategorii

Podobnie jak w przypadku innych elementów w programie GroupWise, do kontaktów można przypisywać kategorie. Pomaga to zachować porządek w kontaktach przez przypisanie im koloru umożliwiającego identyfikację.

Kategorie przypisane do kontaktów są wyświetlane w folderze kontaktów, a także w selektorze adresów. Aby uzyskać więcej informacji na temat Selektora adresów, patrz Korzystanie z Selektora adresów.

Aby przypisać kategorię do kontaktu:

  1. Kliknij folder kontaktów.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę kontaktu.

  3. Kliknij pozycję Kategorie, a następnie kliknij kategorię, którą chcesz przypisać do kontaktu.

Więcej informacji znajduje się w Używanie kategorii do organizowania przesyłek.

46.2.5 Wysyłanie kontaktu

  1. Kliknij folder kontaktów.

  2. Kliknij dwukrotnie kontakt.

  3. Kliknij opcję Wyślij kontakt, aby otworzyć okno Wyślij pocztę do z informacjami o kontakcie (w formacie vCard) dołączonymi do wiadomości.

  4. Zaadresuj i wyślij wiadomość tak jak zwykle.

    Odbiorca może zaimportować kontakt do osobistej książki adresowej, tak jak opisano to w części Importowanie kontaktów z wizytówki vCard.

WSKAZÓWKA:Kontakt można także dołączyć, przeciągając i upuszczając go z folderu kontaktów do okna załączników nowej wiadomości.

46.2.6 Zmiana nazwy wyświetlanej kontaktu

Nazwa wyświetlana jest nazwą pokazywaną po rozpoczęciu wpisywania w polu Do, DW lub UDW wiadomości. Po rozpoczęciu wpisywania nazwy, np. Ja, funkcja automatycznego kończenia nazw wyświetla listę wyników z zawierającymi te litery nazwami lub adresami e-mail z książki adresowej, np. Jan Nowak. Jeśli jednak w książce adresowej znajdują się dwie osoby nazywające się Jan Nowak — jedna pracująca w księgowości, a druga w dziale rozwoju — rozpoznanie, który adres został wpisany, może być trudne. Należy wówczas zapoznać się z dalszymi właściwościami.

Wyświetlaną nazwę można zmienić w taki sposób, aby można było łatwo ustalić, która nazwa została wstawiona przez funkcję automatycznego kończenia nazw. Na przykład jeśli korespondujesz tylko z Janem Nowakiem z działu rozwoju, a on często korzysta ze zdrobnienia Jasiek, nazwę wyświetlaną można zmienić na Jasiek Nowak.

  1. Kliknij folder kontaktów.

  2. Kliknij dwukrotnie kontakt.

  3. Kliknij kartę Kontakt.

  4. Wpisz nową nazwę w polu Wyświetlaj jako (na przykład Jan Nowak).

    Możesz również kliknąć listę rozwijaną Wyświetlaj jako i wybrać opcję Nazwisko, imię lub Imię nazwisko (np. Nowak, Jan lub Jan Nowak).

  5. Kliknij przycisk OK.

    Podczas kolejnego adresowania wiadomości funkcja automatycznego kończenia nazw uzupełni tę nazwę.

46.2.7 Wyświetlanie całości korespondencji z kontaktem

Aby wyświetlić całą korespondencję z kontaktem:

  1. Kliknij folder kontaktów.

  2. Kliknij dwukrotnie kontakt.

  3. Kliknij kartę Historia.

    Wszystkie przesyłki odebrane od danego kontaktu i wysłane do niego.

    Ponadto mogą tu być wyświetlane wiadomości, jeśli użytkownik został do nich dodany jako kontakt, zgodnie z opisem w sekcji Dodawanie kontaktu do wysłanej lub odebranej wiadomości e-mail.

    W kolumnie Folder jest wyświetlane położenie każdej przesyłki. Kliknij dwukrotnie przesyłkę, aby wyświetlić jej zawartość.

    Aby dodać lub usunąć kolumny, kliknij nagłówek kolumn prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij odpowiednią opcję. Aby wykonać sortowanie wg informacji umieszczonych w kolumnie (np. wg daty lub tematu) kliknij nagłówek kolumny.

Przy użyciu funkcji Szybkie wyszukiwanie można szybko znaleźć przesyłki lub utworzyć niestandardowe wyszukiwania. Więcej informacji znajduje się w Wyszukiwanie przesyłek.

46.2.8 Wyświetlanie adresów kontaktów na mapie

Funkcja Wyświetl mapę umożliwia szybkie wyszukiwanie położenia kontaktów. Można użyć głównego adresu, aby otworzyć przeglądarkę internetową i wyszukać mapę przedstawiającą położenie kontaktu.

  1. Kliknij folder kontaktów.

  2. Kliknij dwukrotnie kontakt.

  3. Kliknij opcję Wyświetl mapę.

  4. (Opcjonalnie) Użyj listy rozwijanej Pokaż mapę, aby wybrać określone położenie na mapie, takie jak biuro, dom lub inny adres.

46.2.9 Usuwanie kontaktów

Istnieje możliwość usunięcia kontaktu z folderu Częste kontakty lub innego osobistego folderu kontaktów. Nie można usunąć kontaktu z książki adresowej programu GroupWise..

  1. Wybierz z listy folderów folder kontaktów, z którego ma zostać usunięty kontakt.

  2. Na liście kontaktów, kliknij prawym przyciskiem myszy kontakt, a następnie wybierz Usuń.

  3. Kliknij przycisk Tak, aby potwierdzić zamiar usunięcia.