26.2 Planlegge avtaler

Ved hjelp av avtaler kan du planlegge tidsblokker på en angitt dato eller et datoområde.

Du kan bruke funksjonen Finn ledig tidspunkt til å finne et tidspunkt der alle brukerne og ressursene du ønsker for en avtale, er ledige.

Når du utfører et søk etter ledig tidspunkt for brukere som er i en annen tidssone enn deg, vil GroupWise ta hensyn til tidsforskjellen. Hvis du for eksempel prøver å planlegge et møte med en kollega med en tidssone som er syv timer senere enn din egen, vil den kollegaens arbeidsdag være blokkert i søk etter ledig tidspunkt etter klokken 10:00 din tid.

Når du planlegger en avtale og inkluderer deg selv som deltaker, vil GroupWise automatisk godta avtalen for deg, så fremt det ikke er en annen avtale som den havner i konflikt med. Hvis det oppstår en konflikt, får du beskjed om dette. Dette skjer når du prøver å sende avtalen.

26.2.1 Planlegge en avtale for deg selv

Hvis du ikke er tilgjengelig for møter, kan du legge inn en personlig avtale for disse klokkeslettene. Når en annen bruker inkluderer deg i en avtale og kjører Søk etter ledig tidspunkt, kan brukeren se at du ikke er tilgjengelig på disse tidspunktene, men kan fremdeles planlegge over dine avtaler.

Personlige avtaler plasseres i kalenderen på datoen du angir. De plasseres ikke i postkassen din eller i andre brukeres postkasser. På samme måte lagres alle personlige avtaler i hovedkalenderen i GroupWise. Hvis du vil flytte dem til en personlige kalender, kan du dra og slippe dem til den personlige kalenderen etter at du har laget dem.

  1. Klikk på pilen på Ny avtale-knappen på verktøylinjen, og klikk deretter på Personlig avtale.

    eller

    Åpne en visning med en avtaleliste i kalenderen, klikk på en dato, og dobbeltklikk på et klokkeslett for datoen.

  2. (Valgfritt) Angi et emne og sted.

  3. Angi startdatoen.

    eller

    Klikk Dato-ikon for å angi en dato eller autodato for avtalen. Du finner flere opplysninger om hvordan du oppretter en gjentakende avtale under Planlegge gjentakende elementer.

    eller

    Merk Heldagshendelse hvis det er en heldagshendelse.

    Se Forstå heldagshendelser for mer informasjon om heldagshendelser.

  4. Angi et startklokkeslett og varighet. Varighet kan angis i minutter, timer eller dager.

  5. Angi hvordan du vil at avtalen skal vises, ved hjelp av menyen Vis som. Avtaler kan vises som Opptatt, Ledig, Ikke på kontoret eller Foreløpig.

  6. (Valgfritt) Hvis du må reise til avtalen din, kan du planlegge reisetid også. For å planlegge reisetid klikker du på reisetidikonet Dato-ikon. Se Planlegge reisetid for mer informasjon.

  7. (Valgfritt) Skriv en melding.

    Du kan angi mange forskjellige alternativer, for eksempel gi denne avtalen høy prioritet og så videre, ved å klikke kategorien Alternativer.

  8. (Valgfritt) Angi en Vis avtale som-type ved å klikke på Handlinger > Vis avtaler som, og deretter klikke på en type.

  9. Klikk Legg inn på verktøylinjen.

26.2.2 Planlegge en avtale for flere personer

Når du planlegger en avtale for to eller flere personer, er det flere alternativer å vurdere når du oppretter avtalen. For eksempel:

  • Forventede deltakere i motsetning til valgfrie deltakere

  • Hvordan elementet vil se ut på kalenderen (ledig, opptatt osv.)

  • Vil du planlegge reisetid?

  • Planlegger du en ressurs eller legger til en ressurssamling for å automatisere valget av ressursen?

Slik planlegger du en avtale for to eller flere personer:

  1. Klikk på Ny avtale på verktøylinjen.

  2. Skriv inn et brukernavn i Til-feltet, og trykk deretter på Enter. Gjenta for flere brukere. Legg til eventuelle ressurser eller ressurssamlings-ID-er (for eksempel konferanserom) i Til-feltet. Om nødvendig klikker du +Kopi eller +Blindkopi for å legge til det ønskede feltet, og deretter skriver du inn brukernavn i Kopi- og Blindkopi-feltet.

    eller

    Du kan velge brukernavn eller ressurser fra en liste ved å klikke på Adresse på verktøylinjen, dobbeltklikke på hver bruker og deretter klikke på OK.

    Navnet ditt blir automatisk satt inn i Til-feltet for avtalen. Når du sender avtalen, blir den automatisk satt inn i kalenderen din. Hvis du ikke vil bli inkludert i meldingen, sletter du navnet ditt fra Til-feltet.

    Hvis det er lagt til mer enn ett sted som en ressurs i en avtale, vises bare den første i Sted-feltet.

  3. (Betinget) Hvis et sted ikke er lagt til som en ressurs i Til-feltet, skriver du inn stedsbeskrivelsen i Sted-feltet.

  4. Angi startdatoen.

    eller

    Klikk Dato-ikon for å angi en dato eller autodato for avtalen. Du finner flere opplysninger om hvordan du oppretter en gjentakende avtale under Planlegge gjentakende elementer.

    eller

    Merk Heldagshendelse hvis det er en heldagshendelse.

    Se Forstå heldagshendelser for mer informasjon om heldagshendelser.

  5. Angi et startklokkeslett og varighet. Varighet kan angis i minutter, timer eller dager.

  6. Angi hvordan du vil at avtalen skal vises. Avtaler kan vises som Opptatt, Ledig, Ikke på kontoret eller Foreløpig.

    Mottakere i feltene Kopi og Blindkopi mottar avtalen som Ledig.

  7. (Valgfritt) Hvis du må reise til avtalen din, kan du planlegge reisetid også. For å planlegge reisetid klikker du på reisetidikonet Dato-ikon. Se Planlegge reisetid for mer informasjon.

  8. Skriv et emne og en melding.

  9. Hvis du vil forsikre deg om at personene og ressursene er ledige for avtalen, kan du søke etter ledige tidspunkter ved å klikke Søk etter ledig tidspunkt på verktøylinjen. Du finner mer informasjon under Bruke Søk etter ledig tidspunkt for å kontrollere tilgjengelighet.

    Du kan angi mange forskjellige alternativer, for eksempel gi denne avtalen høy prioritet eller be om svar fra mottakerne, ved å klikke kategorien Sendealternativer.

  10. Klikk Send på verktøylinjen.

    Hvis avtalen er i konflikt med en avtale du allerede har i kalenderen din, kan du velge å gå videre med avtalen som den står, eller å endre den.

26.2.3 Bruke Søk etter ledig tidspunkt for å kontrollere tilgjengelighet

Bruk Finn ledig tidspunkt til å finne et tidspunkt når alle personene og ressursene du vil planlegge et møte for er tilgjengelige.

Finne ledige tidspunkter

Slik utfører du søk etter ledig tidspunkt:

  1. I en avtale du oppretter, angir du brukernavn og ressurs-IDer i Til-feltet.

  2. Angi den første mulige dagen for møtet i feltet Startdato.

  3. Angi møtets varighet.

  4. Klikk Søk etter ledig tidspunkt på verktøylinjen.

    Symbolforklaringen nederst i dialogboksen Søk etter ledig tidspunkt forklarer de forskjellige Vis avtale som-kombinasjonene i rutenettet.

    Hvis Ikon for informasjon for Søk etter ledig tidspunkt vises til venstre for brukernavnet eller ressursen, kan du klikke et planlagt klokkeslett ved siden av brukernavnet eller ressursen på fanen Individuelle tidsplaner for å vise mer informasjon om avtalen i boksen nedenfor. Brukeren eller ressurseieren må gi deg leserettigheter for avtaler i tilgangslisten før ikonet Ikon for informasjon for Søk etter ledig tidspunkt vises. Se Gi stedfortrederrettigheter som postkasseeier.

    Hvis du vil utelukke et brukernavn eller en ressurs fra søket uten å slette navnet/ressursen, klikker du på fanen Tilgjengelige tidspunkter, og klikker deretter på avmerkingsboksen ved siden av brukeren eller ressursen for å velge det bort. Å ekskludere en person eller ressurs fra søket er nyttig hvis en bruker (for eksempel en kopimottaker) skal innkalles til et møte, men ikke nødvendigvis må delta. Hvis du vil inkludere et bruker- eller ressursnavn som er ekskludert, klikker du avkrysningsboksen ved siden av brukeren eller ressursen du vil velge.

  5. Klikk på Autovalg for å velge det første tilgjengelige møtet, og klikk deretter på OK for å overføre brukerne, ressursene og valgt tidspunkt og varighet til avtalen du planlegger.

    eller

    Klikk på Autovalg til ønsket tidspunkt vises, og klikk deretter på OK for å overføre brukerne, ressursene og valgt tidspunkt og varighet til avtalen du planlegger.

    eller

    Klikk på fanen Tilgjengelige tidspunkter for å se mulige møtetidspunkter, klikk på et tidspunkt for å velge det, og klikk deretter på OK for å overføre brukerne, ressursene og valgt tidspunkt og varighet tilbake til avtalen du planlegger.

  6. Hvis du vil fjerne en bruker eller ressurs fra listen Innkall til møte etter søket, klikker du på fanen Tilgjengelige tidspunkter, klikker på brukernavnet eller ressursen som skal fjernes, trykker på Slett, og klikker deretter på Ja.

    Dette er nyttig hvis du vil inkludere flere konferanserom i søket for å finne et som er tilgjengelig, og deretter eliminere rommene du ikke vil ha.

  7. Fullfør og send avtalen.

    Hvis du vil kjøre Søk etter ledig tidspunkt før du åpner en avtale, klikker du Verktøy > Søk etter ledig tidspunkt. Angi informasjonen i dialogboksen Søk etter ledig tidspunkt, og klikk deretter på OK for å starte søket. Når du finner et tidspunkt du vil bruke til et møte, klikker du på Be om møte for å overføre informasjonen til en ny møtevisning før du fullfører avtalen.

    Du kan endre søkeområdet for en avtale ved å planlegge avtalen ved hjelp av Verktøy > Søk etter ledig tidspunkt, og endre tallet i feltet Antall dager det skal søkes i.

    Dette kan være nyttig når du planlegger regelmessige avtaler eller avtaler med andre brukere og du vil se brukernes timeplan lenger fremover enn de vanlige sju dagene.

Endre alternativer for Søk etter ledig tidspunkt

Du kan endre søkeområdet, tidspunktet og standard dager for alle avtaler i fanen Søk etter ledig tidspunkt under alternativene for dato og tidspunkt.

  1. Klikk på Verktøy > Alternativer, dobbeltklikk på Kalender, og klikk deretter på fanen Søk etter ledig tidspunkt.

  2. Endre alternativene du vil bruke.

    Alternativer inkluderer serie datoer eller spesifikke dager du kan søke blant.

    Hvis du

  3. Klikk på OK.

Søk etter ledig tidspunkt og Ressurssamlinger

Fra og med GroupWise 18.5 er funksjonen Søk etter ledig tidspunkt automatisert til å velge den første tilgjengelige ressursen i ressurssamlingslisten hvis du velger en ressurssamling for å planlegge en ressurs når du oppretter en avtale. Den valgte ressursen vil vises i parentes ved siden av ressurssamlingen i avtalevinduet før du i det hele tatt sender avtalen.

Hvis du heller vil bruke en annen ressurs i ressurssamlingen, kan du klikke på Søk etter ledig tidspunkt i avtalevinduet og manuelt endre ressursen til en annen ved å utvide Ikon for informasjon for Søk etter ledig tidspunkt ressurssamlingen i Individuelle tidsplaner-fanen og velge en annen tilgjengelig ressurs i listen.

26.2.4 Planlegge reisetid

Hvis du må reise for å delta på en avtale eller et møte som er planlagt i kalenderen, enten personlig eller for flere personer, kan du aktivere reisetidfunksjonen når du oppretter eller redigerer avtalen. Denne funksjonen inkluderer reisetid både før og etter møtet, som vises på hver side av avtalen på kalenderen.

Selv om denne funksjonen kun vises på den personlige kalenderen, vil tiden du tildeler på kalenderen, vises som Opptatt som standard for andre som også er inkludert i møtet. Du kan imidlertid endre reisetiden til å vises som Ledig eller Foreløpig, hvis ønskelig.

Hvis du vil inkludere reisetid for et møte eller en avtale som du planlegger, eller for et møte som allerede er i kalenderen (enten det er planlagt av deg eller noen andre), gjør følgende:

  1. Start en ny avtale eller dobbeltklikk på en eksisterende avtale på kalenderen.

  2. Klikk på reisetidikonet Ikon for informasjon for Søk etter ledig tidspunkt i avtalevinduet.

  3. Konfigurer reisetidvarighet i dialogboksen Angitt reisetid.

    Konfigurasjonen oppretter varigheten som er angitt for både før og etter reise som standard. Hvis varigheten må være annerledes for de to, deaktiverer du at innstillingen for dem er lik, og du vil bli presentert med innstillinger for både Før og Etter.

  4. Klikk på OK.

Avbryte reisetid

Du kan avbryte reisetid på samme måte som du kan avbryte vanlige avtaler. Hvis du kansellerer avtalen reisetiden var planlagt for, fjerner det også begge reisetidelementene som er tilknyttet denne.

For å enkelt avbryte både Før- og Etter-reisetidelementer i samme forekomst og la den overordnede avtalen være intakt klikker du på reiseikonet på den overordnede avtalen og angir varigheten for både Før og Etter-tidspunktene til null. Du kan bruke samme metode for å fjerne den ene eller den andre, Før eller Etter.

Forstå reisetid

Denne funksjonen har som hensikt å blokkere tiden på kalenderen når du ikke er tilgjengelig, noe som kan omfatte møteforberedelser eller andre årsaker. Bestemte virkemåter for denne funksjonen som ikke er beskrevet ovenfor, er angitt nedenfor:

  • GroupWise Web: Forberedelses-/reisetid som opprettes i GroupWise-klienten vil vises som alle andre avtaler på GroupWise Web-kalenderen uten det identifiserende ikonet Ikon for informasjon for Søk etter ledig tidspunkt som brukes i GroupWise-klienten.

  • Alarmer: Faner for før og etter reisetid er nå inkludert i dialogboksen Alarm for den overordnede avtalen. Se Stille inn en alarm for et kalenderelement for mer informasjon.

  • Planleggingskonflikt: Siden reisetidelementer vises som Opptatt som standard, genererer de en planleggingskonflikt hvis du allerede har en avtale i kalenderen som overlapper dette tidspunktet. Du kan løse konflikter på samme måte som en annen avtale.

26.2.5 Forstå heldagshendelser

Når du oppretter en avtale i GroupWise, kan du velge å gjøre avtalen til en heldagshendelse ved å merke av for Heldagshendelse ved siden av klokkeslettfeltet.

Du kan angi hvordan avtalen skal vises, ved å klikke på tilgjengelighetsknappen under Heldagshendelse-feltet. Avtaler kan vises som Opptatt, Ledig, Ikke på kontoret eller Foreløpig. I motsetning til vanlige avtaler, blir alle mottakere av heldagsavtaler som standard angitt som ledige. Det er fordi meldinger om heldagshendelser ofte er beregnet som ren informasjon til mottakerne. Du kan for eksempel sende ut en heldagshendelse for å informere kollegene om at du ikke er på kontoret. I så fall vil ikke kollegene som mottar hendelse, vises som opptatt på den datoen hendelsen er registrert på.

Endre hvordan Heldagshendelser vises

Du kan endre måten heldagshendelser godtas i kalenderen på ved hjelp av Alternativer-menyen.

  1. Klikk på Verktøy > Alternativer, dobbeltklikk på Kalender, og klikk deretter på Generelt-fanen.

  2. Klikk på rullegardinmenyen som finnes under Godta heldagshendelser jeg sender til meg selv som, i Godta alternativer-området, og velg deretter det ønskede alternativet.

  3. Klikk på OK.

Når du sender en heldagshendelse til mottakerne, vises tidspunktet som standard som Ledig. Avsenderen kan velge om hendelsen skal vises som Opptatt i mottakernes kalendere, men det må gjøres hver gang en heldagshendelse sendes.

26.2.6 Tidsangivelse

Når du planlegger avtaler og andre elementer, kan du bli bedt om å angi et tidspunkt. I de fleste tilfeller kan du velge å angi tidspunktet ved å skrive det direkte inn i et felt eller angi det i tidsangivelsesfeltet. Klikk ikonet for tidsangivelse for å åpne tidsangivelsesvinduet.

Bruk den grønne pilen til å velge et starttidspunkt, og den røde til å velge et sluttidspunkt. Tidspunktene som er angitt for øyeblikket, vises på høyre side av skjermen. Du kan bruke intervaller helt ned i 15 minutter.

Hvis riktig varighet allerede er angitt, kan du flytte det ved å dra det merkede området opp eller ned.

Det finnes et alternativ for tidssone slik at du kan angi tidssone for hendelsen. Hvis du vil ha mer informasjon om tidssoner, kan du se Angi en tidssone for en avtale.

26.2.7 Angi en tidssone for en avtale

MERK:Denne delen inneholder informasjon som er versjonsspesifikk.

Funksjonelle endringer i 18.3.1 og senere

Når du velger en tidssone når du lager en avtale, justeres avtalen så den planlegges på det tidspunktet du angir i den valgte tidssonen. Hvis du for eksempel planlegger en avtale klokken 16.30 Eastern-tid i USA, og du er i Pacific-tidssonen, vises den på din kalender som kl. 13.30 PDT.

Tidssonen vises nå også i avtaleoverskriften ved siden av starttidspunktet om vist nedenfor:

Funksjon før 18.3.1

Med Tidssone-funksjonen kan du planlegge et møte for mottakere i forskjellige tidssoner som skal møtes på samme sted.

Vanligvis vil GroupWise automatisk justere møtetidspunkter basert på mottakernes tidssoner. Et møte som for eksempel er planlagt til kl. 10.00 av en bruker i Utah, vises som kl. 09.00 for en mottaker i California og kl. 12.00 for en bruker i New York, fordi brukerne befinner seg i forskjellige tidssoner. Fordi GroupWise justerer tidspunktet, kan alle brukere som er med på en telefonkonferanse, ringe inn samtidig selv om lokale klokkeslett er forskjellige.

Bruk Tidssone-funksjonen hvis du ikke vil at GroupWise skal justere til mottakernes lokale tidssoner. Hvis du for eksempel er i Saskatchewan-tidssonen og inkluderer brukere fra Mountain Time-tidssonen (USA og Canada) i avtalen, bruker du Tidssone-funksjonen hvis disse brukerne reiser til Saskatchewan i forbindelse med avtalen. Tidssone-funksjonen sikrer at avtalen i brukernes kalendere og postkasser viser riktig Saskatchewan-klokkeslett.

  1. Åpne og opprett en ny avtale.

  2. Klikk på Handlinger > Velg tidssone, klikk på rullegardinlisten for Tidssone, og velg tidssonen for avtalestedet, og klikk deretter på OK.

  3. Klikk Send på verktøylinjen.

Når brukerne mottar avtalen, ser de en klokkeslettkommentar etter emnet når de ser avtalen i postkassen. Hvis for eksempel emnet for møtet er "Salgskonferanse" og tidssonen er Saskatchewan, vil brukerne se et emne og en kommentar som denne: Salgskonferanse (Saskatchewan). I brukernes kalender er stedet satt inn som en kommentar i tidssonen, i stedet for i emnet.

26.2.8 Avlyse en avtale

Du kan annullere en avtale hvis du har planlagt den eller har de nødvendige stedfortrederrettighetene til planleggerens postkasse.

  1. Høyreklikk på avtalen du vil kansellere i kalenderen, og klikk deretter på Slett.

  2. Velg Slett dette elementet fra alle andre mottakeres postkasser for å fjerne det fra andre brukeres postkasser. La dette alternativet være umerket hvis du bare vil slette elementet fra din egen postkasse.

  3. (Valgfritt) Skriv inn en melding som forklarer avlysningen.

  4. Klikk deretter OK.

En melding om avlysningen av møtet sendes til alle brukere som avtalen ble sendt til, og avtalen fjernes fra brukernes kalendere. Brukere som hadde fått avtalen delegert til seg, mottar ikke noen melding om avlysning, men avtalen fjernes fra kalenderne deres.

26.2.9 Avlyse en regelmessig avtale

Du kan avlyse en regelmessig avtale hvis du har planlagt den eller har de nødvendige stedfortrederrettighetene til planleggerens postkasse.

  1. Høyreklikk på den regelmessige avtalen du vil kansellere i kalenderen, og klikk deretter på Slett.

  2. Velg Slett dette elementet fra alle andre mottakeres postkasser.

  3. (Valgfritt) Skriv inn en melding som forklarer avlysningen.

  4. Klikk på OK.

  5. Klikk Denne forekomsten, Alle forekomster eller Inntil videre fra denne forekomsten.

En melding om avlysningen av møtet sendes til alle brukere som avtalen ble sendt til, og avtalen fjernes fra brukernes kalendere. Brukere som hadde fått avtalen delegert til seg, mottar ikke noen melding om avlysning, men avtalen fjernes fra kalenderen deres.

26.2.10 Endre en avtale

Når en avtale endres, vises endringene ganske enkelt i mottakernes avtaler. Det sendes ingen meldinger til brukernes postkasser. Den endrede avtalen vises med fet skrift, og et varselflagg inne i avtalen viser brukerne hvilken del av avtalen som er endret. Brukerne blir ikke bedt om å godta avtalen på nytt.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du endrer en avtale og andre e-postelementer, kan du se Redigere sendte avtaler, oppgaver og påminnelser.

Hvis du vil flytte en avtale til et nytt klokkeslett på samme dag, åpner du kalenderen og drar avtalen til det nye klokkeslettet.

26.2.11 Kopiere en avtale

Som med andre typer e-postelementer kan du kopiere en eksisterende avtale når du vil opprette en ny avtale. Du finner mer informasjon under Lage kopi av sendt e-post.