2.2 使用文件夹组织邮箱

使用文件夹来储存和组织您的项目。例如，可以将与特定任务或主题相关的所有项目放在一个组中。

2.2.1 了解文件夹

“文件夹列表”显示与您当前所在文件夹相对的文件夹。以下是内容相关的“文件夹列表”：

  • 日历： 显示所有日历列表。从此处可以选择主日历中显示的日历内容。而且，还可以更改日历的颜色。

  • 联系人： 显示所有个人通讯录列表。默认情况下，主联系人文件夹为常用联系人通讯录。

  • 文档： 显示文档库列表。默认情况下，主文档文件夹为默认文档库。

单击展开 和折叠 箭头可展开和折叠文件夹。

有关您在文件夹列表中可能拥有的个人文件夹的信息，请参见浏览文件夹列表。

您可通过移动文件夹中的项目进行组织。将项目移入文件夹时，项目将从一个位置取出并置于另一个中。

您可以将未完成的项目存储在“工作中”预定义文件夹中（请参见保存未完成的电子邮件）。也可通过共享将它们变为共享文件夹（请参见使用共享文件夹）。您可以创建一些规则将项目自动分类到不同的文件夹中（请参见创建规则）。

2.2.2 修改文件夹列表

  1. 在 WebAccess 主页上，单击工具栏上的文件夹。

在“管理文件夹”窗口中，可以创建、删除和共享文件夹。

2.2.3 删除文件夹

  1. 选择文件夹窗口顶部的删除文件夹选项卡。

  2. 单击要删除的文件夹。

  3. 单击是。

不能删除“日历”、“邮箱”、“已发送项目”、“任务列表”、“联系人”、“文件柜”、“工作中”或“废物桶”文件夹。只有禁用“垃圾邮件处理”时，才可以删除垃圾邮件文件夹。

2.2.4 创建个人文件夹

  1. 在 WebAccess 主页上，单击工具栏上的文件夹。

  2. 在文件夹列表中选择要将文件夹添加到的位置。默认情况下，会添加一个新文件夹作为文件柜中的第一个文件夹。

    例如，要添加与邮箱文件夹处于同一级别的文件夹，请选择邮箱文件夹旁边的向下按钮。要向邮箱文件夹添加文件夹，请选择邮箱文件夹旁边的向右按钮。

  3. 在文件夹名称字段中键入新文件夹的名称。

  4. 单击“添加文件夹”。

2.2.5 重命名文件夹

在某些情况下，可能需要重命名文件夹以更加准确地反映文件夹的内容或纠正拼写错误。在 WebAccess 中，可创建新文件夹，但不能更改现有文件夹的名称。可以在 GroupWise Windows 客户端中更改文件夹名称。

有关管理文件夹的更多信息，请参见了解文件夹。

2.2.6 将项目移到另一个文件夹

  1. 在“项目列表”中找到该项目。

  2. 双击项目以打开它，然后单击移动。

  3. 单击要将项目移动到的文件夹。

    如果要将项目移到“文件柜”中的文件夹，可能需要先单击“文件柜”旁的展开 图标以显示“文件柜”的文件夹。

2.2.7 了解查找结果文件夹

查找结果文件夹是显示查询结果的文件夹。当打开文件夹时，GroupWise 检查为该文件夹定义的搜索准则，搜索指定的任何项，然后在项目列表中显示找到的结果。可以对查找结果文件夹中的项目进行一些操作，就像对任何文件夹中的项目进行操作一样，如打开、转发、打印、复制、移动或删除项目，但原始项目仍存储在搜索时找到的文件夹中。这意味着如果从“查找结果”文件夹中移动或删除项目，则项目会从项目列表中删除，但不会从原始位置删除。下次打开查找结果文件夹时，重新执行搜索并再次显示该项目。

虽然您不能在 WebAccess 中创建新的查找结果文件夹，但可以使用在 GroupWise Windows 客户端中创建的文件夹。但为了确保查看的是文件夹最新信息而不是超速缓存的副本，应在打开“查找结果”文件夹之前单击工具栏上的更新。

2.2.8 使用共享文件夹

共享文件夹与文件柜中的任何其他文件夹相同，但其他人可访问共享文件夹并且它也会显示在其他人的文件柜中。可以在文件柜中创建共享文件夹或共享现有的个人文件夹。您可选择与谁共享文件夹以及赋予每个用户何种权限。然后，用户能够将讯息张贴到共享文件夹、将现有项目拖到此文件夹中以及创建讨论线程。您不能共享系统文件夹，这里文件夹包括“邮箱”、“未打开的项目”、“已发送项目”、“日历”、“任务列表”、“清单”、“工作中”、“垃圾邮件”和“废物桶”。

如果将文档放在共享文件夹中，则拥有共享文件夹权限的人员可以阅读该文档，但不能自动享有编辑权限。必须在共享文件夹选项卡上向这些人员授予“编辑”权限后，他们才能编辑文档。

您可以与其他用户共享个人文件夹。共享文件夹的收件人将接到通知，说明您已将文件夹与他们共享。然后，他们可以接受或谢绝该文件夹。

与其他用户共享现有文件夹

  1. 在 WebAccess 主页上，单击工具栏上的文件夹，然后单击共享文件夹选项卡。

  2. 选择要共享的文件夹。可用于共享的文件夹用下划线表示。

  3. 在名称字段中键入用户名。

    或

    单击地址选择器搜索用户。有关地址选择器的更多信息，请参见使用地址选择器。

  4. 为用户选择访问选项。

  5. 为每个希望与之共享文件夹的用户重复步骤 步骤 3 到 步骤 4。

  6. 单击保存。

接受共享文件夹

  1. 单击邮箱中的共享文件夹通知。

  2. 单击接受文件夹。

  3. 会默认填入该文件夹的名称。对文件夹名称进行任何所需更改。

  4. 选择文件夹位置。

  5. 单击添加文件夹。

将项目张贴到共享文件夹

  1. 在文件夹列表中，打开要将项目张贴到的共享文件夹。

  2. 在项目列表的顶部，单击张贴以显示“讯息”表单。

  3. 键入主题和讯息。

    可以在主题字段和讯息正文中包含网站位置或地址 (URL)。

  4. （可选）单击检查拼写对讯息进行拼写检查。

  5. （可选）单击附带在讯息中附带文件。要使该功能有效，浏览器必须支持附件。

  6. 单击张贴将讯息添加到共享文件夹。

删除共享文件夹

删除与您共享的文件夹：

  1. 右键单击该文件夹。

  2. 单击删除文件夹。

  3. 单击确定。

删除共享给您的文件夹只是从您的 GroupWise 邮箱删除了该文件夹。所有其他用户都不受影响。但是，如果是您将该文件夹与其他人共享的，则删除该文件夹时也会将它从所有其他用户那里去除。

转让共享文件夹的所有权

  1. 右键单击共享文件夹，然后单击共享。

  2. 单击转让所有权。

  3. 从参与者列表中选择或输入要将共享文件夹转让给的目标用户的用户名。您还可以更改通知的主题和讯息，并选择您是否要保留参与者身份。

    单击“发送”后，新的拥有者将收到提示他们接受共享文件夹所有权的通知，同时共享文件夹的名称会附在讯息的主题中。

获取共享文件夹的所有权

如果管理员删除、禁用拥有共享文件夹的用户的登录，或者使该登录失效，则该共享文件夹的所有参与者都会收到共享文件夹可用的通知。该共享文件夹中的任何参与者都可以通过获取文件夹的所有权成为新的拥有者。

  1. 右键单击共享文件夹，然后单击共享。

  2. 单击获取所有权。