2.2 Używanie folderów do organizowania skrzynki pocztowej

Foldery umożliwiają przechowywanie i organizowanie przesyłek. Można na przykład utworzyć grupę dla wszystkich przesyłek dotyczących danego zadania lub tematu.

2.2.1 Informacje o folderach

Lista folderów zawiera foldery względne wobec aktualnie otwartego. Dostępne są następujące kontekstowe listy folderów:

  • Kalendarz: Wyświetlenie listy wszystkich kalendarzy. W tym miejscu można wyświetlić zawartość kalendarza należącego do głównego kalendarza. Dodatkowo można zmienić kolor kalendarza.

  • Kontakty: Wyświetlenie listy wszystkich osobistych książek adresowych. W domyślnej konfiguracji głównym folderem kontaktów jest folder książki adresowej Częste kontakty.

  • Dokumenty: Wyświetlenie listy aktualnych bibliotek dokumentów. W domyślnej konfiguracji głównym folderem dokumentów jest domyślny folder Dokumenty.

Kliknięcie strzałki Rozwiń lub Zwiń powoduje odpowiednio rozwinięcie lub zwinięcie folderu.

Aby uzyskać informacje dotyczące poszczególnych folderów, które mogą się znajdować na liście folderów, patrz Przeglądanie listy folderów.

Przesyłki można przenosić, aby je uporządkować w folderach. Przeniesienie przesyłki do folderu polega na zabraniu jej z jednego miejsca i umieszczeniu w innym.

Niedokończone przesyłki można przechowywać w predefiniowanym folderze Prace w toku (zobacz Zapisywanie niedokończonej wiadomości e-mail). Dzięki funkcji współdzielenia foldery można oznaczać jako publiczne (zobacz Korzystanie z folderów współużytkowanych). Można utworzyć reguły służące do automatycznego sortowania przesyłek do różnych folderów (zobacz Tworzenie reguły).

2.2.2 Dokonywanie zmian na liście folderów

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij ikonę Foldery na pasku narzędziowym.

W oknie Zarządzaj folderami można tworzyć lub usuwać foldery oraz konfigurować opcje ich współużytkowania.

2.2.3 Usuwanie folderów

  1. Wybierz kartę Usuwanie folderu w górnej części okna Foldery.

  2. Wybierz folder, który ma zostać usunięty.

  3. Kliknij przycisk Tak.

Nie można usuwać następujących folderów: Kalendarz, Skrzynka pocztowa, Przesyłki wysłane, Lista zadań, Kontakty, Osobisty, Prace w toku i Kosz. Można usunąć tylko folder wiadomości-śmieci, pod warunkiem że funkcja obsługi wiadomości-śmieci będzie wyłączona.

2.2.4 Tworzenie folderu osobistego

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij ikonę Foldery na pasku narzędziowym.

  2. Wybierz miejsce na liście folderów, w którym ma być umieszczony folder. Domyślnie nowy folder jest dodawany jako pierwszy folder na liście folderów osobistych.

    Na przykład, aby dodać folder na tym samym poziomie, na którym znajduje się folder skrzynki pocztowej, kliknij znajdujący się obok folderu skrzynki pocztowej przycisk W dół. Aby dodać folder do folderu skrzynki pocztowej, kliknij znajdujący się obok folderu skrzynki pocztowej przycisk W prawo.

  3. Wpisz nazwę nowego folderu w polu Nazwa folderu.

  4. Kliknij opcję Dodaj folder.

2.2.5 Zmiana nazwy folderu

W pewnych przypadkach użytkownik może zechcieć zmienić nazwę folderu, aby trafniej odzwierciedlała ona jego zawartość lub była poprawna ortograficznie. W programie WebAccess można tworzyć nowe foldery, jednak nie można zmieniać nazw już istniejących folderów. Zmiany nazw folderów można wykonać w kliencie programu GroupWise dla systemu Windows.

Aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania folderami, zobacz Informacje o folderach.

2.2.6 Przenoszenie przesyłki do innego folderu

  1. Znajdź przesyłkę na liście przesyłek.

  2. Kliknij dwukrotnie przesyłkę, aby ją otworzyć, a następnie kliknij ikonę Przenieś.

  3. Kliknij folder, do którego ma być przeniesiona przesyłka.

    Jeśli przesyłka jest przenoszona do folderu znajdującego się w folderze osobistym, w celu wyświetlenia jego zawartości konieczne może być kliknięcie ikony Rozwiń znajdującej się obok folderu osobistego.

2.2.7 Informacje o folderach rezultatów wyszukiwania

Folder Rezultaty wyszukiwania zawiera wyniki zapytania. Po otwarciu tego folderu program GroupWise wykonuje analizę kryteriów wyszukiwania zdefiniowanych dla danego folderu, przeprowadza wyszukiwanie i wyświetla wszystkie wyniki w formie listy przesyłek. Przesyłki wyświetlone w folderze Rezultaty wyszukiwania można obsługiwać w ten sam sposób, co przesyłki w dowolnym innym folderze: można je otwierać, drukować, kopiować, przenosić i usuwać. Sama przesyłka znajduje się jednak w folderze, w którym została znaleziona podczas wyszukiwania. Oznacza to, że po przeniesieniu lub usunięciu przesyłki z folderu Rezultaty wyszukiwania przesyłka zostanie usunięta z listy przesyłek, ale nie z oryginalnego położenia. Po następnym otwarciu folderu Rezultaty wyszukiwania wyszukiwanie zostanie wykonane od nowa, a przesyłka zostanie ponownie wyświetlona.

Chociaż tworzenie nowych folderów rezultatów wyszukiwania w programie WebAccess jest niemożliwe, można używać folderów utworzonych przy użyciu klienta programu GroupWise dla systemu Windows. Aby jednak mieć pewność, że w folderze będą wyświetlane najnowsze informacje, a nie kopia z pamięci podręcznej, przed otworzeniem folderu rezultatów wyszukiwania należy kliknąć przycisk Aktualizuj na pasku narzędziowym.

2.2.8 Korzystanie z folderów współużytkowanych

Folder współużytkowany nie różni się od innego folderu w folderze osobistym, za wyjątkiem tego, że dostęp do niego mają inni użytkownicy i jest on wyświetlany w ich folderach osobistych. Można utworzyć nowy folder i udostępnić go innym. Można również udostępnić istniejący folder z folderu osobistego. Użytkownik wybiera, z kim będzie współużytkować folder i jakie prawa zostaną nadane poszczególnym osobom. Następnie użytkownicy mogą umieszczać wiadomości we wspólnym folderze, przeciągać do folderu istniejące elementy, a także tworzyć wątki dyskusji. Nie można współużytkować folderów systemowych, takich jak Skrzynka pocztowa, Nieotwarte przesyłki, Przesyłki wysłane, Kalendarz, Lista zadań, Lista kontrolna, Folder osobisty, Prace w toku, Wiadomości-śmieci oraz Kosz.

Jeśli umieścisz dokument w folderze współużytkowanym, inne osoby z uprawnieniami dostępu do tego folderu mogą odczytywać ten dokument, ale nie otrzymują automatycznie prawa do jego edycji. Aby umożliwić innym użytkownikom edycję dokumentu, należy im nadać prawa do edycji na karcie Współużytkowanie folderu.

Foldery osobiste można współużytkować. Odbiorcy folderu współużytkowanego otrzymują powiadomienie o tym, że folder jest z nimi współużytkowany. Mogą wówczas zaakceptować lub odrzucić ten folder.

Współużytkowanie istniejącego folderu z innymi użytkownikami

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij na pasku narzędziowym ikonę Foldery, a następnie kliknij kartę Współużytkowanie folderu.

  2. Wybierz folder, który chcesz udostępnić. Foldery z możliwością współużytkowania będą podkreślone.

  3. W polu Nazwa rozpocznij wpisywanie nazwy użytkownika.

    lub

    Kliknij opcję Selektor adresów, aby wyszukać użytkownika. Aby uzyskać więcej informacji na temat Selektora adresów, zobacz Korzystanie z Selektora adresów.

  4. Zaznacz opcje dostępu dla wybranego użytkownika.

  5. Powtarzaj kroki od etap 3 do etap 4 dla każdego użytkownika, z którym folder ma być współużytkowany.

  6. Kliknij przycisk Zapisz.

Akceptowanie folderu współużytkowanego

  1. W skrzynce pocztowej kliknij potwierdzenie współużytkowania folderu.

  2. Kliknij opcję Zaakceptuj folder.

  3. Nazwa folderu jest domyślnie uzupełniona. Można wprowadzić odpowiednie zmiany w nazwie folderu.

  4. Wybierz lokalizację folderu.

  5. Kliknij opcję Dodaj folder.

Umieszczanie przesyłki w folderze współużytkowanym

  1. Z poziomu listy folderów otwórz współużytkowany folder, w którym ma zostać umieszczona przesyłka.

  2. W górnej części listy przesyłek kliknij pozycję Opublikuj, aby wyświetlić formularz wiadomości.

  3. Wpisz temat i treść wiadomości.

    W polu Temat oraz w treści wiadomości można wstawić lokalizacje witryn sieci Web lub adresy URL.

  4. (Opcjonalnie) Kliknij opcję Sprawdź pisownię, aby sprawdzić pisownię w wiadomości.

  5. (Opcjonalnie) Kliknij opcję Załącz, aby do wiadomości załączyć pliki. Aby funkcja ta działała, przeglądarka musi obsługiwać załączniki.

  6. Kliknij przycisk Opublikuj, aby dodać wiadomość do folderu współużytkowanego.

Usuwanie folderu współużytkowanego

Aby usunąć folder współużytkowany:

  1. Kliknij folder prawym przyciskiem myszy.

  2. Kliknij opcję Usuń folder.

  3. Kliknij przycisk OK.

Usunięcie współużytkowanego folderu udostępnionego przez inną osobę spowoduje, że folder zostanie usunięty ze skrzynki pocztowej użytkownika w programie GroupWise. Ta operacja nie ma wpływu na pozostałych użytkowników. Jednak w przypadku, gdy to użytkownik udostępnił współużytkowany folder, taka operacja spowoduje także usunięcie folderu u wszystkich pozostałych użytkowników.

Zmienianie właściciela folderu współużytkowanego

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder współużytkowany, a następnie kliknij opcję Współużytkowanie.

  2. Kliknij opcję Zmiana właściciela.

  3. Wybierz użytkownika z listy uczestników lub wprowadź nazwę użytkownika, który ma być nowym właścicielem folderu współużytkowanego. Możesz również zmienić temat i wiadomość w powiadomieniu, a także wskazać, czy chcesz pozostać uczestnikiem.

    Gdy klikniesz opcję Wyślij, nowy właściciel otrzyma powiadomienie z monitem o zaakceptowanie własności folderu współużytkowanego. Do tematu wiadomości będzie dołączona nazwa folderu współużytkowanego.

Przejmowanie własności folderu współużytkowanego

Jeśli administrator usunie lub wyłączy dane logowania użytkownika folderu współużytkowanego albo je oznaczy jako nieważne, wszyscy uczestnicy powiązani z danym folderem współużytkowanym otrzymają powiadomienie o dostępności tego folderu. Każdy uczestnik folderu współużytkowanego może zostać nowym właścicielem, przejmując własność folderu.

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder współużytkowany, a następnie kliknij opcję Współużytkowanie.

  2. Kliknij opcję Przejmij własność.