46.2 Administrere kontakter

Alle kontaktene i en Kontakter-mappe er merket med Person-ikonet Kontakt-ikon. Når du dobbeltklikker en kontakt, vises visningen for kontaktelement.

46.2.1 Legge til en kontakt

Når du legger til en kontakt i en Kontakter-mappe, legges den til i den tilsvarende adresseboken.

  1. Velg Kontakter-mappen der du vil legge til kontakten, i mappelisten.

  2. Klikk Ny kontakt på verktøylinjen.

  3. I feltet Fullt navn angir du kontaktens fulle navn.

  4. I feltet Vis som angir du navnet du vil bruke for kontakten.

    Informasjonen i feltet Vis som vises i kontaktlisten.

  5. (Valgfritt) Angi eventuell annen informasjon du vil registrere om kontakten.

    Kontakt: Bruk denne siden til å angi kontaktens navn, flere e-postadresser, flere telefonnumre og flere direktemeldings-ID-er.

    Klikk nedtrekkslisten Vis som for å velge hvordan du vil at navnet skal vises i navnefullføring. Du kan velge Etternavn, Fornavn, Fornavn Etternavn, eller så kan du skrive inn visningsnavnet du ønsker. Når du vil adressere et element til denne kontakten, skriver du visningsnavnet i et av elementets adressefelter (Til, Kopi eller Blindkopi).

    Hvis du fyller ut Firma-feltet med et navn du har opprettet for organisasjonen, blir organisasjonens informasjon automatisk hentet fram i de aktuelle feltene for den nye kontakten.

    Hvis du klikker Send E-post på Kontakt-siden, åpnes en ny postvisning, adressert til denne kontakten.

    Hvis du klikker Øyeblikkelig melding, åpnes produktet for øyeblikkelige meldinger, og en samtale innledes med denne kontakten. Hvis knappen Øyeblikkelig melding er nedtonet, er ingen kompatible produkter for øyeblikkelige meldinger installert.

    Du kan angi flere telefonnumre. Du kan velge primærtelefonnummeret ved å klikke på Person-ikonet ved siden av telefonnummeret du vil angi som primærnummeret og deretter klikke på Angi som primær.

    Du kan legge til eller bytte ut et bilde for en kontakt ved å klikke på bildeområdet øverst til venstre i fanen Kontakt. Bla deg frem til å velg bildet du vil at skal representere kontakten. I GroupWise kan du bruke bildefiler i flere formater, for eksempel JPG, GIF, PNG, BMP og TIF. Bildene konverteres til JPG-format med maksimal høyde på 64 piksler.

    Detaljer: Bruk denne siden til å angi kontaktens yrke, avdeling, plassering, leder, assistent, fødselsdag, merkedag, ektefelle, barn, hobbyer og eventuelle Internett-adresser tilknyttet kontakten.

    Når du skal angi en fødselsdag og merkedag, velger du måneden, datoen og årstallet i de aktuelle rullegardinlistene. Når du skal vise fødselsdagen eller merkedagen i en ukekalendervisning, klikker du Kalender-ikonet.

    Når det er merket av i boksen ved siden av datoen, vises fødselsdags- eller merkedagsinformasjonen på siden Sammendrag og i kolonnen Fødselsdag hvis du har lagt til en i en adressebok. Når du merker av i avmerkingsboksen, legges også fødselsdagen eller merkedagen til i kalenderen som en personlig heldagshendelse. Hvis du opphever merkingen av avkrysningsboksen, er fødselsdagsinformasjonen bare tilgjengelig på siden Personlig.

    Hvis du vil angi en Internett-adresse for informasjon om kontaktens kontor, personlig informasjon eller informasjon om ledige og opptatte tidspunkt, angir du adressen i de aktuelle feltene. Klikk en webområde-knapp for å starte en nettleser og gå til webområdet.

    Adresse: Bruk denne siden til å angi kontaktens kontoradresse, hjemmeadresse og andre adresser. Når du skal angi standard e-postadresse, velger du Angi som e-postadresse.

    Avansert: Bruk denne siden til å vise, legge til og redigere brukerdefinerte felter. Alle system- og brukerdefinerte felter vises. Du finner mer informasjon under Definere tilpassede felt i en personlig adressebok. Klikk Administrer sertifikater på denne siden for å vise eller fjerne sikkerhetssertifikater du har mottatt fra denne kontakten, endre påliteligheten til sertifikatene, redigere sertifikategenskaper og importere og eksportere sertifikater. Se Vise mottatte sikkerhetssertifikater og endre pålitelighet for mer informasjon.

    Merknader: Bruk denne siden til å legge til informasjon om din samhandling med denne kontakten. En selger kan for eksempel føre en logg over kontakten han eller hun har hatt med en kunde. Notater vises også i fanen Historikk.

    Når du oppretter en påminnelse på denne siden, blir det opprettet en påminnelse i listen Påminnelser i kalenderen. Notater eksporteres ikke med adresseboken, men med kalenderen.

    Når du oppretter en kommentar, opprettes kommentaren kun på notatsiden og tidsstemples ikke automatisk.

    Du kan også tilordne en kategori for kontakten på siden Påminnelser. Når du skal angi en kategori, klikker du på Kategori-ikonet, og velger deretter kategorien.

    Historikk: Viser alle elementene du har sendt til eller mottatt fra denne kontakten, med mindre elementene er arkivert. Du kan bruke Hurtigsøk til å opprette tilpassede søk i historikken. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Finne elementer.

  6. Klikk på Lukk, og klikk deretter på Ja for å lagre endringene.

TIPS:Du kan også legge til en kontakt ved å dra og slippe et element fra en ny person til en Kontakter-mappe for å opprette en kontaktregistrering for den person. I tillegg kan du legge til en kontakt ved å dobbeltklikke i det hvite området i adressekortlisten.

Kontakter kan også legges til ved å høyreklikke en e-postadresse eller et navn i et GroupWise-element og velge Legg til i adressebok.

46.2.2 Endre en kontakt

Du kan endre informasjonen om en kontakt i enten adresseboken Ofte brukte kontakter eller i en personlig Kontakter-mappe. For å endre en kontakt i GroupWise-adresseboken, må du først kopiere kontakten til Ofte brukte kontakter-mappen eller en annen personlig Kontakter-mappe.

  1. Velg Kontakter-mappen der du vil endre kontakten, i mappelisten.

  2. Dobbeltklikk kontakten du vil endre, i kontaktlisten.

  3. Gjør de ønskede endringene i informasjonen om kontakten.

    Du finner mer informasjon om kontaktdetaljer du kan registrere i hver kategori under Legge til en kontakt.

    TIPS:Hvis du fyller ut Firma-feltet på Kontakt-fanen med en eksisterende organisasjon, klikker du Organisasjon-ikonet Organisasjon-ikonet for å hente informasjon om organisasjonen inn i kontaktoppføringen.

  4. Klikk på Lukk, og klikk deretter på Ja for å lagre endringene.

46.2.3 Søke etter en kontakt

Bruk Hurtigsøk-feltet i elementlistehodet i en Kontakter-mappe til å søke etter bestemte kontakter. Prosessen er beskrevet i Søke etter kontakter.

46.2.4 Bruke kategorier til å ordne kontakter

Som med alle andre elementer i GroupWise, kan du også tilordne kategorier til kontaktene dine. Dette kan gjøre det enklere å holde oversikt over kontaktene ved at de vises med ulike, identifiserende farger.

Kategorier som er tilordnet kontakter, vises i kontaktmappen og i adressevelgeren. Se Bruke adressevelgeren for mer informasjon om adressevelgeren.

Slik tilordner du en kategori til en kontakt:

  1. Klikk en Kontakter-mappe.

  2. Høyreklikk navnet til en kontakt.

  3. Klikk på Kategorier, og klikk deretter på kategorien du vil tilordne til kontakten.

Du finner mer informasjon under Bruke kategorier til å ordne elementer.

46.2.5 Sende en kontakt

  1. Klikk en Kontakter-mappe.

  2. Dobbeltklikk en kontakt.

  3. Klikk Send kontakt for å åpne et Send til-vindu med kontaktens informasjon vedlagt meldingen i vCard-format.

  4. Adressere og sende meldingen som vanlig.

    Mottakeren kan importere kontakten inn i en personlig adressebok, som beskrevet i Importere kontakter fra et visittkort.

TIPS:Du kan også legge ved en kontakt til et element ved å dra og slippe det fra Kontakter-mappen inn i Vedlegg-vinduet i en ny melding.

46.2.6 Endre visningsnavn for en kontakt

Visningsnavnet er navnet som vises når du begynner å skrive i Til-, Kopi- eller Blindkopi-feltet i en melding. Når du begynner å skrive et navn, for eksempel "To", viser Navnefullføring en resultatliste med navn eller e-postadresser fra adresseboken som inneholder disse bokstavene, for eksempel "Tone Hansen". Hvis adresseboken imidlertid inneholder to personer med navnet Tone-Lise Hansen, én i regnskapsavdelingen og én i markedsavdelingen, kan det være vanskelig å se hvilket av disse navnene Navnefullføring har fylt ut hvis du ikke tar deg tid til å se på flere egenskaper.

Du kan endre visningsnavnet slik at det blir enklere å se hvilket navn navnefullføring har fylt ut. Hvis du for eksempel bare korresponderer med Tone-Lise Hansen i regnskapsavdelingen, og hun bare bruker navnet Tone, kan du endre visningsnavnet til Tone Hansen.

  1. Klikk en Kontakter-mappe.

  2. Dobbeltklikk en kontakt.

  3. Klikk kategorien Kontakt.

  4. Skrive et nytt navn i Vis som-feltet (for eksempel Tone Hansen).

    Du kan også klikke på rullegardinlisten Vis som for å velge Etternavn, Fornavn eller Fornavn Etternavn (for eksempel: Hansen, Tone eller Tone Hansen).

  5. Klikk på OK.

    Neste gang du adresserer en melding, vil Navnefullføring fylle ut visningsnavnet.

46.2.7 Vise all korrespondanse med en kontakt

Slik viser du all korrespondanse med en kontakt:

  1. Klikk en Kontakter-mappe.

  2. Dobbeltklikk en kontakt.

  3. Klikk fanen Historikk.

    Alle elementer du har mottatt fra eller sendt til denne kontakten, vises.

    Meldinger kan også vises her hvis brukeren er lagt til som en meldingskontakt, som beskrevet i Legge til en kontakt i e-post du sender eller mottar.

    Kolonnen Mappe viser hvor hvert element er plassert. Dobbeltklikk et element for å vise innholdet.

    Når du vil legge til eller fjerne kolonner, høyreklikker du på kolonneoverskriften og klikker deretter på et alternativ. Når du skal sortere etter informasjonen i en kolonne (for eksempel etter dato eller emne), klikker du kolonneoverskriften.

Du kan bruke Hurtigsøk til raskt å finne elementer eller til å lage tilpassede søk. Du finner mer informasjon under Finne elementer.

46.2.8 Vise adressen til en kontakt på et kart

Vis kart-funksjonen gjør det enkelt å finne adressen til en av kontaktene. Du kan bruke hovedadressen til å åpne en nettleser og søke etter et kart til kontaktens adresse.

  1. Klikk en Kontakter-mappe.

  2. Dobbeltklikk en kontakt.

  3. Klikk Vis kart.

  4. (Valgfritt) Bruk rullegardinlisten Vis kart til å velge en spesifikk kartadresse, for eksempel en kontoradresse, en privatadresse eller en annen adresse.

46.2.9 Slette en kontakt

Du kan slette en kontakt i enten adresseboken Ofte brukte kontakter eller i en personlig Kontakter-mappe. Du kan ikke slette en kontakt fra GroupWise-adresseboken..

  1. Velg Kontakter-mappen der du vil slette kontakten, i mappelisten.

  2. Høyreklikk på kontakten i kontaktlisten, og klikk deretter på Slett.

  3. Klikk Ja for å bekrefte slettingen.