46.2 Verwalten von Kontakten

Jeder Kontakt im Kontakteordner ist mit dem Symbol Symbol „Person“ Kontakt gekennzeichnet. Wenn Sie auf einen Kontakt doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout für Kontakte angezeigt.

46.2.1 Hinzufügen von Kontakten

Wenn Sie dem Kontakteordner einen Kontakt hinzufügen, wird dieser dem entsprechenden Adressbuch hinzugefügt.

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, dem Sie den Kontakt hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf Neuer Kontakt auf der Symbolleiste.

  3. Geben Sie im Feld Vollständiger Name den vollständigen Namen des Kontakts an.

  4. Geben Sie im Feld Anzeigen als den Namen an, den Sie für den Kontakt verwenden möchten.

    Die Informationen im Feld Anzeigen als werden in der Kontaktliste angezeigt.

  5. (Optional) Geben Sie beliebige andere Informationen zu dem Kontakt ein.

    Kontakt: Auf dieser Seite können Sie den Namen des Kontakts, mehrere Email-Adressen und Telefonnummern sowie verschiedene Instant-Messaging-IDs eingeben.

    Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Anzeigen als, um auszuwählen, wie der Name in der Funktion „Namensergänzung“ angezeigt werden soll. Sie können Nachname, Vorname und Vorname Nachname auswählen oder einen beliebigen Anzeigenamen angeben. Wenn Sie eine Nachricht an diesen Kontakt adressieren möchten, geben Sie den Anzeigenamen in das gewünschte Adressfeld (An, CC, BK) der Nachricht ein.

    Wenn Sie im Feld Firma einen Namen eintragen, für den Sie eine Organisation erstellt haben, so werden die Organisationsinformationen automatisch in die entsprechenden Felder des neuen Kontakts übernommen.

    Wenn Sie auf der Seite Kontakt auf Mail senden klicken, wird ein neues Mail-Layout geöffnet, das an den entsprechenden Kontakt adressiert ist.

    Wenn Sie auf Direktnachricht klicken, wird Ihr Instant Messaging-Produkt geöffnet und eine Konversation mit diesem Kontakt wird initiiert. Wenn die Schaltfläche Direktnachricht abgeblendet ist, ist kein kompatibles Instant Messaging-Produkt installiert.

    Sie können mehrere Telefonnummern angeben. Klicken Sie zur Auswahl der primären Telefonnummer auf Symbol „Person“ neben der Telefonnummer, die Sie als primäre Telefonnummer kennzeichnen möchten, und klicken Sie anschließend auf Als primär festlegen.

    Wenn Sie oben links auf der Registerkarte Kontakt auf den Fotobereich klicken, können Sie ein Foto für den Kontakt hinzufügen oder austauschen. Suchen Sie das Foto für den Kontakt und wählen Sie es aus. GroupWise akzeptiert verschiedene Arten von Bilddateien, wie zum Beispiel .jpg, .gif, .png, .bmp und .tif, und konvertiert das Bild anschließend in .jpg mit einer maximalen Breite oder Höhe von 64 Pixeln.

    Details: Verwenden Sie diese Seite, um die folgenden Informationen zu diesem Kontakt anzugeben: Beruf, Abteilung, Standort, Abteilungsleiter, Assistent, Geburtstag, Jahrestage, Ehegatte, Kinder, Hobbys sowie alle mit diesem Kontakt verknüpften Internetadressen.

    Zum Angeben eines Geburtsdatums oder Jahrestags wählen Sie den Monat, das Datum und das Jahr aus der entsprechenden Dropdown-Liste aus. Um einen Geburtstag oder Jahrestag in einem Wochenkalenderlayout anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol Kalender.

    Wenn das Kontrollkästchen neben dem Datum aktiviert ist, wird das Geburtsdatum oder der Jahrestag auf der Seite „Zusammenfassung“ und in der Spalte Geburtstag angezeigt, wenn Sie diese in einem Adressbuch eingetragen haben. Außerdem wird durch Aktivieren des Kontrollkästchens der Geburtstag oder Jahrestag in Ihrem Kalender als ein persönliches „Ganztägiges Ereignis“ hinzugefügt. Wird das Kontrollkästchen deaktiviert, ist der Geburtstag nur auf der Seite „Persönlich“ angezeigt.

    Um Internetadressen für den Kontakt (beruflich, privat) oder Frei-/Gebucht-Informationen anzugeben, geben Sie die Adressen in den entsprechenden Feldern ein. Klicken Sie auf eine Schaltfläche Website, um einen Browser zu starten und die Website aufzurufen.

    Adresse: Auf dieser Seite können Sie für diesen Kontakt die Büro- und Privatadresse sowie beliebige andere Adressen angeben. Um die Standard-Postanschrift anzugeben, wählen Sie Als Postanschrift festlegen aus.

    Speziell: Auf dieser Seite können Sie benutzerdefinierte Felder anzeigen, hinzufügen und bearbeiten. Es werden alle Systemfelder und benutzerdefinierten Felder angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von benutzerdefinierten Feldern in einem persönlichen Adressbuch. Klicken Sie auf dieser Seite auf Zertifikate verwalten, um die über diesen Kontakt empfangenen Sicherheitszertifikate anzuzeigen oder zu entfernen, die Verbürgung der Zertifikate zu ändern, die Eigenschaften des Zertifikats zu bearbeiten sowie Zertifikate zu importieren und zu exportieren. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen empfangener Sicherheitszertifikate und Ändern der Verbürgung.

    Hinweise: Auf dieser Seite können Sie Informationen zu Ihrer Interaktion mit diesem Kontakt hinzufügen. Als Verkäufer können Sie beispielsweise die Kundenkontakte festhalten. Notizen werden ebenfalls auf der Registerkarte Verlauf aufgeführt.

    Wenn Sie auf dieser Seite eine Notiz erstellen, wird sie auf der Kalenderseite in der Liste Notizen abgelegt. Notizen werden nicht zusammen mit dem Adressbuch exportiert, sondern zusammen mit dem Kalender.

    Wenn Sie einen Kommentar erstellen, wird der Kommentar auf der Seite „Notizen“ erstellt und nicht automatisch mit einem Zeitstempel versehen.

    Außerdem können Sie auf der Seite „Notizen“ diesem Kontakt eine Kategorie zuweisen. Klicken Sie zur Angabe einer Kategorie auf das Symbol Kategorie und wählen Sie die Kategorie aus.

    Verlauf: Hier werden alle Nachrichten angezeigt, die Sie an diesen Kontakt gesendet oder von diesem Kontakt empfangen haben, es sei denn, die Nachrichten wurden bereits archiviert. Sie können die Schnellsuche verwenden, um eine benutzerdefinierte Suche im Verlauf durchzuführen. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen von Nachrichten.

  6. Klicken Sie auf Schließen und anschließend auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern.

TIPP:Sie können auch einen Kontakt hinzufügen, indem Sie eine Nachricht von einem neuen Kontakt in den Kontakteordner ziehen und dort ablegen, um für diese Person einen Kontaktdatensatz zu erstellen. Sie können außerdem einen Kontakt hinzufügen, indem Sie in den weißen Bereich einer Adresskartenliste doppelklicken.

Kontakte können auch erstellt werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Email-Adresse oder einen Namen in einer GroupWise-Nachricht klicken und die Option Zum Adressbuch hinzufügen auswählen.

46.2.2 Ändern von Kontaktdaten

Sie können die Informationen für einen Kontakt im Primärbuch-Ordner oder in einem persönlichen Kontakteordner ändern. Zum Ändern eines Kontakts im GroupWise-Adressbuch müssen Sie zunächst den Kontakt in den Primärbuch-Ordner oder in einen anderen persönlichen Kontakteordner kopieren.

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie die Kontaktdaten ändern möchten.

  2. Doppelklicken Sie in der Kontaktliste auf den Kontakt, dessen Daten Sie ändern möchten.

  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den Kontaktdaten vor.

    Weitere Informationen zu den Kontaktdaten, die Sie in den einzelnen Registern eingeben können, finden Sie in Hinzufügen von Kontakten.

    TIPP:Wenn Sie im Feld Firma auf der Registerkarte Kontakt eine vorhandene Organisation eintragen, klicken Sie auf das Organisationssymbol Symbol „Organisation“, um die Organisationsinformationen in den Kontakt zu übernehmen.

  4. Klicken Sie auf Schließen und anschließend auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern.

46.2.3 Suchen eines Kontakts

Suchen Sie mithilfe des Felds Suchen im Nachrichtenlisten-Header eines Kontakteordners nach bestimmten Kontakten wie unter Suchen nach Kontakten beschrieben.

46.2.4 Organisieren von Kontakten mit Kategorien

Wie bei anderen Nachrichten in GroupWise können Sie auch Ihren Kontakten Kategorien zuweisen. Dies kann Ihnen bei der Organisation Ihrer Kontakte helfen, indem die Kontakte eine Kennzeichnungsfarbe erhalten.

Kontakten zugewiesene Kategorien werden sowohl im Kontakteordner als auch in der Adressauswahl angezeigt. Weitere Informationen zur Adressauswahl finden Sie unter Verwenden der Adressauswahl.

So weisen Sie einem Kontakt eine Kategorie zu:

  1. Klicken Sie auf einen Kontakteordner.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt.

  3. Klicken Sie auf Kategorien und anschließend auf die Kategorie, die dem Kontakt zugewiesen werden soll.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Kategorien zum Organisieren von Nachrichten.

46.2.5 Senden eines Kontakts

  1. Klicken Sie auf einen Kontakteordner.

  2. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

  3. Klicken Sie auf Kontakt senden, um ein Fenster „Senden an“ zu öffnen und die Kontaktinformationen im vCard-Format an die Nachricht anzuhängen.

  4. Adressieren und senden Sie die Nachricht wie gewohnt.

    Der Empfänger kann den Kontakt in ein persönliches Adressbuch importieren wie unter Importieren von Kontakten einer vCard beschrieben.

TIPP:Sie können einen Kontakt auch an eine Nachricht anhängen, indem Sie ihn aus einem Kontakteordner in das Fenster „Anlagen“ einer neuer Nachricht ziehen und dort ablegen.

46.2.6 Ändern des Anzeigenamens eines Kontakts

Der Anzeigename ist der Name, der angezeigt wird, wenn Sie mit der Eingabe in das Feld An, CC oder BK einer Nachricht beginnen. Wenn Sie einen Namen einzugeben beginnen, beispielsweise „Sa“, zeigt die Funktion „Namensergänzung“ eine Ergebnisliste mit Namen oder Email-Adressen aus dem Adressbuch an, die diese Buchstaben enthalten, z. B. „Sabine Meier“. Wenn jedoch zwei Personen namens „Sabine Meier“ im Adressbuch vorhanden sind (eine in der Buchhaltung und eine in der Entwicklung), ist es schwierig zu entscheiden, welchen Namen die Namensergänzung aufgefüllt hat. Es sei denn, Sie lassen sich weitere Eigenschaften anzeigen.

Sie können den Anzeigenamen ändern, um leicht zu erkennen, welcher Name mithilfe der Namensergänzung eingegeben wurde. Wenn Sie beispielsweise nur mit Sabine Meier in der Entwicklung korrespondieren und sie eher Biene als Sabine genannt wird, können Sie den Anzeigenamen zu Biene Meier ändern.

  1. Klicken Sie auf einen Kontakteordner.

  2. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

  3. Klicken Sie auf das Register Kontakt.

  4. Geben Sie im Feld Anzeigen als einen neuen Namen ein (zum Beispiel Biene Meier).

    Sie können außerdem auf die Dropdown-Liste Anzeigen als klicken und Nachname, Vorname oder Vorname Nachname auswählen (beispielsweise: Meier, Biene oder Biene Meier).

  5. Klicken Sie auf OK.

    Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht adressieren, ergänzt die Namensergänzung diesen Anzeigenamen.

46.2.7 Anzeigen der kompletten Korrespondenz mit einem Kontakt

So zeigen Sie die komplette Korrespondenz mit einem Kontakt an:

  1. Klicken Sie auf einen Kontakteordner.

  2. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

  3. Klicken Sie auf das Register Verlauf.

    Alle Nachrichten werden angezeigt, die Sie an diesen Kontakt gesendet bzw. von diesem Kontakt empfangen haben.

    Hier können auch Nachrichten angezeigt werden, wenn der Benutzer als Nachrichtenkontakt hinzugefügt wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Kontakts zu einer gesendeten oder empfangenen Email.

    In der Spalte Ordner wird angezeigt, wo sich jede Nachricht befindet. Doppelklicken Sie auf eine Nachricht, um den Inhalt anzuzeigen.

    Zum Hinzufügen oder Entfernen von Spalten klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift. Klicken Sie anschließend auf eine Option. Um nach den Informationen in einer Spalte (beispielsweise nach Datum oder Betreff) zu sortieren, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift.

Sie können mithilfe der Schnellsuche Nachrichten rasch finden oder benutzerdefinierte Suchvorgänge durchführen. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen von Nachrichten.

46.2.8 Anzeigen der Adresse eines Kontakts auf einer Karte

Mit der Funktion „Karte anzeigen“ können Sie den Standort eines Ihrer Kontakte schnell finden. Sie können die Hauptadresse verwenden, um einen Webbrowser zu öffnen und nach einer Karte zu suchen, auf der der Standort des Kontakts angezeigt ist.

  1. Klicken Sie auf einen Kontakteordner.

  2. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

  3. Klicken Sie auf Karte anzeigen.

  4. (Optional) Verwenden Sie die Dropdown-Liste Karte anzeigen, um einen bestimmten Kartenstandort wie Büro, Privat oder eine andere Adresse anzuzeigen.

46.2.9 Löschen von Kontakten

Sie können einen Kontakt im Primärbuch-Ordner oder einem anderen persönlichen Kontakteordner löschen. Aus dem GroupWise-Adressbuch können Sie jedoch keinen Kontakt löschen.

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kontakteordner aus, in dem Sie den Kontakt löschen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Kontaktliste auf den Kontakt und klicken Sie dann auf Löschen.

  3. Klicken Sie auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen.