46.2 Håndtering af kontakter

Hver kontakt i en kontaktmappe er markeret med ikonet Person ikonet Kontakt. Når du dobbeltklikker på en kontakt, vises kontaktelementets layout.

46.2.1 Tilføj en kontakt

Når du føjer en kontakt til en mappe med kontakter, føjes den til den tilsvarende adressebog.

  1. Vælg den mappe med kontakter på mappelisten, hvor kontakten skal tilføjes.

  2. Klik på Ny kontakt på værktøjslinjen.

  3. Angiv kontaktens fulde navn i feltet Brugernavn.

  4. Angiv navnet, du gerne vil give kontakten i feltet Vis som.

    Oplysninger i feltet Vis som vises på kontaktlisten.

  5. (Valgfrit) Angiv andre oplysninger, som du ønsker at registrere med kontakten.

    Kontakt: Brug denne side til at angive kontaktens navn, flere e-mail-adresser, flere telefonnumre og flere onlinemeddelelses-id'er.

    Klik på rullelisten Vis som for at vælge, hvordan du vil have navnet vist i Smart navnesøgning. Du kan vælge Efternavn, Fornavn, Fornavn Efternavn, eller du kan angive et visningsnavn efter eget valg. Når du vil sende et element til denne kontakt, skal du skrive visningsnavnet i elementets adressefelt (Til, CC, BC).

    Hvis du udfylder feltet Firma med et navn, du har oprettet et firma til, indlæses firmaoplysningerne automatisk i de rette felter for den nye kontakt.

    Hvis du klikker på Send meddelelse på siden Kontakt, åbnes en ny postvisning, der er adresseret til denne kontakt.

    Hvis du klikker på Onlinemeddelelse, åbnes dit program til onlinemeddelelser, og der startes en samtale med denne kontakt. Hvis knappen Onlinemeddelelse er nedtonet, er der ikke installeret noget kompatibelt program til onlinemeddelelser.

    Du kan angive flere telefonnumre. Hvis du vil vælge et primært telefonnummer, skal du klikke på ikonet Person ud for det telefonnummer, du vil identificere som det primære nummer, og derefter klikke på Anvend som primær.

    Hvis du klikker på fotoområdet øverst til venstre under fanen Kontakt, kan du tilføje eller erstatte et foto for kontakten. Naviger til og vælg det foto, der skal repræsentere kontakten. GroupWise kan håndtere forskellige typer billedfiler, f.eks. .jpg, .gif, .png, .bmp og .tif, og konverterer derefter billedet til .jpg med en maksimal bredde eller højde på 64 pixel.

    Detaljer: Brug denne side til at angive kontaktens arbejde, afdeling, placering, chef, assistent, fødselsdag, årsdag, ægtefælle, børn, interesser og de internet-adresser, der har tilknytning til kontakten.

    Hvis du vil angive en fødselsdag eller et jubilæum, skal du vælge måned, dato og år fra de pågældende rullelister. Hvis du vil have vist fødselsdagen eller årsdagen i kalendervisningen uge, skal du klikke på ikonet Kalender.

    Når afkrydsningsfeltet ved siden af datoen er valgt, vises oplysninger om fødselsdagen eller årsdagen på siden Oversigt og i kolonnen Fødselsdag, hvis kolonnen er tilføjet adressebogen. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet, føjes fødselsdagen eller årsdagen desuden til din kalender som en personlig heldagsaktivitet. Når du fjerner markeringen i afkrydsningsfeltet, er oplysningerne om fødselsdagen kun tilgængelige på den personlige side.

    Hvis du vil angive en internetadresse for kontaktens kontor, personlige oplysninger eller oplysninger om ledig/optaget, skal du angive adressen i de tilhørende felter. Klik på en webstedsknap for at starte en browser og gå til webstedet.

    Adresse: Brug denne side til at angive adresser på kontaktens kontor, hjem og andet. Hvis du vil angive standardpostadressen, skal du vælge Angiv som mailadresse.

    Avancerede: Brug denne side til at få vist, tilføje og redigere brugerdefinerede felter. Alle systemfelter og brugerdefinerede felter vises. Yderligere oplysninger finder du i Brugerdefinering af felter i en personlig adressebog. Klik på Administrer certifikater på denne side for at få vist eller fjernet sikkerhedscertifikater, som du har modtaget fra denne kontakt, ændre tilliden til certifikaterne, redigere certifikategenskaber og importere og eksportere certifikater. Yderligere oplysninger finder du i Visning af modtagne sikkerhedscertifikater og ændring af statussen Pålidelig.

    Notitser: Brug denne side til at tilføje oplysninger om din interaktion med denne kontakt. En sælger kan f.eks. føre en log over den kontakt, vedkommende har haft med en kunde. Påmindelser vises også under fanen Historik.

    Når du opretter en note på denne side, oprettes der en påmindelse, som placeres på kalendersiden på listen Påmindelser. Påmindelser eksporteres ikke sammen med adressebogen, men eksporteres i stedet sammen med kalenderen.

    Når du opretter en kommentar, oprettes den kun på siden Påmindelser, og den tidsstemples ikke automatisk.

    Du kan også tildele kontakten en kategori på påmindelsessiden. Hvis du vil angive en kategori, skal du klikke på ikonet Kategori og derefter vælge kategorien.

    Historik: Viser alle de elementer, du har sendt til eller modtaget fra denne kontakt, medmindre elementerne er blevet arkiveret. Du kan bruge Hurtigsøgning til at oprette brugerdefinerede søgninger i historikken. Yderligere oplysninger findes under Finde elementer.

  6. Klik på Luk, og klik derefter på Ja for at gemme ændringerne.

TIP:Du kan også tilføje en kontakt ved at trække et element fra nogen og slippe det i mappen Kontakter, så der oprettes en kontaktpost for denne person. Desuden kan du tilføje en kontakt ved at dobbeltklikke på den tomme plads på en adressekortliste.

Du kan også tilføje kontakter ved at højreklikke på en e-mail-adresse eller et navn i et GroupWise-element og vælge Føj til adressebog.

46.2.2 Ændring af en kontakt

Du kan redigere en kontakts oplysninger i mappen Hyppige kontakter eller en mappe med personlige kontakter. For at kunne redigere en kontakt i GroupWise-adressebogen skal du først kopiere kontakten til mappen Hyppige kontakter eller en anden mappe med personlige kontakter.

  1. Vælg den mappe med kontakter på mappelisten, hvor kontakten skal redigeres.

  2. Dobbeltklik på kontakten for at ændre den i kontaktlisten.

  3. Foretag de nødvendige ændringer af kontakten.

    Du kan få yderligere oplysninger om de kontaktdetaljer, du kan angive under hver enkelt fane, i Tilføj en kontakt.

    TIP:Hvis du udfylder feltet Firma under fanen Kontakt med et eksisterende firma, kan du klikke på ikonet Firma ikonet Firma for at indlæse firmaoplysningerne i kontakten.

  4. Klik på Luk, og klik derefter på Ja for at gemme ændringerne.

46.2.3 Søge efter en kontakt

Brug feltet Søg i elementlistens header i mappen Kontakter til at søge efter bestemte kontakter, som beskrevet under Søgning efter kontakter.

46.2.4 Organisere kontakter med kategorier

Som med andre elementer i GroupWise kan du tildele dine kontakter kategorier. Det kan være en hjælp til at organisere kontakterne ved at give dem en farve, der identificerer dem.

Kategorier, der er tildelt kontakter, vises i kontaktmappen, samt i adressevælgeren. Du kan få yderligere oplysninger om adressevælgeren i Brug af Adressevælgeren.

Sådan tildeles en kontakt en kategori:

  1. Klik på en kontaktmappe.

  2. Højreklik på navnet på en kontakt.

  3. Klik på Kategorier, og klik derefter på den kategori, kontakten skal tildeles.

Du kan finde yderligere oplysninger i Bruge kategorier til at organisere elementer.

46.2.5 Sende en kontakt

  1. Klik på en kontaktmappe.

  2. Dobbeltklik på en kontakt.

  3. Klik på Send kontakt for at åbne vinduet Send til, hvor kontaktens oplysninger er knyttet til meddelelsen i vCard-format.

  4. Adresser og send meddelelsen på sædvanlig vis.

    Modtageren kan importere kontakten i en personlig adressebog, som beskrevet under Importere kontakter fra et vCARD.

TIP:Du kan også knytte en kontakt til et element ved at trække den fra en kontaktmappe og slippe den i vinduet Bilag for en ny meddelelse.

46.2.6 Ændring af Vist navn for en kontakt

Det viste navn er det navn, der vises, når du begynder at skrive i feltet Til, BC eller CC i en meddelelse. Når du begynder at skrive et navn, for eksempel “Ar”, viser Smart navnesøgning en resultatliste med navnet eller e-mail-adresser fra adressebogen, som indeholder disse bogstaver, for eksempel “Artur Jensen”. Hvis der er to i adressebogen, der hedder Tanja Hansen, - en i bogholderiet og en i HR-afdelingen - kan det dog være svært at vide, hvilket navn Smart navnesøgning har brugt, hvis du ikke tager dig tid til at se på flere egenskaber.

Du kan ændre Vist navn, således at det er let at fastslå, hvilket navn der er blevet brugt af Smart navnesøgning. Hvis du f.eks. kun korresponderer med Tanja Hansen i HR-afdelingen, kan du ændre det viste navn til Tanja HR Hansen.

  1. Klik på en kontaktmappe.

  2. Dobbeltklik på en kontakt.

  3. Klik på fanen Kontakt.

  4. Skriv et nyt navn i feltet Vis som (f.eks. Tanja HR Hansen).

    Du kan også klikke på rullelisten Vis som for at vælge Efternavn, Fornavn eller Fornavn Efternavn (f.eks. HR Hansen, Tanja eller Tanja HR Hansen).

  5. Klik på OK.

    Næste gang du adresserer en meddelelse, anvender Smart navnesøgning dette Vist navn.

46.2.7 Visning af al korrespondance med en kontakt

Sådan vises al korrespondance med en kontakt:

  1. Klik på en kontaktmappe.

  2. Dobbeltklik på en kontakt.

  3. Klik på fanen Historik.

    Der vises alle de elementer, som du har modtaget fra eller sendt til denne kontakt.

    Meddelelser kan også blive vist her, hvis brugeren blev tilføjet som en meddelelseskontakt som beskrevet i Tilføjelse af en kontakt til en e-mail, du sender eller modtager.

    Kolonnen Mappe viser, hvor de enkelte elementer er placeret. Dobbeltklik på et element for at se dets indhold.

    Hvis du vil tilføje eller fjerne kolonner, skal du højreklikke på kolonneoverskriften og derefter klikke på en indstilling. Hvis du ønsker at sortere en kolonnes oplysninger (f.eks. efter dato eller emne), skal du klikke på kolonnens header.

Du kan anvende Hurtigsøgning til hurtigt at finde elementer eller til at lave tilpassede søgninger. Du kan finde yderligere oplysninger i Finde elementer.

46.2.8 Vise en kontaktadresse på et kort

Du kan bruge funktionen Vis kort til hurtigt at finde en af dine kontakters adresse. Du kan bruge hovedadressen til at åbne en webbrowser og søge efter et kort med kontaktens adresse.

  1. Klik på en kontaktmappe.

  2. Dobbeltklik på en kontakt.

  3. Klik på Vis kort.

  4. (Valgfrit) Brug rullelisten Vis kort til at vælge en bestemt adresse på kortet som f.eks. kontoret, hjemmet eller en anden adresse.

46.2.9 Slet en kontakt

Du kan slette en kontakt i mappen Hyppige kontakter eller en anden mappe med personlige kontakter. Du kan ikke slette en kontakt i GroupWise-adressebogen..

  1. Vælg den kontaktmappe på mappelisten, hvor du vil slette kontakten.

  2. Højreklik på kontakten i kontaktlisten, og klik derefter på Slet.

  3. Klik på Ja for at bekræfte sletningen.