46.2 Hantera kontakter

Alla kontakter i kontaktmappen visas med ikonen personikon kontakt. När du dubbelklickar på en kontakt visas vyn Kontaktförsändelse.

46.2.1 Lägga till en kontakt

När du lägger till en kontakt i en kontaktmapp läggs den också till i motsvarande adressbok.

  1. Markera kontaktmappen i mapplistan där kontakten ska läggas till.

  2. Klicka på Ny kontakt i verktygsfältet.

  3. I fältet Fullständigt namn skriver du kontaktens fullständiga namn.

  4. I fältet Visa som skriver du namnet du vill använda för kontakten.

    Informationen i fältet Visa som visas i kontaktlistan.

  5. (Valfritt) Ange annan information om kontakten.

    Kontakt: Använd den här sidan om du vill ange kontaktens namn, flera e-postadresser, flera telefonnummer och flera snabbmeddelande-ID:n.

    Klicka på listrutan Visa som och välj hur namnet ska visas i Namnsökning. Du kan välja Efternamn, Förnamn, Förnamn Efternamn eller ange ett valfritt visningsnamn. När du vill adressera en försändelse till den här kontakten skriver du visningsnamnet i ett adressfält (Till, Kopia, Hemlig kopia) i försändelsen.

    Om du fyller i fältet Företag med ett namn som du har skapat ett företag för hämtas företagsinformationen automatiskt till rätt fält för den nya kontakten.

    Om du klickar på Skicka post på sidan Kontakt öppnas en ny postvy adresserad till den här kontakten.

    Om du klickar på Snabbmeddelande öppnas ditt snabbmeddelandeprogram, och en konversation initieras med den här kontakten. Om knappen Snabbmeddelande är nedtonad finns det ingen kompatibel snabbmeddelandeprodukt installerad.

    Du kan ange flera telefonnummer. Du väljer ett primärt telefonnummer genom att klicka på personikon bredvid det telefonnummer du vill ha som primärt nummer, och klickar sedan på Ställ in som primär.

    Om du klickar på fotoområdet längst upp till vänster på fliken Kontakt kan du lägga till eller byta ut en bild på kontakten. Bläddra till och välj det foto som du vill använda för kontakten. GroupWise stöder flera typer av bildfiler, t.ex. .jpg, .gif, .png, .bmp och .tif, och konverterar sedan bilden till .jpg med en högsta bredd eller höjd på 64 bildpunkter.

    Information: På den här sidan kan du ange kontaktens yrke, avdelning, placering, chef, assistent, födelsedag, årsdag, make/maka, barn, fritidsintressen och eventuella Internetadresser som förknippas med kontakten.

    Du anger födelsedagar och årsdagar genom att välja månad, dag och år i listrutorna. Om du vill visa födelsedagen eller årsdagen i en veckokalendervy, klickar du på ikonen Kalender.

    Om du markerar kryssrutan bredvid datumet visas informationen om födelsedag eller årsdag på översiktssidan och i kolumnen Födelsedag, om du har lagt till födelsedagen i adressboken. När du markerar kryssrutan läggs dessutom födelsedagen eller årsdagen till i kalendern som en personlig heldagsaktivitet. Om du avmarkerar kryssrutan visas födelsedagsinformationen bara på sidan för personlig information.

    Om du vill ange en Internetadress för kontaktens kontorsinformation, personliga information eller information om upptagen/ledig anger du adressen i lämpligt fält. Klicka på en knapp för en webbplats för att starta en webbläsare och gå till webbplatsen.

    Adress: På den här sidan kan du ange kontorsadress, hemadress och andra adresser för kontakten. Välj Använd som postadress om du vill ange standardpostadressen.

    Avancerat: Använd den här sidan när du vill visa, lägga till och redigera användardefinierade fält. Alla system- och användardefinierade fält visas. Mer information finns i Definiera egna fält i en personlig adressbok. Klicka på Hantera certifikat på den här sidan när du vill visa eller radera säkerhetscertifikat som du har tagit emot från den här kontakten, ändra tillförlitligheten för certifikat, redigera certifikategenskaper och importera och exportera certifikat. Mer information finns i Visa mottagna säkerhetscertifikat och ändra tillförlitligheten.

    Anteckningar: Använd den här sidan om du vill lägga till information om din relation till den här kontakten. En försäljare kan t.ex. föra en logg över kontakter med en viss kund. Anteckningar visas också i fliken Historik.

    När du gör en anteckning på den här sidan skapas en anteckning som placeras på kalendersidan i listan Anteckningar. Anteckningar exporteras inte med adressboken utan i stället med kalendern.

    När du skapar en kommentar skapas den bara på anteckningssidan och tidsstämplas inte automatiskt.

    Du kan även tilldela kontakten en kategori på anteckningssidan. Du anger en kategori genom att klicka på Kategori-ikonen och markera kategorin.

    Historik: Visar alla försändelser som du har skickat till eller fått från den här kontakten, såvida försändelserna inte har arkiverats. Du kan använda Snabbsökning om du vill skapa egna sökningar i historiken. Mer information finns i Söka efter försändelser.

  6. Klicka på Stäng och klicka sedan på Ja för att spara dina ändringar.

Ledtråd:Du kan också lägga till en kontakt genom att dra och släppa en försändelse från någon ny kontakt till en kontaktmapp om du vill skapa en kontaktpost för personen. Du kan dessutom lägga till en kontakt genom att dubbelklicka i det vita området på en adresskortslista.

Du kan också lägga till kontakter genom att högerklicka på en e-postadress eller ett namn i en GroupWise-försändelse och sedan välja Lägg till i adressboken.

46.2.2 Ändra en kontakt

Du kan ändra informationen för en kontakt i mappen Favoritadresser eller en personlig kontaktmapp. För att kunna ändra en kontakt i GroupWise-adressboken måste du först kopiera kontakten till mappen Favoritadresser eller till en annan personlig kontaktmapp.

  1. Markera kontaktmappen i mapplistan där kontakten ska ändras.

  2. Dubbelklicka på den kontakt som du vill ändra i kontaktlistan.

  3. Gör önskade ändringar i kontaktinformationen.

    Information om vilken kontaktinformation som du kan ange på respektive flik finns i Lägga till en kontakt.

    Ledtråd:Om du fyller i fältet Företag på fliken Kontakt med en befintlig organisation klickar du på ikonen för organisation ikon för organisation för att hämta företagsinformation till kontakten.

  4. Klicka på Stäng och klicka sedan på Ja för att spara dina ändringar.

46.2.3 Söka efter en kontakt

Använd fältet Sök i försändelselistrubriken i kontaktmappen när du söker efter en viss kontakt. Mer information finns i Söka efter kontakter.

46.2.4 Ordna kontakter med kategorier

På samma sätt som med andra försändelser i GroupWise kan du koppla kategorier till dina kontakter. På så sätt blir det lättare att ordna kontakterna som visas med en identifierande färg.

Kategorier som har kopplats till kontakter visas i kontaktmappen och adressväljaren. Mer information om adressväljaren finns i Använda adressväljaren.

Så här kopplar du en kategori till en kontakt:

  1. Klicka på en Kontakter-mapp.

  2. Högerklicka på namnet på en kontakt.

  3. Klicka på Kategorier och klicka på den kategori som du vill koppla till kontakten.

Mer information finns i Ordna försändelser med hjälp av kategorier.

46.2.5 Skicka en kontakt

  1. Klicka på en kontaktmapp.

  2. Dubbelklicka på en kontakt.

  3. Klicka på Skicka kontakt för att öppna ett Skicka till-fönster med kontaktens information som en bilaga till meddelandet i vCard-format.

  4. Adressera och skicka meddelandet som vanligt.

    Mottagaren kan importera kontakten till en personlig adressbok enligt beskrivningen i Importera kontakter från ett vCard.

Ledtråd:Du kan även bifoga en kontakt till en försändelse genom att dra och släppa den från en kontaktmapp till bilagefönstret i ett nytt meddelande.

46.2.6 Ändra visningsnamn för en kontakt

Visningsnamnet är det namn som visas när du börjar skriva i fältet Till, Hemlig kopia eller Kopia i ett meddelande. När du börjar skriva ett namn, t ex ”Ar”, visar namnsökningen en resultatlista med namn eller e-postadresser från adressboken som innehåller de bokstäverna, t ex ”Arthur Ramirez”. Om det finns två Artur Ramirez i adressboken, en på redovisningsavdelningen och en på utvecklingsavdelningen, kan du emellertid behöva kontrollera fler egenskaper för att vara säker på vilket namn som fyllts i automatiskt.

Du kan ändra visningsnamnet så att du genast vet vilket namn som fylls i automatiskt. Om du exempelvis bara pratar med Arthur Ramirez på utvecklingsavdelningen, och han kallas Art i stället för Arthur, så kan du ändra visningsnamnet till Art Ramirez.

  1. Klicka på en Kontakter-mapp.

  2. Dubbelklicka på en kontakt.

  3. Klicka på fliken Kontakt.

  4. Skriv ett nytt namn i fältet Visa som (till exempel Art Ramirez).

    Du kan även klicka på listrutan Visa som och välja Efternamn, förnamn eller Förnamn, efternamn (till exempel: Ramirez, Art eller Art Ramirez).

  5. Klicka på OK.

    Nästa gång du adresserar ett meddelande fylls det här visningsnamnet i automatiskt.

46.2.7 Visa all kommunikation med en kontakt

Så här visar du all kommunikation med en kontakt:

  1. Klicka på en kontaktmapp.

  2. Dubbelklicka på en kontakt.

  3. Klicka på fliken Historik.

    Alla försändelser du tagit emot eller skickat till kontakten visas.

    Dessutom kan meddelanden visas här om användaren har lagts till som en meddelandekontakt, enligt beskrivningen i Lägga till en kontakt i ett e-postmeddelande som du skickar eller tar emot.

    I kolumnen Mapp visas var varje försändelse är placerad. Dubbelklicka på en försändelse om du vill visa dess innehåll.

    Om du vill lägga till eller ta bort kolumner högerklickar du på kolumnrubriken och klickar på ett alternativ. Du kan sortera informationen i en kolumn (till exempel efter datum eller ärende) om du klickar på kolumnrubriken.

Med hjälp av Snabbsökning kan du snabbt hitta försändelser eller skapa egna sökningar. Mer information finns i Söka efter försändelser.

46.2.8 Visa en kontakts adress på kartan

Med hjälp av funktionen Visa översikt kan du snabbt se var dina kontakter befinner sig. Du kan använda huvudadressen för att öppna en webbläsare och söka efter en karta som visar var kontakten finns.

  1. Klicka på en kontaktmapp.

  2. Dubbelklicka på en kontakt.

  3. Klicka på Visa översikt.

  4. (Valfritt) Använd listrutan Visa översikt och välj en kartplats, t.ex. en kontorsadress, en hemadress eller en annan adress.

46.2.9 Ta bort en kontakt

Du kan ta bort en kontakt ur mappen Favoritadresser eller någon annan personlig kontaktmapp. Du kan inte ta bort en kontakt ur GroupWise-adressboken.

  1. Markera kontaktmappen i mapplistan där kontakten ska tas bort.

  2. Högerklicka på kontakten i kontaktlistan och klicka på Radera.

  3. Klicka på Ja för att bekräfta borttagningen.