Med handlingerne under har du mulighed for at fungere som fuldmægtig for en anden bruger. Du kan derudover få vist dine fuldmagts- og stedfortrædertildelinger. Hvis du er klargøringsadministrator, eller klargøringsleder eller teamleder for klargøringsdomænet, har du muligvis også tilladelse til at definere fuldmagts- og stedfortrædertildelinger samt indstillinger for teamets tilgængelighed.
En stedfortræder er en bruger, som er autoriseret til at udføre arbejde for en anden bruger. En stedfortrædertildeling angår en bestemt type anmodning.
En fuldmægtig er en bruger, der er autoriseret til at udføre noget eller alt arbejde (og endvidere definere klargøringsindstillinger) for en eller flere brugere, grupper eller beholdere. I modsætning til stedfortrædertildelinger er fuldmagtstildelinger uafhængige af procesanmodninger og gælder derfor alle handlinger, der har med arbejde og indstillinger at gøre.
Fuldmagts- og stedfortrædertildelinger har tidsperioder: Både fuldmagts- og stedfortrædertildelinger er knyttet til tidsperioder. Tidsperioden for en fuldmagts- eller stedfortrædertildeling kan være så kort eller lang, der er behov for. Tidsperioden kan også være uden udløbsdato.
Fuldmægtiges og stedfortræderes handlinger logføres: Hvis logføring er aktiveret, logføres de handlinger, som en fuldmægtig eller stedfortræder udfører, sammen med andre brugeres handlinger. Når en handling udføres af en fuldmægtig eller stedfortræder, angiver logmeddelelsen tydeligt, at handlingen blev udført af en fuldmægtig eller stedfortræder for en anden bruger. Hver gang en ny fuldmagts- eller stedfortrædertildeling defineres, logføres denne hændelse derudover også.
Stedfortrædertildelinger, når en rolle er godkenderen: Brugerprogrammet udfører ikke stedfortræderbehandling, når en workflowgodkender er en rolle. Enhver bruger i en rolle kan udføre godkendelser, der er tildelt rollen, og delegering er derfor ikke nødvendig.
Fuldmagtstildelinger, når en rolle er godkenderen: Når du foretager fuldmagtstildelinger, udfører brugerprogrammet ikke nogen kontroller af de roller, som brugeren allerede har. Det er muligt, at brugeren allerede er tildelt alle de samme roller som den person, vedkommende fungerer som fuldmægtig for. Det er også muligt, at der foreligger konflikter mellem rollerne for den person, vedkommende skal fungere som fuldmægtig for.
I dette afsnit beskrives to forretningsscenarier, hvor fuldmægtige og stedfortrædere kunne bruges:
Antag, at du er leder, som er ansvarlig for at godkende (eller afvise) et stort antal workflowopgaver på daglig basis. Du er derudover også ansvarlig for at redigere klargøringsindstillinger for et stort antal brugere i organisationen. I denne situation kan det være en god ide at tildele en fuldmægtig, så noget af dit arbejde kan udføres af et pålideligt medlem af dit team.
Antag, at du er leder, som er ansvarlig for at godkende eller afvise anmodninger om ti forskellige typer klargjorte ressourcer. Alle ti anmodningstyper kræver regelmæssig opmærksomhed, men du vil hellere have, at en anden person i organisationen tager sig af seks af dem. I dette tilfælde kunne du definere en stedfortræder til disse seks procesanmodningstyper. Du kunne om nødvendigt begrænse denne stedfortræderrelation til en periode på timer, dage eller uger. Du kunne også undlade at angive en udløbsdato for stedfortræderrelationen og dermed fastlægge denne relation som et mere permanent arrangement.
Menuen i arbejdskontrolpanelet viser følgende muligheder for alle brugere, som logger på brugerprogrammet:
Tabel 12-1 Punkter i menuen Indstillinger, der er tilgængelige for alle godkendte brugere
|
Punkt i menuen Indstillinger |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Rediger fuldmægtigtilstand |
Giver dig mulighed for at fungere som fuldmægtig for en anden bruger. Se Afsnit 12.2, Funktion som fuldmægtig for at få yderligere oplysninger. |
|
Rediger tilgængelighed |
Giver dig mulighed for at få vist eller redigere de anmodninger, du er tilgængelig til at handle på, og hvilke anmodninger dine tildelte stedfortrædere kan handle på. Du skal have tilladelsen Konfigurer tilgængelighed for at redigere tilgængelighed. Se Afsnit 12.3, Angivelse af din tilgængelighed for at få yderligere oplysninger. |
|
Fuldmagtstildelinger |
Giver dig mulighed for at få vist eller redigere dine fuldmagtstildelinger. Du skal have tilladelsen Konfigurer fuldmægtig for at redigere fuldmagtstildelinger. Se Afsnit 12.4, Visning og redigering af dine fuldmagtstildelinger for at få yderligere oplysninger. |
|
Stedfortrædertildelinger |
Giver dig mulighed for at få vist eller redigere dine stedfortrædertildelinger. Du skal have tilladelsen Konfigurer stedfortræder for at redigere stedfortrædertildelinger. Se Afsnit 12.5, Visning og redigering af dine stedfortrædertildelinger for at få yderligere oplysninger. |
Når en klargøringsadministrator, klargøringsleder eller teamleder logger på brugerprogrammet, viser menuen følgende yderligere menupunkter:
Tabel 12-2 Punkter i menuen Indstillinger, der er tilgængelige for administratorer og teamledere
|
Punkt i menuen Indstillinger |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Teamindstillinger > Teamtilgængelighed |
Kan bruges til at angive, hvilke anmodninger dine teammedlemmer er tilgængelige til at handle på, og hvilke anmodninger teammedlemmets stedfortrædere kan handle på. Tilladelsen Konfigurer tilgængelighed skal være aktiveret i teamkonfigurationen. Når denne tilladelse er deaktiveret, er denne handling ikke tilladt. Se Afsnit 12.8, Angivelse af dit teams tilgængelighed for at få yderligere oplysninger. |
|
Teamindstillinger > Gruppefuldmagtstildelinger |
Kan bruges til at angive fuldmagtstildelinger til medlemmer af dit team. Tilladelsen Konfigurer fuldmægtig skal være aktiveret i teamkonfigurationen. Når denne tilladelse er deaktiveret, er denne handling ikke tilladt. Se Afsnit 12.6, Visning og redigering af dine gruppefuldmagtstildelinger for at få yderligere oplysninger. |
|
Teamindstillinger > Tildelinger af teamstedfortrædere |
Kan bruges til at angive stedfortrædertildelinger til medlemmer af dit team. Tilladelsen Konfigurer stedfortræder skal være aktiveret i teamkonfigurationen. Hvis teamrettighederne giver ledere tilladelse til at gøre et teammedlem til stedfortræder for andre teammedlemmers klargøringsanmodninger, er denne handling tilladt for disse anmodninger. Når denne tilladelse er deaktiveret i teamkonfigurationen, er denne handling ikke tilladt. Se Afsnit 12.7, Visning og redigering af dine tildelinger af teamstedfortrædere for at få yderligere oplysninger. |
|
Teamindstillinger > Foretag teamprocesanmodninger |
Kan bruges til at foretage en procesanmodning for et medlem af dit team. Tilladelsen Start PRD skal være aktiveret i teamkonfigurationen. Når denne tilladelse er deaktiveret i teamkonfigurationen, er denne handling ikke tilladt. Se Afsnit 12.9, Foretagelse af en teamprocesanmodning for at få yderligere oplysninger. |
Funktionsmåden for punkterne i menuen Teamindstillinger varierer afhængigt af, om den aktuelle bruger er administrator eller teamleder, og om hvilke tilladelser der er tildelt som beskrevet herunder:
Tabel 12-3 Brugeradgang til punkter i menuen Teamindstillinger