4.4 Om Filr-åtgärder

Följande avsnitt innehåller information om de olika åtgärderna i Filr:

4.4.1 Filr-åtgärder, sammanfattningsmatris

Drift

Mappar

Filer

Kommentar

 

✓

Filhämtningslänk

 

✓

Hämta Filr-information

✓

✓

Gör tillgänglig offline

✓

✓

Gör endast tillgänglig online

✓

✓

Dela

*✓

✓

Synkronisera nu

**✓

**✓

Ångra lokala ändringar

***✓

***✓

* Du kan inte dela mappar inifrån nätmappar.

** Du kan endast synkronisera offlinefiler och offlinemappar.

*** Du kan endast ångra lokala ändringar om de ändringar som gjorts i offlinefiler inte har synkroniserats med servern.

4.4.2 Gör tillgänglig offline

Filr hämtar en vald fil eller mapp med innehåll till din lokala disk.

Filer och mappar som är tillgängliga offline synkroniserar regelbundet med Filr så att du kan komma åt dem på din lokala hårddisk, oavsett om du är inloggad på Filr.

Så här gör du en fil eller mapp tillgänglig offline:

  1. Högerklicka på filen eller mappen.

  2. Klicka på Gör tillgänglig offline.

4.4.3 Gör endast tillgänglig online

Filr tar bort kopian av filen eller mappen från den lokala disken. Däremot finns filen eller mappen fortfarande online.

Obs!Du kan göra enskilda filer och mappar tillgängliga online. Du kan dock inte direkt göra en fil tillgänglig online om den ligger i en mapp som är offline. För att kunna göra en sådan fil tillgänglig online måste du göra mappen tillgänglig online.

Så här gör du en fil eller mapp endast tillgänglig online:

  1. Högerklicka på filen eller mappen.

  2. Klicka på Gör tillgänglig endast online.

4.4.4 Ta bort cachelagrade filer

När en onlinefil som ännu inte är tillgänglig offline öppnas, antingen av ett program eller genom att du dubbelklickar på den, sparas en kopia av filen i det lokala cacheminnet. Du kan ange hur länge filer som cachelagrats lokalt ska behållas efter att de senast öppnats. Mer information finns i Ta bort cachelagrade filer.

4.4.5 Synkronisera nu

Synkroniserar de markerade filerna och mapparna som är tillgängliga offline till Filr-servern.

  • Du synkroniserar en specifik offlinefil eller -mapp genom att högerklicka på den och välja Synkronisera nu.

  • Du synkroniserar alla offlinefiler och -mappar genom att klicka på Filr-ikonen på Mac-menyraden och sedan på Synkronisera nu.

4.4.6 Ångra lokala ändringar

Gör så här om du vill ångra ändringar som har gjorts i en fil eller mapp som inte kan synkroniseras med Filr-servern.

  1. Högerklicka på filen eller mappen.

  2. Klicka på Ångra lokala ändringar.

4.4.7 Visa Filr-filer från din dator

  1. Klicka på Filr-ikonen på menyraden och sedan på Öppna mappen Filr.

Du kan öppna mappen Filr direkt från filsystemet. Filr-mappen finns i katalogen /Users/Användarnamn/Filr/home/filr/Filr.

Filr-mappen finns även i dina bibliotek.

Mer information om hur du ändrar standardmappen finns i Lagring.

Specifik information om filsynkronisering mellan arbetsstationen och Filr finns i Grunderna i synkronisering.

4.4.8 Synkronisera offlinefiler och offlinemappar manuellt

Om du inte vill vänta på den schemalagda synkroniseringen kan du göra en manuell synkronisering av filer och mappar mellan Filr och datorn. Filerna måste stängas innan de kan synkroniseras.

Så här synkroniserar du alla filer manuellt:

  1. Klicka på Filr-ikonen på menyraden och sedan på Synkronisera nu.

Så här synkroniserar du en enskild fil eller mapp manuellt:

  1. Navigera till den fil eller mapp du vill synkronisera.

  2. Högerklicka på filen eller mappen och klicka sedan på Synkronisera nu.

4.4.9 Starta Filr i en webbläsare från Filr Desktop

Du kan starta Filr i en webbläsare med hjälp av Filr-skrivbordsprogrammet.

  1. Klicka på Filr-ikonen på menyraden och sedan på Besök Filr på webben.

4.4.10 Kommentera en fil och visa kommentarer

Du kan bara kommentera en fil och visa kommentarer om din Filr-administratör har aktiverat funktionen åt dig.

  1. Navigera till den fil du vill kommentera eller läsa kommentarer om.

  2. Högerklicka på filen och klicka sedan på Kommentar.

    Dialogrutan Filr-kommentarer visas med en lista över alla kommentarer som hör till filen.

  3. Skriv din kommentar i kommentarsfältet och klicka på Skicka.

    eller

    Om du vill besvara en befintlig kommentar klickar du på ikonen Svara bredvid den kommentar du vill besvara. Klicka sedan på Skicka.

4.4.11 Dela en fil eller mapp

I Filr finns flera sätt att göra filer och mappar tillgängliga för andra. Vilken metod du väljer kan bero på olika faktorer, som hur känslig den information du delar är eller hur relevant den är för vissa enskilda personer.

  • Dela med enskilda användare och grupper: Med hjälp av delningsfunktionen kan du dela filer och mappar med specifika användare och grupper inom organisationen eller med specifika externa användare. När du delar en fil eller mapp tilldelar du även en av de behörigheter för delad åtkomst som definieras i Om behörigheter för delad åtkomst i Filr 3.4: handbok om användarbehörighet.

    Den högsta säkerhetsnivån för dina filer och mappar får du om du delar med specifika användare och grupper. Användarna får en avisering om det delade objektet och kan se objektet i området Delad med mig på sina enheter.

    Mer information finns i Dela filer och mappar i Filr 3.4: handbok om användarbehörighet.

  • Distribuera en fillänk: Du kan distribuera en länk (URL) till en fil. Om du distribuerar en länk till en fil kan alla användare som har länken komma åt filen. Filen visas dock inte i området Offentligt, så användarna måste ha direkt åtkomst till länken för att kunna visa filen.

    Information om hur du distribuerar en fillänk finns i Distribuera en länk till en fil i Filr 3.4: handbok om användarbehörighet.

  • Dela med allmänheten: När du delar ett objekt med allmänheten kan alla som har URL-adressen till Filr-webbplatsen visa filen i området Offentligt.

    Mer information om hur du delar filer och mappar med allmänheten finns i Dela filer och mappar i Filr 3.4: handbok om användarbehörighet.

Du kan dela filer och mappar direkt från Filr-skrivbordsprogrammet:

  1. Navigera till den fil eller mapp du vill dela.

  2. Högerklicka på filen eller mappen och klicka sedan på Dela.

    Dialogrutan Filr-delning visas.

  3. I fältet Lägg till en användare, grupp eller e-post börjar du skriva namnet på en användare eller grupp du vill dela med. Klicka på namnet när det visas i listan.

    eller

    Ange hela e-postadressen för den externa användare som du vill dela med, och tryck sedan på Retur.

  4. (Valfritt) Upprepa Steg 3 för att dela med fler användare.

  5. (Villkorligt) Så här ändrar du behörighetsinställningar för en enskild användare:

    1. I avsnittet Delad med väljer du den användare du vill ändra behörighetsinställningar för.

    2. Välj bland följande behörighetsinställningar som kan ändras:

      Behörighet: Bevilja läsare, redigerare eller deltagare behörighet. (Deltagare gäller endast för mappar.)

      Förfaller: Ange när delningen upphör att gälla.

      Du kan konfigurera delningen att upphöra att gälla antingen efter ett visst antal dagar (varje dag räknas som en period på 24 timmar från den tidpunkt när du anger utgångstiden) eller på en specifik dag (behörigheten upphör att gälla vid början av den dag du anger).

      Interna användare: Tillåt att delningsmottagare delar objektet igen med interna användare.

      Externa användare: Tillåt att delningsmottagare delar objektet igen med externa användare.

      Alla offentliga: Tillåt att delningsmottagare delar objektet igen med alla.

      Fillänk: Tillåt att delningsmottagarna delar objektet igen via en fillänk.

      Mer information om fillänkar finns i Distribuera en länk till en fil.

      Anteckning: Inkludera en personlig anteckning till delningsmottagarna. Endast delningsmottagare kan läsa anteckningen.

  6. (Villkorligt) Så här ändrar du behörighetsinställningar för flera användare samtidigt:

    1. Håll ned Cmd-tangenten och markera de användare i avsnittet Delad med där du vill ändra åtkomstinställningarna.

    2. Välj bland följande behörighetsinställningar som kan ändras.

      Behörighetsinställningar som du lämnar odefinierade behåller eventuella enskilda behörighetsinställningar som gäller för en viss användare. Behörighetsinställningar som du definierar ändras för alla markerade användare.

      Behörighet: Bevilja användaren eller gruppen någon av följande åtkomstroller:

      • Läsare: Användare kan göra följande:

        • Delade mappar: Visa

        • Delade undermappar: Visa

        • Filer i mappar och undermappar: Visa och läsa

      • Redaktör: Användare kan göra följande:

        • Delade mappar: Visa

        • Delade undermappar: Visa

        • Filer i mappar och undermappar: Visa, läsa och skriva

      • Deltagare (gäller endast mappar i Mina filer): Användare kan göra följande:

        • Delade mappar: Visa, byta namn, ta bort och kopiera

          VIKTIGT:Var försiktig när du beviljar behörigheten Deltagare för delad åtkomst, eftersom den som får behörigheten kan byta namn på, kopiera och även ta bort mappen från området Mina filer för dig.

        • Delade undermappar: Visa, byta namn, ta bort, kopiera och flytta

        • Filer i mappar och undermappar: Visa, byta namn, ta bort, kopiera, flytta, läsa och skriva

      Förfaller: Ange ett datum då delningen upphör att gälla. Delningen upphör som standard efter 30 dagar.

      Du kan konfigurera delningen att upphöra att gälla antingen efter ett visst antal dagar (varje dag räknas som en period på 24 timmar från den tidpunkt när du anger utgångstiden), på en specifik dag (behörigheten upphör att gälla vid början av den dag du anger) eller aldrig.

      Interna användare: Tillåt att delningsmottagare delar objektet igen med interna användare.

      Externa användare: Tillåt att delningsmottagare delar objektet igen med externa användare.

      Alla offentliga: Tillåt att delningsmottagare delar objektet igen med alla.

      Fillänk: Tillåt att delningsmottagarna delar objektet igen via en fillänk.

      Mer information om fillänkar finns i Distribuera en länk till en fil.

      Anteckning: Inkludera en personlig anteckning till delningsmottagarna. Endast delningsmottagare kan läsa anteckningen.

  7. (Valfritt) Klicka på Gör offentlig för att göra objektet allmänt tillgängligt. Gå sedan till avsnittet Delad med, tryck på den användare i Alla användare som nyss lades till och ange behörighetsinställningarna för allmänheten.

  8. (Valfritt) Klicka på listan i avsnittet Avisera och välj mellan följande alternativ för avisering:

    Ingen: Skicka inga aviseringar.

    Alla mottagare: Alla mottagare i delningslistan får en avisering.

    Bara mottagare som nyligen lagts till: Endast mottagare som du har lagt till på delningslistan får en avisering.

    Nya och ändrade mottagare: Endast nya mottagare och de vilkas delningsrättigheter du ändrar får en avisering.

  9. (Valfritt) Klicka på Share Access Report (Rapport om delningsåtkomst) för att visa åtkomstinformationen för den som fått tillgång till delningen.

    Åtkomstrapporten innehåller följande information:

    • Användare: Namnet på användaren som öppnat delningen

    • IP-adress: IP-adressen för enheten som användes för att få åtkomst till delningen

    • Första åtkomsttid: Datum, tid och tidzon för första åtkomst. Ingen information tas emot nästa gång delningen öppnas.

    • Grupp: Om användaren delat till en grupp så visas namnet på gruppen som användaren tillhör.

    Den delande användaren får en avisering via e-post när delningsmottagaren öppnar den. En rapport skapas per delning om följande är uppfyllt:

    • Användare med licens för Filr 3.4 Advanced Edition

    • Filer eller mappar som delats med Filr 3.4 eller senare

  10. Klicka på Spara.

4.4.12 Distribuera en länk till en fil

Du kan distribuera en länk (URL) till en fil. Om du distribuerar en länk till en fil kan alla användare som har länken komma åt filen. Filen visas dock inte i området Offentligt, så användarna måste ha direkt åtkomst till länken för att kunna komma åt filen.

  1. Gå till den fil eller mapp som du vill distribuera en länk för.

  2. Högerklicka på filen eller mappen och klicka sedan på Hämta fillänk.

    Dialogrutan Fillänk visas.

    Om det inte redan har skapats någon fillänk för filen klickar du på Hämta fillänk.

    Följande URL:er skapas för åtkomst till filen:

    Filhämtningslänk: Beroende på webbläsarens inställningar uppmanas användarna att hämta eller öppna filen, eller också visas filen automatiskt i webbläsaren. Med den här länken kan användare få åtkomst till filen direkt.

    Filvisningslänk: Om användaren klickar på den här länken visas filen i HTML-vy i en webbläsare. Länken är endast tillgänglig om den aktuella filtypen kan visas i en webbläsare.

    Fillänken finns nu i dialogrutan Dela. Du kan ändra förfallodatum för länken eller anteckningar associerade med den, eller också ta bort länken så att filen inte längre är tillgänglig för användare med länken, genom att gå till dialogrutan Dela enligt instruktionerna i Dela en fil eller mapp.

  3. (Valfritt) Klicka på listrutepilen bredvid Går ut om du vill ställa in ett förfallodatum för delningen.

    Du kan konfigurera delningen att upphöra att gälla antingen efter ett visst antal dagar (varje dag räknas som en period på 24 timmar från den tidpunkt när du anger utgångstiden) eller på en specifik dag (behörigheten upphör att gälla vid början av den dag du anger).

  4. Välj någon av följande åtgärder för distribution av fillänken:

    • Kopiera: Med det här alternativet kan du markera antingen hämtnings- eller visningslänken och kopiera den till Urklipp. Därefter kan du klistra in länken i ett annat program.

    • E-post: Länken skickas med e-post via arbetsstationens standardprogram för e-post. Både hämtnings- och visningslänkarna inkluderas i e-postmeddelandet.

    • Filr-e-post: Länken skickas med e-post via Filrs interna e-postsystem. Både hämtnings- och visningslänkarna inkluderas i e-postmeddelandet.

    • Ta bort: Fillänken tas bort så att användare inte kan komma åt filen via de aktuella länkarna.

  5. (Valfritt) När du har skapat fillänken kan du ändra användarnas behörighet och hantera fillänken på andra sätt genom att gå till dialogrutan Dela enligt instruktionerna i Dela en fil eller mapp.

4.4.13 Visa Filr-egenskaper för en fil eller mapp

Du kan visa följande Filr-egenskaper som är associerade med dina filer och mappar:

  • Filnamn

  • Filsökväg (detta är sökvägen till filen eller mappen inom Filr-systemet)

  • Filstorlek (gäller endast filer, inte mappar)

  • Användare som skapade filen eller mappen

  • Det datum då filen eller mappen skapades

  • Det datum då filen eller mappen ändrades

  • Den användare som delade filen

  • De användare som filen delas med

Så här visar du Filr-egenskaper för en fil eller mapp:

  1. Högerklicka den fil eller mapp som du vill visa Filr-egenskaper för.

  2. Klicka på Hämta Filr-info.

    Filr-egenskaperna för filen eller mappen visas i dialogrutan Filr-info.

  3. (Valfritt) Om du har behörighet att dela filen eller mappen kan du klicka på Dela, så öppnas dialogrutan Filr-delning.