25.2 Planlegge avtaler

Ved hjelp av avtaler kan du planlegge tidsblokker på en angitt dato eller et datoområde.

Du kan bruke funksjonen Finn ledig tidspunkt til å finne et tidspunkt der alle brukerne og ressursene du ønsker for en avtale, er ledige.

Når du utfører et søk etter ledig tidspunkt for brukere som er i en annen tidssone enn deg, vil GroupWise ta hensyn til tidsforskjellen. Hvis du for eksempel prøver å planlegge et møte med en kollega med en tidssone som er syv timer senere enn din egen, vil den kollegaens arbeidsdag være blokkert i søk etter ledig tidspunkt etter klokken 10:00 din tid.

Når du planlegger en avtale og inkluderer deg selv som deltaker, vil GroupWise automatisk godta avtalen for deg, så fremt det ikke er en annen avtale som den havner i konflikt med. Hvis det oppstår en konflikt, får du beskjed om dette. Dette skjer når du prøver å sende avtalen.

25.2.1 Planlegge en avtale for deg selv

Hvis du ikke er tilgjengelig for møter, kan du legge inn en personlig avtale for disse klokkeslettene. Når en annen bruker inkluderer deg i en avtale og kjører Søk etter ledig tidspunkt, kan brukeren se at du ikke er tilgjengelig på disse tidspunktene, men kan fremdeles planlegge over dine avtaler.

Personlige avtaler plasseres i kalenderen på datoen du angir. De plasseres ikke i postkassen din eller i andre brukeres postkasser. På samme måte lagres alle personlige avtaler i hovedkalenderen i GroupWise. Hvis du vil flytte dem til en personlige kalender, kan du dra og slippe dem til den personlige kalenderen etter at du har laget dem.

  1. På verktøylinjen klikker du pilen på Ny avtale-knappen, og klikk deretter Personlig avtale.

    eller

    I kalenderen åpner du en visning med en avtaleliste, klikker en dato, og dobbeltklikker et klokkeslett for datoen.

  2. (Valgfritt) Angi et emne og sted.

  3. Angi startdatoen.

    eller

    Klikk Dato-ikon for å angi en dato eller autodato for avtalen. Du finner flere opplysninger om hvordan du oppretter en gjentakende avtale under Planlegge gjentakende elementer.

    eller

    Merk Heldagshendelse hvis det er en heldagshendelse.

    Se Forstå heldagshendelser for mer informasjon om heldagshendelser.

  4. Angi et startklokkeslett og varighet. Varighet kan angis i minutter, timer eller dager.

  5. Angi hvordan du vil at avtalen skal vises, ved hjelp av menyen Vis som. Avtaler kan vises som Opptatt, Ledig, Ikke på kontoret eller Foreløpig.

  6. (Valgfritt) Skriv en melding.

    Du kan angi mange forskjellige alternativer, for eksempel gi denne avtalen høy prioritet og så videre, ved å klikke kategorien Alternativer.

  7. (Valgfritt) Angi en Vis avtale som-type ved å klikke Handlinger > Vis avtaler som, og deretter klikke en type.

  8. Klikk Legg inn på verktøylinjen.

25.2.2 Planlegge en avtale for flere personer

  1. Klikk Ny avtale på verktøylinjen.

  2. Skriv inn et brukernavn i feltet Til, og trykk Enter. Gjenta for flere brukere. Legg til eventuelle ressurs-IDer (for eksempel konferanserom) i Til-feltet. Om nødvendig klikker du +Kopi eller +Blindkopi for å legge til det ønskede feltet, og deretter skriver du inn brukernavn i Kopi- og Blindkopi-feltet.

    eller

    Hvis du vil velge brukernavn eller ressurser fra en liste, klikker du Adresse på verktøylinjen, dobbeltklikker hver bruker, og deretter klikker du OK.

    Navnet ditt blir automatisk satt inn i Til-feltet for avtalen. Når du sender avtalen, blir den automatisk satt inn i kalenderen din. Hvis du ikke vil bli inkludert i meldingen, sletter du navnet ditt fra Til-feltet.

    Hvis det er lagt til mer enn ett sted som en ressurs i en avtale, vises bare den første i Sted-feltet.

  3. (Betinget) Hvis et sted ikke er lagt til som en ressurs i Til-feltet, skriver du inn stedsbeskrivelsen i Sted-feltet.

  4. Angi startdatoen.

    eller

    Klikk Dato-ikon for å angi en dato eller autodato for avtalen. Du finner flere opplysninger om hvordan du oppretter en gjentakende avtale under Planlegge gjentakende elementer.

    eller

    Merk Heldagshendelse hvis det er en heldagshendelse.

    Se Forstå heldagshendelser for mer informasjon om heldagshendelser.

  5. Angi et startklokkeslett og varighet. Varighet kan angis i minutter, timer eller dager.

  6. Angi hvordan du vil at avtalen skal vises. Avtaler kan vises som Opptatt, Ledig, Ikke på kontoret eller Foreløpig.

    Mottakere i feltene Kopi og Blindkopi mottar avtalen som Ledig.

  7. Skriv et emne og en melding.

  8. Hvis du vil forsikre deg om at personene og ressursene er ledige for avtalen, kan du søke etter ledige tidspunkter ved å klikke Søk etter ledig tidspunkt på verktøylinjen. Du finner mer informasjon under Bruke Søk etter ledig tidspunkt for å kontrollere tilgjengelighet.

    Du kan angi mange forskjellige alternativer, for eksempel gi denne avtalen høy prioritet eller be om svar fra mottakerne, ved å klikke kategorien Sendealternativer.

  9. Klikk Send på verktøylinjen.

    Hvis avtalen er i konflikt med en avtale du allerede har i kalenderen din, kan du velge å gå videre med avtalen som den står, eller å endre den.

25.2.3 Bruke Søk etter ledig tidspunkt for å kontrollere tilgjengelighet

Bruk Finn ledig tidspunkt til å finne et tidspunkt når alle personene og ressursene du vil planlegge et møte for er tilgjengelige.

Finne ledige tidspunkter

  1. I en avtale du oppretter, angir du brukernavn og ressurs-IDer i Til-feltet.

  2. Angi den første mulige dagen for møtet i feltet Startdato.

  3. Angi møtets varighet.

  4. Klikk Søk etter ledig tidspunkt på verktøylinjen.

    Symbolforklaringen nederst i dialogboksen Søk etter ledig tidspunkt forklarer de forskjellige Vis avtale som-kombinasjonene i rutenettet.

    Hvis Ikon for informasjon for Søk etter ledig tidspunkt vises til venstre for brukernavnet eller ressursen, kan du klikke et planlagt klokkeslett ved siden av brukernavnet eller ressursen på fanen Individuelle tidsplaner for å vise mer informasjon om avtalen i boksen nedenfor. Brukeren eller ressurseieren må gi deg leserettigheter for avtaler i tilgangslisten før ikonet Ikon for informasjon for Søk etter ledig tidspunkt vises. Se Gi stedfortrederrettigheter som postkasseeier.

    Hvis du vil utelukke et brukernavn eller en ressurs fra søket uten å slette navnet/ressursen, klikker du på fanen Tilgjengelige tidspunkter, og deretter klikker du på avmerkingsboksen ved siden av brukeren eller ressursen du vil utelukke. Å ekskludere en person eller ressurs fra søket er nyttig hvis en bruker (for eksempel en kopimottaker) skal innkalles til et møte, men ikke nødvendigvis må delta. Hvis du vil inkludere et bruker- eller ressursnavn som er ekskludert, klikker du avkrysningsboksen ved siden av brukeren eller ressursen du vil velge.

  5. Klikk Autovalg for å velge det første tilgjengelige møtet, og klikk OK for å overføre brukerne, ressursene og valgt tidspunkt og varighet til avtalen du planlegger.

    eller

    Klikk Autovalg til ønsket tidspunkt vises, og klikk deretter OK for å overføre brukerne, ressursene og valgt tidspunkt og varighet til avtalen du planlegger.

    eller

    Klikk fanen Tilgjengelige tidspunkter hvis du vil se på mulige møtetidspunkter, klikk et tidspunkt for å velge det, og klikk OK for å overføre brukerne, ressursene og valgt tidspunkt og varighet tilbake til avtalen du planlegger.

  6. Hvis du vil fjerne en bruker eller ressurs fra listen Innkall til møte, klikker du fanen Tilgjengelige tidspunkter, klikker brukernavnet eller ressursen som skal fjernes, trykker Slett, og deretter klikker du Ja.

    Dette er nyttig hvis du vil inkludere flere konferanserom i søket for å finne et som er tilgjengelig, og deretter eliminere rommene du ikke vil ha.

  7. Fullfør og send avtalen.

    Hvis du vil kjøre Søk etter ledig tidspunkt før du åpner en avtale, klikker du Verktøy > Søk etter ledig tidspunkt. Angi informasjonen i dialogboksen Søk etter ledig tidspunkt, og klikk OK for å starte søket. Når du finner et tidspunkt du vil bruke til et møte, klikker du Be om møte for å overføre informasjonen til en ny møtevisning før du fullfører avtalen.

    Du kan endre søkeområdet for en avtale ved å planlegge avtalen ved hjelp av Verktøy > Søk etter ledig tidspunkt, og endre tallet i feltet Antall dager det skal søkes i.

    Dette kan være nyttig når du planlegger regelmessige avtaler eller avtaler med andre brukere og du vil se brukernes timeplan lenger fremover enn de vanlige sju dagene.

Endre alternativer for Søk etter ledig tidspunkt

Du kan endre søkeområdet, tidspunktet og standard dager for alle avtaler i fanen Søk etter ledig tidspunkt under alternativene for dato og tidspunkt.

  1. Klikk Verktøy > Alternativer, dobbeltklikk Kalender, og klikk fanen Søk etter ledig tidspunkt.

  2. Endre alternativene du vil bruke.

    Alternativer inkluderer serie datoer eller spesifikke dager du kan søke blant.

  3. Klikk OK.

25.2.4 Forstå heldagshendelser

Når du oppretter en avtale i GroupWise, kan du velge å gjøre avtalen til en heldagshendelse ved å merke av for Heldagshendelse ved siden av klokkeslettfeltet.

Du kan angi hvordan avtalen skal vises, ved å klikke på tilgjengelighetsknappen under Heldagshendelse-feltet. Avtaler kan vises som Opptatt, Ledig, Ikke på kontoret eller Foreløpig. I motsetning til vanlige avtaler, blir alle mottakere av heldagsavtaler som standard angitt som ledige. Det er fordi meldinger om heldagshendelser ofte er beregnet som ren informasjon til mottakerne. Du kan for eksempel sende ut en heldagshendelse for å informere kollegene om at du ikke er på kontoret. I så fall vil ikke kollegene som mottar hendelse, vises som opptatt på den datoen hendelsen er registrert på.

Endre hvordan Heldagshendelser vises

Du kan endre måten heldagshendelser godtas i kalenderen på ved hjelp av Alternativer-menyen.

  1. Klikk Verktøy > Alternativer, dobbeltklikk Kalender, og klikk fanen Generelt.

  2. I området Godta alternativer klikker du rullegardinmenyen som finnes under Godta heldagshendelser jeg sender til meg selv som, og deretter velger du det ønskede alternativet.

  3. Klikk OK.

Når du sender en heldagshendelse til mottakerne, vises tidspunktet som standard som Ledig. Avsenderen kan velge om hendelsen skal vises som Opptatt i mottakernes kalendere, men det må gjøres hver gang en heldagshendelse sendes.

25.2.5 Tidsangivelse

Når du planlegger avtaler og andre elementer, kan du bli bedt om å angi et tidspunkt. I de fleste tilfeller kan du velge å angi tidspunktet ved å skrive det direkte inn i et felt eller angi det i tidsangivelsesfeltet. Klikk ikonet for tidsangivelse for å åpne tidsangivelsesvinduet.

Bruk den grønne pilen til å velge et starttidspunkt, og den røde til å velge et sluttidspunkt. Tidspunktene som er angitt for øyeblikket, vises på høyre side av skjermen. Du kan bruke intervaller helt ned i 15 minutter.

Hvis riktig varighet allerede er angitt, kan du flytte det ved å dra det merkede området opp eller ned.

Det finnes et alternativ for tidssone slik at du kan angi tidssone for hendelsen. Hvis du vil ha mer informasjon om tidssoner, kan du se Angi en tidssone for en avtale.

25.2.6 Angi en tidssone for en avtale

Funksjonelle endringer i 18.3.1 og senere

Når du velger en tidssone når du lager en avtale, justeres avtalen så den planlegges på det tidspunktet du angir i den valgte tidssonen. Hvis du for eksempel planlegger en avtale klokken 16.30 Eastern-tid i USA, og du er i Pacific-tidssonen, vises den på din kalender som kl. 13.30 PDT.

Tidssonen vises nå også i avtaleoverskriften ved siden av starttidspunktet om vist nedenfor:

Funksjon før 18.3.1

Med Tidssone-funksjonen kan du planlegge et møte for mottakere i forskjellige tidssoner som skal møtes på samme sted.

Vanligvis vil GroupWise automatisk justere møtetidspunkter basert på mottakernes tidssoner. Et møte som for eksempel er planlagt til kl. 10.00 av en bruker i Utah, vises som kl. 09.00 for en mottaker i California og kl. 12.00 for en bruker i New York, fordi brukerne befinner seg i forskjellige tidssoner. Fordi GroupWise justerer tidspunktet, kan alle brukere som er med på en telefonkonferanse, ringe inn samtidig selv om lokale klokkeslett er forskjellige.

Bruk Tidssone-funksjonen hvis du ikke vil at GroupWise skal justere til mottakernes lokale tidssoner. Hvis du for eksempel er i Saskatchewan-tidssonen og inkluderer brukere fra Mountain Time-tidssonen (USA og Canada) i avtalen, bruker du Tidssone-funksjonen hvis disse brukerne reiser til Saskatchewan i forbindelse med avtalen. Tidssone-funksjonen sikrer at avtalen i brukernes kalendere og postkasser viser riktig Saskatchewan-klokkeslett.

  1. Åpne og opprett en ny avtale.

  2. Klikk Handlinger > Velg tidssone > klikk nedtrekkslisten Tidssone og velg tidssonen for avtalestedet. Klikk deretter OK.

  3. Klikk Send på verktøylinjen.

Når brukerne mottar avtalen, ser de en klokkeslettkommentar etter emnet når de ser avtalen i postkassen. Hvis for eksempel emnet for møtet er "Salgskonferanse" og tidssonen er Saskatchewan, vil brukerne se et emne og en kommentar som denne: Salgskonferanse (Saskatchewan). I brukernes kalender er stedet satt inn som en kommentar i tidssonen, i stedet for i emnet.

25.2.7 Avlyse en avtale

Du kan annullere en avtale hvis du har planlagt den eller har de nødvendige stedfortrederrettighetene til planleggerens postkasse.

  1. I kalenderen høyreklikker du avtalen du vil annullere, og klikk deretter Slett.

  2. Velg Slett dette elementet fra alle andre mottakeres postkasser for å fjerne det fra andre brukeres postkasser. La dette alternativet være umerket hvis du bare vil slette elementet fra din egen postkasse.

  3. (Valgfritt) Skriv inn en melding som forklarer avlysningen.

  4. Klikk deretter OK.

En melding om avlysningen av møtet sendes til alle brukere som avtalen ble sendt til, og avtalen fjernes fra brukernes kalendere. Brukere som hadde fått avtalen delegert til seg, mottar ikke noen melding om avlysning, men avtalen fjernes fra kalenderne deres.

25.2.8 Avlyse en regelmessig avtale

Du kan avlyse en regelmessig avtale hvis du har planlagt den eller har de nødvendige stedfortrederrettighetene til planleggerens postkasse.

  1. Høyreklikk avtalen du vil avlyse, i kalenderen, og klikk deretter Slett.

  2. Velg Slett dette elementet fra alle andre mottakeres postkasser.

  3. (Valgfritt) Skriv inn en melding som forklarer avlysningen.

  4. Klikk OK.

  5. Klikk Denne forekomsten, Alle forekomster eller Inntil videre fra denne forekomsten.

En melding om avlysningen av møtet sendes til alle brukere som avtalen ble sendt til, og avtalen fjernes fra brukernes kalendere. Brukere som hadde fått avtalen delegert til seg, mottar ikke noen melding om avlysning, men avtalen fjernes fra kalenderen deres.

25.2.9 Endre en avtale

Når en avtale endres, vises endringene ganske enkelt i mottakernes avtaler. Det sendes ingen meldinger til brukernes postkasser. Den endrede avtalen vises med fet skrift, og et varselflagg inne i avtalen viser brukerne hvilken del av avtalen som er endret. Brukerne blir ikke bedt om å godta avtalen på nytt.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du endrer en avtale og andre e-postelementer, kan du se Redigere sendte avtaler, oppgaver og påminnelser.

Hvis du vil flytte en avtale til et nytt klokkeslett på samme dag, åpner du kalenderen og drar avtalen til det nye klokkeslettet.

25.2.10 Kopiere en avtale

Som med andre typer e-postelementer kan du kopiere en eksisterende avtale når du vil opprette en ny avtale. Du finner mer informasjon under Lage kopi av sendt e-post.